Como é realmente o Processo de Gerenciamento de Mudanças? (O Guia Definitivo)

Lembra da Nokia? Com certeza.

Em outubro de 1998, a Nokia ultrapassou a Motorola e se tornou a marca de telefones celulares mais popular do mundo.

De 1995 a 1999, o lucro operacional da Nokia passou de US$ 1 bilhão para mais de US$ 4 bilhões.

Em 2003, o modelo Nokia 1100 tornou -se o celular mais vendido de todos os tempos.

Então, em 2007, o primeiro iPhone foi lançado.

No final de 2007, metade de todos os smartphones vendidos no mundo eram Nokias, enquanto o iPhone da Apple tinha apenas 5% de participação de mercado. O valor de mercado da Nokia caiu mais de 90% em apenas seis anos.

Em 2011, o declínio da Nokia acelerou e a empresa foi comprada pela Microsoft em 2013.

Por quê isso aconteceu?

Eles se recusaram a mudar para melhor.

Tudo isso poderia ter sido evitado com a implementação de um processo de mudança.

Muitas empresas não conseguem atingir todo o seu potencial porque não têm certeza sobre o resultado da mudança. Processos que não estão mais em uso demoram muito tempo ao preço do crescimento.

Agora, você provavelmente está pensando: “ Como posso ter certeza de que não sou uma dessas empresas? ”

Bem, usando a implementação de um processo de gerenciamento de mudanças.

Vamos dar uma olhada.

O que é um processo de gerenciamento de mudanças?

Um processo de gerenciamento de mudanças é um conjunto de estratégias projetadas para garantir uma transição suave de um estado de coisas para outro sem interromper o fluxo de trabalho ou causar danos. Ao implementar a mudança no contexto da empresa, há sempre um processo de gestão da mudança, no entanto, cabe às empresas garantir que seja um processo de sucesso.

Por quê? Porque o cenário de negócios está mudando rapidamente.

No longo prazo, uma empresa que não se adapta às novas demandas torna-se desatualizada e perde.

Pegue a marca de telefone celular Blackberry, por exemplo. Devido ao fracasso em adaptar a tecnologia de tela sensível ao toque, o smartphone outrora dominante, que tinha mais de 80 milhões de usuários em todo o mundo, teve apenas 0,2% de participação de mercado em 2016.

Sem dúvida, a mudança é necessária para a sobrevivência do negócio.

Muitas empresas estão cientes da necessidade de mudança, mas carecem de conhecimento para implementá-la adequadamente. As coisas podem cair nas lacunas do processo, resultando em danos irreparáveis.

O gerenciamento de mudanças organizacionais é um processo de mudança passo a passo que uma empresa usa para garantir que as mudanças em áreas importantes sejam tratadas adequadamente sem afetar as operações. Ética de trabalho, cultura da empresa, procedimentos de negócios, processos internos, operações, hierarquia corporativa são apenas alguns deles.

Como um processo de gerenciamento de mudanças afeta sua empresa?

Um processo de gerenciamento de mudanças bem-sucedido envolve o seguinte:

• Prevenção de acidentes
• Confiabilidade de ativos aprimorada
• Rastreabilidade das alterações
• Avaliação da alternativa

Um processo de gerenciamento de mudanças é sobre o gerenciamento de pessoas.

Considere o seguinte: quem será responsável pela implementação dos novos procedimentos? Seus funcionários e a aceitação ou rejeição do projeto por eles terão impacto em seus resultados.

Uma mudança da norma às vezes pode evocar reações não tão boas das pessoas.

Simplesmente porque têm medo do desconhecido, a maioria dos funcionários prefere fazer as coisas da mesma maneira que sempre fizeram antes de tentar algo novo.

Processos de mudança eficazes inspiram os funcionários mais eficientes .

Portanto, é seu trabalho ajudá-los a superar o medo de fazer a transição gerenciando adequadamente a mudança.

Portanto, o primeiro passo para um processo de gerenciamento de mudanças bem-sucedido é garantir que todos na organização estejam a bordo . Se um indivíduo não entregar, isso tem repercussões em toda a empresa.

Uma estratégia de cima para baixo de fazer mudanças em uma organização por conta própria e depois forçar a nova ordem aos funcionários é ineficaz. Os funcionários podem não rejeitar a mudança diretamente, mas podem hesitar um pouco em pressioná-la.

