4 Dark Data Mining Insights para proprietários de pequenas empresas
Publicados: 2022-05-07Imagine que você convida centenas de convidados para uma festa em sua casa. Cada convidado que entra coloca uma informação sobre si mesmo em uma caixa logo na frente da sua porta.
Você quer olhar dentro dessa caixa?
A grande maioria das pessoas diria: “Sim”.
E, no entanto, os proprietários de pequenas empresas dizem resolutamente “não”, todos os dias que não estão minerando e analisando seus dados obscuros.
Para os proprietários de pequenas empresas, essa caixa metafórica ao lado da porta é uma cornucópia de dados esperando para fornecer insights acionáveis e lucrativos sobre seus negócios.
O que são dados obscuros para pequenas empresas?
O Gartner originalmente cunhou o termo e define dark data como “os ativos de informações que as organizações coletam, processam e armazenam durante as atividades comerciais regulares, mas geralmente não são usados para outros fins”.
Agora imagine se você deixar essa caixa na porta da frente e um vizinho intrometido olhar pela janela da frente para dar uma olhada lá dentro. Ou pior, um ladrão invade sua casa e rouba sua caixa. Você nunca teve a oportunidade de descobrir o que estava dentro.
Para a equipe de gerenciamento de registros de sua pequena empresa, essa caixa está cheia de possíveis responsabilidades.
Dependendo do tamanho do seu negócio, da duração do período em que ele armazena informações e da quantidade de dados coletados, uma “caixa” de dados pode se transformar em uma pilha de caixas do tipo acumulador que impossibilita você de chegar à sua frente porta.
A pilha de caixas é um problema porque você é legalmente responsável por todos os dados que coleta, independentemente de usá-los ou não.
De acordo com uma pesquisa do Ponemon Institute em 2017, cada registro com informações confidenciais ou confidenciais que é roubado representa uma perda de receita de US$ 141 para sua empresa, e 58 registros são roubados por segundo globalmente. Isso pode aumentar se os hackers obtiverem mais de um registro (o que eles farão).
Além disso, o desconhecimento da existência dos dados ou a negligência em usar seus dados não são desculpas aceitáveis quando os auditores investigam seu histórico de gerenciamento de dados após uma violação ou reclamação. Em última análise, é seu trabalho garantir que as informações sejam tratadas, armazenadas e descartadas adequadamente. Se não o fizer, sofrerá as consequências. Que consequências você pergunta?
- Estados Unidos: Embora os EUA não tenham uma lei de proteção de dados dedicada de acordo com a Lexology, as consequências do manuseio incorreto de seus dados dependem de uma infinidade de leis estaduais e federais que têm “penalidades monetárias, obrigações afirmativas … e liminares que proíbem futuras violações .”
- A União Europeia: Em maio de 2018, entrará em vigor o Regulamento Geral de Proteção de Dados da UE (GDPR), que, ao contrário de suas origens, mudará a forma como as empresas dos EUA lidam com seus dados. As multas por violar o GDPR podem reduzir a receita da sua empresa em milhões de euros, dependendo da infração.
4 insights obscuros de mineração de dados
As quatro dicas abaixo ajudarão você a aproveitar seus dados e se proteger de multas e perda de receita. Em nossa jornada pelo gerenciamento de dados obscuros, discutiremos:
- Mineração — abordando seus medos de dados e desenvolvendo um guia simples para esclarecer e começar a usar seus dados. Além disso, os principais recursos de software de mineração de dados escuros a serem observados no processo de seleção de ferramentas.
- Gerenciamento — identificando diferentes tipos de dados obscuros e quais trabalhos e/ou certificações você pode contratar/treinar para começar a usar seus dados obscuros.
- Segurança — como abordar a segurança de seus dados obscuros em um mundo repleto de hackers e os principais recursos necessários em suas ferramentas de segurança e governança de dados obscuros.
- Comunicação — depois de lançar luz sobre seus dados obscuros e formular insights, é hora de mostrar seu trabalho para aqueles que mais importam — seus stakeholders.
1. Dica de mineração: não tenha medo do escuro (dados)
O nome “dark data” é intimidador. Afinal, coisas ruins saem do escuro – bicho-papão, vampiros – você entende. Mas uma enorme quantidade de dados não estruturados não precisa ser assustadora.
É hora de lançar alguma luz sobre seus dados obscuros.
