Como categorizar seu trabalho e apresentá-lo aos clientes

Embora todos nós tenhamos maneiras de categorizar nossas tarefas e como as programamos a cada novo projeto, chega o momento em que precisamos apresentar o progresso ao cliente. Na maioria das vezes, criamos relatórios com base nos dados que acreditamos que eles desejam ver. No entanto, estamos prestes a mostrar como algumas mudanças simples em sua abordagem de relatórios podem trazer imenso valor para ambas as partes, além de aumentar a satisfação do cliente e melhorar suas chances de retorno.

Converse com cada novo cliente

Você precisa descobrir que tipo de informação eles valorizam. Isso é para garantir que seu relacionamento com eles permaneça relevante e que ambos saibam o que esperar um do outro. Os bônus adicionados incluem:

• Objetivos mais claros;
• Ter uma ideia de como seu cliente é como empresário;
• Saber que tipo de relatórios eles gostam e negociar prazos;
• Transparência com estimativas de tempo e despesas.

Quanto mais informações você trocar, mais preparado você estará para quando realmente precisar montar um relatório. Haverá pouca ou nenhuma dúvida, pois você saberá quais informações eles desejam ver.

Certifique-se de gravar esta reunião (com a permissão do cliente, é claro) ou fazer anotações extensas. Ele torna a categorização de informações e relatórios tão fáceis quanto pintar por números.

Como categorizar seu trabalho

Quando você categoriza seu trabalho, isso reflete sua produtividade e como você lida com as tarefas. No entanto, ao relatar, esteja preparado para perguntas do cliente para explicar essas decisões. A maioria dos relatórios conta com vários métodos de categorização.

Categorizando por prioridade

A prioridade é um dos métodos mais frequentes. Funciona tanto para clientes quanto para empreiteiros porque o tempo é essencial para cada projeto. Quando tudo está no prazo, você economiza o dinheiro do cliente, ajuda sua própria produtividade e mantém o relacionamento comercial funcionando sem problemas.

Determine quais aspectos do projeto são mais importantes. Por exemplo, como escritor, se um cliente me der um conjunto de tópicos para trabalhar, eu discerniria se eles precisam principalmente de pesquisa, entrevistas, fichas técnicas ou algo completamente diferente. Porque o tipo de texto e seus objetivos determinarão que tipo de preparação preciso fazer. Um artigo baseado em entrevistas requer coordenação com outras pessoas, então eu provavelmente colocaria isso como meu primeiro objetivo e organizaria as tarefas em torno dele.

Da mesma forma, eu explicaria meu plano e decisões ao cliente e como minha estratégia ajuda o projeto a longo prazo.

Categorizando por tipo de tarefa ou tecnologia usada

O próximo método baseia-se no detalhamento do projeto. Depois de ter os objetivos maiores dissecados em etapas menores, você pode começar a agrupá-los em diferentes tipos. Por exemplo: pesquisa, design, revisão, feedback, etc.

Além disso, os tipos de tarefas podem incluir diferentes plataformas ou softwares. Os gerentes de mídia social podem categorizar seu trabalho pela plataforma que usam para promover uma campanha. E eles podem rastrear o tempo gasto em cada um, para depois apresentar ao cliente. Com base em seu próprio raciocínio e estratégia, a pessoa pode explicar melhor como o projeto está indo e quais escolhas foram feitas para melhor impulsioná-lo.

Categorizando por estimativas de tempo

Quando o projeto é dividido em tarefas, você já pode estar fazendo estimativas de tempo mental para a maioria delas. Assim, outro método de categorizar o trabalho é pelo tempo necessário para terminá-lo.

Embora esse método seja mais útil para sua programação diária, ele também pode fornecer algumas informações úteis para o cliente. Há algum benefício em usar essa categorização, pois as estimativas de tempo são um ótimo indicador de como os recursos e as finanças são gastos (importante para os clientes). Por exemplo, em Clockify , você pode definir estimativas de tempo para cada tarefa que você faz:

E depois compare os tempos estimados e os tempos reais rastreados. A partir daí, você pode gerar um relatório do cliente apenas com as informações essenciais.

Fonte: Faça estimativas precisas de tempo de trabalho

O Clockify possui um sistema de relatórios robusto que pode ajudar a facilitar o rastreamento de estimativas de projetos e sua apresentação.

