Corte a administração com estas 10 dicas de automação de vendas

Os representantes de vendas desempenham um papel crucial na geração de receita da empresa. Por mais valioso que seja seu tempo, infelizmente ele é frequentemente consumido por tarefas manuais e rotineiras que desviam seu foco principal: a venda. Se sua pilha de tecnologia consiste em ferramentas desatualizadas e ineficientes, é provável que sua equipe esteja dedicando mais tempo para lidar com tarefas administrativas do que contribuindo ativamente para a geração de receita. Esta postagem do blog busca destacar as 10 principais tarefas administrativas demoradas que impedem a eficiência da sua equipe de vendas e demonstrar como a utilização de um sistema integrado como o HubSpot pode simplificar esses processos, restaurando, em última análise, o tempo significativo de vendas da sua equipe.

O desafio das tarefas manuais em vendas

Um desafio significativo que assola as equipes de vendas em todo o mundo é a natureza onerosa das tarefas manuais e administrativas. Os representantes de vendas ficam envolvidos em papelada, entrada de dados, agendamento de reuniões e outras tarefas tediosas que consomem uma quantidade excessiva de tempo. Essas tarefas podem ocupar até 75% do dia de trabalho de um representante de vendas, deixando-o com apenas um quarto do seu tempo para realmente vender.

A utilização de ferramentas obsoletas e ineficientes agrava ainda mais estes problemas. Com o processo de vendas espalhado por diversas plataformas, os representantes gastam tempo desnecessário alternando entre aplicativos, rastreando informações e mantendo bancos de dados distintos. Essa abordagem isolada não apenas consome suas horas produtivas, mas também aumenta o risco de erros, levando à perda de oportunidades e receitas.

O impacto de tais ineficiências no processo de vendas na produtividade geral é profundo. Não são apenas atividades que desperdiçam tempo; eles afetam diretamente os resultados financeiros, impedindo a capacidade da equipe de fechar negócios. Assim, uma abordagem simplificada e integrada torna-se não apenas algo interessante, mas uma necessidade absoluta. Ao automatizar tarefas rotineiras, as equipes de vendas podem se concentrar no que fazem de melhor: construir relacionamentos, identificar oportunidades e impulsionar as vendas.

É aqui que entram em cena plataformas como o HubSpot, oferecendo uma solução abrangente que pode revolucionar a forma como sua equipe trabalha.

A promessa da automação em vendas

A equação é simples: quanto mais tempo os representantes de vendas puderem dedicar às vendas, melhores serão os resultados. É aqui que a automação entra em cena. Quando implementadas de forma eficaz, as ferramentas de automação podem reduzir drasticamente o tempo gasto em tarefas manuais e administrativas, liberando os representantes de vendas para fazerem o que fazem de melhor: vender.

Desde o gerenciamento de contatos, o rastreamento das interações com os clientes, o agendamento de compromissos até a execução de campanhas por e-mail, os sistemas automatizados realizam essas tarefas com precisão impecável, não deixando espaço para erros humanos.

O impacto da automação na produtividade de vendas é profundo. Quando livres do tédio das tarefas manuais, os representantes de vendas podem concentrar seus esforços em iniciativas estratégicas. Eles podem gastar mais tempo estimulando leads, elaborando ofertas personalizadas e fechando negócios.

Além disso, com a automação, existe uma plataforma única e unificada para todas as atividades de vendas. Não há necessidade de fazer malabarismos com diversas ferramentas ou procurar informações espalhadas por diferentes bancos de dados.

A automação tem o potencial de transformar seu processo de vendas, aumentando muito a eficiência e a produtividade. À medida que nos aprofundamos na próxima seção, exploraremos algumas dicas específicas de automação que podem ajudá-lo a desbloquear esse potencial e revolucionar suas operações de vendas.

Seus representantes de vendas estão gastando mais tempo em tarefas administrativas do que construindo relacionamentos e gerando receita? Avalie sua eficiência operacional atual fazendo nossa Avaliação de Maturidade de RevOps e descubra o poder transformador das Operações de Receita (RevOps).

