Gerenciamento de mudanças em projetos de software: como fazer certo

Aqui está uma aposta segura: pelo menos uma vez, ao gerenciar um projeto de software complexo, seus requisitos, equipe de desenvolvimento ou até mesmo recursos de repente viram de cabeça para baixo, forçando você a introduzir mudanças abruptas ou redefinir todo o projeto. Soa familiar?

Como a mudança é a única constante nesses projetos compostos de longo prazo, você precisa estar totalmente preparado para quaisquer mudanças que possam surgir em seu caminho.

Você pode evitar mudanças repentinas em projetos de software? Como você deve gerenciar as mudanças necessárias? Este artigo lhe dará as respostas para suas perguntas mais urgentes!

O que exatamente é o gerenciamento de mudanças em projetos de software?

O gerenciamento de mudanças em projetos de software é o processo de transição do estado atual defeituoso para o estado melhorado .

Parece muito complicado? Vejamos este exemplo simples que lhe dará uma visão geral de como funciona na prática. Imagine que você está gerenciando um projeto de software complexo. Você tem tudo planejado, o projeto corre sem problemas e nada fica no seu caminho. Parece um cenário perfeito, certo? Em algum momento, os stakeholders decidem implementar uma nova solução tecnológica inovadora que não foi discutida anteriormente. Esse novo requisito força você a fazer imensas mudanças em seu projeto e virar tudo de cabeça para baixo.

É aí que as estratégias de gerenciamento de mudanças entram em ação. Seguindo o processo de mudança perfeitamente definido, a transição do estado atual (aquele antes que os stakeholders mencionados acima decidiram implementar a nova solução tecnológica) para o estado futuro (aquele com a nova solução implementada) pode ser feita com facilidade .

Mudanças em projetos de desenvolvimento de software podem ser introduzidas por vários motivos. Eles podem ocorrer especialmente quando:

• Os requisitos do projeto mudaram.
• Alguns bugs precisam ser corrigidos.
• Alguns membros da equipe deixaram o projeto.
• Sua empresa foi reorganizada.
• As demandas do mercado mudaram.
• O desempenho do projeto requer algumas melhorias.

Mudanças em projetos de software podem ser evitadas?

A verdade feia é que muito provavelmente ao gerenciar um projeto de desenvolvimento de software, você não poderá evitar introduzir algumas mudanças mais ou menos avançadas. Mas acredite, isso não é uma coisa tão ruim em muitos casos. Muito pelo contrário – às vezes as mudanças podem levar o projeto adiante e aumentar as chances de seu sucesso .

Veja como as mudanças (se gerenciadas cuidadosamente) podem beneficiar um projeto:

• Redução de custos : Às vezes, as mudanças necessárias podem levar a uma gestão de despesas mais eficiente, resultando em maior lucratividade.
• Melhor desempenho : As mudanças podem impactar positivamente a produtividade da equipe e resultar em uma melhor qualidade de seu trabalho.
• Abordagem inovadora : As mudanças incentivam a inovação que em projetos de software significa principalmente a introdução de novas melhorias tecnológicas e soluções orientadas para o futuro.
• Melhor ajuste do produto ao mercado : as necessidades do mercado estão mudando de forma relativamente rápida, apresentando riscos para projetos de longo prazo. Para manter seu projeto de software adaptado ao mercado, algumas mudanças podem ser necessárias.

Tipos de gerenciamento de mudanças

O gerenciamento de mudanças pode vir de várias formas e surgir por razões totalmente diferentes. No entanto, vários tipos são mais prováveis ​​de ocorrer ao gerenciar projetos complexos de desenvolvimento de software. Estes são:

• Mudança antecipatória : ocorre quando sabemos de antemão que uma certa mudança ou série de mudanças está prestes a acontecer. Essas mudanças planejadas são significativamente mais fáceis de implementar, pois aqui o gerente de projeto tem tempo para lidar com a situação esperada.
• Mudança incremental : As mudanças em projetos que acontecem com relativa frequência e gradualmente. Eles não envolvem mudanças imensas que viram todo o projeto de cabeça para baixo. Em vez disso, as mudanças são introduzidas progressivamente e muitas vezes podem não ser perceptíveis à primeira vista.
• Mudança de emergência (ou urgente) : As mudanças que precisam ser introduzidas imediatamente. Caso contrário, o projeto pode se tornar um fracasso ou sua execução pode ser impossível.
• Mudança reativa : Mudanças que ocorrem devido a um evento ou uma série de eventos. Muitas vezes acontecem quando menos se espera. Por esse motivo, as mudanças reativas são particularmente difíceis de gerenciar, pois, na maioria dos casos, não podem ser planejadas com antecedência.
• Mudança estratégica : Envolvem toda a organização e resultam das decisões da gestão C-level.

