Quais são os prós e contras de um sistema telefônico baseado em nuvem?

Todas as empresas precisam de um sistema de comunicação eficaz e confiável. Para a maioria das empresas hoje, isso significa um sistema telefônico baseado em nuvem que funciona via Internet.

A flexibilidade e a escalabilidade dos sistemas telefônicos baseados em nuvem os tornam uma escolha atraente para empresas de todos os tamanhos, desde pequenas empresas em trânsito até empresas que administram call centers.

Mas será que é a melhor escolha para o seu negócio?

Nesta postagem, vamos examinar mais de perto os prós e os contras dos telefones baseados em nuvem para ajudá-lo a tomar uma decisão informada.

Mas se você estiver sem tempo, aqui estão todas as informações que você precisa:

O que é um sistema telefônico baseado em nuvem?

Um sistema telefônico baseado em nuvem usa tecnologia Voice over Internet Protocol ( VoIP ) para conectar chamadas telefônicas.

Ao contrário da tecnologia legada, como os telefones fixos, os telefones VoIP não precisam de nenhum hardware ou infraestrutura especial. Não há dependência de redes de fio de cobre para fazer ou receber chamadas como os telefones fixos tradicionais. Tudo que você precisa é de uma conexão de internet de alta velocidade para fazer chamadas VoIP.

Isso torna mais fácil para as empresas começarem a usar sistemas telefônicos baseados em nuvem e desfrutar de vantagens como custos operacionais mensais reduzidos, melhor mobilidade para trabalho remoto e quase nenhuma manutenção.

Vamos nos aprofundar nos benefícios de usar um sistema telefônico baseado em nuvem na próxima seção.

Vantagens de um sistema telefônico baseado em nuvem

A tecnologia em nuvem é cada vez mais a norma, o que proporciona muitos benefícios para as empresas. Da flexibilidade às vantagens do trabalho remoto, esses sistemas estão mudando o modo como os funcionários se conectam, colaboram e se comunicam.

Vejamos as vantagens que tornam os sistemas telefônicos baseados em nuvem uma escolha inteligente para empresas em crescimento.

Custos mais baixos

Os sistemas telefônicos baseados em nuvem são mais econômicos em comparação aos sistemas telefônicos tradicionais.

Em média, um sistema telefônico fixo custa às empresas US$ 50 por linha por mês para chamadas locais ou domésticas. Em contraste, os planos VoIP começam em menos de US$ 20 por linha por mês com chamadas internacionais, videoconferência e muitos outros recursos.

Os sistemas telefônicos em nuvem são uma forma eficaz de reduzir custos de comunicação. Tudo que você precisa é de uma conexão estável com a Internet e um software que habilite recursos de VoIP.

Isso significa que você pode reduzir despesas tradicionais relacionadas ao telefone que, de outra forma, teria incorrido, como:

• Custo de configuração e investimento inicial para Private Branch Exchange ( PBX ) local
• Custos recorrentes de manutenção
• Complementos para recursos como atendentes automáticos, transcrição de correio de voz, enfileiramento de chamadas, etc.

Com o VoIP, você obtém números locais gratuitos, números gratuitos e chamadas internacionais baratas. Um telefone fixo tradicional nunca pode oferecer o mesmo retorno pelo seu investimento.

Melhor confiabilidade e desempenho

Um sistema telefônico baseado em nuvem é uma excelente rede de segurança para o seu plano de continuidade de negócios, especialmente quando algo inesperado, como um desastre natural ou um ataque cibernético, interrompe as operações regulares.

Com um sistema telefônico tradicional baseado em um único local, sua empresa pode enfrentar tempos de inatividade e riscos. Em contraste, um sistema telefônico baseado em nuvem opera a partir de data centers remotos com backup integrado e planos de redundância. Se um data center tiver um problema, outros assumirão o controle sem problemas.

Isso ajuda seu negócio a continuar funcionando perfeitamente e seus clientes não serão afetados. As informações deles também permanecem seguras e prontamente disponíveis para sua equipe, para que você não perca a conectividade.

Os sistemas telefônicos em nuvem podem, portanto, oferecer backup confiável e desempenho consistente, ajudando sua empresa a permanecer funcionando mesmo durante desafios imprevistos.

É também uma escolha mais confiável para as operações comerciais diárias. É menos propenso a interrupções porque há menos pontos críticos que, em caso de falha, impactariam o serviço. Essa confiabilidade o torna uma aposta sólida para atividades normais ininterruptas.

Implementação e configuração mais rápidas

Seu sistema telefônico não deve atrapalhar o crescimento do seu negócio.

