Como construir uma cultura colaborativa em equipes virtuais

Sua empresa está navegando no trabalho remoto há meses e está começando a parecer mais uma solução permanente. Como você aproveita a cultura colaborativa que seu escritório já teve e traz isso para a esfera digital?

Aqui na Flock, nossa prioridade é tornar o trabalho melhor usando ferramentas digitais. É por isso que enfatizamos a importância de construir uma equipe colaborativa — e por isso temos dicas de especialistas à mão para ajudar sua equipe virtual a colaborar melhor.

Comunique-se para colaborar

A maneira número um de melhorar a colaboração de sua equipe é impulsionar sua comunicação. Recomendamos configurar canais para cada projeto individual para que suas conversas permaneçam focadas e produtivas.

No entanto, pode ser normal que seus funcionários remotos se sintam isolados, especialmente quando suas equipes estão localizadas em vários fusos horários. Esses silos podem causar uma calmaria na produtividade ou até mesmo uma diminuição constante no engajamento dos funcionários. Aqui estão algumas dicas para evitar isso e manter sua equipe motivada a colaborar.

Seja estratégico com suas ferramentas de comunicação

Você usa suas ferramentas de comunicação para conversar, conhecer, compartilhar arquivos e muito mais. Eleve sua estratégia de comunicação aproveitando todos os recursos que uma ferramenta de qualidade apresenta.

Primeiro, incentive bate-papos regulares. No escritório, não é raro encontrar seus colegas de equipe parando nas mesas uns dos outros ou reservando uma sala de conferência para trabalhar juntos em uma tarefa. Sua equipe pode replicar isso usando uma ferramenta de mensagens comerciais para interagir uns com os outros no bate-papo ou uma rápida chamada de vídeo para atuar como uma caixa de ressonância ou responder a perguntas diretamente.

Como gerente de uma equipe, você deseja que seus funcionários encontrem maneiras de trabalhar juntos com regularidade. Sessões de brainstorming em toda a equipe em videoconferências combinadas com recursos de compartilhamento de tela e compartilhamento de arquivos podem inspirar seus colegas de equipe a trabalhar com as ideias e sugestões uns dos outros. Essas sessões manterão sua equipe informada e podem promover a colaboração. Você também pode hospedar sessões de trabalho virtuais (eu as chamo de salas de estudo!) onde os colegas de equipe trabalham de forma independente, mas podem interagir periodicamente uns com os outros para obter ajuda ao longo do caminho.

Na verdade, essas sessões de breakout devem ser uma prática regular. Ao reunir sua equipe de forma proativa em um ambiente de trabalho altamente engajado, você pode incutir o trabalho em equipe como uma rotina que seus funcionários usarão como base para a colaboração.

Dica profissional: incentive seus funcionários a se comunicarem demais .

Divirta-se com sua equipe

Uma reunião de equipe ou sessão de brainstorming em uma videochamada não soa muito diferente de uma reunião chata de diretoria. Como gerente, você pode mudar isso e inspirar os outros a serem um pouco mais extrovertidos também.

Comece tornando suas reuniões virtuais mais divertidas. Há muitos quebra-gelos divertidos para videoconferências que podem inspirar os funcionários a se conectarem e se sentirem mais à vontade para compartilhar ideias. Apresentar as personalidades em seu local de trabalho traz uma grande oportunidade para outras pessoas identificarem a quem podem recorrer para diferentes necessidades.

Por exemplo, graças às nossas conversas consistentes na Flock, sei que posso recorrer ao Eddie para uma redação divertida e personalizada ou ao Rohit para uma análise completa. Saber como eles se comunicam me ajuda a entender como será nossa parceria de trabalho – e com quem posso contar para o quê.

Crie uma estrutura colaborativa

Nem tudo é diversão e jogos para criar uma equipe colaborativa, embora a diversão certamente ajude. Sua equipe não funcionará bem em conjunto se não tiver uma base sólida.

Integração virtual

Como gerente, comece enfatizando uma cultura de colaboração no primeiro dia para seus novos recrutas remotos. Convide-os para reuniões e horas sociais virtuais desde o início para que possam conhecer seus colegas de trabalho e ver como eles trabalham juntos.

Além de ser social, é importante ter um processo de integração remota que estabeleça os processos e sistemas que sua equipe usa para colaborar. O rebanho é ótimo para isso! Usamos o Flock para replicar nossa estrutura natural de local de trabalho para combater a solidão e a confusão que um novo contratado pode enfrentar. Incentive-os a começar a construir relações de trabalho com seus novos colegas.

Processos de trabalho remoto

Agora para o âmago da questão. Depois de ter sua equipe remota integrada e conversando entre si, você precisa configurar processos simplificados para manter as coisas produtivas e sob controle.

Comece com agendas de reuniões definidas. Forneça uma “pré-leitura” – ou um breve memorando resumido – antes de suas reuniões, descrevendo quem estará na chamada, o que será discutido e quais resultados são esperados. Isso dá à sua equipe a capacidade de se preparar para a reunião com atualizações sobre seu trabalho e novas ideias.

Estabeleça uma cadência regular de reuniões, incluindo reuniões de equipe, 1:1s e brainstorms de projetos. Manter sua equipe à vontade para se reunir virtualmente e se comunicar em excesso os incentivará a colaborar com mais frequência e estabelecer processos próprios.

Por último, mas não menos importante, é definir metas . Afinal, sua equipe precisa saber para o que está trabalhando! Definir metas claras ( usamos OKRs aqui na Flock ) alinha sua equipe em um esforço comum e os incentiva a trabalhar juntos. Os métodos de sprint permitem que os membros da equipe façam brainstorming de iniciativas, estabeleçam prazos, se encontrem para check-ins e acompanhem seu progresso à medida que avançam. Não fica mais colaborativo do que isso.

Então, como você gerencia esses objetivos?

Ferramentas de produtividade para equipes remotas

Existem inúmeras ferramentas de produtividade no mercado hoje, cobrindo qualquer uma das necessidades do seu negócio a qualquer momento. Aqui estão algumas ferramentas que podem tornar seu negócio mais colaborativo.

Ferramentas de mensagens

Sua equipe não pode trabalhar se não puder falar. Use ferramentas de mensagens como Flock ou Slack para manter a conversa durante todo o dia. Um mensageiro que permite o compartilhamento de arquivos, tarefas, lembretes e muito mais ajudará a estimular conversas, participação e novas ideias.

Gerenciadores de tarefas

Gerentes de projeto, alegrem-se! Otimize sua definição de metas e permita que os membros de sua equipe trabalhem de forma assíncrona em ferramentas de gerenciamento de projetos como Asana ou Trello. Integre-os em suas ferramentas de bate-papo para obter atualizações ao minuto diretamente em suas conversas compartilhadas.

Gerentes de fluxo de trabalho

Compartilhamento de arquivos

Longe vão os dias de parar na mesa de alguém com um memorando ou um relatório para revisão. Você provavelmente já conhece algumas das principais ferramentas de compartilhamento de arquivos, como Dropbox ou Google Drive. Eles mudam a vida quando se trata de trabalhar colaborativamente. Escolha um que atenda às suas necessidades de negócios - pontos de bônus se ele se integrar às suas ferramentas de comunicação!