Como criar uma campanha de discagem preditiva

Tempo é dinheiro.

Em nenhum lugar isso é mais verdadeiro do que quando você está gerenciando um call center de saída ou uma campanha de telemarketing. Quando você tem clientes do outro lado da linha, cada segundo conta.

É aí que entram as campanhas de discagem preditiva. As discadoras preditivas reduzem o tempo entre as chamadas atendidas, permitindo que sua equipe se conecte com seus clientes e alcance novos leads com muito mais rapidez.

Além disso, os discadores preditivos têm várias funções úteis, desde geração de leads e captação de recursos até atendimento ao cliente e cobrança de dívidas. Continue lendo enquanto explicamos como configurar uma campanha de discagem preditiva bem-sucedida.

O que é software de discagem preditiva?

O software de discagem preditiva permite que você faça chamadas em massa a partir de uma lista de números de telefone. O software faz chamadas para vários números simultaneamente e, quando uma pessoa atende, ela se conecta a um agente ao vivo.

Os discadores preditivos economizam tempo da sua equipe, pois a discagem é rápida e os agentes não precisam ouvir as mensagens de voz das chamadas que não foram atendidas.

Os discadores preditivos contam com suas métricas de chamadas e algoritmos com inteligência artificial para prever a disponibilidade de seus agentes e ajustar a frequência de discagem em tempo real. Assim, por exemplo, se um call center ficar sobrecarregado e não houver ninguém disponível para atender uma chamada, o discador preditivo diminuirá temporariamente a frequência. Se, por outro lado, menos clientes estiverem atendendo do que o esperado, o discador aumentará a frequência de discagem.

Como funcionam os discadores preditivos?

Discadores preditivos (você adivinhou) prevêem quando seus agentes estarão disponíveis, calibram a frequência de discagem e discam vários números simultaneamente. Essa é a principal diferença entre discadores preditivos e outros sistemas de discagem automática, como um discador automático, que disca os números sequencialmente.

Esse processo automático é o que torna os discadores preditivos tão eficazes. O software de discagem preditiva elimina essa lacuna entre quando um agente desliga e a próxima chamada está pronta.

O objetivo principal é maximizar a produtividade do seu agente, permitindo que ele gaste mais tempo conversando com leads e clientes, em vez de esperar que alguém atenda.

Tipos de campanhas de discagem preditiva

Discadores preditivos podem ser úteis para várias campanhas de chamadas de saída. Por exemplo:

Chamadas de atendimento ao cliente

O software de discagem preditiva pode ajudar sua equipe a alcançar os clientes de forma proativa. Isso pode ser útil se você precisar lembrá-los de uma interrupção do serviço, marcar um compromisso de serviço ou promover uma venda futura.

Campanhas de angariação de fundos

Ao aproveitar o software de discagem preditiva, sua equipe pode alcançar mais doadores em potencial, permitindo que você alcance suas metas de captação de recursos com mais rapidez e eficiência. Os discadores preditivos podem ser configurados para funcionar com qualquer tamanho de call center, portanto, se você tiver apenas alguns agentes dedicados a arrecadar dinheiro, o software poderá trabalhar para aproveitar ao máximo o tempo disponível.

Pesquisas por telefone

Esteja você realizando pesquisas de mercado, trabalhando para um partido político ou simplesmente tentando avaliar a satisfação de seus clientes, as pesquisas são um caso de uso comum para software de discagem preditiva. Em todas essas situações, você está tentando alcançar o maior número de pessoas possível. Faz sentido maximizar a produtividade do seu agente com uma campanha de discagem preditiva.

Geração de leads

Sua empresa faz televendas ou telemarketing? Use a discagem preditiva para aumentar as vendas e mover esses leads pelo funil. Você pode conectar o software de discagem preditiva ao seu CRM para discar leads automaticamente e conectá-los aos seus agentes disponíveis.

Cobrança de pagamento

Os call centers são frequentemente usados ​​para coletar pagamentos pendentes de clientes. Quanto maior a sua lista de clientes, mais útil se torna o software de discagem preditiva. Atualize da discagem manual para a discagem preditiva e você poderá alcançar muito mais pessoas e pagar essas faturas.

