Como manter a produtividade em um ambiente de escritório

A produtividade é afetada pelo estresse e pela insatisfação. E esses sentimentos podem ser reforçados em um escritório – as pessoas começarão a se ver como engrenagens de uma máquina. A produtividade cai especialmente em um ambiente corporativo, onde as pessoas podem facilmente começar a se sentir como engrenagens de uma máquina. Tudo o que começa a importar são os prazos e a satisfação do cliente, enquanto os seus são severamente negligenciados.

Existem várias maneiras de abordar a produtividade do escritório. Alguns são fáceis de implementar e produzem ótimos resultados, como você verá.

Impulsionadores da produtividade do espaço físico

Permitir às pessoas algumas escolhas decorativas pessoais

Independentemente de você ter um escritório aberto ou espaços de escritório designados para diferentes equipes, você deve dar a cada funcionário a chance de se expressar.

Eles devem ser incentivados a personalizar o espaço o quanto precisarem, para se sentirem mais relaxados. Alguns escolherão não, pois isso reforça a sensação de estar em um escritório, o que também é bom. Mas para outros, algumas plantas de mesa, fotos, um quadro de recados, estatuetas ou tão pouco quanto sua caneca pessoal podem percorrer um longo caminho. Esses itens também são um ótimo iniciador de conversas.

A decoração traz um pouco de cor ao espaço de trabalho de uma pessoa e a individualidade de que ela precisa para se sentir uma parte mais importante da empresa. Como resultado, eles sabem que seu trabalho – e eles como indivíduos – são mais valorizados.

Deixe entrar bastante luz natural

Lembre seus funcionários que o espaço do escritório não é uma prisão. Apenas deixar a luz do dia entrar em vez de luzes de neon irá lembrá-los de sua progressão no dia de trabalho e quando chegar ao fim. Isso os levará a terminar as coisas no prazo, enquanto os espaços fechados distorcem a percepção do tempo, o que pode levar a mais horas extras e eventual esgotamento. Como Rachel Hadler para Curbed.com colocou tão espirituosamente:

“Especificamente, os LEDs – que ainda são a principal fonte de iluminação de escritórios nos EUA – podem lentamente enlouquecer as pessoas, piscando em um nível imperceptível, dando-lhes dores de cabeça e, no meu caso, a suspeita persistente de que a realidade é uma experiência subjetiva.”

Se o seu orçamento e espaço/edifício de aluguel permitirem, abra novas janelas onde for apropriado. Nosso espaço de escritório, por exemplo, tem muita luz natural proveniente de grandes janelas ao redor das paredes.

Claro, no verão, pode ficar bastante enervante, mas é para isso que as persianas brancas servem. É incomparável como é mais fácil trabalhar quando você está localizado perto de uma janela. Sempre que meus olhos se cansam, posso simplesmente olhar para as ruas, carros e prédios distantes. E com o fim do dia, nada supera a vista do pôr do sol.

Concentre-se em estimular os sentidos

Antes de tirar conclusões precipitadas, não vamos falar sobre encher o espaço com velas ou óleos perfumados, transformar os escritórios em selvas em miniatura, ou qualquer coisa do tipo. Trata-se de pequenos truques simples que enriquecem o espaço e, assim, aumentam a produtividade através do conforto.

Visão

Analise a pintura nas paredes da empresa. Um estudo de Nancy Kwalek e seus colegas da Universidade de Austin, Texas, mostrou que as habilidades cognitivas e a resolução de problemas dos trabalhadores dependiam da cor das paredes do escritório. No entanto, eles enfatizaram que cada indivíduo poderia reagir de forma diferente à mesma cor. Se eles se distraem facilmente por estímulos externos ou não, por exemplo.

Outra coisa útil a considerar é a organização. Reorganize o espaço, se necessário – mova-se pelas prateleiras, impressoras e até mesas, se estiverem no caminho. Por exemplo, colocar mais cabides, para que as pessoas não deixem seus casacos na mesa ou nas cadeiras. O mesmo vale para qualquer decoração de parede. A desordem é tanto perturbadora quanto esmagadora.

