5 exemplos de gerenciamento de mudanças em SaaS para inspirar você

Eles dizem que não há nada permanente, exceto a mudança. Mas só porque a mudança é constante não significa que todos gostem ou possam se adaptar facilmente.

Por exemplo, você pode introduzir um novo aplicativo apenas para descobrir que seus funcionários ainda estão usando o antigo. Ou talvez eles tenham encontrado uma alternativa melhor do que aquela que você apresentou.

Ambas as situações são prováveis. Mas passar por uma transformação ou um processo de gerenciamento de mudanças não precisa terminar em fracasso.

Este artigo discutirá as empresas de SaaS que implementaram com sucesso iniciativas de gerenciamento de mudanças para mostrar o que funciona (e o que não funciona) e como você pode adotar os ensinamentos no ambiente econômico acelerado de hoje.

O que é gestão de mudanças e por que ela é importante?

O gerenciamento de mudanças é como as organizações orientam os processos de mudança do início ao fim, incluindo planejamento e implementação. É uma abordagem sistemática para apoiar funcionários e equipes durante uma transição que envolve novas ferramentas, iniciativas ou processos.

As pessoas são naturalmente resistentes a mudanças. De acordo com um estudo de pesquisa, apenas 38% das pessoas estão abertas a deixar sua zona de conforto quando se deparam com uma mudança. Os 68% restantes sentem imediatamente medo e desconforto.  

Você deve estar preparado para lidar com o mesmo se planeja mudar ou modificar seus processos organizacionais existentes. Pense em implementar novas tecnologias ou priorizar um novo mercado. Caso contrário, é provável que você encontre barreiras sem um gerenciamento adequado.

Lembre-se, um processo de transformação só terá sucesso se as pessoas o abraçarem e estiverem prontas para se esforçar para fazer a transição. O gerenciamento de mudanças é fundamental para planejar e testar mudanças e implementar, documentar e avaliar seus efeitos para garantir que seu pessoal esteja de acordo com a nova maneira de fazer as coisas.

Desafios para a gestão da mudança

O gerenciamento de mudanças pode ser muito desafiador, especialmente em grandes organizações. É útil entender alguns dos erros comumente enfrentados pelos líderes de negócios para que você possa melhorar sua estratégia de mudança. Aqui estão alguns desafios comuns para gerenciar a mudança organizacional:

1. Falta de comunicação eficaz

Um dos principais componentes para efetuar um processo de gerenciamento de mudanças bem-sucedido é a comunicação.

A comunicação constante é necessária durante todo o ciclo de mudança para que os funcionários entendam por que a mudança deve acontecer e como isso os afeta. A falha em comunicar adequadamente as mudanças pretendidas torna o gerenciamento de mudanças mais difícil de implementar, levando a especulações e rumores.

2. Resistência dos funcionários

Às vezes, os funcionários podem se recusar a aceitar mudanças por causa de sua resistência natural à mudança. Isso é comum porque a mudança pode resultar em trabalho extra indesejado. Os líderes organizacionais podem lidar com a resistência por meio de transparência, planejamento e paciência.

3. Gestão eficaz de recursos

A gestão de recursos, que envolve lidar com os ativos financeiros, humanos, informativos, tangíveis e intangíveis que facilitarão o processo de mudança, pode ser difícil na implementação da mudança.

4. Medo e conflitos

Uma das consequências da mudança é o conflito não intencional entre os trabalhadores devido à incerteza e ao medo que ela traz. É crucial intervir e mitigar quaisquer problemas a tempo e encontrar uma solução que integre as contribuições dos funcionários.

5. Apoio de liderança ruim

Sem o apoio da liderança para inspirar sua força de trabalho a adotar a mudança cultural, as iniciativas de mudança podem estar mortas à chegada. A liderança deve estabelecer um precedente para a mudança e gradualmente envolver todos.

6. Planejamento e integração inadequados

O planejamento inadequado pode levar a retrocessos nas atividades de gerenciamento de mudanças.

Deve haver um plano bem definido para cada processo de gerenciamento de mudanças, que inclua cronogramas para medir cada marco de mudança. Fornecer treinamento detalhado e integração do usuário em SaaS ao adicionar novas ferramentas à sua pilha de tecnologia, por exemplo, familiariza os funcionários com o software, garantindo que eles o usem ao realizar seu trabalho.

5 Exemplos de gestão de mudanças em SaaS

Para garantir uma gestão de mudanças bem-sucedida, as equipes de alto desempenho em tecnologia desenvolvem abordagens e estratégias que atendem às necessidades de todos, especialmente daqueles afetados pela mudança.

A boa notícia é que você pode usá-los como inspiração. Aqui estão cinco empresas de SaaS que conseguiram implementar uma gestão de mudanças bem-sucedida em seus negócios:

1. Netflix

A Netflix manteve seu sucesso como um serviço de streaming online, reinventando-se continuamente de acordo com as mudanças tecnológicas, regulamentações e desejos do consumidor.