Lembre-se, as pessoas geralmente têm dificuldade em acreditar no que não entendem.

Portanto, para garantir que cada funcionário entenda o “porquê” por trás da mudança, é essencial que você explique a eles até o último detalhe. Os funcionários que se convencem de que a necessidade de mudança é de suma importância são mais propensos a se envolver ativamente em todas as atividades relevantes, mesmo quando não são obrigados a fazê-lo.

Diferentes tipos de processos de gerenciamento de mudanças

A mudança é uma coisa comum que ocorre em muitos níveis, mas requer uma variedade de técnicas a serem aplicadas para torná-la eficaz.

Gerenciamento de mudanças individuais, gerenciamento de mudanças organizacionais e gerenciamento de mudanças corporativas são três tipos fundamentais de gerenciamento de mudanças, então vamos dar uma olhada em cada um deles com mais detalhes:

Gerenciamento de Mudanças Individuais

O gerenciamento de mudanças individuais aborda as pessoas que são afetadas pela mudança .

Para gerenciar pessoas de forma eficaz, você deve primeiro entendê-las.

Como?

E ao criar uma estratégia psicológica para apelar às emoções de seus funcionários em um nível mais pessoal, você pode atingir esse objetivo.

Gestão de Mudanças Organizacionais

O gerenciamento de mudanças individuais se estende ao gerenciamento de mudanças organizacionais .

Então, você conseguiu atender às necessidades psicológicas de seus funcionários para levá-los a aderir ao seu plano de mudança. Agora é hora de abordar adequadamente os problemas básicos do local de trabalho identificados.

Os processos ou práticas existentes em sua empresa atrapalham o processo de mudança que você está tentando implementar?

Resolva esses problemas primeiro para evitar possíveis obstáculos no processo e arme seus funcionários com as habilidades necessárias para concluir suas novas tarefas com sucesso.

Gerenciamento de Mudanças Empresariais

De cima para baixo, o gerenciamento de mudanças corporativas lida com todos os aspectos da empresa , alguns dos quais são funções, estruturas, processos e procedimentos de liderança e gerenciamento.

Com cada departamento operando independentemente, mas tendo que cooperar para o propósito compartilhado, um problema pode ter um impacto negativo em toda a organização.

Portanto, se você busca um processo ágil de gerenciamento de mudanças, certifique-se de que todos os seus departamentos estejam igualmente envolvidos no processo de mudança e que tudo esteja interligado.

9 etapas essenciais de um processo de gerenciamento de mudanças bem-sucedido

Quando se trata de gerenciamento de mudanças, não existe uma abordagem única para todos.

Embora os fatores que contribuem para a mudança possam variar muito dependendo de uma empresa, o conceito fundamental de um processo de gerenciamento de mudanças bem-sucedido permanece o mesmo.

Aqui estão 9 etapas essenciais para um processo de gerenciamento de mudanças bem-sucedido:

1. Defina seus objetivos

O primeiro passo no processo de gerenciamento de mudanças é determinar seus objetivos finais .

Para estabelecer metas claras e específicas, você precisa entender onde sua empresa está agora e onde você quer que ela esteja no futuro.

Se seu objetivo contradiz a visão de sua empresa, seu processo de gerenciamento de mudanças estará condenado desde o início. Sua empresa pode evoluir com o tempo, mas manter sua visão pode ajudá-lo a manter sua identidade e singularidade.

2. Obtenha a adesão de sua equipe de gerenciamento

Não é uma boa ideia assumir o processo de gerenciamento de mudanças sozinho.

Mesmo que você tenha todas as informações e know-how técnico, você não pode implementar a mudança por conta própria.

Para fazer as coisas acontecerem, você precisará da ajuda de sua equipe de gerenciamento .

Comece descrevendo os problemas mais comuns em sua empresa que o processo de mudança que você deseja implementar irá resolver.

3. Selecione os principais jogadores

Um processo de gerenciamento de mudanças é um empreendimento grande e complexo, que requer o apoio de todos em sua empresa.

Você precisará ter vários atores-chave impulsionando ativamente as mudanças em diferentes departamentos e níveis dentro de sua organização, se quiser que ela tenha sucesso.

Essas pessoas são como gerentes de cada área que supervisionam; eles ajudam a coordenar as operações no nível micro para que tudo possa funcionar sem problemas durante esse período de tempo em que há muita incerteza acontecendo internamente.