Categorizando por níveis de dificuldade/energia

Este último pode soar um pouco estranho. Como você categoriza o trabalho por níveis de energia?

Bem, quando você divide o trabalho que aceitou, é provável que mude as tarefas em sua agenda, dependendo da sua produtividade durante o dia. Para mim, a manhã começa com tarefas mais fáceis e verificação de e-mail na primeira hora, e depois passo para as mais difíceis até a hora do almoço.

Você naturalmente mudará as tarefas que exigem mais foco, esforço ou pesquisa para as horas mais produtivas do seu dia. Seja pela manhã, tarde ou noite. Embora os clientes que solicitarão esse tipo de detalhamento sejam realmente raros, o insight pode ser útil ao relatar:

• Se você perceber que não cumprirá o prazo, é bom usar essa categorização para ajudar o cliente a ver o trabalho pela sua perspectiva. Em vez de simplesmente dizer “as tarefas consomem mais energia, então decidi reorganizar os prazos” e esperar que eles aceitem sua palavra, você realmente tem dados para respaldá-la;
• As informações coletadas são extremamente úteis para você também estudar seu próprio fluxo de trabalho;
• Ele revela a progressão geral do projeto e a proporção de tarefas difíceis versus fáceis.

Agora que cobrimos diferentes caminhos para lidar com o trabalho em si, vamos dar uma olhada em quando você deve se reportar aos clientes.

Quando reportar aos clientes

Felizmente, os clientes arrogantes estão lentamente se tornando uma coisa do passado. Com as novas gerações vêm mais profissionais dispostos a ouvir e negociar. No entanto, eles também exigem total transparência e justiça em troca. É por isso que o processo de relatório quase sempre será uma questão de negociações entre você e eles.

Negociação do cronograma de relatórios

Existem dois tipos de clientes – aqueles que gostam de ter alguma supervisão (saudável) sobre o projeto

• Clientes sem preferências de relacionamento – tenham um modelo pronto para eles na primeira reunião. Mesmo quando eles dizem que não se importam (ou não têm tempo para planejar) reuniões com você, seria muito profissional oferecer a eles um cronograma.

Aproveite o tempo para criar um cronograma de modelo que você possa usar em casos como esses. As probabilidades são de que o cliente estará mais disposto a participar do agendamento quando tiver uma base para iniciá-los.

Aqui está um exemplo de como esse modelo pode ficar:

É claro que sua programação de relatórios e os tipos de relatórios variam em relação a este exemplo. O calendário deve ser feito de acordo com o setor em que você trabalha, como seu cliente trabalha e, o mais importante, como você aborda o projeto.

• Clientes com preferências de relacionamento – pergunte a eles sobre suas expectativas e certifique-se de declarar claramente seu processo de trabalho e práticas usuais de relatórios. Encontre um terreno comum que funcione para ambas as partes. Alguns clientes, por exemplo, não têm tempo para ler e-mails e preferem ter uma chamada compartilhada de 15 minutos, para que possam dar feedback imediatamente.

Apresentações iniciais e finais

Com isso, queremos dizer as reuniões que você tem no início e no final do projeto.

Quando você se encontra pela primeira vez, você e o cliente podem discutir taxas, despesas, prazos e metas com mais detalhes. No entanto, é bom dar continuidade a essa reunião depois de alguns dias ou uma semana com um relatório do projeto apresentando todos esses detalhes. É uma maneira de garantir que você está na mesma página e garantir ao cliente que o trabalho já começou. Este relatório “inicial” pode incluir:

• Layout geral do projeto;
• Categorizações de tarefas;
• Avaliação inicial de despesas e tempo, etc.

No entanto, mantenha as informações gerais – não vá para tarefas individuais ou suas avaliações de tempo para cada uma. O cliente preferirá ver essas avaliações para as tarefas e metas abrangentes, em vez de seu plano de segunda-feira hora a hora. Esses devem ser deixados para os check-ins mais frequentes.

Check-ins

Os check-ins são suas atualizações regulares do projeto. Na tabela de exemplo acima, o relatório de segunda-feira e o de sexta-feira alternada seriam considerados check-ins.

