Como funcionam os diferentes tipos de software de rastreamento de tempo

Dependendo de suas necessidades profissionais e pessoais, talvez você use um software de planilha de horas para acompanhar suas horas de trabalho e uma ferramenta simples de relógio de ponto para tarefas não relacionadas ao trabalho. Ou você encontra um rastreador de tempo automático mais adequado para todas as atividades. De qualquer forma, você pode dizer a diferença entre diversos tipos de software de rastreamento de tempo? E qual é a finalidade de cada ferramenta? Este artigo trará respostas para essas perguntas, que o ajudarão a escolher o melhor software de rastreamento de tempo para você.

Vamos guiá-lo através de todos os detalhes sobre:

• software de cronometragem
• software de quadro de horários
• software de gravação de tempo
• software de relógio de ponto e
• um rastreador de tempo automático.

Software de cronometragem

O que é um software de cronometragem?

O software de cronometragem ajuda você a manter um registro de suas horas de trabalho. Você pode escolher entre dois métodos de usar um software de cronometragem:

1. você pode inserir manualmente suas horas ,
2. insira suas horas de trabalho preenchendo um quadro de horários (software de quadro de horários) ou
3. você pode usar um temporizador – um método conhecido como registro de tempo.

De certa forma, o software de cronometragem é um termo genérico para registrar suas horas manualmente e para uma planilha de horas e um software de registro de horas, métodos que explicaremos mais tarde.

Quem pode usar um software de cronometragem e em que casos?

• Empresas que lidam com alocações de projetos. Ao pensar em alocações de projeto, um gerente de projeto precisa garantir que haja recursos suficientes para concluir um projeto durante um período definido. Portanto, o rastreamento de tempo pode ajudar a gerência e a equipe a descobrir se a alocação é feita corretamente e se os funcionários estão gastando tanto tempo quanto necessário em um projeto específico.     
• Qualquer pessoa que trabalhe para vários clientes ao mesmo tempo . Digamos que você seja um advogado que representa cinco clientes. Você precisará se reunir com seus clientes ou fazer ligações frequentes com eles, lidar com pesquisas legais e de caso para cada cliente e cuidar de muitas outras tarefas. No final da semana, você provavelmente não se lembrará do que fez na terça-feira. Portanto, você deve começar a usar um software de cronometragem para inserir cada atividade e sua duração. Esses detalhes serão inestimáveis ​​para cobrança e faturamento. As mesmas regras se aplicam a contadores, freelancers de qualquer tipo e qualquer pessoa que trabalhe em projetos baseados em horas.
• Equipes remotas. Ao fazer o teletrabalho, você precisará comprovar suas tarefas concluídas e o tempo necessário para concluí-las. Em algumas empresas, este é um requisito obrigatório. Mesmo quando não for, rastrear suas horas de trabalho ajudará você a aprender mais sobre sua produtividade, o que nos leva ao próximo ponto.
• Qualquer pessoa disposta a melhorar a produtividade . Você não poderá aumentar sua produtividade a menos que descubra o que está causando o problema. Assim, comece a anotar todas as suas tarefas diárias e logo você verá se gasta muito tempo em alguma atividade. Nesse caso, você deve repensar seus hábitos de trabalho.

O que as pessoas acham útil em um software de cronometragem?

“Tornou-se uma ferramenta tão importante no meu negócio. Tenho vários clientes para os quais devo acompanhar tarefas específicas, e não apenas posso acompanhar facilmente essas entradas de tempo, como também posso olhar para trás e ver se estou me tornando mais eficiente nessas tarefas.” Elizabeth K.

“O Clockify é simples de usar e preciso. Antes do Clockify, eu subestimaria quanto tempo levaria para concluir um projeto e cobrar por ele. Com o Clockify, posso rastrear com precisão meu tempo e cobrar de acordo. Clockify economizou tempo e dinheiro para mim e para nossos negócios!”

