8 melhores maneiras de melhorar a colaboração, comunicação e trabalho em equipe

Se você se sentasse com líderes empresariais de todo o país e perguntasse sobre a chave para o sucesso deles, é provável que a colaboração no local de trabalho fosse mencionada repetidamente. A colaboração no local de trabalho é muitas vezes referida como um indicador de sucesso, mas nem sempre é claro o que o termo significa.

O que é colaboração no local de trabalho?

Colaboração no local de trabalho é quando dois ou mais indivíduos se reúnem para resolver um problema comum. A colaboração no local de trabalho pode ser extremamente eficaz. Indivíduos com diferentes conhecimentos, perspectivas e ideias podem fazer um brainstorming para encontrar soluções inovadoras e implementar suas ideias. É importante porque permite que as empresas resolvam problemas de forma mais rápida e eficiente.

A falta de colaboração no local de trabalho pode ser um sinal de que uma empresa não está maximizando seu potencial. 86% dos entrevistados em um estudo da Fierce Inc. relataram que a falta de colaboração ou comunicação ineficaz era responsável por falhas no local de trabalho.

A colaboração vem de várias formas, como a realidade aumentada, que permite aos compradores “experimentar” acessórios como relógios e óculos sem visitar uma loja. No local de trabalho, até mesmo algo tão simples como remover assentos atribuídos pode aumentar a interação do funcionário e estimular a colaboração.

Sua empresa está maximizando a produtividade incentivando a colaboração? Compilamos oito dicas sobre como você pode melhorar a colaboração no local de trabalho.

8 dicas para melhorar a colaboração no local de trabalho

1. Aproveite os canais alternativos de comunicação

O e-mail ainda pode ser o método dominante de comunicação de trabalho on-line, mas há muitas evidências de que, na verdade, é um empecilho para a produtividade.

Com números desanimadores como esses, não é de admirar que a produtividade no local de trabalho seja afetada:

O Slack é um sistema de mensagens instantâneas e colaboração projetado para equipes de trabalho. O Slack elimina o excesso de informações de uma forma que o e-mail não consegue, usando canais, mensagens diretas e notificações. Os funcionários podem definir suas preferências do Slack para obter apenas as informações relevantes de que precisam. Isso torna o processo de análise de um grande volume de mensagens menos demorado.

O Slack ganhou popularidade nos últimos anos, principalmente porque é uma alternativa eficaz ao e-mail. Uma pesquisa com usuários do Slack descobriu que as equipes que usaram o serviço foram 32% mais produtivas. A única razão significativa foi que as equipes reduziram o uso de e-mail em 48,6%.

2. Simplifique o processo de compartilhamento de arquivos

Se você já teve que enviar e receber anexos de e-mail para edição, entende como o processo pode ser frustrante e demorado. Um documento com muitos colaboradores pode ser repassado dezenas de vezes, e receber uma versão mais antiga de um documento pode atrasar todo o processo em dias ou até semanas.

Aplicativos de armazenamento de arquivos como Dropbox e Box revolucionaram esse processo porque permitem que as empresas mantenham arquivos na nuvem e apenas um documento seja compartilhado – eliminando o problema da versão antiga do arquivo .

O recurso de sincronização de arquivos do Dropbox atualiza os arquivos compartilhados instantaneamente. Ele permite que os usuários trabalhem juntos de diferentes locais sempre terão a versão mais recente do arquivo. E se você precisar consultar uma versão mais antiga, os usuários podem recuperar versões mais antigas de um arquivo por 30 dias.

Como o Dropbox, o Box também permite que os usuários espelhem os dados armazenados na nuvem em sua área de trabalho para facilitar o acesso. Se você alterar um arquivo localmente em sua área de trabalho, ele será sincronizado com a nuvem e atualizará o arquivo armazenado em sua conta do Box.

A TrackVia descobriu que as empresas que usam armazenamento em nuvem acreditam que o serviço impacta positivamente sua eficácia. 47% das empresas pesquisadas disseram que a nuvem as torna mais produtivas e 40% disseram que as torna mais flexíveis:

A nuvem simplificou o processo de compartilhamento de arquivos e uma parcela maior de empresas está usando serviços como Dropbox e Box a cada ano. Ao remover o problema de arquivos antigos e anexos de e-mail, a nuvem se tornou uma ferramenta inestimável para colaboração.

