Crie um formulário de admissão de clientes para um sucesso de integração perfeito

Os formulários de admissão de clientes são ferramentas valiosas para validar clientes potenciais e integrar clientes. Se sua agência digital for uma startup, você pode não estar gastando muito tempo na validação e integração ainda, mas à medida que sua agência cresce, o valor de um processo contínuo de captação de clientes se tornará rapidamente aparente.

Comece a integrar clientes de agências de maneira escalonável e repetível. Baixe seu guia passo a passo para integração do cliente hoje mesmo!

Com um formulário de admissão de clientes, você pode esquecer perguntas importantes, perder informações em uma pilha digital de e-mails e outras comunicações e criar um processo de integração complicado para você e seus clientes. Neste artigo, você aprenderá os segredos de como fazer um formulário de captação de clientes impecável que torne seu processo de integração suave como manteiga.

O que é um formulário de admissão de clientes?

Os formulários de captação de clientes são questionários elaborados para reunir todas as informações essenciais exigidas pela sua agência digital. Esses formulários determinam se um cliente é adequado para o seu serviço e para entender melhor suas necessidades no início do seu relacionamento.

Em termos mais simples, um formulário de admissão de clientes é um documento de integração. Hoje em dia, geralmente é um documento digital como um PDF que pode ser preenchido pelos clientes ou um formulário digital interativo que permite aos clientes inserir suas respostas, clicar em próximo e ter seus dados salvos automaticamente, onde vocês dois podem acessá-los facilmente a qualquer momento. . Se você tiver outras partes interessadas, como uma agência de marketing digital de marca branca com a qual tem parceria, elas também deverão poder acessar facilmente o formulário.

Como é a maioria dos formulários de admissão de clientes?

Qualquer que seja o formato do formulário de admissão de clientes, o objetivo básico é coletar informações importantes para os clientes, a fim de tornar o processo de integração tranquilo e contínuo. As especificidades dos formulários de captação de clientes dependerão muito dos serviços que sua agência digital oferece, mas geralmente coletam detalhes de contato do cliente que está sendo integrado e requisitos específicos para o projeto ou serviço desejado.

Como não existe um formulário único que você seja obrigado a usar, a beleza de criar um formulário de captação de clientes para sua agência digital é que você pode personalizá-lo para incluir qualquer informação que o ajude a entender melhor as necessidades e expectativas de seu cliente. Dessa forma, você pode iniciar sua parceria profissional alinhada, na mesma página e livre de falhas de comunicação. O resultado? Um processo de admissão tranquilo, para que você possa se concentrar na prestação de serviços e no aumento da receita da sua agência.

Depois de preencher o formulário, você pode armazená-lo em um local de fácil acesso, como seu CRM. Aqui está uma visão geral de como o nosso funciona:

Componentes essenciais de um formulário de admissão de clientes

Um formulário de captação de clientes bem construído oferece a você, sua equipe e seus colaboradores o entendimento necessário para fornecer soluções personalizadas para seus novos clientes. Certifique-se de que seu formulário de ingestão inclua esses componentes essenciais.

Informações pessoais

Ao integrar um novo cliente, você deseja saber com quem está lidando, como abordá-lo, onde está localizado e outras informações de identificação. A coleta desses dados pessoais é o primeiro passo na construção de um perfil de cliente. Esses campos incluem:

• Nome
• Endereço ou local da empresa
• Detalhes do contato
• Preferência de contato, como telefone, e-mail, SMS ou mensagem instantânea

Informações básicas

Ao iniciar um novo projeto, é sempre útil entender a história do cliente e de onde ele vem. Inclua alguns campos para coletar informações sobre seus desafios, esforços anteriores de marketing digital e pontos problemáticos atuais:

• Histórico de negócios: coisas como anos de negócios, produto ou serviço mais significativo vendido, etc.
• Experiência anterior em marketing: Descubra se o cliente já pagou por serviços de marketing digital no passado ou se tem experiência em DIY. Se pagaram por serviços digitais, conheça a experiência.
• Desafios atuais: Quais são as dificuldades que eles enfrentam em seus dias úteis do ponto de vista do marketing digital?

