A importância de um fluxo de trabalho de aprovação de negócios (e como criar um)

O que é um fluxo de trabalho de aprovação?

Um fluxo de trabalho de aprovação é um processo formal que detalha a abordagem de uma organização para aprovar documentos ou dados. Em um contexto de vendas, é a maneira como sua equipe lida com a aprovação de vários documentos ao longo do ciclo de vendas. Ele garante que as pessoas apropriadas possam visualizar e aprovar os documentos de vendas necessários com eficiência, para que os representantes possam se concentrar mais na construção de relacionamentos e menos na busca de aprovações internas. Feito corretamente, um processo de fluxo de trabalho de aprovação bem lubrificado fará com que os negócios saiam mais cedo e o ajude a criar um impulso de vendas.

Tipos de fluxos de trabalho de aprovação

As aprovações são necessárias durante todo o processo de vendas, mas as aprovações de documentos gerais raramente são eficientes. Com o software de aprovação de documentos de vendas certo, você pode delegar funções e permissões para que os revisores recebam apenas os documentos que exigem sua aprovação, evitando perder tempo com pequenos detalhes.

• Gestão de leads. Um fluxo de trabalho de aprovação de gerenciamento de leads permite que os líderes de equipe verifiquem e aprovem os leads para que os representantes de vendas gastem menos tempo e energia perseguindo clientes potenciais não qualificados.

• Cotação. Obter cotações precisas para clientes em potencial não deve ser difícil. Com um fluxo de trabalho de aprovação de cotação, os representantes de vendas podem delegar permissões de aprovação para líderes de equipe, equipes de produtos ou operações para garantir que os preços sejam precisos e alinhados às necessidades de negócios.

• Valor do documento. Há momentos em que negócios abaixo de um determinado tamanho nem precisam de aprovação. Um processo de aprovação de valor de documento oferece aos revisores a opção de escolher quais documentos desejam revisar com base no valor, para que as equipes possam gastar menos tempo em aprovações.

• Desconto. Os descontos de preços podem ajudar a fechar o negócio, mas cada desconto tem um custo para o seu negócio. Um fluxo de trabalho de aprovação de desconto permite que os representantes solicitem aprovações de descontos com base no valor, para que você possa evitar erros de desconto que prejudicam seu lucro.

• Termos e Condições. Os termos do negócio definem o cenário para seus projetos e contratos, portanto, eles precisam ser sólidos. Com um fluxo de trabalho de aprovação de termos e condições, os líderes de equipe podem garantir que não haja ajustes ou erros de última hora antes de serem enviados ao cliente.

Obstáculos comuns do fluxo de trabalho de aprovação

Sem um processo formal, as equipes de vendas enfrentam vários obstáculos no fluxo de trabalho de aprovação que podem colocar os negócios em risco:

Gargalos

Um processo de fluxo de trabalho de aprovação mal projetado cria gargalos gigantes para os representantes de vendas enquanto aguardam a aprovação do documento. Há muitos documentos que podem ser enviados sem aprovação, mas sem um processo de aprovação formal, os representantes ficam parados aguardando a aprovação de todos os documentos antes de prosseguirem. Isso atrasa os negócios e sobrecarrega o revisor, que pode nem ter acesso ao documento se estiver longe do computador.

Erros e omissões

Por mais demorados que sejam os fluxos de trabalho de aprovação de documentos, eles são necessários. Sem eles, os materiais podem sair com erros de preços, descontos, termos e condições, entregas e outros erros dispendiosos de propostas comerciais. Um processo de aprovação é necessário para garantir que todos os documentos sejam precisos e atualizados antes de serem enviados aos prospects ou clientes.

Desorganização

A falta de um processo de aprovação leva à falta de organização. Sem etapas claras que descrevam como os documentos são circulados, revisados ​​e aprovados internamente, há maior potencial para materiais atrasados, esquecidos ou incorretos. Não é uma boa sensação perder um negócio porque a solicitação de aprovação foi enterrada na caixa de entrada de um gerente.

Falta de Transparência

Uma trilha de auditoria pode ajudá-lo a entender onde as aprovações estão sendo bloqueadas e quem é responsável pelo quê ao longo do pipeline. Mas sem um processo de aprovação formal e as ferramentas de proposta corretas, há uma grave falta de transparência que impede que você obtenha as informações de que precisa.