Durante os primeiros anos de operação da empresa, já em 1997, seu modelo de negócios era oferecer aos consumidores assinaturas mensais de filmes a serem enviados para as casas dos consumidores. Mas com as mudanças significativas na tecnologia e nas demandas dos consumidores por conteúdo OTT, a Netflix mudou seu modelo de negócios ao lançar um serviço de streaming online em 2007.

A competição rapidamente se seguiu com outros serviços de streaming online, como Hulu, Amazon Prime Video e redes de televisão a cabo. Para manter sua participação no mercado e aumentar sua base de clientes, a Netflix começou a produzir conteúdo exclusivo na forma de séries originais e documentários com atores populares.

“Temos um único objetivo, que é 'Ser bem-sucedido no streaming'. Se fizermos isso, é um home run.”

– CEO da Netflix, Reed Hastings

A série de mudanças significativas evidenciadas ao longo da existência da empresa só seria possível com uma efetiva gestão da mudança.

A Netflix conseguiu isso por meio de uma mudança de cultura organizacional sem precedentes baseada na comunicação aberta e honesta com todos os níveis de funcionários e em todos os aspectos da função da empresa. No início, sua gestão de mudanças teve um começo difícil, levando a uma queda de 77% nos estoques em quatro meses. Mas a Netflix permaneceu comprometida com a mudança e continuou a despejar recursos em seu streaming online e programação original.

Em 2017, a Netflix tinha o maior número total de assinantes entre todas as empresas de TV a cabo dos Estados Unidos. Seus assinantes cresceram de 23 milhões em 2011 para 139 milhões em 2018.

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2. Atlassian

A Atlassian é uma empresa de software de colaboração que fornece soluções de fluxo de trabalho para as equipes de uma organização.

Duas vezes por ano, os funcionários avaliavam a si mesmos e os gerentes avaliavam os membros da equipe para obter a classificação final de desempenho diretamente vinculada ao bônus. Esse estilo de revisão causava interrupções e os funcionários as temiam.

Em 2011, a Atlassian decidiu reformular seu processo de gerenciamento de desempenho, pois o sistema de revisão não estava dando os resultados pretendidos. Criou um modelo mais contínuo em que gerentes e funcionários tinham discussões de desempenho 1:1 uma vez por mês.

Essa mudança não ocorreu apenas em um aspecto do gerenciamento de desempenho, mas em todo o processo, com a Atlassian introduzindo um novo sistema de gerenciamento de desempenho para treinar o treinamento e a tecnologia adequados dos funcionários.

A iniciativa de gerenciamento de mudanças da Atlassian nasceu da observação de que o processo de revisão atual era ineficaz.

Esse nível de transparência e comunicação serve como a base de qualquer processo bem-sucedido de gerenciamento de mudanças. Os funcionários aceitarão a mudança com o mínimo de resistência se se sentirem consultados e bem informados.

3. Google

No início dos anos 2000, o Google dominava muitos projetos de alta tecnologia e estava lidando com diferentes tipos de projetos, desde veículos inteligentes e tecnologia vestível até casas inteligentes.

Embora os projetos estivessem todos conectados, o Google estava se tornando uma entidade grande demais para ser gerenciada. Então, para tornar cada um dos projetos mais fácil de gerenciar e dimensionar, o cofundador Larry Page dividiu o Google em diferentes empresas, colocando-as sob um guarda-chuva chamado Alphabet.

“Fundamentalmente, acreditamos que isso nos permite mais escala de gestão, pois podemos executar coisas de forma independente que não estão muito relacionadas. A Alphabet é sobre negócios que prosperam por meio de líderes fortes e independência.”

– CEO da Alphabet, Larry Page

O que levou Page a liderar essa iniciativa de gerenciamento de mudanças foi a visão de que a reorganização do Google libertaria seus funcionários, permitindo que eles se concentrassem de forma mais produtiva em sua própria missão sem se preocupar com o Google em sua totalidade.

E todos nós sabemos como ficou bom para o Google, não é?

4. Maçã

A Apple é uma das maiores e mais inovadoras empresas de tecnologia do mercado. É uma empresa que passa por constantes transformações para atender o ambiente de mercado em constante mudança e as exigências dos consumidores.

Lançar novos produtos no mercado sempre exigiu mudanças tecnológicas dentro da organização. O CEO da Apple na época, Steve Jobs, liderou o processo de gerenciamento de mudanças, introduzindo estratégias específicas para preparar a empresa para a produção de novos produtos.

Esse processo de mudança foi realizado dentro do departamento técnico e também nos departamentos de finanças, design e marketing.

Como um líder comprometido, Jobs usou a comunicação adequada para direcionar a necessidade de mudança e projetar estratégias precisas que evitassem falhas ou projetos ruins. Ele morreu em 2011, mas deixou para trás uma empresa transformada, com estruturas e valores definidos para um futuro próspero.

5.Microsoft

Em 2020, a Microsoft queria impulsionar a adoção de uma solução moderna de relatórios de inteligência de negócios conhecida como MSX Insights (MSXi). A MSXi alinha as principais métricas das equipes financeiras, vendedores, gerentes, operações e líderes da empresa da Microsoft.