Detalhes do Projeto

Defina o escopo e os objetivos do projeto fazendo com que seu cliente forneça informações relacionadas a estas áreas:

• Metas: Faça com que seu cliente potencial ou novo cliente descreva claramente o que espera alcançar trabalhando com você. Por exemplo, se eles quiserem construir um novo site, peça-lhes que forneçam detalhes sobre quais recursos o site precisa incluir.
• Cronograma: Qual é o cronograma do cliente para o projeto? Lembre-se de que você não precisa se comprometer com esse cronograma. O objetivo do formulário de admissão de clientes é reunir suas informações e perspectivas, que você pode usar como ponto de partida para conversas posteriores.

Orçamento e recursos

As restrições financeiras e os recursos disponíveis do seu cliente moldarão a viabilidade dos seus projetos, por isso é importante conhecer estes campos desde o início da sua colaboração:

• Orçamento: Descubra quanto seu cliente espera gastar em um determinado projeto ou serviço específico ao longo do tempo. Se eles estiverem interessados ​​em uma variedade de soluções de marketing digital, obtenha deles um amplo orçamento de marketing.
• Recursos : Seu cliente possui recursos que você pode usar em seu projeto? Por exemplo, se estiverem procurando serviços de publicidade digital, eles têm um designer interno com quem desejam que você trabalhe no criativo do anúncio.

Considerações legais

Antes de contratar qualquer novo cliente, é uma boa ideia garantir que suas bases jurídicas estejam cobertas para proteger vocês dois em caso de desacordo, erro ou outra circunstância inesperada. Esses incluem:

• Acordos de confidencialidade: Faça com que seu cliente concorde que informações confidenciais sobre sua agência não serão compartilhadas e, em troca, concorde em manter a confidencialidade de suas informações comerciais.
• Termos e condições: Descreva a relação de trabalho e as expectativas.

Adaptação para necessidades específicas

Dependendo do nicho da sua agência, você pode ter considerações especiais a serem incluídas nos formulários de captação de clientes, como considerações jurídicas especializadas ou questões relevantes do setor. Considere usar seções de projeto adaptáveis ​​em seus formulários de admissão para permitir flexibilidade para uma variedade de estruturas de projeto, especialmente se sua agência oferecer uma ampla gama de ferramentas e serviços.

Como criar um formulário de admissão de clientes

Siga estas instruções passo a passo para garantir que o formulário do seu cliente capture todas as informações de que você precisa para um processo de integração profissional e sem atritos.

1. Determine o propósito e os objetivos do seu formulário

Antes de mergulhar nos detalhes, defina claramente a finalidade e os objetivos do seu formulário de captação de clientes. Esclarecer isso o ajudará a fazer as perguntas certas sem desperdiçar o tempo do cliente. Neste estágio, você pode descobrir que ter algumas opções de formulário de admissão de clientes ou um formulário flexível que acomode diferentes tipos de projetos é o mais apropriado para sua agência.

2. Identifique as informações necessárias

Pergunte a si mesmo quais informações você precisa para começar a fornecer serviços no início de uma parceria com um novo cliente: quais são as perguntas que você normalmente faz aos clientes em potencial ao validar sua adequação ou aos novos clientes ao integrá-los? Pensando em projetos anteriores de clientes, há informações que você teria se beneficiado se tivesse no início do relacionamento? Isso provavelmente incluirá detalhes pessoais ou comerciais, especificações do projeto, alocações orçamentárias e considerações legais.

3. Projete o layout e a estrutura do seu formulário

Todos os pontos de contato com o cliente devem ser visualmente atraentes e agradáveis, e o formulário de admissão do cliente não é diferente. Na verdade, como esta pode ser a primeira interação formal com a sua agência, é especialmente importante transmitir profissionalismo, experiência e uma experiência de usuário positiva.

Divida seu formulário em seções, cada uma abordando uma categoria específica de informação. Use cabeçalhos, subtítulos e marcadores para facilitar a navegação e a compreensão do que está sendo perguntado.

4. Use uma linguagem clara e familiar

Os clientes da sua agência podem não saber nada sobre marketing digital, por isso é fundamental optar por uma linguagem fácil de entender e livre de jargões. Articule claramente o objetivo de cada seção e forneça instruções ou exemplos quando necessário. Isso não apenas torna o preenchimento do cadastro do cliente mais fácil e agradável para ele, mas também ajuda você, pois os usuários têm menos probabilidade de entender mal as perguntas e cometer erros.

