Nota de Débito x Nota de Crédito – Qual a Diferença?

No mundo business-to-business (B2B) , os valores de pedidos e transações podem ser grandes. Quando eles mudam inesperadamente, os desafios financeiros podem surgir rapidamente.

Essas instâncias podem complicar as operações de processamento de faturas, o que, por sua vez, pode influenciar negativamente o processo do pedido ao pagamento (O2C).

Felizmente, há coisas que uma empresa pode fazer para mitigar o impacto – incluindo notas de débito e notas de crédito .

Vamos examinar essas opções, bem como suas semelhanças e diferenças.

O que é uma nota de débito?

As notas de débito (ou memorandos de débito ) são documentos para notificar as empresas sobre o crédito devido e solicitar o seu reembolso.

As notas de débito formalizam os pedidos de devolução de compras a crédito. Eles são emitidos pelos compradores aos vendedores por meio dos mesmos canais das faturas.

Além do valor da dívida, uma nota de débito também lista outros detalhes relevantes para a transação. Isso inclui detalhes do item, datas, motivos para emissão, etc.

Nota de débito é fatura ou crédito?

Uma nota de débito não é uma fatura nem uma forma de crédito. É uma notificação e registro de uma obrigação de dívida.

O que é uma nota de crédito?

Notas de crédito (ou memorandos de crédito ) são documentos emitidos como recibos de faturas ou pedidos errados ou alterados.

Eles são emitidos pelo fornecedor para o cliente e podem cobrir todo – ou apenas parte – o valor de uma fatura.

Sem eles, a contabilidade e os registros de crédito seriam difíceis de gerenciar. A remoção de faturas antigas e a criação de novas confundiria o sequenciamento do número da fatura e as trilhas de auditoria.

Uma nota de crédito é um reembolso?

Uma nota de crédito é semelhante, mas não é o mesmo que um reembolso . O primeiro é uma devolução atrasada de um valor de crédito específico a um comprador, enquanto o último é um reembolso direto a ele.

As notas de crédito alcançam quase o mesmo resultado que os reembolsos por meios diferentes. Quase , porque embora um reembolso monetário e bens e serviços futuros possam ter o mesmo valor de crédito , eles ainda não são a mesma coisa .

Talvez, por exemplo, uma empresa tenha menos necessidade de bens ou serviços específicos quando resgata uma nota de crédito.

As notas de crédito também pressupõem um relacionamento contínuo entre fornecedor e comprador. Reembolsos não.

Nota de crédito e crédito em loja são a mesma coisa?

As notas de crédito e o crédito da loja são semelhantes, mas, novamente, não são os mesmos.

A definição de 'nota de crédito' é usada em B2B para descrever documentos usados ​​para ajudar a equilibrar os livros contábeis.

O crédito da loja é um termo genérico usado principalmente em contextos B2C. Abrange vouchers dados como oferta, por programas de fidelização ou em troca de produtos devolvidos.

Nota de débito x nota de crédito: as principais semelhanças

1. Finalidade: notificação

Tanto as notas de débito quanto as de crédito são utilizadas como forma de notificação.

O destinatário de ambos os tipos de nota pode (ou não) estar ciente de um problema – ou alteração em – um pedido ou transação.

Ou eles podem não estar totalmente cientes de seus detalhes. Ou seja, cada tipo de nota esclarece o valor negativo (ou valor positivo) devido.

2. Finalidade: registros contábeis

Notas de débito e notas de crédito são documentos essenciais para registros contábeis. Sem eles, as trilhas de auditoria perderiam informações cruciais.

3. Razões para emissão

Existem várias razões principais pelas quais as notas de débito e crédito precisam ser emitidas.

Os pedidos podem estar errados, danificados ou simplesmente não chegar conforme descrito ou no prazo. Eles podem diferir em volume, tamanho, forma, qualidade ou tempo. Os compradores podem rejeitá-los ou os vendedores podem perceber seu erro.