Com um sistema telefônico tradicional, adicionar escala pode ser demorado e caro. Para fornecer seu número de telefone a cada novo funcionário, você precisará adicionar novas linhas telefônicas e portas, o que pode levar semanas. Isso é muita produtividade perdida.

Com um sistema telefônico baseado em nuvem, você pode expandir seus negócios a qualquer momento. Ele pode ser dimensionado para acomodar as necessidades crescentes da sua equipe, ao mesmo tempo que mantém todas as comunicações da sua empresa funcionando perfeitamente.

Dica profissional: se você deseja aumentar significativamente a colaboração e a produtividade dos funcionários, tente trocar seus sistemas telefônicos tradicionais por um serviço telefônico virtual !

Consulte também: Compreendendo os meandros das comunicações em nuvem

Menos manutenção

A manutenção é uma sobrecarga desnecessária que pode impactar negativamente a experiência do funcionário. E o esforço e o investimento necessários para a manutenção podem aumentar rapidamente.

Os sistemas telefônicos legados precisam de pelo menos um ou mais indivíduos dedicados a cuidar da manutenção do sistema. A maioria das empresas acaba sobrecarregando suas já sobrecarregadas equipes de TI ou gasta mais dinheiro para contratar prestadores de serviços externos.

Além disso, as empresas não contabilizam o tempo e o esforço despendidos na resolução de avarias e na realização de reparações. Isto não só afeta a produtividade e o moral dos funcionários, como também retarda o crescimento dos negócios.

Em vez disso, ao usar um PBX na nuvem sistema, seu provedor de VoIP lida habilmente com todos esses aborrecimentos. Eles gerenciam o sistema telefônico totalmente fora do local, na nuvem, e garantem um serviço ininterrupto e prioritário.

Além disso, eles fornecem acordos de nível de serviço (SLAs) rigorosos e atendimento ao cliente 24 horas por dia para agilizar a resolução de problemas. E tudo isso sem atrapalhar as tarefas da sua equipe ou a qualidade da comunicação empresarial que seus clientes esperam.

Acesso a recursos robustos de chamada

Os sistemas telefônicos baseados em nuvem oferecem recursos VoIP de última geração que aprimoram a comunicação empresarial. Alguns recursos populares que os proprietários de empresas consideram valiosos incluem:

Claramente, os sistemas telefônicos baseados em nuvem possuem recursos avançados que podem aprimorar suas comunicações comerciais. Além disso, o acesso aos recursos ajuda sua equipe a se comunicar melhor com os clientes, melhorando constantemente a qualidade do atendimento.

Especialmente se você administra um call center , os sistemas telefônicos baseados em nuvem ajudam você a operá-lo com confiança. Você também pode integrar seu sistema telefônico com ferramentas de terceiros, como CRM ou software de contabilidade, construindo um repositório centralizado para sua equipe.

A melhor parte? Um ótimo provedor de serviços permitirá que você adicione novos recursos sem atualizações de hardware, solicitações complicadas ou jargões confusos. Você poderá personalizar seu sistema telefônico em nuvem como e quando precisar, para atender às necessidades de negócios em evolução.

Melhor experiência do cliente

Os clientes de hoje deixaram de ser sensíveis ao preço. Na verdade, eles não se importam em pagar mais por uma excelente experiência do cliente. Além disso, é mais provável que comprem produtos e serviços destas empresas no futuro.

Estatísticas recentes de atendimento ao cliente confirmam isso:

• 42% dos consumidores pagariam mais por uma experiência de atendimento ao cliente amigável e acolhedora.
• 91% dos clientes têm maior probabilidade de fazer outra compra após uma ótima experiência de atendimento ao cliente.
• 68% dos clientes disseram que uma experiência positiva do cliente melhorou significativamente a fidelidade à marca.

Os sistemas telefônicos baseados em nuvem oferecem às empresas maior flexibilidade, escalabilidade e acessibilidade para garantir uma experiência positiva ao cliente.

Os clientes nunca precisam esperar devido ao gerenciamento eficiente do volume de chamadas, que redireciona as chamadas para o próximo membro da equipe de suporte disponível. As informações do cliente prontamente disponíveis para os agentes de atendimento resultam em uma interação mais personalizada, impressionando os clientes.

Além disso, os provedores de telefonia baseados em nuvem também permitem que os agentes de serviço trabalhem em qualquer lugar, fornecendo suporte ininterrupto de forma rápida e eficiente. Afinal, agentes de atendimento ao cliente experientes e satisfeitos geralmente significam clientes satisfeitos!

A velocidade, a qualidade e a percepção da modernidade do atendimento ao cliente podem estar em risco quando as grandes empresas continuam a utilizar linhas fixas tradicionais.

