O que é discagem direta interna (DID) e como funciona?

Precisa de um número de telefone direto para o membro da sua equipe? Então você deseja um número de discagem direta interna, conhecido como DID.

Um DID permite que os chamadores entrem em contato diretamente com seu funcionário, sem passar por um atendente automático, recepcionista ou call center. Isso é diferente de um ramal telefônico interno, que funciona apenas para quem liga de dentro do sistema telefônico da sua empresa.

O uso de números DID para os principais membros da equipe aumenta a conectividade e a eficiência à medida que sua empresa cresce, seja você uma pequena empresa que está construindo relacionamentos importantes com clientes ou uma empresa que fortalece relacionamentos existentes ou mantém uma imagem profissional intacta.

Neste artigo, fornecemos uma visão aprofundada da discagem direta interna, como ela funciona e seus benefícios para as empresas hoje.

O que é discagem direta interna?

A discagem direta interna (DID) é um recurso do sistema telefônico que permite que chamadores externos disquem diretamente para um ramal interno sem precisar passar por uma central telefônica ou atendente. Ele atribui a cada usuário/ramal em uma organização um número de telefone externo exclusivo. Assim, os chamadores externos podem ligar diretamente para pessoas específicas, em vez de através de uma recepcionista.

Para ajudá-lo a usar o DID, os provedores de serviços telefônicos conectam um bloco de números de telefone ao sistema telefônico Private Branch Exchange (PBX) da sua empresa.

Por meio do DID, as empresas podem configurar números virtuais que contornam as principais linhas de recepção e vão diretamente para um ramal de mesa ou grupo de ramais. O DID pode ser usado com números locais, de tarifa premium ou gratuitos.

Outros nomes comuns para DID são números de discagem direta, discagem direta e discagem direta. Essencialmente, quando alguém diz: “Entre em contato comigo pelo meu número direto”, é a isso que ele está se referindo.

DID oferece conveniência às empresas, roteamento de chamadas personalizado e uma imagem mais profissional.

O que é um número DID?

Do ponto de vista de um cliente ou cliente, um número de discagem direta se parece com qualquer número de telefone padrão. Porém, DID é um número de telefone virtual que vai diretamente para um ramal ou local da sua empresa. Pense nisso como um atalho de linha telefônica.

Esses números de telefone de discagem direta direcionam as chamadas recebidas para o sistema telefônico de uma organização. A função de retransmitir chamadores para um usuário individual torna esse número “direto”. Este roteamento de chamadas dedicado é gerenciado pelo sistema telefônico VoIP.

Ao contrário de um telefone fixo (ou linha POTS ), esses números são roteados diretamente pelo sistema telefônico da sua empresa.

Como funciona a discagem direta interna?

Tradicionalmente, o DID funciona de duas maneiras: através de linhas de Rede Telefônica Pública Comutada ( PSTN ) ou Voz sobre Protocolo de Internet ( VoIP ) . Vamos começar com PSTN.

1. Discagem direta em PSTN

Primeiro, um provedor de serviços telefônicos conecta um conjunto de linhas troncais ao PBX hospedado do cliente. Em seguida, um provedor aloca um bloco de números de telefone e os atribui ao cliente como seus números de discagem direta.

Quando uma chamada recebida chega a um dos números de discagem direta, ela é encaminhada para o PBX do cliente através da linha tronco. Quando a chamada chega ao PBX, o número discado e o chamador são fornecidos.

Por fim, o PBX encaminha a chamada recebida diretamente para um dos ramais telefônicos da empresa, sem a necessidade de uma operadora ou atendedor automático .

Em sistemas telefônicos mais antigos, a discagem direta funcionava usando circuitos analógicos. Isso significava que o equipamento do cliente tinha que fornecer a sinalização de baixa tensão para que os telefones do sistema funcionassem.

O Escritório Central (CO) da companhia telefônica verificaria se a linha estava operacional e desativaria o circuito se não terminasse corretamente.

Mais recentemente, os serviços telefônicos tradicionais oferecem DID por meio de circuitos PRI (Primary Rate Interface) . Isso exige que você tenha linhas troncais adequadas alugadas da companhia telefônica.

2. Discagem direta interna em VoIP

VoIP é a forma mais moderna e flexível de empregar números virtuais de discagem direta com a ajuda de entroncamento SIP . O SIP disponibiliza as conexões da linha tronco conforme necessário. Estas não são linhas físicas, mas links virtuais em banda larga somente quando você precisar deles.

