Seja um comprador informado: entendendo o verdadeiro custo do software empresarial
Publicados: 2022-05-07Não é só você—o orçamento para software de negócios é complicado. Estamos aqui para quebrar isso.
NOTA: Este artigo destina-se a informar nossos leitores sobre preocupações relacionadas a negócios nos Estados Unidos. Não se destina de forma alguma a fornecer aconselhamento financeiro ou a endossar um curso de ação específico. Para aconselhamento sobre sua situação específica, consulte seu contador ou consultor financeiro.
Em um mundo ideal, comprar software seria tão simples quanto comprar quase todo o resto. Há um preço definido, você paga e pronto - você possui o software!
Se você começou a pesquisar diferentes opções de software para o seu negócio, já sabe que não é tão simples assim. Os fornecedores de software não apenas empregam modelos de preços drasticamente diferentes, como também enterram custos adicionais inerentes à propriedade e operação de seu sistema.
De acordo com uma pesquisa da Capterra de 2019 sobre tendências de compra de software em pequenas empresas, o medo de que os custos excedam o orçamento é a principal barreira interna para investir em software empresarial. A menos que você conheça o verdadeiro custo de possuir software, o risco de ultrapassar o orçamento é muito real.
(Para evitar ultrapassar o orçamento, confira nossa calculadora de custo total de propriedade aqui.)
Aqui, vamos detalhar os cinco principais componentes que compõem o custo total de possuir um software de negócios. O objetivo? Para esclarecer os custos de software para que você possa se sentir confiante em sua decisão de compra de software.
Clique em um link abaixo para ir direto para essa seção:
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Componente de custo nº 1: A própria licença de software -
Componente de custo nº 2: Hardware -
Componente de custo nº 3: Implementação -
Componente de custo nº 4: Treinamento -
Componente de custo nº 5: Suporte
Componente de custo nº 1: A própria licença de software
A licença de software – o custo para realmente possuir e usar o software – tem a dupla honra de ser uma parte significativa do preço do software e um custo difícil de definir definitivamente devido à forma como pode variar drasticamente ao longo do tempo à medida que você escala seus negócios.
Existem dois modelos principais de preços de licença de software que você encontrará: preço perpétuo e preço de assinatura.
Com preços perpétuos , você paga um preço adiantado para possuir o software indefinidamente (ou seja, em perpetuidade , daí o nome). Esse modelo de preço existe há mais tempo e é normalmente usado para software implantado “on-premise”, o que significa que é baixado e armazenado em um computador ou servidor local em sua empresa.
H&R Block é um exemplo de preço perpétuo. Você pode comprar este software de preparação de impostos para pequenas empresas por uma taxa única de $ 89,95.
Com o preço da assinatura , você paga uma taxa de assinatura mensal ou anual para usar o software. Se você parar de pagar ou não renovar seu contrato, perderá a capacidade de usar o software. Esse modelo de preços é mais recente, mais popular e frequentemente usado para software implantado por meio da nuvem (esse modelo de implantação também é chamado de “Software-as-a-Service” ou “SaaS”). Isso significa que está hospedado nos próprios servidores do fornecedor do software e acessado pelos clientes pela Internet.
Tenha em mente:
Os fornecedores de software geralmente oferecem a opção de fazer uma assinatura mensal ou anual, sendo a opção anual mais barata no geral para atrair você para um contrato mais longo. Esse custo mais baixo não é um dado, no entanto. Faça as contas para ver qual cronograma de pagamento é mais barato para sua situação.
O Basecamp é um exemplo de preço fixo de assinatura. Você pode adquirir este sistema de gerenciamento de projetos por US$ 99/mês.
Existem três outros tipos de preços de assinatura que você também pode encontrar, com taxas que variam com base em diferentes fatores: preço baseado em consumo, tamanho e usuário.
- O preço baseado no consumo vincula sua taxa de assinatura ao quanto você realmente usa o software ou seus serviços associados. A Cheddar, uma plataforma de cobrança, usa preços baseados no consumo, cobrando US$ 99/mês mais uma taxa baseada em quantas transações são feitas pelo sistema.
- Os preços baseados em tamanho vinculam sua taxa de assinatura ao tamanho de sua organização, como quantos funcionários ou clientes você tem. WebHR, uma plataforma de software para departamentos de RH, usa preços baseados em tamanho. Para uma empresa com 150 funcionários, o WebHR cobra US$ 1,85 por funcionário, por mês.
- O preço baseado no usuário vincula sua taxa de assinatura a quantas pessoas você tem usando o software. Onshape, software de design de engenharia, usa preços baseados no usuário; seu plano “Profissional” custa US$ 2.100 por usuário, por ano.
Tenha em mente:
É importante entender a diferença entre preços de usuários nomeados e preços de usuários simultâneos . Com preços de usuário nomeado, cada usuário tem seu próprio login e todos os usuários podem usar o software simultaneamente. Com o preço de usuário simultâneo, você obtém um número fixo de logins que qualquer pessoa pode usar, mas apenas esse número fixo pode ser conectado ao mesmo tempo.