Alan Dayley, diretor de pesquisa do Gartner, diz: “Não importa quais tipos de dados obscuros sua organização colete ou como eles são armazenados, a chave para manter os dados fora do escuro é garantir que você tenha meios de traduzi-los de um formulário para outro e ingerindo-o facilmente em qualquer plataforma de análise que você use.”
Seus dados estão desestruturados e aparentemente inacessíveis agora, mas com alguns ajustes em sua estrutura de informações, você pode descobrir uma variedade de novas possibilidades para seus negócios.
“Ao utilizar novas tecnologias em torno de business intelligence e ferramentas de TI, as empresas podem unir conjuntos de dados estruturados e não estruturados para fornecer resultados de alto valor. Quando feito corretamente, os benefícios superam facilmente os custos envolvidos na mineração de dados obscuros”, dizem os escritores da Datumize.
Como você começa a enfrentar seu monstro de dados obscuros?
- Comece pequeno. Escolha um ponto problemático sobre o qual você deseja aprender mais em sua empresa e, em seguida, comprometa-se a extrair e avaliar esses dados.
- Audite todas as suas fontes de dados (tradicionais e não tradicionais).
- Identifique as fontes de dados que fornecem as melhores informações para encontrar uma solução para seu problema.
- Audite suas ferramentas e técnicas de análise de dados. Estes não precisam ser extravagantes; eles podem até ser gratuitos.
- Use suas novas informações para refinar o ponto problemático que você identificou em um problema menor ou até mesmo resolver o problema completamente.
Importante: Não deixe que a magnitude dos dados o impeça de começar a usá-los para o seu negócio. O negócio que desvenda os segredos por trás de seus dados obscuros ganhará uma vantagem estratégica sobre os negócios que ainda estão no escuro.
Para começar a usar seus dados obscuros mais rapidamente, procure um software de mineração de dados com estes recursos:
Lembre-se, porém, que assim como você não pode espremer água de uma pedra, você não pode tornar os dados de lixo valiosos apenas porque os tirou do escuro. Seja meticuloso em suas interpretações de dados.
2. Dica de gerenciamento: você não pode lidar com dados obscuros sozinho
Há muitos dados obscuros para gerenciar corretamente sem ajuda.
A Harvard Business Review estimou em 2012 que “o Walmart coleta mais de 2,5 petabytes de dados a cada hora de suas transações com clientes”.
Para colocar isso em perspectiva, “um petabyte é um quatrilhão de bytes, ou o equivalente a cerca de 20 milhões de arquivos de texto”.
São muitas caixas de dados, e isso foi há seis anos.
Prowess lança um pouco mais de luz sobre o que poderia ser incluído em sua caixa de dados escura:
Dados não estruturados ou brutos incluem texto bruto, mensagens de texto, e-mails (como e-mails organizacionais internos), vídeos (como imagens de vigilância), áudio (como gravações de call center), arquivos de imagem, dados da Internet das Coisas (IoT) sensores e dados geográficos (geolocalização). Os dados escuros também podem incluir dados estruturados, supondo que os dados não estejam sendo analisados.
A quantidade de dados que você coleta como uma pequena empresa é decididamente menor que a do Walmart, mas você ainda é responsável por garantir que seus dados estejam em conformidade com todas as leis e regulamentos pertinentes.
“A Gartner prevê que, até 2021, mais de 80% das organizações deixarão de desenvolver uma política de segurança de dados consolidada entre silos, levando a possíveis não conformidades, violações de segurança e responsabilidades financeiras.”
Você não quer perder dinheiro com multas que pode evitar, então como você vai gerenciar seus dados obscuros?
Incorpore o gerenciamento de dados obscuros em sua infraestrutura de gerenciamento de registros, educando sua equipe e contratando as pessoas certas.
Lidar corretamente com seus dados obscuros significa promover uma equipe que está preparada e instruída sobre dados obscuros primeiro e, em seguida, armá-los com as ferramentas para organizar seus dados e enviá-los. Por exemplo, considere contratar um gerente de registros (RM) ou treinar um de seus funcionários existentes para fazer o trabalho. Os gerentes de registros conhecem as leis federais e estaduais que regulam as informações armazenadas e que o potencial de um erro regulatório aumenta com a quantidade de dados coletados.
Em seguida, forneça a eles o software de gerenciamento de documentos certo para acompanhar todos os seus dados.
Com um RM estelar ou um diretor de conformidade (CCO), é possível implementar protocolos de gerenciamento de risco com eficiência, apesar do fluxo constante de dados de entrada.