Processo de gerenciamento de mudanças em 5 etapas

Você já aprendeu o que é gerenciamento de mudanças, como ele pode elevar seu projeto e quais tipos de mudanças você pode enfrentar. Agora é hora de colocar a teoria em prática e descobrir como criar um plano de gerenciamento de mudanças passo a passo perfeito.

Mas fique atento: cada projeto de software é único, e o processo de gerenciamento de mudanças pode diferir caso a caso . O plano apresentado abaixo pode lhe dar uma ideia geral de como introduzir mudanças do início ao fim. No entanto, você ainda pode ajustá-lo livremente às necessidades do seu projeto.

1. Solicitação de alteração

Para que uma mudança em um projeto ocorra, alguém precisa solicitá-la. Ou seja, um membro do projeto, alguém da sua organização ou mesmo o cliente identifica a necessidade de uma determinada mudança.

É importante ressaltar que a solicitação de mudança deve ser apoiada por algo e ter algum propósito explícito. Pode ser uma mudança na estrutura da equipe ou modificações para melhorar o desempenho de um produto digital. Neste ponto, uma pessoa que solicita uma mudança deve preparar uma lista de riscos potenciais, resultados esperados e áreas afetadas pela mudança.

Evite fazer alterações desnecessárias em um projeto de software a todo custo. Pode fazer mais mal do que bem, causando caos e confusão geral. E isso é algo que você definitivamente deve evitar!

2. Revisão da solicitação de alteração

Nesta fase, um gerente de projeto, um stakeholder ou um gerente de produto (dependendo de sua estrutura organizacional) analisa a solicitação de mudança e decide se essa iniciativa será introduzida ou rejeitada.

Aqui, vale a pena se fazer perguntas como:

• Vale a pena introduzir a mudança?
• Como essa mudança afetará o projeto: sua equipe, processo de entrega e desempenho geral?
• A mudança fará uma imensa diferença ou seus efeitos serão menores e não afetarão significativamente o projeto?
• A mudança pode causar riscos ou efeitos colaterais?

Você também é aconselhado a discutir isso com sua equipe de software antes de tomar a decisão. Dessa forma, você pode ter certeza de que todos compartilham sua opinião.

3. Alterar plano

Uma vez que todos estão a bordo com você e a decisão foi tomada, é hora do processo de planejamento. Nesta etapa, os tomadores de decisão são obrigados a preparar um plano detalhado de gerenciamento de mudanças. Deve incluir as informações de maior impacto, como requisitos, cronograma, orçamento e resultados esperados . É importante ressaltar que no plano de gerenciamento de mudanças é crucial indicar as possíveis maneiras de se retirar da mudança, se necessário.

Mais importante, tenha em mente que todos os tomadores de decisão também devem revisar este plano , então não se esqueça de pedir sua aprovação!

4. Implementação da mudança

Você criou um plano detalhado, sabe tudo sobre o quê, o como e o porquê. Agora você pode começar a trabalhar, ou seja, implementar a mudança.

Durante o processo de implementação, nunca se esqueça de manter a documentação constantemente atualizada. Dessa forma, você acompanhará o progresso e manterá tudo sob controle.

5. Revisão e relatórios de alterações

E por último mas não menos importante…

Uma vez que a mudança está sendo implementada, você precisa revisá-la e, se tudo correr bem, você pode encerrar o processo de mudança.

Na etapa final, você também deve preparar o relatório apresentando todo o processo e, principalmente, os efeitos da mudança implementada . Portanto, inclua todos os detalhes sobre se a mudança foi um grande sucesso ou um fracasso sombrio, qual foi o orçamento geral e quanto tempo levou para introduzir a mudança.

Gerencie mudanças em seu projeto com facilidade!

Quer você queira ou não, as mudanças são essenciais para qualquer projeto em grande escala. A parte triste é que você não pode evitá-los, mas a parte boa é que você pode se preparar para eles.

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É por isso que é bom implementar uma estratégia de gerenciamento de mudanças bem definida no início do seu projeto. Com ele, qualquer obstáculo que possa surgir ao longo de todo o ciclo de vida do projeto não causará nenhum dano.