Prepare sua equipe remota para o sucesso - crie uma política de trabalho remoto eficaz

Depois de considerar um modelo de trabalho remoto para o seu negócio e começar a contratar astros do rock remotos, você precisa definir diretrizes sobre como eles podem trabalhar juntos para atingir as metas de negócios.

Seus funcionários remotos terão perguntas para as quais nem todos na equipe sabem as respostas imediatamente. Quando devo estar online? Posso usar meu próprio dispositivo? Eu sou pago por horas extras?

Uma política abrangente de trabalho remoto responde a essas perguntas para novos funcionários e atua como um calculador pronto para toda a empresa. Ele define as regras de engajamento e ajuda a definir as expectativas certas – tanto para o empregador quanto para os funcionários.

Aqui estão seis coisas a serem abordadas na política de trabalho remoto da sua empresa:

• Especificar horas de trabalho com sobreposições de fuso horário
• Faça provisões para colaboração assíncrona
• Adicione diretrizes para segurança da informação
• Defina expectativas claras sobre remuneração e benefícios
• Estabeleça um código de conduta para a organização
• Atenda aos requisitos de conformidade e regulamentares

Especificar horas de trabalho com sobreposições de fuso horário

Quantidade e especificidade são as duas dinâmicas em jogo aqui. Quantas horas você espera que seu funcionário remoto trabalhe em um determinado dia? Mais importante, que horas você espera que eles trabalhem?

Dependendo dos requisitos de negócios, você pode definir um cronograma rigoroso ou permitir que os funcionários decidam por conta própria quantas horas trabalham. Algumas empresas remotas chegam a ignorar o número de horas trabalhadas em favor da medição dos resultados.

Amin Yazdani, da AY Technologies, considera a segunda pergunta mais desafiadora: “Quando devo estar disponível? É meu próprio fuso horário ou é um fuso horário central para a empresa ou uma mistura deles?”

_{Fonte: Pixabay}

A disponibilidade em horários específicos pode ser um problema para equipes espalhadas pelo mundo, e a colaboração em tempo real pode ser um desafio. Ainda mais se os membros da sua equipe estiverem separados por uma diferença de horário de mais de 12 horas. Por exemplo, em uma equipe com membros em Nova York e Xangai, alguns deles irão para a cama quando os outros começarem o dia!

Alex Turnbull da GrooveHQ tem uma solução simples para esse desafio. Encontre pelo menos um horário específico por dia em que todos os membros da equipe possam colaborar em tempo real.

A política de trabalho remoto da sua empresa deve especificar em que horas os funcionários remotos devem trabalhar. Os grupos funcionais podem ter suas próprias cadências, mas você precisa colocar todos online ao mesmo tempo por algumas horas todos os dias (às vezes um desafio, mesmo em equipes que trabalham no mesmo escritório!) zonas.

Especifique claramente o horário de trabalho de sua equipe remota. Se eles estiverem espalhados por fusos horários, verifique se há alguma sobreposição em suas horas de trabalho.

Faça provisões para colaboração assíncrona

Em equipes remotas espalhadas por muitos fusos horários, a colaboração em tempo real é obviamente um luxo. Embora a criação de agendamentos com sobreposições de fuso horário ajude, nem sempre é possível. A solução? Concentre-se na colaboração assíncrona (assíncrona) dentro da equipe por meio de planejamento e comunicação.

Como esperar por dependências devido a diferenças de fuso horário pode ser frustrante, sua política de trabalho remoto deve definir expectativas claras sobre como lidar com tarefas e acompanhamentos assíncronos. Isso envolve estabelecer regras básicas para disponibilidade e indisponibilidade e respeitar o tempo de cada membro da equipe.

Além disso, sua política de trabalho remoto deve especificar as ferramentas usadas para colaboração em tempo real e assíncrona – bate-papo em equipe, videoconferência, gerenciamento de projetos, rastreamento de problemas etc.

Jordan Wan, fundador e CEO da CloserIQ, enfatiza a importância de uma plataforma de bate-papo de equipe dedicada:

“É uma das ferramentas mais eficazes para o trabalho remoto. Ferramentas como essa possibilitam o trabalho em equipe mesmo quando certos membros estão do outro lado do globo.”

_{Fonte: Rebanho}

No Trello e na AY Technologies, a videoconferência desempenha um papel importante na comunicação individual. Amin Yazdani cita a relativa falta de interações cara a cara como uma razão pela qual as videochamadas são mais preferíveis ao bate-papo ou e-mail nessas situações.

Defina expectativas claras sobre como lidar com tarefas e acompanhamentos de forma assíncrona. Especifique as ferramentas usadas para colaboração em tempo real e assíncrona.