Som

Escritórios de plano aberto podem ser um grande detrator quando se trata de produtividade. Pela minha experiência e de meus colegas de trabalho (atuais e anteriores), não há nada pior do que um ambiente barulhento, mesmo quando as pessoas estão tentando trabalhar silenciosamente. E depois de um tempo, mesmo fones de ouvido com cancelamento de ruído não podem ajudar se seus ouvidos começarem a doer por usá-los com muita frequência.

Designe espaços para discussões verbais, desencorajando assim as visitas de um colega de trabalho a outro e fazendo com que elas perturbem o foco de todos os outros. Dê às equipes que precisam de mais foco em escritórios separados ou espaços mais silenciosos do plano aberto.

Cheiro/Ar

Os purificadores de ar não são obrigatórios, já que muitas pessoas acham seus aromas muito fortes ou invasivos. O importante aqui também é bastante simples: invista em ar condicionado e ventilação de qualidade. A falta de ar puro leva à sonolência e à diminuição da pressão arterial, o que acelera a fadiga durante o trabalho.

Outras formas de aumentar a produtividade

Além de manter o escritório em um espaço agradável para trabalhar, existem outros fatores que contribuem ou prejudicam a produtividade das pessoas. Pode variar desde os tipos de ferramentas que você usa até como você gerencia a equipe.

Escolha o software perfeito

Dependendo do seu setor, você usará todos os tipos de software. Normalmente, os mais básicos que todos nós precisamos são:

1. Rastreadores de tempo
2. Ferramentas de gerenciamento de projetos
3. Software de processamento de imagem
4. Serviços baseados em nuvem (como google docs, planilhas, Zoom, etc)

Como você pode usar essas ferramentas para aumentar a produtividade? Você faz algumas escolhas bem pensadas. Ou seja, você encontra um software que é fácil de pegar, fácil de usar, mas também oferece um desafio para realmente dominar.

Dessa forma, pessoas menos tecnologicamente inclinadas não ficarão frustradas por perder um tempo precioso tentando entender a ferramenta. E para aqueles mais experientes em tecnologia, ainda haverá uma curva de aprendizado para aspectos mais complexos.

Sessões de brainstorming alcançam a coesão da equipe

Os ambientes corporativos são conhecidos por entrar rapidamente no “modo de moagem”. Todos precisam vir e fazer seu trabalho para cumprir o prazo, e a comunicação se degrada para mensagens de bate-papo da equipe, e-mails e reuniões unilaterais que duram horas.

Para aumentar a produtividade de grandes escritórios, trabalhe para envolver as equipes para que trabalhem juntas de pessoa para pessoa. Descubra quais partes de seu trabalho podem ser feitas por meio de sessões de brainstorming e garanta que haja escritórios vazios suficientes para facilitar isso.

Você pode evitar muitas falhas de comunicação e acelerar o processo enquanto aumenta a motivação simplesmente incentivando as pessoas a trabalharem juntas com mais frequência. Além disso, se você tiver reuniões corporativas (ou e-mails), elogie ou agradeça abertamente às equipes que usam esse método. Serve como um bom exemplo para os outros e um impulso positivo adicional nessa direção.

Você também pode liderar pelo exemplo e ter reuniões e sessões de brainstorming nos mesmos escritórios.

Faça check-ins regulares

Quando sua força de trabalho conta com dezenas, se não centenas, de funcionários, é crucial manter uma “verificação de pulso” regular de sua satisfação no escritório. Talvez eles estejam insatisfeitos com a progressão na carreira, tenham dificuldades com a carga de trabalho ou problemas com outros funcionários. E tudo isso é outro fator que afeta a produtividade nas grandes empresas.

A maioria das pessoas evitará apresentar suas queixas. Eles até os deixam apodrecer até que eles tirem dias de folga do trabalho ou percam significativamente seus níveis de energia, afetando sua saúde. Portanto, abordá-los primeiro é uma ajuda significativa e um passo para melhorar a produtividade.

Aqui estão alguns pontos de partida:

• Introduzir pesquisas anônimas bimestrais ou mensais com perguntas generalizadas sobre a satisfação dos funcionários;
• Com o RH, planeje sessões 1:1 para uma abordagem mais pessoal (deixe as pessoas expressarem suas opiniões, mas não as force, pois algumas pessoas têm dificuldade em se abrir para o RH);
• Organize reuniões e treinamentos educacionais sobre burnout, assertividade e trate-os como um fórum público para levar a conversa adiante.