É importante notar que, mesmo que não haja nada de especial para relatar, você deve fazê-lo. Você deve informar o cliente sobre como o projeto está progredindo, mesmo que a semana tenha ocorrido sem intercorrências. Podemos compará-lo ao feedback – enquanto trabalhava em uma empresa, perguntei ao nosso chefe de departamento como posso saber se estou fazendo um bom trabalho. Tudo o que ele disse foi:

“Se você não for, alguém vai apontar para você. Desde que ninguém diga nada, você está indo muito bem”.

No começo, não tive nenhum problema com isso, pois esperar feedback parecia egocêntrico da minha parte. No entanto, logo me vi tenso de vez em quando, imaginando quando o feedback ruim viria. Da mesma forma, você deve relatar, mesmo com as informações mais básicas durante semanas lentas. Se você relatar apenas quando houver atrasos no prazo ou problemas no projeto, o cliente pode acabar com medo de ver seu e-mail na caixa de entrada.

Quando você deve agendar check-ins (dependendo do tipo de projeto):

• Semanalmente;
• Duas vezes por semana ou duas vezes por mês;
• Mensal (check-in de maior alcance).

Escusado será dizer que seus relatórios devem ser elaborados de acordo com a frequência de check-in. Informações mais curtas e diretas funcionam melhor para check-ins semanais, para economizar tempo e energia para você e para o cliente. Atenha-se aos e-mails e, se necessário, às ligações muito curtas (até 15 minutos).

Categorização e apresentação em etapas fáceis

Além do rastreamento de tempo, prestamos muita atenção aos relatórios de cobrança do cliente no Clockify . Como o rastreamento digital de horas se tornou a fonte mais confiável de confiança e transparência entre clientes e contratados, os relatórios tornaram-se fáceis, detalhados e versáteis conforme você precisa.

Especificar categorias usando campos personalizados

No Clockify , você pode fazer relatórios sem complicações graças aos campos personalizados . Essas são caixas de texto opcionais em cada tarefa, que permitem especificar exatamente o que você está rastreando. Os campos personalizados permitem inserir: texto, números, links, códigos, localizações,… Eles ainda oferecem a opção de inserir despesas, caso essa tarefa em particular as tenha.

Um campo personalizado no Clockify

Acompanhar o tempo

Esta é a carne e as batatas do processo de relatório.

Uma vez categorizado, seu tempo de trabalho precisa ser rastreado para cada tarefa em cada categoria. E se você fez estimativas, estará a apenas um clique de compará-las com o tempo real que levou para terminar tudo.

Acompanhamento de estimativas de progresso do projeto no Clockify.

Formule um relatório

Atualmente, os rastreadores digitais de tempo estão equipados com um enorme conjunto de recursos que podem fornecer aos seus relatórios o maior número possível de camadas. Eles podem ser simples ou detalhados, ou resumir apenas pontos importantes.

Relatórios como o acima levam a totalidade das horas rastreadas e permitem que você escolha o que deseja apresentar, a qualquer momento. Por exemplo, se você estiver fazendo um check-in após vários meses de trabalho e estiver fornecendo um relatório semanal, um cliente pode perguntar sobre o andamento geral do projeto, apenas para verificar alguns números.

Com um relatório sincronizado como este, você pode acessar facilmente essas informações. Simplesmente alternando de uma aba para outra, dependendo do que o cliente pede. Ele permite que você se adapte ao fluxo da reunião e raramente será “colocado no local” por não ter os dados necessários à mão.

Apresente o relatório

Se possível, pergunte ao seu cliente na reunião inicial como eles querem que seus relatórios sejam entregues e apresentados. Alguns preferem slides reais, enquanto outros querem planilhas ou gráficos do Excel. Eles também mudarão dependendo da frequência e da natureza do relatório.

Descubra o que funciona melhor para eles e tente manter um formato. No entanto, certifique-se de ter gráficos e tabelas à mão, pois eles são a representação visual mais fácil de seguir.

Para resumir

Os relatórios de clientes não precisam ser o lado bicho-papão do seu trabalho. Muita confusão e mal-entendidos podem ser evitados simplesmente categorizando seu trabalho com base nos fundamentos que ambas as partes concordaram. A partir de então, tudo o que você precisa fazer é controlar o tempo e deixar o software gerar os relatórios apropriados para você. Programe horários para relatar chamadas e e-mails e cumpra-os, mesmo que haja pouco ou nada de novo para apresentar. A relação cliente-contratante é baseada na transparência, que software como este pode proporcionar?