Jenifer T.

“Como meu chefe recomendou que usássemos uma ferramenta de cronometragem por 1-2 semanas para nos ajudar a entender como usamos nosso tempo, sinto que ganhei muitos benefícios. Maior foco, sentir-se mais organizado ao trabalhar em diferentes tarefas e poder planejar meu dia com mais eficiência são apenas alguns, mas acredito que quanto mais usar essa ferramenta, mais útil ela se tornará. Meus colegas usaram uma planilha do Excel configurada com macros para rastrear seu tempo, mas achei a interface do Clockify muito mais estética e divertida de usar.”

Uma cotação de um usuário Clockify

Software de quadro de horários

O que é um software de planilha de horas?

Um software de quadro de horários é uma alternativa aos quadros de horários em papel, que permitem acompanhar o tempo gasto em várias tarefas, preenchendo as entradas de tempo (livros de tempo). Em comparação com as planilhas de horas em papel tradicionais, o gerenciamento de suas entradas de horas com software é mais preciso e menos demorado.

Os funcionários são responsáveis ​​por enviar suas planilhas de horas. Em seguida, cabe aos gerentes aprovar ou rejeitar as planilhas de horas.

Quem pode usar um software de planilha de horas e em que casos?

• Freelancers . Se você é um freelancer, é provável que trabalhe para vários clientes e em vários projetos. Nesse caso, você precisará saber exatamente quantas horas por semana/mês você gastou em cada tarefa e projeto para poder cobrar de seus clientes. Em vez de escrever suas tarefas diárias em um pedaço de papel, opte por um software de quadro de horários. Dessa forma, você poderá marcar todas as tarefas e suas horas de trabalho faturáveis. Em seguida, você pode simplesmente filtrar suas tarefas por um cliente específico, exportar sua planilha de horas semanal como PDF e enviá-la ao seu cliente.

• Empreiteiros do governo. Se você trabalha em uma empresa que presta serviços ao governo, o monitoramento do seu horário de trabalho será obrigatório. Este é outro caso em que um quadro de horários é útil.
• Gerentes . Se você for um líder de equipe ou um gerente, coletar dados do quadro de horários dos funcionários será valioso para as estimativas do projeto. Ao revisar as planilhas de horas da equipe, você terá uma ideia clara do progresso do projeto e se ele será concluído no prazo.
• equipe de RH. As planilhas de horas são uma maneira prática de acompanhar a presença dos funcionários e calcular as horas extras para que todos sejam pagos por suas horas trabalhadas.

O que as pessoas acham útil em um software de quadro de horários?

“Nosso jornal teve um tremendo sucesso usando Clockify para gerenciar nossos projetos e planilhas de horas. Nossos funcionários são pagos de forma justa por seu trabalho em cada projeto e podemos personalizar seu salário, o que o torna mais justo para os funcionários.”

Shelby S.

“Adoro que todas as planilhas de horas estejam digitalizadas agora, não precisa mais de planilhas de papel. Mais fácil de coletar planilhas de horas e pode bloqueá-las.”

Carly B.

“Eu tenho que acompanhar meu tempo faturável, que quando você está faturando por 1/4 de hora, isso tem o potencial de ser muitas entradas em um dia. Antes do Clockify, eu escrevia à mão todas as minhas entradas em um caderno que consumia tempo e muitas vezes esquecia, deixando-me freneticamente tentando lembrar o que fiz semanas antes. Verdadeiramente, Clockify tem sido minha graça salvadora.”

Nicolle S.

“Como desenvolvedor, odeio planilhas de horas. Mas, a facilidade de uso para logar seu tempo é incrível e você tem números reais que você pode ajustar para completar os minutos que faltam.”

Parvez S.

Software de gravação de tempo

O que é um software de registro de tempo?

Um software de registro de tempo permite rastrear as horas que você gasta em várias atividades usando um cronômetro. A regra é simples, você precisa iniciar um cronômetro quando começar a trabalhar em uma tarefa e pará-lo quando terminar.