3. Melhore a segurança da rede

Quando você pensa em colaboração, a primeira coisa que vem à mente provavelmente não é a segurança de seus servidores. Mas o grande volume de arquivos carregados/baixados da nuvem é enorme e mais funcionários do que nunca estão trazendo seus próprios dispositivos para o trabalho. A grande quantidade de uso da rede apresenta um número crescente de oportunidades para hackers e malware obterem acesso ao seu sistema.

Os ataques cibernéticos estão crescendo em tamanho, escopo e interrupções. Esses ataques ao seu serviço de rede podem causar grandes problemas para seus funcionários e clientes. O ataque de ransomware que atingiu mais de 150 países no início deste ano deixou milhares de dispositivos offline e custou às empresas dezenas de milhares de dólares em danos. Um relatório de 2016 do Ponemon Institute for HPE constatou que o custo médio de uma violação de dados por dia era de US$ 21.155!

Estabelecer uma forte segurança de rede é importante porque seus funcionários muitas vezes não conhecem os riscos do malware. Um estudo da Universidade Friedrich-Alexander cita que, embora 78% das pessoas afirmem estar cientes dos riscos de links desconhecidos em e-mails, 45% clicam neles de qualquer maneira:

Manter os arquivos da sua empresa criptografados e protegidos contra hackers é uma chave importante para manter uma colaboração segura . Não deixe que os projetos ou dados de sua empresa fiquem vulneráveis ​​a ameaças tomando os cuidados necessários para mantê-los seguros.

4. Zonas de sobreposição

Pesquisadores da Universidade de Michigan descobriram que usar o design espacial para encorajar interações não planejadas realmente melhorou o desempenho geral de seus cientistas. Os designers que desejam incentivar a colaboração estão criando as chamadas “zonas de sobreposição”, onde aumenta a oportunidade de interações não planejadas entre os funcionários.

Essas interações não planejadas podem desencadear colaboração e inovação, exatamente o que Steve Jobs tinha em mente quando planejou o design da sede da Pixar:

Jobs transferiu as caixas de correio, as salas de reunião e o refeitório para o átrio para que os roteiristas, artistas e animadores interagissem mais do que de outra forma. A Pixar é um dos melhores exemplos de colaboração no local de trabalho. Obriga os funcionários a se cruzarem com frequência, discutir projetos e compartilhar ideias.

As zonas de sobreposição não precisam ser tão elaboradas quanto a sede da Pixar. Eles podem ser tão simples quanto uma escada compartilhada ou um espaço ao ar livre compartilhado entre vários departamentos. O objetivo é fazer com que os funcionários que não interagem regularmente conversem entre si com mais facilidade.

5. Mesa ativa

O trabalho não é mais como a escola primária, onde regras rígidas determinam quem você senta ao lado. A colaboração no local de trabalho agora está acontecendo em áreas de lazer, sofás e lanchonetes, por exemplo. Novas tendências de trabalho mostraram que você não precisa ficar preso à sua mesa por 8 horas para ser considerado um funcionário produtivo. Entre no hot desking.

O hot desking é uma nova tendência em que os funcionários não têm mais assentos atribuídos obrigatórios. Em vez de uma mesa designada, os funcionários circulam por espaços abertos e públicos. A colaboração moderna no local de trabalho é fluida e incentiva os funcionários a interagir com outras pessoas com quem normalmente não conversam fora de seus departamentos.

Além de aumentar as oportunidades de colaboração, o hot desking economiza dinheiro para as empresas. A empresa de consultoria e design Strategy Plus estima que a utilização do escritório atinge o pico de 42% em um determinado dia. A Condeco, uma empresa de gerenciamento de espaço de trabalho com sede no Reino Unido, descobriu que a maioria das empresas assume que tem uma utilização do espaço de trabalho de 60 a 70%:

O hot desking permite que as empresas removam parte desse excesso de espaço, além de incentivar os funcionários a interagir e colaborar com mais frequência. O dinheiro economizado com o hot desking pode realmente aumentar - pesquisas da Vodafone indicam que a prática poderia economizar £ 34 bilhões por ano para as empresas do Reino Unido (ou $ 43 trilhões).

6. Não se contente com seu software atual

Melhorar o trabalho em equipe e a colaboração no local de trabalho significa buscar constantemente novas soluções para os problemas de sua empresa. Tecnologias como o Google Docs podem tornar sua empresa mais eficiente e melhorar a comunicação entre seus funcionários, equipes e clientes.