Como criar um processo de fluxo de trabalho de aprovação eficiente

Um processo de fluxo de trabalho de aprovação pode ser tão simples ou tão complexo quanto você o torna. Mas, independentemente de sua abordagem, todo fluxo de trabalho de aprovação deve atender a duas finalidades: manter a precisão em todos os documentos de vendas e garantir que todos os documentos sejam revisados ​​e aprovados com eficiência para evitar impedir o processo de vendas.

1. Crie os documentos de vendas

Usando tudo o que ensinamos sobre como redigir uma proposta comercial, crie a proposta ou outros documentos de vendas para construir seu processo de aprovação.

2. Estabeleça responsabilidades

Identifique a pessoa (ou pessoas) que aprovam os documentos e por quais aspectos são responsáveis. Identifique o que é necessário de cada parte interessada antes que o documento possa passar para a próxima etapa do processo de vendas.

3. Defina as permissões

Defina o nível de autoridade que cada usuário deve ter. Ao designar usuários como visualizadores, editores ou administradores, você pode controlar quem pode editar, rejeitar ou aprovar documentos e garantir que os membros certos da equipe tenham a visibilidade e o acesso de que precisam.

4. Crie uma linha do tempo

Identifique quaisquer prazos relevantes associados aos documentos de vendas. Isso ajudará você a definir expectativas e manter seus fluxos de trabalho em movimento para evitar atrasos para representantes e gerentes.

5. Configure alertas e notificações

Alertas e notificações automatizados podem ajudá-lo a rastrear o status de seus documentos de vendas em todo o pipeline de vendas. Escolha quando os alertas são enviados (ou seja, aprovações, rejeições, solicitações de atualização, atualizações de status etc.) e para quem.

6. Documentar e comunicar

Com as ferramentas certas - como o Proposify - você pode visualizar o histórico de documentos e usuários em todas as etapas do processo de aprovação. Isso pode ajudá-lo a identificar e abordar áreas problemáticas para agilizar seu fluxo de trabalho.

Benefícios de fluxos de trabalho de aprovação simplificados

Com um processo de aprovação simplificado, sua equipe estará bem equipada para produzir documentos de vendas consistentes e precisos, sem se prender a pequenos detalhes ou cortar cantos para fechar o negócio.

Consistência

Não é mais necessário se perguntar para onde enviar documentos para aprovação ou enviá-los para vários departamentos até que sejam assinados. Um processo de aprovação formal significa que o fluxo de trabalho de vendas sempre parece o mesmo. Além disso, você pode definir limites para ajustes para garantir que os documentos não diferem significativamente entre os clientes.

Precisão

Com funções e responsabilidades definidas, todos os tomadores de decisão essenciais veem e aprovam os documentos antes de serem enviados. Isso garante que várias partes interessadas possam verificar a precisão das informações, o que deixa muito menos espaço para erros ou omissões.

Eficiência

Fluxos de trabalho de aprovação simplificados facilitam a aprovação, garantindo que os tomadores de decisão possam revisar e aprovar documentos relevantes de forma eficaz. Em vez de exigir a aprovação de todos os documentos, os gerentes podem escolher o que precisam aprovar para que possam se concentrar apenas nos detalhes que importam.

E com notificações, alertas e acessibilidade móvel, os revisores têm o poder de acessar documentos instantaneamente e aprovar em qualquer lugar. Não é mais necessário esperar que os gerentes voltem para sua mesa ou esperar que o documento não fique preso em sua lista de pendências.

Transparência

Diga adeus à caixa preta em seu processo de vendas. Com fluxos de trabalho de aprovação simplificados, você terá informações sobre todo o pipeline para determinar o que está funcionando e o que não está. Detalhes de aprovação complexos podem ajudá-lo a responsabilizar as equipes e reduzir os obstáculos para que seu processo de vendas funcione sem problemas.

Conclusão

As aprovações são uma parte necessária de qualquer ciclo de vendas eficaz, mas podem realmente retardar o processo. O software de proposta certo permitirá que você simplifique seu processo de fluxo de trabalho de aprovação para reduzir gargalos, mantendo a consistência e aumentando a transparência ao longo do caminho. Além disso, o aumento da eficiência pode ajudá-lo a reduzir o tempo de sua proposta para que você possa se concentrar na construção de relacionamentos com seus clientes.