Quem pode usar um software de registro de horas e em que casos?

• Equipes procurando uma maneira de acompanhar seus projetos . Gravar o seu e as horas de sua equipe garante que todos estão fazendo sua parte do projeto. Além disso, dá-lhe uma melhor compreensão do seu horário de trabalho geral e se alguém está sobrecarregado com o trabalho.
• Equipes e indivíduos que geralmente estão em movimento . Ver um software de registro de tempo na tela o ajudará a lembrar de iniciar o cronômetro no início e pará-lo no final do dia, não importa o quão ocupado você esteja.
• Qualquer pessoa que queira registrar suas atividades não relacionadas ao trabalho. Além de suas atribuições de trabalho, você pode manter um registro de suas atividades diárias pessoais, como correr, estudar e outras atividades de lazer. Por exemplo, se você estiver se preparando para um exame, poderá registrar suas horas de estudo. Além disso, você pode adicionar o nome da sua universidade como o nome do cliente e adicionar o nome do curso como o nome do seu projeto. Essa rotina vai motivá-lo a se preparar melhor para um exame.

O que as pessoas acham útil em um software de registro de tempo?

“É um ótimo software para manter suas ações sob controle. Quanto tempo você trabalhou você pode acompanhar. E muitas vezes eu ficava mais tempo no escritório só porque não me lembrava de quanto tempo estava lá. Mas agora saio do escritório na hora certa para ter um “tempo para mim”. No geral está ótimo até agora. Eu havia sugerido alguns pontos que certamente são de meu uso. Usar o Clockify melhorou a qualidade do meu tempo.”

Vishal S.

“O aplicativo de desktop que fica na minha barra de tarefas torna incrivelmente fácil registrar o tempo e anexar relatórios em PDF às faturas. Isso me economizou muito tempo. Posso me concentrar apenas em fazer o trabalho agora e enviar faturas, em vez de ter que detalhar manualmente e registrar meu tempo.”

Davi J.

“O Clockify faz exatamente o que você espera do software para capturar facilmente os registros de tempo das atividades. Tem também uma elevada taxa de incorporação de novas funcionalidades. Estamos usando o Clockify para o registro de horas de uma grande equipe de suporte e embora, por enquanto, exija um processo manual para incorporar tarefas, está sendo muito útil conhecer a evolução da atividade.”

Gonçalo M.

Software de relógio de ponto

O que é um software de relógio de ponto?

Longe vão os dias dos cartões de ponto. Hoje em dia, os funcionários usam software de relógio de ponto para entrar e sair. Assim, as ferramentas de relógio de ponto ajudam você a registrar suas horas de trabalho e sua presença também.

Em geral, diversas ferramentas de relógio de ponto oferecem tipos distintos de entrada e saída:

1. Os funcionários podem usar um sistema de entrada e saída . Nesse caso, os gestores/empregadores devem criar um projeto para cada funcionário, colocar o tablet/celular na entrada/saída, para que os trabalhadores possam registrar facilmente suas assiduidades e horas de trabalho.
2. Perfuração biométrica de impressão digital . Este é um método que requer a instalação de um leitor de impressão digital em laptops de escritório, computadores desktop ou tablets. Em seguida, os funcionários devem simplesmente entrar e sair usando suas impressões digitais.
3. Um sistema de rastreamento de tempo GPS . Depois que todos os funcionários fizerem login em suas contas de relógio de ponto, eles precisam ativar o rastreamento de localização por GPS para começar a monitorar seu tempo.

Quando se trata de rastreamento biométrico de tempo, alguns funcionários acreditam que isso está afetando sua privacidade. De fato, estados como Illinois, Texas e Washington decidiram regular esse assunto. Portanto, eles têm Leis de Privacidade de Informações Biométricas (BIPA) para controlar como os relógios de ponto biométricos podem ser usados. Falando em privacidade e segurança, essas são as razões pelas quais algumas empresas optam apenas por software de monitoramento de tempo auto-hospedado, pois esse tipo de software pode ser hospedado em seus próprios servidores, o que garante um novo nível de segurança.