Adicione diretrizes para segurança da informação

Como uma equipe remota trabalha tanto em redes privadas quanto públicas (casas, cafés, espaços de coworking, etc.), proteger os sistemas de informação da empresa contra acessos não autorizados é sempre um desafio. Para resolver isso, crie diretrizes de segurança da informação e adicione-as à sua política de trabalho remoto.

_{Fonte: Pexels}

O GitHub tem uma política BYOD (traga seu próprio dispositivo), mas insiste em segurança e proteções específicas, como senhas seguras e firewalls sempre ativos. Por outro lado, LiquidSpace e SitePen fornecem dispositivos seguros para seus funcionários remotos. Não importa qual caminho você escolha, detalhá-los em sua política de trabalho remoto ajuda a garantir que todos saibam o que fazer.

Crie diretrizes de segurança da informação que envolvam o provisionamento de hardware seguro para todos os funcionários remotos ou insista em proteções específicas a serem aplicadas em dispositivos de propriedade dos funcionários.

Defina expectativas claras sobre remuneração e benefícios

As principais empresas que oferecem opções de trabalho remoto, como PwC, USDA, Xerox e Sodexo, dizem que não deve haver grande diferença de remuneração ou benefícios entre uma função de escritório e sua contraparte remota.

Mas você tem alguma flexibilidade na definição de escalas de pagamento para sua equipe remota. Por exemplo, você pode fazer uma provisão para a localização geográfica de seu funcionário remoto. O custo de vida em Nova York ou LA é obviamente mais alto do que, digamos, Richmond (Indiana) ou Harlingen (Texas).

Aqui estão alguns fatores a serem considerados:

• Remuneração por horas de trabalho principais
• Política de horas extras
• Benefícios do empregado
• Passivos da empresa
• Política de reembolso de contas de internet, suprimentos de informática, espaço de coworking, etc.

Remote.co tem algumas sugestões interessantes sobre os benefícios que os funcionários remotos desejam, incluindo férias pagas e retiros da empresa. Benefícios atrativos aos funcionários ajudam muito as empresas a reter funcionários remotos qualificados.

As responsabilidades por lesões relacionadas ao trabalho podem se aplicar às empresas se os funcionários remotos forem feridos em seu escritório doméstico. Na Pensilvânia, os tribunais confirmaram o direito de um funcionário remoto à compensação por lesões sofridas enquanto trabalhava em casa. Consulte sua equipe jurídica para saber toda a extensão de sua responsabilidade ao construir uma empresa remota.

Defina expectativas claras sobre remuneração e benefícios para funcionários remotos. Para atrair e reter os melhores talentos, talvez você precise ir além para fornecer benefícios adaptados às necessidades dos funcionários remotos.

Estabeleça um código de conduta para a organização

As diferenças de origens e sensibilidades culturais costumam ser um ponto forte para equipes remotas. No entanto, eles também podem levar a mal-entendidos e conflitos, especialmente quando a maior parte de sua comunicação é assíncrona. Estabelecer um código de conduta para comunicações internas e externas pode evitar qualquer gafe prejudicial que possa surgir devido à 'distância virtual'.

Por exemplo, o Código de Conduta da Infosys abrange tudo, desde o comportamento e as relações no local de trabalho até a resolução de conflitos de interesse. Workable.com tem um modelo mais simples que pode ser perfeito para você.

Estabeleça um código de conduta para a organização (incluindo funcionários remotos) para evitar qualquer mal-entendido cultural.

Atenda aos requisitos de conformidade e regulamentares

O trabalho remoto pode não ser explicitamente coberto pelas leis trabalhistas locais, portanto, você precisará consultar um especialista jurídico sobre os regulamentos de conformidade. Há também a questão da evolução das leis relacionadas à comunicação online, como o GDPR da União Europeia. Como o teletrabalho está no centro do trabalho remoto, as disposições dessas leis podem ser aplicáveis ​​ao seu negócio.

Trabalhe com sua equipe jurídica para montar um documento que permita que seus funcionários remotos saibam o que precisam ter em mente ao criar, usar e compartilhar dados entre si e/ou fora da empresa.

Verifique as leis locais para garantir a conformidade ao elaborar sua política de trabalho remoto. Dados online e leis de privacidade, como o recente GDPR da UE, são muito relevantes para o trabalho remoto.

Adapte sua abordagem de trabalho remoto

Sua política de trabalho remoto precisa ser adaptada aos seus requisitos comerciais exclusivos. Abordar esses pontos sobre horas de trabalho, ferramentas de colaboração, diretrizes de segurança, remuneração e benefícios, código de conduta e requisitos de conformidade é uma ótima maneira de começar a fazer exatamente isso!