Facturação electrónica: um guia

O tempo médio de processamento da fatura pode ser entre dois dias e duas semanas.

Pode exigir processamento manual e também ser bastante complexo com vários campos de dados de fatura, estágios de autenticação e comunicações.

A utilização de faturas eletrónicas (e-faturas) pode simplificar e melhorar significativamente este processo, mas é fácil confundir-se quando as compara com outras formas de faturação.

O que é faturação eletrónica?

A faturação eletrónica (também denominada faturação eletrónica e por vezes escrita como fatura eletrónica ) é uma forma de Intercâmbio Eletrónico de Dados (EDI) para a emissão e processamento de dados de faturas em formatos eletrónicos especializados e integrados.

Esses formatos são pré-definidos. O software de contabilidade do remetente e do destinatário pode inserir e extrair automaticamente os dados para preencher os campos relevantes.

Este formato eletrônico geralmente não é legível por humanos. No entanto, existem versões que também fornecem formatos visuais legíveis por humanos. Estes são úteis em algumas circunstâncias.

A faturação eletrónica é frequentemente utilizada por empresas que enviam um volume relativamente elevado de faturas. Empresas business-to-business (B2B) são um bom exemplo disso.

O que é Intercâmbio Eletrônico de Dados (EDI?)

Electronic Data Interchange (EDI) é um sistema para troca eletrônica de dados diretamente entre computadores. É frequentemente usado por empresas para enviar e receber documentos, como ordens de compra (POs), faturas, contratos e muito mais.

Ele melhora a eficiência e a velocidade com que as organizações podem se comunicar e fazer transações umas com as outras.

Os EDIs dependem de padrões definidos de armazenamento e apresentação de dados para garantir que as informações sejam extraídas com precisão quando enviadas. Por exemplo, o número da fatura ou o formato da data precisam ser consistentes. Exemplos desses padrões incluem os formatos EDIFACT, X12 e XML.

O EDI é sempre realizado online?

O EDI nem sempre é feito online. Na verdade, ele é anterior à internet e as primeiras versões dele foram usadas desde o transporte aéreo de Berlim em 1948.

Na época, modems baseados em tecnologia de rádio e telefone eram usados ​​para a complexa logística militar e de carga envolvida. A partir da década de 1960, uma tecnologia semelhante também foi comumente usada na logística da cadeia de suprimentos comercial.

Faturas eletrónicas vs faturas normais

O processo de fatura eletrônica é automatizado, enquanto o processamento regular de faturas geralmente é um processo manual. Esse processamento inclui entrada de dados, verificação, aprovação, envio e muito mais.

Faturas eletrónicas vs faturas digitais

As faturas digitais são faturas regulares, geralmente em formatos de documento pdf ou word. Isso significa que eles também requerem processamento manual.

Embora também sejam tecnicamente digitais, as faturas eletrônicas têm um formulário estruturado muito específico que é automaticamente importado e lido pelo sistema do comprador e pelo sistema do vendedor.

A fatura eletrónica é obrigatória?

Em muitos países, especialmente nos da UE, a faturação eletrónica é cada vez mais obrigatória. Cada país tem seus próprios requisitos em torno dele. E esses requisitos estão sujeitos a alterações.

A implementação pode ter um impacto nos negócios. Por exemplo, em alguns países europeus, quando faltam as informações da fatura eletrônica, certos pedidos de vendas simplesmente não podem ser iniciados.

Em outros, nem todas as empresas precisam usar o faturamento eletrônico, mas alguns fornecedores devem ter capacidade para aceitá-los.

7 vantagens da fatura eletrónica

1. Simplifica o processamento de faturas

A faturação eletrónica pode simplificar significativamente o processo de faturação e do pedido ao pagamento (O2C) em geral.

O processo regular de faturamento depende de humanos para iniciá-lo. Mas esse início pode ser atrasado por vários fatores, como fins de semana, feriados, filtros de spam ou caixas de entrada de e-mail lotadas.

2. Reduz o erro humano

Embora varie de acordo com o país, as faturas normalmente têm cerca de 9 campos, incluindo datas, preços, informações do comprador, informações do vendedor, códigos de impostos e muito mais.

O preenchimento e o processamento manual de faturas de forma mais ampla exigem muito trabalho. O faturamento automatizado reduz esse trabalho e o faz com mais precisão do que um ser humano.

3. Reduz a papelada

Faturas em papel podem criar trabalho. Eles criam mais tarefas manuais de entrada de dados. E embora as faturas em papel digitalizadas possam ser salvas como arquivos de computador, as cópias físicas podem exigir espaço de armazenamento físico.

Ao remover o papel do processo de fatura, você pode economizar tempo e espaço.

4. Segurança

Os formatos XML e outros padrões de faturamento eletrônico são difíceis de replicar pelos fraudadores.

Isso é útil porque a fraude em faturas é comum.

De acordo com um relatório da Medius, em 2022, o custo médio estimado de fraude para empresas de médio porte foi de mais de US$ 280.000 por ano. E 1 em cada 5 empresas viu de 21 a 30 casos no mesmo período.

5. Insights de dados

Os sistemas de faturamento eletrônico podem rastrear todas as faturas pagas e em aberto enquanto coletam, organizam e analisam padrões e tendências de gastos, desempenho do fornecedor e ciclos de pagamento.

Isso, por sua vez, ajuda na análise de dados, que pode ser usada para prever o fluxo de caixa e criar inteligência estratégica de negócios financeiros.

6. Integração mais fácil no amplo ecossistema de pagamentos

A faturação normal em papel ou digital requer intervenção manual para atualização dos restantes sistemas.

Mas as faturas eletrônicas podem ser integradas a outros sistemas de negócios com os quais elas se comunicarão e trocarão dados automaticamente. Isso inclui sistemas de contabilidade, sistemas ERP ou sistemas de orquestração de pagamentos.

Isso melhora os processos de negócios e agiliza o processamento de pagamentos.

7. Reduz custos

Seja pela economia de tempo, redução de fraudes, menos faturas em papel, etc., todos os benefícios acima contribuem para a redução de custos.

Além disso, os efeitos indiretos podem ser difíceis de quantificar, mas são muito reais. Sua equipe de contas a pagar pode trabalhar em outras tarefas e estratégias. Eles também podem estar mais bem preparados para escalar, melhorar os relacionamentos com fornecedores e, em geral, ter um moral mais alto.

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Conclusão

A faturação eletrónica é uma forma de intercâmbio eletrónico de dados (EDI) para a emissão e processamento de faturas em formatos eletrónicos predefinidos.

É comumente usado por empresas B2B que emitem e processam grandes volumes de faturas. Ele agiliza o processo de pagamento e reduz o erro humano e a burocracia (tanto no sentido figurado quanto literal).

Ele também fornece segurança robusta e insights de dados valiosos. Isso ajuda as empresas a encontrar padrões financeiros e fazer previsões.

Ao contrário das faturas normais ou digitais, as faturas eletrônicas são integradas a outros sistemas, como contabilidade ou sistemas de orquestração de pagamentos.