Comunicação com o cliente e faturamento simplificados

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A comunicação e o faturamento com o cliente são partes vitais do bem-estar dos negócios, mas aperfeiçoar esses processos não é fácil. Na verdade, 46% das empresas perderam um cliente devido à má comunicação e 77% dos clientes tiveram um problema de faturação que afetou a sua confiança numa empresa.

Se quiser evitar fazer parte dessa estatística, você precisará simplificar ambos os processos. Este guia irá ajudá-lo a seguir os conselhos de Joist e de nossa própria equipe de redatores Flock.

Como simplificar seu processo de faturamento e comunicação com o cliente

Simplificar seu processo de faturamento e comunicação com o cliente pode levar algum tempo e um pouco de reestruturação, mas você se beneficiará com maiores lucros e melhores relacionamentos com os clientes.

Crie uma cultura de faturamento

Criar uma cultura de cobrança é extremamente importante se você deseja que o restante da solução deste artigo funcione para você. Se você criar uma estrutura que permita cobrar taxas e não tiver vergonha de solicitá-las quando necessário, poderá manter seu negócio avançando.

Isso não significa perseguir seus clientes. Joist tem um “enviar lembrete de pagamento” integrado em seu sistema que permite enviar uma solicitação de mensagem educada pré-escrita na fatura.

Isso não apenas simplifica qualquer ida e volta, mas também mostra que você está falando sério. Esses termos contratuais ou multas por atraso não serão ameaçadores se você não destacar sua importância (mais sobre isso mais tarde). Mas para garantir que o acompanhamento seja fornecido, você precisa envolver sua equipe.

Certifique-se de treinar sua equipe sobre como funcionam suas faturas e acompanhamentos. Explique que o pagamento imediato dos clientes equivale a um negócio mais estável e isso é importante para os contracheques dos funcionários.

Discuta o que deve e o que não deve estar nas faturas

As faturas devem ser utilizadas como ferramenta de comunicação e não como um documento separado. Oferecer uma gama não vinculativa do que o cliente pode esperar pode eliminar a confusão e moldar as expectativas.

Na Flock recomendamos utilizar nosso produto para comunicar o que deve e o que não deve constar na fatura, pois isso pode mudar dependendo do cliente. Você pode criar um canal no Flock especificamente para essa finalidade. Em seguida, você pode trocar faturas ou arquivos de faturamento no Flock para seu gerente de projeto ver. Depois de finalizado, você pode enviá-lo ao cliente com confiança.

E se você quiser algumas práticas recomendadas para informações de faturas, aqui estão algumas:

• Se a taxa for fixa, o preço deve ser suficiente
• Se você cobra por hora, discuta o que foi feito nesse período

Quaisquer detalhes como estrutura de taxas, taxas restantes, trabalho fornecido ou complementos extras devem ser discutidos antes do fornecimento da fatura, por meio de seu contrato ou por mensagem escrita.

Escreva um contrato estelar antes de fazer negócios

Um dos maiores problemas que as empresas enfrentam quando se trata de faturamento são as expectativas incompatíveis. Se você já teve um cliente alterando o escopo do projeto ou ficou confuso sobre o motivo de ser cobrado por um item específico, o culpado aqui é a falta de comunicação.

Joist recomenda o envio de uma fatura pró-forma, que é uma cotação ou estimativa preliminar que descreve os bens e serviços que ainda serão fornecidos. Isso pode mostrar aos clientes exatamente o que você pretende fazer e quanto se espera que o cliente pague. No final, isso elimina muita confusão.

No entanto, com 93% das equipes de atendimento ao cliente afirmando que os clientes têm expectativas maiores do que antes, você precisa ser extremamente claro sobre o que está fornecendo por escrito.

Seu contrato é o documento mais importante que você precisa para que todos participem. Use seu contrato para delinear as práticas de cobrança, quem são as partes, suas responsabilidades e funções, o escopo do trabalho, o cronograma recomendado e sua estrutura de taxas.

É do seu interesse orientar seus clientes durante o contrato. Se eles tiverem dúvidas, você poderá respondê-las. Se eles tentarem alterar o escopo, você poderá afirmar que precisará cobrá-los.

Dê opções aos clientes, mas permaneça firme

Toda empresa já teve aquele cliente que concordou verbalmente com seus termos, assinou o contrato e ainda está confuso sobre o que pode ou não fazer. Quer se trate de ignorância ou de comportamento proposital, os resultados são os mesmos: desperdício de tempo e dinheiro para ambas as partes e atrasos enormes.

Quando ocorrem atrasos, o primeiro passo é apelar ao cliente. Se eles não estiverem disponíveis para assinar as decisões, peça-lhes que peçam a um terceiro para fazer isso por eles. Se o horário de cobrança não funcionar para o cliente, pergunte se outro horário funciona melhor. Mas, faça isso apenas uma vez por projeto. Alguns clientes aproveitarão esta oportunidade para pedir mais. Em vez disso, consulte os termos do seu contrato.

Como afirma Joist, você deve absolutamente fazer o que puder para fazer o que é certo para seus clientes, mas não se isso acontecer consistentemente às suas próprias custas. Você ainda tem um negócio para administrar e tem o direito de solicitar multas por atraso ou negar a solicitação de um cliente para estabelecer um relacionamento saudável.

Use software de contabilidade profissional

O faturamento adequado e a gestão do dinheiro andam de mãos dadas. Se quiser prestar atenção à gestão de caixa, gestão de ativos fixos e estoque, que contribuem para um melhor faturamento, você precisará de um software de contabilidade profissional. Mas qual solução você deve escolher?

Nosso artigo: “ O Guia para Ferramentas e Software de Contabilidade para Pequenas Empresas ” pode aconselhá-lo sobre qual software de contabilidade melhor se adapta ao seu negócio. QuickBooks, FreshBooks e Xero são ótimas opções, e não apenas porque cuidam de sua folha de pagamento e compras.

Como o software de contabilidade automatiza um componente-chave do seu negócio, você terá mais tempo para gastar na comunicação e no faturamento com o cliente. O software de contabilidade especializado também pode se conectar ao seu software de faturamento, tornando mais fácil acompanhar o fluxo de caixa da sua empresa.

Para concluir…

Tanto Joist quanto os redatores da Flock entendem o que significa manter processos eficazes de comunicação e cobrança com o cliente. Com este conselho combinado de especialistas, você estará no caminho certo para impressionar seus clientes, reduzindo contas vencidas e aumentando seus resultados financeiros.