Os pedidos B2B podem ser complexos e podem estar sujeitos a alterações após a emissão correta de uma fatura . Se o valor do pedido for diminuído, o departamento de contas a pagar do fornecedor emitirá uma nota de crédito. Se o pedido aumentar, emitirá uma nota de débito.

Erros de fatura não são incomuns. Eles podem variar de cobrança excessiva acidental a esquecimento de adicionar descontos oferecidos por uma equipe de vendas. As notas de débito e crédito ajudam a corrigir cada pagamento incorreto e lançamento contábil causado por esses erros.

4. Flexibilidade de emissão

As notas de débito e crédito podem ser enviadas antes ou depois do recebimento das faturas pelo comprador.

Caso ainda não tenha sido emitida uma fatura, é adicionada à mesma uma nota de crédito que subtrairá o seu custo total. Caso já tenha sido emitida, a nota de crédito será incluída na fatura seguinte.

5. Canais emissores

Tanto as notas de débito como as notas de crédito devem ser enviadas pelos mesmos canais que as faturas normais, ou seja, departamentos de contabilidade.

6. Formatação de notas

Os formatos de nota de débito e crédito são semelhantes às faturas. Eles incluem:

• Nomes, endereços, dados bancários e detalhes de contato das empresas emissoras e destinatárias
• Data de emissão da nota
• Um número de série ou identificação ou código específico para a nota
• Detalhes de bens ou serviços relevantes para a nota - incluindo volume, número do pedido, data do pedido, taxas de itens, custo total, etc.

Nota de débito x nota de crédito: as principais diferenças

1. O emissor da nota

As notas de crédito são emitidas pelos fornecedores, enquanto as notas de débito são emitidas pelos compradores ou vendedores.

2. Contas a pagar x contas a receber

Uma nota de débito reflete as contas a receber de um comprador. Está registrado no livro de devolução de compras. Uma nota de crédito reflete as contas a pagar do comprador. É registrado no livro de devolução de vendas.

3. Confirmação x solicitação

Uma nota de crédito significa o reconhecimento do crédito devido pelo emissor.

Uma nota de débito representa um pedido de crédito ao vendedor. Em alguns casos, pode ser contestado.

Notas de crédito e débito vs cobrança

A cobrança faz parte do processamento de faturas e cobranças B2B. Abrange notificações e comunicações sobre a recuperação de faturas não pagas.

Como uma nota de débito, é um lembrete de um pagamento pendente. E como uma nota de crédito, é emitido pelo vendedor.

No entanto, refere-se a uma(s) fatura(s) existente(s), não a alterações de faturas existentes.

Como reduzir a emissão de notas de débito e notas de crédito

As notas de débito e crédito são uma parte normal das relações e pagamentos B2B. Eles são principalmente um meio de manter um registro contábil claro.

No entanto, em alguns casos, a necessidade persistente de emitir notas de débito ou crédito pode ser um sintoma de uma cobrança mais ampla ou problema de fluxo de caixa para fornecedores ou seus vendedores.

Melhorar os processos de cobrança B2B ou usar ou fornecer financiamento B2B são opções que podem remediar isso.

Conclusão

Notas de débito e notas de crédito são documentos usados ​​para contabilidade comercial.

Uma nota de débito é uma notificação e solicitação de pagamento de uma obrigação de dívida. Uma nota de crédito é emitida para corrigir erros ou alterações feitas em uma fatura ou pedido existente.

A emissão de ambos os tipos de notas ajuda a manter os registros contábeis e a esclarecer o valor negativo ou positivo devido.

Eles têm semelhanças, como a finalidade e os motivos da emissão, mas também têm algumas diferenças importantes, como qual parte os emite e se eles afetam as contas a pagar ou a receber do comprador ou do vendedor.

As notas de débito e crédito são uma parte normal do processo de faturação. No entanto, se uma empresa tiver problemas de fluxo de caixa, ela deve pensar em maneiras de otimizar seus processos internos, como fornecer opções de financiamento B2B aos clientes. Isso fornece uma alternativa prática para transações puramente baseadas em dinheiro.