10 tarefas administrativas que você pode automatizar no HubSpot

1. Prospecção

Fonte: Software de gerenciamento e prospecção de leads, HubSpot

A prospecção eficaz envolve encontrar e qualificar clientes potenciais antes de entrar no pipeline de vendas. A HubSpot agiliza esse processo incorporando automação de diversas maneiras.

• Identificação e rastreamento de clientes potenciais
  

  O CRM da HubSpot possui um banco de dados abrangente que ajuda a identificar clientes potenciais e rastrear interações com eles. As informações sobre a atividade online de um lead, como páginas da web visitadas, formulários preenchidos e e-mails abertos, são registradas automaticamente e facilmente acessíveis. Esses dados podem fornecer insights valiosos sobre os interesses de um lead, que podem ser usados ​​para personalizar uma abordagem de vendas.

• Coleção de dados

  A ferramenta de clientes potenciais da HubSpot permite que os representantes de vendas vejam quais empresas estão visitando seus sites. Ele coleta dados sobre o setor, tamanho, localização do visitante e muito mais, fornecendo uma rica fonte de informações para priorização de leads.
  
  

• Pontuação de leads

  Com um sistema automatizado de pontuação de leads, os leads são pontuados automaticamente com base em informações demográficas e engajamento, ajudando sua equipe a priorizar os leads com maior probabilidade de conversão, reduzindo o tempo gasto em leads de baixa qualidade.
  

2. Enriquecimento de leads

Com o recurso de enriquecimento de leads da HubSpot, os representantes de vendas podem coletar e atualizar automaticamente informações sobre um lead em vários bancos de dados externos, perfis de mídia social e sites corporativos. Esses dados podem incluir o cargo do lead, o setor, o tamanho da empresa e a localização, juntamente com interesses pessoais ou notícias recentes da empresa.

O HubSpot também se integra a ferramentas de enriquecimento de leads, como o Clearbit, que preenche automaticamente os dados ausentes sobre seus contatos e mantém seu banco de dados atualizado. Esse processo automatizado garante um perfil ricamente detalhado e continuamente atualizado para cada lead, permitindo que os representantes de vendas personalizem seus esforços de divulgação e aumentem as chances de fechar um negócio.

Ao automatizar o enriquecimento de leads, o HubSpot não apenas economiza um tempo valioso para sua equipe de vendas, mas também melhora a qualidade dos dados de leads, dando à sua equipe os insights necessários para envolver os clientes potenciais de maneira eficaz.

3. Contato e criação de negócios

A plataforma permite que os representantes de vendas criem automaticamente novos contatos no CRM sempre que um visitante preencher um formulário no site ou clicar em um CTA, eliminando a entrada manual de dados. Estes contactos são depois enriquecidos com informações provenientes das suas interações com a presença online da empresa, proporcionando uma visão 360 graus de cada potencial cliente.

Além disso, o recurso de automação de negócios da HubSpot pode economizar tempo na criação e atualização de registros de negócios. Quando um lead realiza uma ação significativa, como inscrever-se para uma avaliação, solicitar uma demonstração ou responder positivamente a um e-mail, a HubSpot pode acionar automaticamente a criação de um novo negócio. Esses negócios são então rastreados e atualizados em todo o pipeline de vendas, proporcionando visibilidade em tempo real do processo de vendas e poupando os representantes de atualizações manuais demoradas.

Ao automatizar a criação de contatos e negócios, o HubSpot permite que os representantes de vendas se concentrem no envolvimento com leads e no fechamento de negócios, em vez de ficarem atolados em tarefas administrativas.

4. E-mail

Ao automatizar o processo de e-mail, o HubSpot permite que os representantes de vendas se concentrem mais na elaboração de mensagens atraentes e menos nas tarefas administrativas de gerenciamento de divulgação por e-mail.