Esses links virtuais são configurados internamente e os números são vinculados aos seus ramais por um aplicativo de software. Você pode fazer isso sozinho ou pode pedir ao seu provedor de VoIP que faça isso por você.

DID em VoIP é altamente escalável. Por exemplo, se você decidir lançar uma campanha de vendas no próximo mês que exija 20 novas linhas troncais, você pode fazer isso facilmente sozinho.

Não há necessidade de entrar em contato com sua companhia telefônica, esperar que ela aloque um bloco de números e, em seguida, enviar um técnico para conectar fisicamente as linhas troncais ao PBX de sua empresa.

3. DIDs para envio de fax

A maneira mais simples de usar DID como serviço de fax é conectar sua linha de discagem direta a um aparelho de fax. Parece simples, certo? No entanto, você estaria perdendo maneiras mais úteis e poderosas de rotear chamadas de fax com DID.

Uma prática popular é atribuir um bloco de números de discagem direta a um computador que executa um servidor de fax. Isso permite vários números de fax para sua empresa vinculados a uma máquina específica ou até mesmo a vários dispositivos.

Assim como cada membro da equipe da sua empresa possui um endereço de e-mail, você pode atribuir a eles um número de fax. Quando um fax chega para um determinado indivíduo, ele pode ser roteado para a impressora em sua área de trabalho ou até mesmo para seu computador e sua impressora.

Artigo relacionado

Como enviar fax pela Internet (em 5 etapas fáceis)

Tipos de DID

A principal vantagem do DID é permitir acesso externo direto a funcionários e departamentos através de uma única linha telefônica compartilhada. As empresas podem alocar números com base em suas necessidades de comunicação e fluxos de trabalho.

Aqui estão alguns tipos comuns de números DID para você escolher:

• Números DID individuais: Cada funcionário recebe um número de telefone externo exclusivo que é direcionado diretamente para ele. Isso permite que chamadores externos entrem em contato com funcionários específicos sem passar por uma central telefônica.
• Números DID de departamento: todo um departamento ou grupo de trabalho compartilha um único número DID. O número liga para um grupo de telefones naquele departamento para que as chamadas possam ser facilmente atendidas por várias pessoas.
• Números DID baseados em localização: Um número DID específico é atribuído para cada escritório ou filial de uma empresa. As chamadas para esse número tocam apenas nos telefones desse site.
• Números DID gratuitos: também conhecidos como números 800, permitem que chamadores externos entrem em contato com funcionários/departamentos gratuitamente. O número 800 é roteado para ramais internos.
• Números DID virtuais: os números não estão vinculados a uma linha telefônica física, mas são hospedados virtualmente. As chamadas são roteadas para qualquer telefone fixo, softphone ou celular especificado pela empresa.
• Números DID do atendedor automático: os chamadores ouvem um menu de opções de discagem para diferentes pessoas/departamentos ao ligar para esse tipo de número DID, encaminhando chamadas sem um operador humano.

Benefícios de usar DID

O DID oferece muitos benefícios em comparação com os sistemas telefônicos tradicionais. A capacidade de ligar diretamente para os funcionários é extremamente útil para a maioria das empresas modernas. Aqui estão alguns benefícios notáveis:

Custos e eficiência operacional

Com o DID, você pode reduzir o número de linhas troncais necessárias para conectar sua empresa. Com um sistema VoIP, você pode até encaminhar DIDs para diferentes continentes, economizando custos de longa distância.

O VoIP ajuda a ocorrer conexões diretas na rede telefônica e, virtualmente, você não precisará comprar todos os novos telefones ou hardware.

Melhor flexibilidade e mobilidade

Com o DID, você tem mais controle sobre onde e quando recebe chamadas. Uma força de trabalho móvel exige uma solução flexível. Combinar o poder do VoIP, DID e SIP com telefones celulares, e-mail e SMS resulta em um sistema de telecomunicações mais robusto para o seu negócio.

Você também pode encaminhar chamadas automaticamente para números diferentes em determinados horários. Isso é ótimo para suporte fora do horário comercial para diferentes fusos horários, especialmente para equipes globais.

Melhor experiência do cliente

Os clientes podem entrar em contato com os funcionários quando precisarem deles, sem obstáculos. Essa pode ser uma experiência notável do ponto de vista do cliente.

As pessoas normalmente preferem ligar para números de telefone locais. Uma empresa que opera em Nova York pode facilmente configurar um número de telefone em Miami ou Londres para clientes desse mercado.

Ao atribuir números diferentes a diferentes campanhas de marketing, você pode acompanhar com precisão o desempenho de cada campanha, encontrar áreas de melhoria e aprimorar ainda mais a experiência do cliente.

