O documento que toda empresa de serviços DEVE ter para contratar novos membros da equipe

Este artigo sobre contratação e gerenciamento em uma empresa de serviços é de Sharon DeLay, uma consultora de RH cuja empresa atende empresas em todo o leste dos EUA.

Sharon DeLay

Contratar e gerenciar funcionários é uma das coisas mais desafiadoras que um proprietário de uma empresa de serviços pode fazer. O que você daria por um documento simples que faz tudo a seguir?

• Fornece orientação sobre os papéis e responsabilidades do cargo
• Permite realizar análises para determinar o status de isenção de uma posição
• Apresenta a estrutura em torno da qual a compensação é estabelecida
• Configura as perguntas da entrevista para preencher a vaga
• Estabelece o plano de carreira para o indivíduo que ocupa o cargo
• Descreve as principais expectativas, incluindo o ambiente de trabalho e a estrutura de relatórios, do trabalho
• Serve como um documento básico de avaliação de desempenho
• Descreve as informações necessárias para as decisões de acomodação e saída
• Serve como um barômetro de quando é hora de separar um funcionário com baixo desempenho de sua empresa

A descrição do trabalho

Veja a descrição do trabalho . Esse documento muito difamado e muitas vezes ignorado desempenha um papel crítico na contratação, gerenciamento e separação de membros da equipe. Deve ser a pedra angular de qualquer relação empregador-empregado muito antes de você fazer sua primeira contratação.

Frequentemente ouvimos de indústrias que são consideradas de “alta rotatividade” que desenvolver uma descrição do trabalho é uma perda de tempo. Quando você entender os múltiplos usos da descrição do trabalho, entenderá por que ela é uma ferramenta crítica para contratar e promover membros da equipe.

Antes da sua primeira contratação

Conduzir uma análise completa do que você precisa que uma posição faça para o seu negócio é fundamental. Comece perguntando a si mesmo POR QUE você precisa dessa nova posição. Você está procurando um líder como você? Ou alguém para fazer parte de sua equipe em campo? Lembre-se, pode haver serviços que podem fazer parte do trabalho de forma mais econômica e eficiente (contabilidade, atendimento telefônico, RH, etc.), por meio de contratação em vez de contratação.

Perguntas a serem feitas ao preencher uma descrição do trabalho

• Que ferramentas e recursos são necessários para fazer este trabalho? O trabalho é feito principalmente em um computador? A pessoa operará outras ferramentas que requerem treinamento específico? A posição precisa ser capaz de atender um telefone e conversar com os clientes
• Que nível de educação ou certificação é necessário e desejado para fazer este trabalho? Muito poucas posições realmente exigem um diploma, então tenha muito cuidado com o que você precisa e deseja.
• Que responsabilidade de supervisão tem este cargo e para quantos cargos? O cargo precisa obter sua aprovação para todas as decisões ou o cargo tem autoridade significativa para tomar decisões?
• Quais são as condições físicas e ambientais? A posição exige muito tempo sentado o dia todo? É a posição em um armazém que exige muita caminhada? Há muito movimento repetitivo? Avalie objetivamente todas as considerações físicas e ambientais do trabalho.
• Qual a remuneração do cargo? A pesquisa salarial com base nas funções e responsabilidades, bem como nos possíveis cargos, ajudará você a entender o impacto financeiro do cargo.
• Como você avaliará e medirá se a pessoa na posição está fazendo o trabalho de acordo com suas expectativas? Registre essa informação.

Mesmo que você ache que tem um bom controle das responsabilidades em sua empresa, essa ainda é uma boa análise a ser concluída. Ele garante que você tenha uma descrição de trabalho abrangente e atualizada para ajudá-lo a responder às mudanças de isenção de horas extras esperadas em 2019.