• Modelos de e-mail

  Os representantes de vendas podem criar modelos de e-mail personalizados para situações ou respostas comuns e compartilhá-los com a equipe, economizando horas gastas na elaboração repetida de e-mails semelhantes.
  
  

• Sequências

  Eles podem ser usados ​​para nutrir leads ao longo do tempo, enviando automaticamente uma série de mensagens até que o destinatário execute a ação desejada ou a sequência termine. As sequências podem ser personalizadas para atender aos vários estágios do pipeline de vendas, garantindo uma comunicação consistente e oportuna com cada lead.
  
  

• Agendamento de e-mail

  A plataforma também permite que os representantes de vendas programem o envio de e-mails em um horário específico para obter taxas de resposta ideais, eliminando a necessidade de lembrar ou adivinhar quando clicar no botão 'enviar'.
  
  

• Rastreamento de e-mail

  O recurso de rastreamento do HubSpot garante que os representantes sejam notificados quando um lead abrir um e-mail ou clicar em um link dentro dele. Isso permite que eles façam o acompanhamento em tempo hábil, aumentando as chances de conversão.

5. Agendamento de consultas

Os recursos de automação do HubSpot também se estendem ao agendamento de compromissos, tornando o processo mais eficiente para as equipes de vendas.

Com a ferramenta de reuniões da HubSpot, os representantes de vendas podem compartilhar seus horários disponíveis diretamente com os leads, permitindo que os leads reservem um horário de reunião que funcione para eles, sem as idas e vindas do agendamento tradicional. Os representantes de vendas simplesmente definem suas preferências de disponibilidade e a ferramenta sincroniza com seus calendários para evitar reservas duplicadas e gerenciar fusos horários.

Assim que uma reunião é agendada, as informações são registradas automaticamente no CRM e um e-mail de confirmação e um convite de calendário são enviados ao lead e ao representante. Isso elimina a necessidade de entrada manual de dados e evita contratempos de agendamento.

Além disso, os representantes de vendas também podem usar a ferramenta para marcar reuniões de grupo ou reuniões round robin, nas quais um lead é combinado com qualquer representante disponível. Isso garante que os leads sejam atendidos prontamente, melhorando a experiência geral do cliente.

6. Ligações de vendas

O gerenciamento de chamadas de vendas ajuda a agilizar o processo para os representantes de vendas e permite que concentrem seus esforços em interações significativas.

• Agendamento de chamadas

  O recurso de agendamento de chamadas da plataforma permite que os representantes configurem chamadas em datas e horários pré-determinados, que são então registrados automaticamente no CRM. Isso economiza tempo na entrada manual de dados e garante que todas as interações sejam registradas com precisão para referência futura.
  
  

• Clique para chamar

  Com um único clique, os representantes de vendas podem discar o número de telefone de um lead diretamente de seu registro de contato no CRM. Isso não apenas economiza tempo na discagem manual de números, mas também minimiza erros.
  
  

• Gravação de chamadas

  O HubSpot oferece a capacidade de gravar chamadas com a permissão do lead. Essas gravações podem ser armazenadas no registro de contato do lead, fornecendo um contexto valioso para comunicações futuras e permitindo uma revisão contínua da qualidade da chamada para fins de treinamento.
  
  

• Fluxos de trabalho pós-chamada

  Fluxos de trabalho automatizados podem ser configurados após suas ligações de vendas para acionar ações como enviar um e-mail de acompanhamento, criar uma tarefa ou mover o lead para um estágio diferente no pipeline de vendas com base no resultado da ligação.
  
  

7. Gestão de negócios

Ao fornecer um sistema completo para rastrear e gerenciar oportunidades de vendas de forma eficaz, a HubSpot refina ainda mais o processo de vendas com automação no gerenciamento de negócios.

O recurso de automação de negócios da plataforma simplifica o processo de criação, atualização e monitoramento de negócios dentro do pipeline de vendas. Com esse recurso, um novo negócio é criado automaticamente quando um lead realiza uma ação significativa, como inscrever-se para um teste ou solicitar uma demonstração. Essas negociações são então atualizadas sistematicamente com base no progresso e nas interações, oferecendo visibilidade em tempo real do status de cada negociação.