O design da página de destino pós-clique é um processo em que a colaboração é essencial, mas os problemas de comunicação podem tornar o esforço ineficiente e demorado. O processo de criação da página de destino pós-clique pode envolver muitas partes interessadas - redatores que escrevem o conteúdo, designers que criam wireframes e personalizam a página, gerentes que supervisionam o processo e clientes que desejam que suas opiniões sejam ouvidas.

Claramente, não é uma maneira perfeita de se comunicar.

Se todos estiverem se comunicando por canais diferentes, isso pode consumir muito tempo e apresentar grandes problemas. O que acontece quando o redator está enviando anexos de e-mail, o gerente de projeto está se comunicando no Slack e o cliente está usando o Google Docs? Você fica frustrado porque não há um local central para comunicação e enfrenta atrasos na publicação.

A solução de colaboração Instapage foi criada para combater esse fluxo de trabalho ineficiente, simplificando o processo de design da página de destino pós-clique. Redatores, editores, gerentes e clientes podem deixar comentários diretamente na página e receber feedback em tempo real.

A plataforma Instapage também permite que os usuários protejam suas páginas com senha e adicionem camadas adicionais de segurança para que apenas alguns tomadores de decisão tenham acesso. Além disso, o feed de comentários permite uma conversa em execução que nem exige que os usuários saiam da plataforma.

7. A videoconferência mantém os trabalhadores remotos engajados

Este ano, a Gallup divulgou uma pesquisa em que 43% dos funcionários americanos passaram pelo menos algum tempo trabalhando remotamente (aumento de 4 pontos percentuais em relação a 2012). Mais funcionários estão fazendo uso de horários flexíveis. As empresas estão contratando mais freelancers que trabalham remotamente para realizar trabalhos especializados com orçamentos mais apertados.

Mas como os funcionários remotos não estão no escritório, muitas vezes eles perdem a linguagem corporal e a comunicação não-verbal. A maior parte da comunicação é não-verbal e os funcionários que não interagem visualmente com seus colegas de trabalho podem se sentir isolados e menos produtivos. É aí que a videoconferência pode preencher essa lacuna.

A pesquisa mostra que a videoconferência pode fazer com que os trabalhadores remotos se sintam mais conectados às suas equipes. A Polycom afirma que as empresas acreditam que a videoconferência oferece benefícios gerais:

• 94% dos entrevistados dizem que aumenta a produtividade
• 87% afirmam que acelera a velocidade da tomada de decisões
• 87% confirmam que reduz significativamente os custos de viagem

Com quantidades crescentes de negócios conduzidos em vários locais e fusos horários, não é de admirar que as plataformas de videoconferência permitam mais colaboração e fluxos de trabalho eficientes.

8. Redução de ineficiências em reuniões

Executivos consideram 67% das reuniões um fracasso. Essas ineficiências estão custando tempo e dinheiro à sua empresa.

A cada ano, as empresas desperdiçam mais de US$ 37 bilhões em reuniões improdutivas. Os gerentes intermediários gastam cerca de um terço de seu tempo em reuniões. Os funcionários gastam até quatro horas por semana apenas se preparando para reuniões de atualização de status:

Conforme o gráfico acima, 15% do tempo coletivo de uma organização é utilizado em reuniões. Esta é uma parte significativa do tempo de uma empresa, e desperdiçá-la reduz a produtividade e as oportunidades de colaboração. As empresas devem considerar problemas como multitarefa e isolamento de trabalhadores remotos, duas coisas que podem causar ineficiências significativas nas reuniões.

A multitarefa é uma das maiores causas de reuniões improdutivas. Com cerca de metade dos funcionários admitindo trabalhar em projetos não relacionados e quase 70% verificando seus e-mails. Trabalhadores remotos geralmente se sentem isolados em teleconferências porque a maior parte da comunicação vem da linguagem corporal e sinais não-verbais que eles não conseguem captar pelo telefone.

As empresas que buscam melhorar a qualidade de suas reuniões devem procurar mantê-las curtas e focadas na redução da multitarefa. Os trabalhadores remotos devem se comunicar por videoconferência sempre que possível. Eles podem captar dicas não-verbais e interagir visualmente com o restante do grupo. Definir expectativas claras e uma agenda antecipadamente pode ajudar a manter todos envolvidos durante o processo.

Comece a melhorar sua colaboração no local de trabalho hoje

Videoconferência, compartilhamento de dados e zonas de sobreposição são apenas algumas maneiras pelas quais as empresas estão adotando medidas para melhorar a colaboração.

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