Como melhorar a colaboração multifuncional em sua organização

Este artigo é resultado de uma boa quantidade de colaboração multifuncional entre nossas equipes de marketing e design. Rohit, nosso assistente de SEO, acha que a colaboração multifuncional é a necessidade do momento e a marca como um tópico sobre o qual devemos escrever. Eu escrevo, Sarah edita e Tessa faz uma verificação final. Enquanto isso, informamos a equipe de design sobre os criativos necessários e damos a eles tempo para fazer sua mágica. Em seguida, usamos um modelo de blog personalizado por Sachin, nosso desenvolvedor, e finalmente podemos clicar no botão publicar.

A colaboração multifuncional não é exatamente uma ideia nova – as empresas a aproveitaram para quebrar silos, estimular a inovação e aumentar a produtividade por muito tempo. No entanto, à medida que as empresas em todo o mundo mudam para acordos de trabalho remotos e flexíveis, tornou-se mais importante e mais difícil garantir uma colaboração eficaz entre os departamentos.

O que é colaboração multifuncional?

Em poucas palavras, a colaboração multifuncional é quando pessoas de diferentes departamentos ou equipes de uma empresa unem forças para trabalhar em um objetivo ou projeto comum. Seja produto, vendas e marketing se unindo para o lançamento de um produto, equipes de suporte e produto trabalhando juntas para desenvolver um recurso solicitado pelo cliente ou equipes de marketing e suporte respondendo a comentários de mídia social – a colaboração multifuncional acontece todos os dias nas empresas.

^{O trabalho em equipe faz o sonho funcionar!}

Por que a colaboração multifuncional é importante

Este é um acéfalo - de que outra forma você administraria um negócio? Construir um serviço ou produto, encontrar clientes e vendê-los requer colaboração multifuncional. Como acabamos de mencionar, até mesmo o suporte a seus clientes pode envolver equipes de marketing e suporte trabalhando juntas para abordar comentários/menções/mensagens nas mídias sociais.

A colaboração multifuncional quebra os silos departamentais, estimulando ideias inovadoras e melhores insights. Ele mantém os níveis de engajamento dos funcionários altos e cria oportunidades de aprendizado, orientação e crescimento em todas as funções e hierarquias. O melhor de tudo é que a colaboração multifuncional eficaz permite que os líderes se beneficiem da diversidade de sua força de trabalho, construam uma forte cultura de equipe e aumentem a produtividade geral.

Práticas recomendadas para melhorar a colaboração da equipe multifuncional

Estabeleça comunicações centralizadas

A comunicação clara e oportuna é fundamental para que a colaboração multifuncional funcione. Quando as conversas são espalhadas por e-mail, comentários no Google Docs e notas na Asana, é mais fácil que as coisas caiam no esquecimento. Centralizar a comunicação de sua equipe torna mais fácil para todos manterem o foco em objetivos comuns e atualizados sobre o progresso.

Se você ainda não o fez, adote uma ferramenta de colaboração em equipe como o Flock para simplificar os fluxos de trabalho multifuncionais e reunir todas as partes interessadas, conversas, arquivos, reuniões e tarefas em uma plataforma centralizada. Além disso, as integrações para ferramentas de terceiros, como North, Asana e Jira, garantem que todos permaneçam conectados, informados e alinhados às metas organizacionais uma experiência consideravelmente menos dolorosa.

Atribua um SPOC para cada função

Projetos multifuncionais geralmente envolvem funcionários com níveis variados de especialização em todos os departamentos. Essa diversidade é uma força, mas também pode levar a conflitos e falta de comunicação. A atribuição de um único ponto de contato (SPOC) para cada função em tais projetos torna mais fácil gerenciar expectativas, acompanhar o progresso e eliminar a sobreposição de tarefas.

Particularmente em grandes projetos multifuncionais, a atribuição de SPOCs pode ajudar a reduzir as falhas de comunicação porque todos sabem a quem recorrer quando têm uma pergunta. Os SPOCs também podem ajudar a consolidar a comunicação de suas respectivas funções e compartilhar atualizações oportunas com a liderança.

Definir OKRs para projetos multifuncionais

Como em qualquer projeto, definir objetivos e resultados-chave (OKRs) para projetos multifuncionais é essencial para seu sucesso. Isso significa obter a adesão de todas as partes interessadas em objetivos, iniciativas, entregas, métricas e cronogramas comuns. Definir OKRs aumenta a transparência em projetos multifuncionais, para que os funcionários possam ver no que os colegas de trabalho estão trabalhando, compartilhar o progresso em relação a metas mensuráveis ​​e permanecer alinhados a metas comuns. Combine isso com a atribuição de SPOCs para cada função, e todos em seu projeto/equipe multifuncional saberão quem é responsável pelo quê e a quem recorrer quando tiverem dúvidas ou precisarem de conhecimento específico.

^{Check-ins e planejamento OKR}

Fale um idioma compartilhado para manter todos envolvidos

Embora OKRs claros e check-ins regulares ajudem, nada atrapalha a colaboração multifuncional como a falta de uma linguagem compartilhada. Todos nós já experimentamos nosso quinhão de momentos “ouvi tudo, não entendi nada” quando colegas de trabalho de outros departamentos usam siglas específicas para seu trabalho. Junte alguns desses momentos e os níveis de engajamento caem, tornando a falta de comunicação inevitável. Usar uma linguagem organizacional comum que todos entendam (resumir o jargão, se houver) reduz o tempo gasto na busca de esclarecimentos e melhora o compartilhamento de conhecimento dentro de sua equipe multifuncional.

Concentre-se no positivo ao resolver conflitos

O conflito é inevitável no local de trabalho, e ainda mais em equipes multifuncionais, mas também pode ser um catalisador para a criatividade . Cada departamento em sua organização tem sua própria maneira de fazer as coisas, e reuni-los significa lidar com um conflito de estilos de trabalho, origens diversas, diferentes níveis de conhecimento e opiniões fortes. A resolução de conflitos multifuncionais é mais fácil quando os líderes se concentram nos aspectos positivos – lições aprendidas e/ou etapas acionáveis ​​que a equipe pode tomar – em vez de se preocupar com os contras da situação. Como disse Robert Townsend, “um bom gerente não tenta eliminar o conflito; ele tenta evitar que desperdice as energias de seu pessoal”.

Incentive o feedback aberto de todas as partes interessadas

O feedback aberto é essencial em qualquer ambiente multifuncional. Não se trata apenas de otimizar fluxos de trabalho e processos de negócios. Incentivar feedbacks entre pares claros e sinceros em equipes multifuncionais também ajuda os funcionários a construir confiança e forjar relacionamentos de trabalho fortes. Isso, por sua vez, impulsiona a inovação quando os funcionários se sentem seguros para experimentar coisas novas porque confiam nos colegas de trabalho para apoiar e fornecer feedback honesto.