Tenha uma conversa honesta com esses indivíduos sobre o que suas funções implicam e certifique-se de que eles estejam prontos antes do pontapé inicial!

4. Comunique sua visão a toda a equipe

A próxima etapa é obter a adesão de todos em sua empresa .

Não é a melhor estratégia forçar todos a aderirem ao plano de mudança só porque você é o chefe.

Quando as pessoas aderem ao seu plano porque compartilham sua visão, é quando você garante os melhores resultados .

Compartilhe sua visão com paixão. Seja receptivo a sugestões, pois os membros da equipe podem ter boas ideias sobre as quais você não tinha pensado.

5. Livre-se dos obstáculos

Agora que você tem todos a bordo, você precisa ter certeza de que não há nenhum obstáculo em seu caminho; caso contrário, sua equipe não poderá ter o melhor desempenho.

• Que procedimentos ou sistemas antigos devem ser eliminados para criar espaço para novos?
• Precisa investir em novos equipamentos para implantar o sistema?
• É necessário que os membros de sua equipe sejam treinados em novas habilidades para concluir tarefas no novo sistema?
• Você precisa reatribuir as funções e deveres dos membros da equipe?

Depois de encontrar as respostas para essas perguntas, você pode remover facilmente os obstáculos do seu processo de mudança.

6. Divida sua meta em marcos

As chances são de que, se o seu objetivo final de mudança for grande ou algo que você nunca tentou antes , pode parecer impossível alcançá-lo.

É por isso que definir pequenos marcos e alcançá-los um a um não apenas tornará a jornada mais agradável, mas também dará a todos os envolvidos uma sensação de realização a cada novo sucesso – o que, por sua vez, alimenta nossa energia para fazer ainda melhor!

7. Prepare-se para vitórias antecipadas

Durante um processo de gerenciamento de mudanças, as primeiras vitórias inspiram os funcionários, motivando-os a trabalhar mais, pois percebem que seus esforços estão valendo a pena. No entanto, quando os esforços iniciais das pessoas parecem uma perda de tempo, o oposto é verdadeiro.

Certifique-se de começar com uma meta alcançável e envolver os membros da equipe que desempenham papéis críticos para alcançar essas metas para obter o máximo de seus esforços.

8. Acompanhe seu progresso

Um processo de gerenciamento de mudanças requer amplo planejamento, coordenação, controle e avaliação .

Para alcançar seu objetivo, todos esses elementos devem estar em harmonia. Por isso, você deve ficar de olho em como as coisas estão progredindo.

Você está levando uma quantidade excessiva de tempo para alcançar seus objetivos? O que está causando o atraso se for esse o caso? Ainda existem obstáculos na sua empresa?

Depois de algumas semanas ou meses, seu entusiasmo e o dos membros de sua equipe provavelmente começarão a desaparecer. Para manter sua equipe motivada, faça reuniões regulares com eles.

Nenhum processo de mudança correu bem sem comunicação frequente.

9. Melhore continuamente

A mudança é um processo sem fim .

Depois de ter alcançado seu objetivo, não fique complacente. Em vez disso, avalie e melhore constantemente seus processos de negócios atuais. Você poderá detectar possíveis gargalos que podem se desenvolver como resultado do novo sistema que está implementando se fizer isso.

Portanto, mantenha o processo de mudança em execução.

Para manter a estabilidade e consistência em toda a organização, incorpore as mudanças que você fez em sua cultura organizacional.

Os desafios comuns de um processo de mudança

Mudanças organizacionais comumente se referem a determinados esforços das organizações para agilizar suas operações ou podem estar relacionadas ao curso de ação em circunstâncias inevitáveis; seja qual for o caso, ele vem com seu próprio conjunto de obstáculos que devemos percorrer para o sucesso.

Vejamos alguns desafios que as empresas geralmente enfrentam ao gerenciar uma mudança que pode ser útil quando você encontra um obstáculo.

Gerenciando várias equipes

Uma única equipe pode não ser suficiente para realizar todas as tarefas necessárias durante o processo de gerenciamento de mudanças. Portanto, várias equipes com responsabilidades diferentes precisarão trabalhar juntas para que as coisas corram bem.

Mas, gerenciar várias equipes pode ser muito desafiador.

Para garantir que tudo corra bem e ninguém caia no esquecimento, crie procedimentos operacionais padrão (SOPs) e use ferramentas eficazes de gerenciamento de mudanças, como listas de verificação e cronogramas de projetos, para que cada pessoa saiba exatamente o que precisa ser feito quando chegar a hora de fazê-lo – não importa quão pequeno seja o papel que eles desempenham!