Além das opções mencionadas acima, alguns aplicativos de relógio de ponto incluem as regras de tempo como um de seus recursos, uma opção que não permite bater antes de um horário definido. Além disso, algumas ferramentas de relógio de ponto cobrem o agendamento de turnos e a solicitação de folga.

Quem pode usar um software de relógio de ponto e em que casos?

• Acompanhamento do tempo de construção . Ao trabalhar na indústria da construção, o rastreamento do tempo garante que os funcionários sejam pagos com precisão. Aqui está o porquê: nesta indústria, cada trabalhador está fazendo uma parte específica do trabalho, mas as horas de todos os funcionários são calculadas em conjunto. Estas são chamadas de horas-homem ou horas de trabalho. É vital obter um número preciso de horas-homem porque essas horas mostram quanto tempo foi gasto em um projeto. Portanto, para evitar erros de cálculo, os trabalhadores devem entrar e sair. Então, os empreiteiros de construção terão uma melhor compreensão do projeto e quanto tempo levará para concluir o projeto. Dessa forma, não haverá riscos de pagar a menos ou a mais aos trabalhadores, de modo que os funcionários receberão a quantia correta pelo trabalho concluído.
• Funcionários trabalhando em turnos . Muitas ferramentas de relógio de ponto permitem que você gerencie os turnos dos funcionários com facilidade. Então, se uma funcionária não puder trabalhar amanhã de manhã porque está levando o filho para uma consulta médica, ela pode pegar o turno da tarde. Isso também é útil para evitar que os trabalhadores façam horas extras, atribuindo o turno a outra pessoa.
• Equipe e gerentes de RH . Como existem vários aplicativos de relógio de ponto que oferecem solicitação de folga remunerada (PTO), esse recurso é útil tanto para funcionários que solicitam férias quanto para funcionários/gerentes de RH responsáveis ​​​​por aprovar solicitações de folga.

O que as pessoas acham útil em um software de relógio de ponto?

“Nosso negócio passou do rastreamento de horas em um bloco de notas para este programa incrível. Que tremenda diferença fez! É gratuito E nos permite marcar horas/dias específicos em vez do cronômetro tradicional . ”

Gabrielle W.

“A interface é muito amigável e gosto de ter recursos como relógio de entrada e saída. Nomear os timestamps realmente ajuda, permitindo que eu pare e inicie novos cronômetros para indicar quando cada parte foi concluída.”

Lucas K.

"É muito simples. Hora de entrada, hora de saída - é isso! Sem recursos estranhos que não são necessários para o meu fluxo de trabalho e super amigável.”

Uma cotação de um usuário Clockify

“Minha equipe entra e sai em cada trabalho e eu consigo facilmente acompanhar as horas entre cada pessoa, horas por semana, por cliente, por ano. Será extremamente útil durante a temporada de impostos.”

Samanta W.

Rastreador de tempo automático

O que é um rastreador de tempo automático?

A principal vantagem de um rastreador de tempo automático em relação a outras opções de rastreamento de tempo é que você não precisa gerenciar cronômetros ou inserir manualmente o tempo. Em vez disso, suas horas de trabalho são registradas automaticamente.