5. Teste a usabilidade e eficácia do seu formulário de admissão de clientes

Antes de publicar seu formulário de admissão de clientes, realize testes completos de usabilidade. Certifique-se de que o formulário funcione corretamente, que todas as perguntas sejam claras e que não haja falhas técnicas. Não confie apenas nos testes do usuário: se você criou o formulário, não será o melhor avaliador de sua clareza. Em vez disso, solicite feedback de usuários de amostra que nunca viram o formulário antes.

6. Incorpore elementos de marca

Marque seu formulário de captação de clientes com o logotipo, as cores e a força da marca da sua agência. Como outros pontos de contato, seu formulário é uma oportunidade de reforçar a identidade de sua marca e apresentar uma imagem consistente e profissional aos seus clientes potenciais e potenciais.

Modelo de formulário de captação de clientes para agências de marketing

Use este exemplo de formulário de admissão de clientes como ponto de partida para elaborar o formulário de admissão de sua agência. Sinta-se à vontade para personalizar as seções, movê-las e adicionar perguntas adicionais adaptadas à sua oferta de serviço.

Parte 1: Informações pessoais

O objetivo desta seção é estabelecer uma compreensão do cliente potencial ou cliente, de seu negócio e de seu papel na tomada de decisões.

• Nome: Seu nome e quaisquer apelidos preferidos.
• Empresa: O nome da sua empresa ou organização.
• Função: Sua função no negócio.
• Detalhes de contato: seu número de telefone, endereço de e-mail e método preferido de contato.
• Outras partes interessadas: Alguém mais na sua empresa estará envolvido na tomada de decisões deste projeto? Em caso afirmativo, preencha seu nome, função e detalhes de contato.

Parte 2: Visão geral do negócio

O objetivo desta seção é obter uma compreensão de alto nível do nicho e do cenário competitivo do cliente.

• Indústria: Qual é a sua indústria, nicho ou setor de negócios?
• Concorrentes: Quem são seus principais concorrentes? Como seus negócios se sobrepõem e como eles diferem?
• Público-alvo: Quem é o seu público-alvo? Você tem um perfil de cliente ideal?

Parte 3: Metas e objetivos de marketing

O objetivo desta seção é alinhar sua estratégia ou proposta de projeto aos objetivos do cliente.

• Metas de curto prazo: Quais são seus objetivos imediatos para este projeto ou campanha?
• Metas de longo prazo: quais são as metas de marketing de longo prazo para sua empresa?
• KPIs: há algum KPI ou métrica que seja particularmente importante para você?

Parte 4: Esforços atuais de marketing

O objetivo desta seção é obter uma referência para a estratégia de marketing atual do cliente e entender o que funcionou e o que não funcionou no passado.

• Estratégias atuais: você está fazendo alguma coisa para comercializar seu negócio online agora?
• Plataformas, serviços ou ferramentas usadas: você usa alguma ferramenta ou serviço de marketing ou já os usou no passado?
• Resultados: você está satisfeito com as plataformas, serviços ou ferramentas utilizadas no passado? Você está obtendo resultados com sua estratégia de marketing atual?

Parte 5: Serviços necessários

O objetivo desta seção é compreender o escopo das necessidades do cliente e as restrições do projeto.

• Serviços necessários: Quais serviços você procura ou em qual projeto gostaria que trabalhássemos para o seu negócio? Por exemplo: novo site, SEO, criação de conteúdo, etc.
• Orçamento: Qual é o seu orçamento para cada projeto/serviço?
• Cronograma: Seu projeto precisa ser entregue em uma determinada data?

Parte 6: Jurídico

O objetivo desta seção é estabelecer uma relação de trabalho transparente.

• Acordo de confidencialidade: Revise e assine o acordo anexo.
• Termos e condições: Por favor, revise e assine os termos e condições em anexo.

Parte 7: Notas adicionais

O objetivo desta seção é dar ao cliente a oportunidade de compartilhar qualquer coisa importante que ele acha que foi perdida no formulário de admissão do cliente.

• Informações adicionais: Adicione quaisquer detalhes extras que você gostaria que tivéssemos conhecimento.