Gerenciando mudanças crescentes em várias áreas

Uma mudança em um aspecto de sua organização pode ter um impacto nos outros, resultando em uma série de outros problemas a serem resolvidos. Você pode muito bem se encontrar andando em círculos se não for cuidadoso o suficiente.

Para evitar problemas em diferentes áreas, seu processo de gerenciamento de mudanças deve ser completo e consistente em todos os níveis da organização.

Para fazer isso com eficiência, você precisará de um sistema de fluxo de trabalho abrangente que permita que todos os envolvidos no processo de mudança tenham acesso a relatórios de projeto, tarefas atuais e conversas.

Quebra de Comunicação

O processo de gerenciamento de mudanças requer comunicação regular e atualização dos procedimentos de negócios da empresa.

Para minimizar a falha de informações, dados precisos e completos devem ser compartilhados com a equipe regularmente, e a documentação atualizada deve estar sempre disponível para todas as partes envolvidas.

Adote uma ferramenta de fluxo de trabalho que tenha recursos simples de documentação de processos de negócios para que você possa facilmente fazer um registro de cada procedimento e comunicá-lo à sua equipe.

Resistência dos funcionários

É normal que alguns de seus funcionários não estejam entusiasmados com a mudança. A mudança é algo a que as pessoas são naturalmente resistentes.

Indiferença, rejeição, dúvida, neutralidade, experimentação e compromisso são seis fases que compõem a mudança.

Então, como você lida com isso?

Com paciência.

Determine o nível de prontidão dos funcionários e dê a eles tempo suficiente para passar por cada estágio adequadamente.

Corrigindo sistemas de mudança com falha

O gerenciamento de mudanças eficaz envolve seguir os princípios recomendados até o nível, mas o resultado nem sempre pode atender às suas expectativas.

É possível desfazer as alterações feitas?

Sim e não.

Sem uma estratégia de gerenciamento de mudanças bem pensada e uma ferramenta para acompanhar seu trabalho, refazer seus passos pode se tornar uma tarefa difícil.

No entanto, aceitar o fracasso e buscar um processo de mudança melhor é sempre possível e recomendado em momentos de fracasso. Lembre-se: você não perdeu, apenas falhou.

Obtendo aprovações instantâneas

Antes de usar seus novos sistemas, certifique-se de que eles foram exaustivamente testados e aprovados pelas partes relevantes. Dependendo da natureza do seu negócio, a avaliação pode ser realizada por funcionários internos ou externos.

O melhor método para manter suas operações de negócios em execução é automatizar o processo de aprovação. Um sistema de fluxo de trabalho eficiente pode alertar os funcionários sobre aprovações pendentes e lembrá-los até que as aprovações sejam concluídas.

Aqui estão artigos adicionais sobre gerenciamento de mudanças:

1- O que é o Modelo de Gestão de Mudanças 7-S da McKinsey e como usá-lo

2- O que é o Modelo de Gerenciamento de Mudanças em 8 Etapas da Kotter (Tudo o que você precisa saber)

Conclusão

Reconhecer a necessidade de mudança e colocá-la em ação no momento certo é fundamental para a sobrevivência e o desenvolvimento do negócio. A incapacidade de se adaptar às mudanças nas demandas da empresa pode resultar em você perder terreno para a concorrência, e tenho certeza de que isso é algo que você não gostaria que acontecesse.

Lembre-se, a mudança pode ser difícil, mas com um bom processo de gerenciamento de mudanças, pode ser muito mais fácil!

perguntas frequentes

O que é um processo de gerenciamento de mudanças?

Um processo de gerenciamento de mudanças é um conjunto de estratégias projetadas para garantir uma transição suave de um estado de coisas para outro sem interromper o fluxo de trabalho ou causar danos.

Quais são os diferentes tipos de gerenciamento de mudanças?

Gerenciamento de mudanças individuais, gerenciamento de mudanças organizacionais e gerenciamento de mudanças corporativas são três tipos fundamentais de gerenciamento de mudanças.

Por que fazer um diagnóstico é uma parte crítica de um plano de gerenciamento de mudanças?

O objetivo de um diagnóstico é descobrir problemas e determinar as razões de sua ocorrência para que a gestão possa encontrar soluções.