Quanto mais você ajuda as pessoas a entenderem e serem abertas sobre os problemas que elas têm, menos energia elas gastam se preocupando com seus problemas de trabalho.

Dê feedback significativo e aprofundado

Cobrimos esse tópico em profundidade em nosso blog, acompanhando o desempenho dos funcionários (onde também incluímos modelos).

Por meio de planilhas de desempenho, juntamente com a ajuda de líderes de equipe e RH, você pode ter uma boa visão de como cada departamento funciona e quais funcionários precisam de aprendizado adicional, mais desafios e afins.

Fonte: Clockify.me

Isso também permite que você defina padrões de desempenho com mais precisão e gerencie suas expectativas no futuro com projetos futuros.

Incentive a transparência

Por meio de planilhas de horas que deixam claro quem está trabalhando em quê. Eles fornecem um atalho, deixando claro quando alguns colegas de trabalho podem entrar em contato com seus colegas de equipe e eliminam a necessidade de atualizações. Por exemplo, em Clockify , você pode permitir que os funcionários vejam o quadro de horários coletivo e conscientize-os sobre o que seus colegas de trabalho estão fazendo no momento:

Fonte: Clockify.me

A partir disso, posso ver que, digamos, Nadia está atualmente trabalhando na correção de bugs e, sabendo que ela precisa de foco extra, posso contatá-la em cerca de uma hora. Enquanto Hannah teve uma reunião com o cliente, estou ansioso para saber como foi. Vendo como estava a tarefa há mais de meia hora, posso enviar uma mensagem para ela, para perguntar sobre isso.

É uma ótima maneira de estabelecer respeito mútuo pelo tempo. Além disso, as pessoas perderão menos tempo esperando uma resposta de alguém e optarão por trabalhar em uma tarefa diferente, por exemplo.

Deixe o microgerenciamento no passado

Essa prática serve apenas para frustrar os funcionários e fazê-los confiar muito menos em seus superiores.

Trabalhe para manter uma rédea solta sobre o que acontece a qualquer momento. Delegue o que puder àqueles diretamente abaixo de você, mas implore a eles também para não passar por cima do ombro de todos. Outras coisas que você pode fazer:

• Tenha menos reuniões – filtre as menos importantes e limite a uma vez por semana ou até uma vez por mês, para atualizações;
• Não envie e-mails de spam ;
• Não entre em contato com os funcionários fora do horário de trabalho (e tente relaxar em seu tempo pessoal o máximo que puder. Lembre-se de que os outros têm uma carga de trabalho diferente da sua e não podem – nem devem – estar disponíveis 24 horas por dia, 7 dias por semana). Um funcionário bem descansado é produtivo;
• Confie no julgamento dos outros – você não precisa ser a pessoa mais inteligente da sala, nem a única com a melhor solução. Abandone um pouco desse controle, faça um brainstorming de soluções com os outros e deixe a tomada de decisão para você. Dessa forma, você incluiu outras pessoas em assuntos importantes, construiu sua confiança, mas também tirou um pouco do peso de seus ombros.

Proporcionar condições para melhoria de carreira

Um dos maiores assassinos de produtividade é a sensação de que falta progressão. Que você está parado no lugar enquanto todos ao seu redor estão avançando. Especialmente no trabalho, isso contribui para uma maior infelicidade. Muitas pessoas deixarão seus empregos porque sentem que não há maneiras suficientes de avançar em sua empresa.

Portanto, seria do seu interesse e da sua empresa combinar com o RH algumas opções de melhoria de carreira, como conferências, treinamentos, educação no escritório, etc. seu currículo. Não é apenas um grande motivador, mas uma prova física de outra habilidade que eles ganharam ou aperfeiçoaram.

Em conclusão

Quedas de produtividade custam muito, sabemos disso. E também sabemos que é uma coisa sorrateira que pode se infiltrar em um escritório de vários lados. É vital descobrir onde a produtividade de sua força de trabalho cai e lidar com isso a tempo. Discutimos como, por um lado, o espaço físico, a cor das paredes, a desordem e até os cheiros podem causar uma diminuição na produção. E do outro lado estão a falta de feedback, falta de comunicação, microgerenciamento e muito mais. Melhorando pouco a pouco em cada uma dessas frentes, você certamente verá algumas grandes mudanças ao longo do tempo.