Escrevendo a descrição do trabalho

Depois de concluir essas perguntas e respondê-las objetivamente, você terá a estrutura para uma descrição do trabalho. Você também fez uma análise que o ajudará a determinar o seguinte:

• Status de isenção do cargo, ou se você terá que pagar horas extras ou não por horas trabalhadas acima de 40 em qualquer semana de trabalho.
• Principais responsabilidades do cargo em qualquer ciclo de trabalho (diário, semanal, etc.)
• Quais ferramentas adicionais você precisará adquirir e garantir o nível de competência que os candidatos em potencial precisam.
• As capacidades físicas e de resistência que a posição exige. Por exemplo, se o cargo trabalha em espaços confinados por uma parte significativa do dia e um candidato revela que é claustrofóbico, talvez você não consiga acomodá-lo.
• Um salário competitivo para o cargo que o ajudará a atrair os talentos de qualidade de que precisa.
• Como você avaliará o desempenho da pessoa que assume o trabalho.

Contratar e entrevistar

Uma descrição de trabalho bem definida, quando resumida, torna-se um anúncio de trabalho atraente, bem como a base para o desenvolvimento de seu processo de entrevista e perguntas.

Por exemplo, se a posição exige que o candidato esteja bastante ao telefone, agora você sabe que a entrevista inicial deve ser realizada por telefone para avaliar a presença do candidato no telefone. Se o cargo lida com produtos químicos como uma parte normal do trabalho, você pode desenvolver uma avaliação para usar durante o processo de entrevista na qual você “questiona” os candidatos sobre os produtos de limpeza apropriados para usar em determinados trabalhos e como manuseá-los com segurança. Você também pode desenvolver perguntas de entrevista situacional com base em situações reais que você experimentou no trabalho.

Ter uma descrição de trabalho completa e detalhada para revisar durante a entrevista também permite que você e o candidato discutam o trabalho e atestem sua capacidade de fazê-lo conforme apresentado.

Depois de contratar um novo membro da equipe

Uma descrição completa do trabalho torna-se uma excelente diretriz de treinamento e ferramenta de avaliação de desempenho.

O esboço das responsabilidades do trabalho de uma perspectiva diária, semanal, mensal, trimestral e anual significa que você identificou a ordem em que a pessoa precisa aprender as tarefas. Agora desenvolva uma lista de verificação de treinamento para reforçar essas tarefas de treinamento e a ordem de conclusão. Isso pode reduzir frequentemente o tempo necessário para que um funcionário trabalhe e gere receita para o seu negócio.

Avaliações de desempenho

Além disso, em seus pontos de avaliação pré-determinados, você pode anotar facilmente com um cheque ou sinal de menos ao lado de cada responsabilidade se o novo funcionário cumpriu as tarefas. Para as tarefas que ainda precisam ser aprendidas ou melhoradas, desenvolva e anexe uma folha de metas e use-a como base para quaisquer discussões de desempenho subsequentes. Você acabou de concluir uma análise de desempenho e documentação em uma etapa fácil!

Dominar todas as responsabilidades de uma descrição de cargo fornece uma dica para quando é hora de uma promoção ou funções expandidas. Isso alimenta o desenvolvimento de carreira de seu pessoal. As oportunidades de desenvolvimento de carreira aumentam o engajamento e reduzem a rotatividade.

Quando as coisas não dão certo

Você pode descobrir que seu novo funcionário não está cumprindo algumas de suas principais responsabilidades. Não importa quais metas você definiu ou treinamento adicional que você forneceu (conforme anotado em seus documentos de revisão acima), pode ser hora de se separar do funcionário.

Uma revisão da descrição do trabalho e qualquer revisão de desempenho e documentos de definição de metas o ajudarão a determinar se é hora de se separar.

Seu investimento no front-end de conduzir uma análise completa do trabalho, redigir um documento escrito, revisá-lo com o novo trainee e, em seguida, usar a descrição do trabalho como uma ferramenta de avaliação de desempenho, cria uma trilha de papel que deve ajudar muito você lutar contra uma reclamação de rescisão indevida, caso uma seja movida contra você.

Quando uma promoção está em ordem

Muito do mesmo pensamento por trás da contratação de alguém novo e da promoção de alguém para uma nova posição se aplica igualmente. Investir tempo extra no desenvolvimento de uma descrição do trabalho antecipadamente economiza tempo e esforço durante todo o mandato da posição quando se trata de treinamento, desenvolvimento, documentação e recompensas.

Se um membro da equipe estiver atendendo e excedendo os critérios estabelecidos na descrição original do trabalho, talvez seja hora de considerar promovê-lo em sua empresa.