Além disso, os fluxos de trabalho automatizados da HubSpot podem ser configurados para mover negócios ao longo do pipeline de vendas com base em gatilhos definidos ou comportamento do lead, como uma chamada de vendas concluída ou uma resposta por e-mail, reduzindo o esforço manual e garantindo o progresso dos negócios sem problemas.

Além disso, notificações automáticas podem ser configuradas para alertar os representantes de vendas sempre que um negócio atingir um determinado estágio ou se não houver atividade em um negócio por um período específico. Isso mantém a equipe de vendas proativamente engajada em seus negócios e evita que oportunidades passem despercebidas.

8. Proposta

A HubSpot auxilia os representantes de vendas na criação de propostas persuasivas e bem estruturadas com investimento mínimo de tempo.

O hub de vendas da HubSpot inclui uma ferramenta de proposta que extrai automaticamente dados relevantes do negócio do CRM, eliminando assim a necessidade de entrada manual de dados demorada. Esta ferramenta permite que os representantes criem modelos de propostas personalizados adaptados ao seu processo de vendas, garantindo consistência e profissionalismo em todas as propostas.

Além disso, tem a capacidade de preencher automaticamente esses modelos com negócios, empresas e detalhes de contato específicos, economizando consideravelmente tempo e reduzindo erros. Com a automação na elaboração de propostas, a HubSpot permite que os representantes de vendas entreguem propostas de alta qualidade aos seus leads em tempo hábil, acelerando assim o fechamento de negócios e aumentando a eficiência.

9. Rotação de chumbo

Com o recurso de rotação automatizada de leads da HubSpot, assim que um lead entra no sistema, ele é automaticamente atribuído a um representante de vendas com base em regras predefinidas, como localização geográfica, setor ou tamanho do negócio. Essa atribuição automática economiza tempo e esforço significativos que, de outra forma, seriam gastos na alocação manual e evita possíveis conflitos ou desequilíbrios entre os representantes de vendas.

Além disso, o recurso de rotação de leads da HubSpot garante que cada lead seja atendido prontamente, aumentando assim a velocidade de resposta e a experiência geral do lead. Essa atribuição oportuna e sistemática de leads permite que os representantes de vendas se concentrem mais na elaboração de estratégias e na construção de relacionamentos com os leads, em vez de em tarefas administrativas. A automação da rotação de leads é outra prova de como os poderosos recursos do HubSpot podem aumentar significativamente a eficiência e a produtividade no processo de vendas.

10. Relatórios

As ferramentas de análise de vendas da HubSpot compilam automaticamente dados de diversas atividades de vendas, permitindo que as equipes visualizem e analisem as principais métricas sem a necessidade de compilação ou cálculos manuais. Isso inclui acompanhar o desempenho individual e da equipe, previsões de negócios, saúde do pipeline de vendas e projeções de receita, entre outros.

O dashboard personalizável da plataforma permite que as equipas visualizem os seus dados da forma que lhes faça mais sentido, facilitando a tomada de decisões eficientes e informadas.

Além disso, o agendamento automatizado de relatórios pode ser configurado para enviar esses insights diretamente para sua caixa de entrada em intervalos definidos, mantendo você informado sobre mudanças ou tendências notáveis ​​sem a necessidade de verificações manuais constantes.

Ao automatizar os relatórios de vendas, a HubSpot capacita as equipes de vendas a se concentrarem na estratégia e na execução, garantindo ao mesmo tempo que tenham os dados mais atualizados e precisos ao seu alcance.

Os representantes de vendas desempenham um papel crucial na geração de receitas, mas será que as tarefas manuais demoradas estão a impedir o seu verdadeiro potencial de vendas? Nossa avaliação, baseada em insights dos recursos de automação da HubSpot, identifica as principais tarefas administrativas que podem estar desviando até 75% do valioso tempo da sua equipe.

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