Como escolher um software de discagem preditiva

O que você deve procurar em um discador preditivo? Além do básico de discagem preditiva, aqui estão alguns recursos de bônus que recomendamos:

• Queda de mensagem de correio de voz: Isso deixa uma mensagem pré-gravada na secretária eletrônica de uma pessoa. Eles serão notificados de um novo correio de voz, mas o telefone não tocará.
• Transmissão de voz: Este recurso de discagem preditiva envia mensagens urgentes para um grande número de pessoas simultaneamente. Pode ser útil para atualizações de serviço ou outras informações críticas.
• Identificação de chamadas de presença local: Ao combinar seu número de saída com o código de área local de uma pessoa, é mais provável que ela atenda.
• Reconhecimento de fuso horário: esse recurso otimiza as taxas de conexão atrasando os horários das chamadas para os horários mais propensos a atender.
• Integração de CRM: conecte seu discador preditivo ao seu CRM para melhorar ainda mais a produtividade do agente. Eles podem gerar leads sem problemas e seus KPIs serão registrados em um piscar de olhos.

Como configurar uma campanha de discagem preditiva

Pronto para aumentar a produtividade do agente e sua taxa de contato? Siga este guia de 7 etapas para configurar sua campanha de discagem preditiva.

1. Escolha uma meta para sua campanha.

Como em qualquer campanha, o sucesso sempre começa com um objetivo claro. Então, o que você quer da sua campanha de discagem preditiva? Seu objetivo é agendar compromissos de serviço? Realizar pesquisas de mercado com seu público-alvo? Transformar leads em clientes?

Acerte no seu objetivo. E lembre-se, boas metas são metas SMART: específicas, mensuráveis, alcançáveis, realistas e oportunas.

2. Limpe sua lista de chamadas.

Quer realmente turbinar a eficiência que você pode desfrutar de uma campanha de discagem preditiva? Esfregue sua lista primeiro. Livre-se de informações de contato antigas, desatualizadas ou incompletas. Você também pode segmentar sua lista por diferentes pontuações de sentimento do cliente, localização ou outros marcadores demográficos. Quando tudo estiver limpo, você poderá importá-lo para o software de discagem preditiva.

3. Use números de saída locais.

Quando foi a última vez que você atendeu uma chamada de um código de área que não reconheceu? Nós pensamos assim. Seus clientes sentem o mesmo. Aumente suas chances de que as pessoas realmente atendam usando números de saída que correspondam ao código de área. Dica profissional: evite que seus números de saída sejam sinalizados como spam. Isso pode acontecer quando você faz muitas chamadas do mesmo número. Portanto, compre vários números locais para códigos de área onde você tem um grande volume de clientes.

4. Escreva seu roteiro.

Trabalhe com as equipes relevantes para desenvolver um script projetado para atingir seus objetivos. Idealmente, seu script deve estar na marca. Em outras palavras, seus agentes devem naturalmente soar como representantes de sua empresa. Você também desejará escrever respostas abrangentes para perguntas frequentes comuns e explicar como responder a objeções ou qualquer hesitação.

5. Desenvolva o correio de voz.

Uma vez que você tenha o script, é hora de escrever seu correio de voz. Afinal, você precisa de um plano para as chamadas que não são atendidas. Um script de correio de voz é a melhor maneira de maximizar suas chamadas na campanha.

Você quer cobrir os pontos-chave, mas mantenha-o curto e doce. Dessa forma, não há confusão sobre sua chamada à ação. É tudo sobre encontrar o equilíbrio certo. Ah, e facilite para as pessoas ligarem para você com um número gratuito.

6. Aproveite outros canais.

Emparelhar sua campanha de chamadas de saída com outros canais de marketing pode aumentar sua taxa de sucesso. Quanto mais as pessoas estiverem familiarizadas com sua marca e sua proposta de valor, maior a probabilidade de responderem à sua ligação – ou ligarem de volta se sentiram sua falta.

Se você tiver endereços de e-mail arquivados, faça o acompanhamento com uma campanha de e-mail. Para campanhas de conscientização, você também pode postar informações relevantes em seus canais sociais para envolver as pessoas que já estão seguindo você.

7. Use a análise para iterar e melhorar.

Os discadores preditivos usam inteligência artificial para otimizar a produtividade do agente e os tempos de chamadas conectadas. Esses softwares são projetados para serem eficientes e maximizarem o desempenho, mas ainda é inteligente manter um olhar atento.

Determine as métricas que você deseja acompanhar para sua campanha e, em seguida, acompanhe os KPIs em suas análises de call center, como:

• Disponibilidade média do agente
• Tempos médios de chamada
• Taxas médias de conexão
• Taxas médias de abandono

Se as coisas começarem a ir na direção errada, você pode ajustar as configurações.

Comece a discagem preditiva com Nextiva

Com o software de discagem preditiva, sua equipe de call center pode alcançar mais pessoas, fechar mais vendas e manter a satisfação do cliente alta. Saiba mais sobre como dimensionar suas operações de call center e contact center com um sistema de discagem preditiva. Fale com um especialista Nextiva hoje.