Principais conclusões: Complemente suas equipes de gerenciamento de registros e conformidade com membros que entendem as regulamentações e sabem como lidar com seus dados obscuros. Esses especialistas em regulamentação podem evitar que as multas se acumulem e ajudar a esclarecer como estruturar seus dados obscuros em partes gerenciáveis.
Procure indivíduos com estes títulos ou certificações:
3. Dica de segurança: seus dados obscuros colocam sua empresa em risco
De acordo com a pesquisa da IBM, mais de 80% dos dados são dados escuros e, portanto, não são usados.
Os dados identificados já estão sendo monitorados e protegidos (esperamos).
Pense nos riscos de segurança cibernética que seus dados obscuros apresentam. A mentalidade “fora da vista, fora da mente” significa que os dados nos quais você não está focado não são seguros e, portanto, mais abertos a hackers… isso significa mais dinheiro no bolso dos ladrões de dados.
Mika Javanainen, da M-Files, afirma: “Dados obscuros na forma de conteúdo confidencial não seguro e desprotegido também podem criar riscos de segurança, que podem levar a responsabilidade legal e financeira se acessados inadvertidamente por indivíduos não autorizados”.
Considere a quantidade de informações valiosas que sua empresa pode armazenar sobre clientes ou transações comerciais que caem no vazio de dados obscuros. Os hackers sabem que está lá e sabem que você não está assistindo.
Colheitas fáceis.
Principais conclusões: encontre uma solução de governança de dados que possa estruturar seus dados e uma solução de segurança de dados para identificar possíveis alvos de hackers. Somente com a combinação perfeita de ambos, as pequenas empresas podem evitar multas por não conformidade e proteger os dados de sua empresa.
Procure soluções de software de governança de dados e segurança de dados que ofereçam esses recursos:
4. Dica de comunicação: conte aos seus stakeholders o que você encontrou
Você identificou seus dados obscuros e está aprendendo coisas incríveis sobre seus usuários.
Excelente! Mas e agora?
Agora você precisa apresentar esses dados para as partes interessadas relevantes de uma maneira compreensível e acionável. Isso significa tornar os dados “fáceis” de entender e usar. Por exemplo, quais deles são mais compreensíveis por seus stakeholders?
Por que você deve usar a visualização de dados via Dundas
- Sua equipe de marketing — Inclua qualquer pessoa que trabalhe na estratégia de marketing, desde seu CMO até a equipe de mídia social. Insights de seus dados obscuros podem ajudá-los a segmentar suas campanhas.
- Sua equipe financeira — Um gerente de risco financeiro pode dizer o quanto você pode perder se for hackeado, o que ajuda a formular um “Plano B” como parte de uma “avaliação de dados” e pode adicionar seus dados ao seu balanço patrimonial . Os membros da equipe de finanças também podem ajudá-lo a descobrir quanto custará armazenar seus dados e ajudar no orçamento de quaisquer novas estratégias que você formular a partir de suas estratégias de mineração de dados obscuros.
- Sua equipe de segurança da informação — Você quer que sua equipe de TI saiba exatamente quantos dados você tem agora para que possam manter a segurança de seus dados.
Principais conclusões: comece a usar seus dados obscuros para informar algumas de suas decisões de negócios. Use uma ferramenta de visualização de dados para comunicar o que os dados estão dizendo à sua equipe. Torne seus dados obscuros acessíveis aos principais membros de suas equipes de marketing e vendas, garantindo que você tenha os seguintes recursos de visualização de dados:
A hora de criar sua estratégia de mineração e gerenciamento de dados obscuros foi ontem
De acordo com o relatório Data Age 2025 da IDC, “Até 2025, a esfera de dados global crescerá para 163 zettabytes (ou seja, um trilhão de gigabytes). Isso é dez vezes os 16,1 ZB de dados gerados em 2016.”
Mesmo que sua pequena empresa represente apenas uma fração desses dados, ainda há muitas informações para armazenar e descartar adequadamente. Como proprietário de uma empresa confiável, você precisa considerar a governança de dados na estrutura e nas transações de sua equipe.
Considere os insights que você está perdendo ao não examinar mais de perto seus dados obscuros. Você pode realmente ignorar essa informação, especialmente sabendo que seus concorrentes já estão dando uma olhada?
A única questão agora é como você vai alcançar e superar a concorrência usando seus dados obscuros?
Quer saber mais sobre big e dark data? Leia estes artigos:
- O que o Dark Data está fazendo pelo seu SMB?
- O que é Big Data e como ele pode capacitar sua pequena empresa?
- EHR: Big Data para o Resgate