Produtividade

Encaminhar as chamadas diretamente para a pessoa, sem a necessidade de recepcionista ou menu telefônico, economiza tempo. O acompanhamento fica mais fácil para os clientes quando o agente tem um único número.

Também promove uma melhor comunicação. Os funcionários entram em contato com os membros da equipe por meio de um ramal dedicado, mesmo que estejam em prédios, cidades ou até países diferentes.

Você pode até fazer com que sua linha de discagem direta encaminhe automaticamente as chamadas recebidas para seu celular ou outros números temporários, sem que o cliente conheça esses números privados.

Diferentes aplicações de DID

Os DIDs têm muitos usos além dos sistemas telefônicos comerciais básicos.

Exemplos de como as empresas usam DIDs:

• As equipes de vendas costumam usar DIDs dedicados para campanhas de geração de leads para monitorar o desempenho de números e promoções específicos.
• Os departamentos de atendimento ao cliente podem configurar DIDs para dúvidas sobre cobrança, suporte técnico ou dúvidas gerais e fazer com que as chamadas sejam roteadas com mais eficiência.
• As equipes de marketing usam DIDs temporários e exclusivos para determinadas campanhas publicitárias ou eventos. O uso de um DID específico permite avaliar as taxas de resposta.
• Organizações com vários locais podem configurar um DID para cada local para permitir transferências contínuas entre filiais.
• As agências governamentais podem usar DIDs para direcionar chamadas para departamentos ou funcionários apropriados de forma mais eficiente.

Desvantagens dos números de telefone DID

Há casos em que um número DID pode não ser a opção certa para o seu negócio.

Por exemplo, se você passou por rotatividade recentemente e tem números de discagem direta atribuídos a ex-funcionários. A disponibilidade limitada dos funcionários também pode afetar sua decisão de optar pelo DID.

Cabe à sua empresa determinar a importância de fazer com que clientes, clientes e fornecedores cheguem diretamente aos departamentos.

Aqui estão algumas limitações comuns do DID e maneiras de mitigá-las:

1. Roteamento de chamadas limitado

Ao usar um DID básico, as chamadas são roteadas diretamente para o ramal atribuído, oferecendo controle limitado sobre o fluxo de chamadas. Isso pode ser ineficiente para gerenciar grandes volumes de chamadas ou direcionar os chamadores para departamentos específicos. Empregue recepcionistas virtuais, menus IVR ou enfileiramento de chamadas para distribuição eficiente de chamadas.

2. Preocupações de segurança

Os DIDs podem ser vulneráveis ​​ao acesso não autorizado se não forem implementadas medidas de segurança adequadas. Proteja DIDs com senhas fortes, autenticação multifator e mascaramento de chamadas.

3. Insights de chamadas perdidas

Os DIDs básicos geralmente carecem de recursos detalhados de rastreamento de chamadas, dificultando a análise dos dados das chamadas e a otimização do tratamento das chamadas. Escolha provedores com rastreamento de chamadas e integre-os ao seu CRM para uma análise abrangente de dados.

4. Custos elevados

Dependendo dos padrões de uso e dos recursos escolhidos, os DIDs podem ser mais caros em comparação às linhas telefônicas tradicionais. Negocie descontos por volume, utilize opções pré-pagas ou explore soluções alternativas de VoIP.

Como obtenho um número DID?

Ofereça aos seus clientes e fornecedores uma maneira de entrar em contato com pessoas e departamentos da sua empresa com um número de telefone de discagem direta interna. O DID permite que os chamadores de entrada pulem a árvore telefônica e ignorem as filas de chamadas.

O primeiro passo é obter um ou mais números de telefone comerciais . É provável que você já tenha alguns números de telefone comerciais.

Você pode transferi-los através de um método conhecido como portabilidade . Em seguida, você os atribuiria a cada usuário em seu sistema telefônico. Isso pode ser feito facilmente no painel administrativo.

Adicionar os recursos de discagem direta que sua equipe precisa é simples quando você escolhe um provedor de VoIP experiente, como o Nextiva . Ajudaremos você a determinar quantos números de discagem direta você precisará e qual será a solução mais econômica para o seu negócio.

Depois que seu serviço DID estiver configurado, os chamadores poderão entrar em contato com suas equipes com pouco atrito. Num mundo onde um excelente atendimento ao cliente é uma vantagem competitiva, os números de discagem direta são apenas outra forma de proporcionar experiências personalizadas.

Perguntas frequentes sobre discagem direta interna