Essa alteração foi necessária porque os relatórios de cada equipe usavam fontes de dados diferentes anteriormente, levando à duplicação de esforços e privacidade de dados e risco de conformidade. A empresa queria uma maneira comum e padronizada de analisar os dados, analisando os insights de negócios.

Mas convencer os usuários a mudar para o MSXi não seria fácil.

Então, como eles abordaram esse gerenciamento de mudanças?

“Implementamos as melhores práticas de gerenciamento de mudanças da Prosci, incluindo o valioso modelo ADKAR. O ADKAR descreve cinco aspectos importantes da mudança: Conscientização, Desejo, Conhecimento, Habilidade e Reforço,”

– Rudy Neirynck, Microsoft

A Microsoft adotou um modelo de gerenciamento de mudanças que forneceu informações sobre onde concentrar recursos para incentivar a mudança de comportamento desejada. Isso pode gerar o desejo de descobrir o que a solução MSXi tem e que valor ela pode trazer para a empresa.

O resultado final? A Microsoft tem hoje mais de 30.000 usuários de sua plataforma de inteligência de negócios em 95 países.

Mude as estratégias de gerenciamento para manter seu negócio estável durante a transição

Embora o processo de gerenciamento de mudanças possa ser bastante desafiador, causando diferentes níveis de estresse para todos os envolvidos, essas estratégias podem ajudá-lo a implementar uma mudança organizacional bem-sucedida:

1. Desenvolva um plano de gerenciamento de mudanças

A execução de qualquer mudança importante em sua organização requer planejamento. Esse plano deve abordar:

• O escopo da mudança
• Quando a mudança seria totalmente implementada
• Quem é responsável por cada implantação do plano
• O que os funcionários e gerentes precisam
• Uma análise da prontidão da força de trabalho para a mudança

Ao cobrir esses aspectos em seu plano de gerenciamento de mudanças, você pode evitar alguns desafios que as organizações enfrentam e garantir que seu projeto de mudança não caia no esquecimento.

2. Aplique honestidade e transparência

Para manter seu negócio estável durante qualquer transição, você deve ser honesto e transparente com sua força de trabalho. A maioria dos trabalhadores não se sente confortável com as mudanças. Portanto, ser transparente em todas as etapas do processo de gerenciamento de mudanças ajudará você a criar confiança e garantir uma transição tranquila.

3. Invista nas ferramentas certas

Como parte de suas estratégias de gerenciamento de mudanças, você deve identificar as ferramentas de gerenciamento de mudanças que podem apoiar seu planejamento, comunicação, treinamento e suporte, gerenciamento de dados e análise.

Use ferramentas que permitem acompanhar seus esforços de mudança, para que você não precise lidar com problemas evitáveis.

4. Aborde a resistência por meio de uma comunicação eficaz

A chave para superar a resistência é a comunicação frequente e adequada. Os trabalhadores assumem o pior sobre como a mudança afetará seus empregos quando há falta de comunicação. Você pode evitar isso abordando quaisquer problemas desde o início.

5. Estabeleça líderes de mudança

Se você deseja liderar uma iniciativa adequada de gerenciamento de mudanças, estabeleça líderes de mudança que possam ajudar a motivar a equipe a avançar na transição. Os líderes podem ser uma mistura de funcionários de diferentes departamentos afetados pela mudança e podem influenciar opiniões.

6. Obtenha feedback constante

Obter feedback de seus funcionários é uma excelente maneira de melhorar seu processo de gerenciamento de mudanças. Também abordará quaisquer preocupações ou resistências e envolverá os funcionários no processo de mudança.

7. Forneça suporte contínuo

A mudança não é instantânea. Requer uma série de repetições para que as pessoas se adaptem à nova rotina ou processo. Ao fornecer suporte contínuo, que inclui orientação pessoal e na tela, você garante que seus funcionários continuem e permaneçam alinhados com suas iniciativas de mudança.

Elimine pushbacks com Userguiding

A má comunicação é indiscutivelmente a razão mais importante pela qual as pessoas rejeitam a mudança em uma organização. Felizmente, você pode eliminar essas resistências explicando aos seus funcionários por que está conduzindo uma mudança em sua organização e explicando o produto que está prestes a lançar.

Investir em gerenciamento de mudanças é um caminho comprovado para o sucesso do projeto. Com o uso de ferramentas de gerenciamento de mudanças, você pode fornecer treinamento, criar bases de conhecimento e acompanhar o progresso de suas iniciativas de mudança para tornar a transição rápida e bem-sucedida.

Por exemplo, você pode usar o UserGuiding para fornecer uma experiência de integração interativa aos novos sistemas que acompanham a mudança, ajudando seus funcionários a adotar o processo de mudança. Além do mais, a ferramenta não requer codificação desde a criação até a integração e a manutenção e é tão simples quanto arrastar e soltar.

Leve o UserGuiding para dar uma volta hoje.