As ferramentas automáticas de rastreamento de tempo podem ser:

1. Totalmente automatizado . Esses rastreadores de tempo geralmente usam inteligência artificial (IA) para reconhecer tarefas e transformá-las em entradas de tempo. Então, os trabalhadores só precisam aprovar essas entradas de tempo. Além disso, rastreadores automáticos de tempo que contam com IA aprendem como os usuários gastam seu tempo e quais são suas tarefas diárias comuns. Assim, os rastreadores de tempo automáticos tornam-se mais inteligentes ao longo do tempo e fornecem aos usuários entradas de tempo mais precisas.
2. Parcialmente automatizado . Por exemplo, esses rastreadores de tempo oferecem cronometragem automática apenas quando você está usando sistemas operacionais específicos, como o Mac OS. Nesse caso, os funcionários primeiro precisam habilitar um rastreador automático. Em seguida, um rastreador de tempo registrará qualquer aplicativo ativo ou guia do navegador como entradas de tempo.

Quem pode usar um rastreador de tempo automático e em que casos?

• Equipes e indivíduos que frequentemente alternam entre clientes e projetos. Por exemplo, os consultores geralmente lidam com vários clientes por um dia. Algumas de suas atividades duram apenas 15 minutos (uma ligação rápida com um cliente), mas são tão importantes quanto aquelas tarefas de uma hora de duração. Portanto, é vital que os funcionários registrem cada tarefa, especialmente nos dias em que estão constantemente trocando de marcha. Tirar proveito de um rastreador de tempo automático significa que esses trabalhadores podem se concentrar no que é crucial – seu trabalho. Ao mesmo tempo, todas as tarefas serão adicionadas como entradas de tempo.
• Qualquer pessoa disposta a ter uma revisão aprofundada do dia. Alguns rastreadores de tempo automáticos, como o Clockify, mostram uma linha do tempo de produtividade – uma visão geral do seu dia e quanto tempo você gastou em cada aplicativo. Portanto, esta linha do tempo é seu próprio rastreador de produtividade e uma ótima maneira de descobrir mais sobre suas distrações. Se você perceber que está navegando nas redes sociais há 20 minutos, esta será sua chamada de despertar. Estar ciente de tais distrações impedirá que você repita esse comportamento amanhã.

• Qualquer pessoa nova no rastreamento de tempo. Alguns rastreadores automáticos de tempo oferecem extensões de navegador, que são bastante úteis para iniciantes em rastreamento de tempo. Aqui está o porquê: o cronômetro inicia quando você abre uma janela do navegador e para quando você fecha o navegador. Portanto, você não precisa se preocupar em registrar suas horas, um rastreador de tempo fará isso por você.

O que as pessoas acham útil sobre um rastreador de tempo automático?

“É fácil para nossa equipe usar e é ótimo que esteja disponível no navegador da Web e como uma extensão do Chrome para que você possa começar a usá-lo automaticamente.”

Uma cotação de um usuário Clockify

“Como administrador, requer muito pouco tempo de mim para mantê-lo funcionando e treinar novos membros da equipe, o que é fantástico. Mais importante, é fácil para os membros da equipe rastrearem seu tempo, e a extensão chrome significa que eles nem precisam abrir uma nova guia para iniciar/encerrar uma sessão de rastreamento.”

André K.

“O serviço possui um rastreador para Mac, onde você pode fazer basicamente tudo, desde definir novos projetos, adicionar novos clientes, criar tags para melhor taxonomia. No site, posso ver os relatórios de tempo por cliente, projeto, etc. O aplicativo para Mac também detecta se não estou trabalhando e pergunta se deve manter ou excluir esse tempo. É perfeito para mim como freelancer, mesmo no nível gratuito.”

Rodrigo E.

Conclusão

Com tantos aplicativos de rastreamento de tempo no mercado, é provável que você não tenha certeza de como cada software funciona. Mas, uma coisa é certa, toda ferramenta de rastreamento de tempo tem seu próprio propósito único. Por exemplo, se você é um empregador procurando uma maneira de rastrear a frequência dos funcionários, considere usar um software de relógio de ponto. Ou, se você é um advogado que representa vários clientes, opte pelo software de planilha de horas para registrar todas as suas horas faturáveis. No final, o rastreamento do tempo com o software é fácil e fornece dados precisos, independentemente do tipo que você escolher.