Suporta facilmente trabalho remoto e híbrido

O modelo de trabalho híbrido – alguns dias no escritório e alguns dias de trabalho em casa – é agora o novo normal.

Para as empresas que ainda usam sistemas telefônicos tradicionais, esse é um problema duplo. Primeiro, eles precisam manter a infraestrutura existente no escritório. Em segundo lugar, têm de despender tempo e recursos para capacitar a sua força de trabalho remota .

Isso inclui fornecer aos funcionários as ferramentas certas e todas as informações dos clientes de que precisam para realizar seu trabalho com eficiência.

Os telefones baseados em nuvem são perfeitos para este caso de uso. Os recursos de trabalho remoto estão disponíveis imediatamente, sem uma configuração complicada. Sua equipe pode usar telefones fixos VoIP no escritório e um aplicativo de telefone comercial ao trabalhar em casa. É o melhor dos dois mundos!

Não importa o local de trabalho, todos na sua equipe podem:

• Mantenha o mesmo número de telefone e permaneça acessível a clientes e colegas de trabalho
• Faça e receba chamadas com um aplicativo de softphone VoIP
• Use recursos avançados como encaminhamento de chamadas, correio de voz virtual e gravação de chamadas
• Comunique-se claramente com qualidade de chamada substancialmente melhor graças ao HD Voice

Comunicações unificadas

Os sistemas telefônicos baseados em nuvem facilitam a centralização de todas as comunicações empresariais em uma única plataforma , sem alterar a infraestrutura existente ou a tecnologia de teletrabalho.

Esta solução, conhecida como Comunicações Unificadas como Serviço ( UCaaS ), abrange chamadas telefônicas, videoconferências, mensagens instantâneas, chamadas em conferência e compartilhamento de arquivos.

O UCaaS melhora a produtividade e a colaboração entre funcionários locais e equipes remotas. Todos têm acesso às ferramentas de comunicação relevantes que necessitam para o seu dia a dia.

Os serviços telefônicos em nuvem aceleram a integração dos funcionários e simplificam as reuniões virtuais. Ele remove as barreiras e silos associados aos sistemas de comunicação mais antigos, como os telefones tradicionais, que muitas vezes não possuem nenhum desses recursos avançados.

Desvantagens do sistema telefônico baseado em nuvem

Embora os sistemas telefônicos baseados em nuvem tenham vários contras, nenhuma tecnologia é perfeita. Existem desafios inerentes que podem ser de particular interesse para o seu negócio, tornando os sistemas telefônicos baseados em nuvem menos atraentes como opção.

Aqui estão as possíveis desvantagens de operar seu sistema telefônico comercial inteiramente pela Internet.

Os preços podem aumentar

Os sistemas telefônicos baseados em nuvem hoje geralmente cobram mensalmente por usuário. Com o tempo, esses custos podem aumentar.

Você pode ser cobrado por recursos complementares que nem pretende usar ou incorrer em preços medidos por outros recursos que usa muito. Para as pequenas empresas, os preços das assinaturas podem ser elevados em comparação com a simples utilização das linhas telefónicas tradicionais existentes.

No entanto, a maioria dos sistemas telefônicos baseados em nuvem hoje vem com ferramentas de colaboração integradas. Isso elimina a necessidade de ferramentas de colaboração caras, como Zoom, Slack ou pontes de conferência separadas.

Além disso, você também economiza tempo e dinheiro gastos em suporte de TI, reparando problemas de sistema e garantindo segurança e conformidade, para citar alguns.

Todos esses benefícios podem compensar o custo mensal dos sistemas telefônicos baseados em nuvem, tornando-os mais econômicos do que os telefones tradicionais aparentemente baratos.

Se ainda não tiver certeza de quanto custará o sistema telefônico baseado em nuvem do Nextiva para sua empresa, você pode solicitar um orçamento sem compromisso .

Você precisa de equipamento de rede rápido

Os sistemas telefônicos baseados em nuvem precisam de conexões de Internet de banda larga de alta velocidade.

Os sistemas telefônicos baseados em nuvem usam Wi-Fi para funcionar, mas o Wi-Fi não funciona bem através de paredes. Se o seu escritório não realizou uma auditoria de site sem fio, você poderá ter alguns pontos mortos.

Mas existem soluções fáceis e soluções acessíveis para esse problema. Talvez seja necessário configurar a Qualidade de Serviço ( QoS ) em sua rede para evitar instabilidade .

Para escritórios maiores, considere adicionar uma rede Wi-Fi mesh para máxima velocidade e cobertura.

Não funciona sem uma conexão estável com a Internet

Uma coisa pode fazer ou quebrar todos os benefícios de migrar seu sistema telefônico para a nuvem: sua conexão com a Internet!

Se sua conexão com a Internet falhar, seu sistema telefônico baseado em nuvem poderá parar de funcionar. E, no entanto, uma conexão confiável com a Internet é o único requisito de sistema para sistemas telefônicos baseados em nuvem.

Mas hoje, a Internet estável está em todo lugar! Quase todos os cafés oferecem Wi-Fi forte o suficiente para videochamadas e streaming.

Na última década, a velocidade da Internet aumentou, assim como a sua confiabilidade. Não é incomum ver velocidades de mais de 100 Mbps em casa ou no trabalho. Essa largura de banda pode suportar mais de 1.000 chamadas VoIP de uma só vez!

Se não tiver certeza de quão confiável é sua conexão com a Internet, você pode fazer nosso teste gratuito de capacidade de VoIP para ver se sua rede está pronta para VoIP.

E se o seu ISP falhar, você e sua equipe poderão atender chamadas automaticamente em seus celulares ou encaminhá-las para uma caixa de correio de voz para acompanhamento. Basicamente nunca há um “sinal de ocupado” com VoIP baseado em nuvem.

Se você não tiver outra conexão de internet disponível, ligue para nossa equipe de suporte e nós cuidaremos dessas solicitações urgentes.

Leitura adicional: O que é encaminhamento de chamadas comerciais e como você o configura?

As informações de localização são limitadas para chamadas de emergência

Isso não será um problema para a maioria das pessoas, mas as chamadas telefônicas pela Internet para o 911 não têm necessariamente dados de localização precisos anexados.

Quando as chamadas pela Internet são direcionadas para uma central de atendimento de emergência (conhecida como PSAP), as operadoras podem não saber sua localização ou mesmo seu número de telefone . Por padrão, as chamadas chegam ao PSAP mais próximo com base no endereço do titular da conta.

Para superar isso, atualize o endereço fixo atribuído a cada linha telefônica comercial em seu sistema telefônico em nuvem. Esta configuração é conhecida como Enhanced 911 e é algo com o qual você deve se familiarizar. Quando os funcionários trabalham em casa ou fora do escritório, você deve atualizá-lo imediatamente.

Recomendamos o uso de smartphones para chamadas pela Internet, pois os dados de GPS e a triangulação celular transmitem dados de localização instantaneamente para PSAPs próximos.

Compatibilidade limitada com dispositivos analógicos

Se você adora equipamentos telefônicos tradicionais, como aparelhos de fax, não ficará muito entusiasmado com os sistemas telefônicos em nuvem. Este equipamento estava no seu auge na década de 90, mas hoje o seu tempo é limitado.

Fica complicado se você precisar de conectividade PSTN entre seus sistemas de segurança ou portões; talvez seja necessário usar um adaptador de telefone analógico ou, abreviadamente, um “ATA”. Por outro lado, a conectividade celular para estes serviços também está amplamente disponível com sólida confiabilidade.

Dicas para migrar seu serviço telefônico para a nuvem

Vimos nosso quinhão de sucesso quando as empresas atualizaram para a nuvem . Pode ser um pouco intimidante, mas com um pouco de planejamento você terá muito sucesso.

Mover o sistema telefônico do seu escritório para a nuvem trará benefícios que um telefone fixo tradicional nunca poderá igualar. Os prós simplesmente superam os contras.

Aqui estão alguns itens de ação para que sua migração para a nuvem ocorra sem problemas.

• Planeje com antecedência – Preveja o crescimento da sua empresa, os requisitos de rede, a largura de banda do ISP e o fluxo de trabalho da equipe.
• Aproveite recursos VoIP poderosos – Para aproveitar ao máximo seu sistema telefônico baseado em nuvem, avalie minuciosamente os casos de uso de sua equipe e os recursos integrados que eles mais exigirão.
• Siga as recomendações do seu provedor de VoIP – Ao mudar para um sistema telefônico baseado em nuvem, faça muitas perguntas. Um provedor de serviços confiável dedicará algum tempo para responder às suas perguntas e ajudá-lo a migrar sem problemas.

Ao escolher o seu sistema de comunicação empresarial, há muito em jogo. Os sistemas telefônicos baseados em nuvem fornecem a flexibilidade, a escalabilidade e os recursos certos de que você precisa para um negócio em crescimento.

Mas certifique-se de escolher o parceiro certo em sua jornada para sistemas telefônicos baseados em nuvem. Isso garantirá uma transição tranquila para a nuvem, desempenho otimizado e uma experiência mais positiva para seus clientes e funcionários.