Se você tiver uma equipe de 20 pessoas que precisarão usar o software de uma só vez, você deve optar pelo preço de usuário nomeado para 20 usuários. Se, no entanto, apenas cinco de seus 20 precisarem usar o software ao mesmo tempo, pode ser mais barato selecionar preços de usuário simultâneos para cinco usuários.
Na maioria dos casos, suas mãos estarão atadas ao modelo de precificação de software que você escolher. É raro que os fornecedores de software ofereçam opções perpétuas e de assinatura para seus produtos.
Ainda assim, onde você tem a escolha, ou se estiver comparando um produto perpétuo com um produto de assinatura, pese os prós e os contras de cada um para determinar qual modelo é melhor para o seu negócio.
Componente de custo nº 2: Hardware
Por mais óbvio que seja, ainda é importante levar em conta o custo do hardware para executar o software que você compra. Isso é especialmente importante para implantações no local, que podem exigir não apenas a compra de um servidor para hospedar o software, mas também novos dispositivos que usam o sistema operacional correto. Em outras palavras: se você usa Macs, mas o software que deseja é apenas para Windows, esse é um custo significativo a ser contabilizado.
Por serem acessíveis por meio de um navegador da Web, as implantações de SaaS oferecem muito mais flexibilidade de hardware. Computadores, tablets ou smartphones funcionarão. As empresas também podem economizar dinheiro em hardware, permitindo que os funcionários tragam seus próprios dispositivos de casa (embora isso deva ser combinado com uma política abrangente de BYOD (traga seu próprio dispositivo) para reduzir as vulnerabilidades de TI).
Certas categorias de software também exigirão compras de hardware adicionais. Os sistemas de atendimento biométrico, por exemplo, usam a impressão digital de uma pessoa ou outro identificador exclusivo para garantir que alguém seja quem afirma ser. Essas plataformas exigem hardware especializado para registrar a biometria com precisão.
uAttend vende relógios de ponto compatíveis com seu software em seu site ( Fonte )
Alguns fornecedores podem exigir que você use o hardware associado com o software ou você pode ter a liberdade de fazer compras.
Componente de custo nº 3: Implementação
Os fornecedores podem cobrar uma taxa única no momento da compra para implementar o software e colocá-lo em funcionamento em sua empresa. Além da instalação e configuração básicas, os custos de implementação também podem cobrir necessidades como:
- Personalizando o software
- Migração de dados de sistemas anteriores
- Integração com sistemas atuais
Se você mesmo puder lidar com a implementação do software, os fornecedores poderão dispensar esse custo. Por exemplo, Odoo, uma plataforma de planejamento de recursos empresariais (ERP), oferece uma opção de implementação de autoatendimento gratuita juntamente com opções pagas, se você precisar de assistência.
Opções de implementação do Odoo ( Source )
Uma regra geral é que os sistemas locais custam mais para implementar do que os baseados em nuvem. Sistemas mais complexos custam mais para implementar do que aplicativos básicos também.
Em alguns casos, você pode gastar tanto (se não mais) na implementação do que a licença de software real. Pergunte aos fornecedores sobre os detalhes de suas opções de implementação e taxas para orçar de acordo.
Componente de custo nº 4: Treinamento
Embora o custo de uma licença de software normalmente inclua acesso a guias de ajuda e fóruns de suporte, os fornecedores também podem cobrar uma taxa separada e opcional para treinamento adicional. Dependendo da complexidade do software escolhido e da importância dele para o seu negócio, esse treinamento pode ser um investimento que vale a pena para que seus funcionários possam se familiarizar rapidamente com a plataforma.
O treinamento pode ser ministrado em uma variedade de formatos, que variam em custo:
- Enviando funcionários para um site de treinamento de fornecedores
- Trazendo um treinador para sua empresa
- Sessões virtuais de webinars
- Cursos de e-learning em ritmo próprio
Os fornecedores de software de alto nível também podem oferecer certificações que os usuários podem obter para mostrar que estão familiarizados com a plataforma. A Salesforce, por exemplo, oferece uma variedade de certificações que custam entre US$ 200 e US$ 6.000.
Uma lista de certificações de administrador do Salesforce ( Fonte )
Seja qual for a opção de treinamento que você preferir, certifique-se de fazer um orçamento não apenas para usuários iniciais, mas também para novos contratados que terão que aprender o sistema no futuro.
Componente de custo nº 5: Suporte
Às vezes, incluído no custo da licença, o suporte contínuo também pode ser uma cobrança separada que cobre manutenção, atualizações e até formas premium de atendimento ao cliente.
Por exemplo, os clientes da Adobe têm a opção de participar do Programa de Manutenção e Suporte Adobe Platinum, que oferece suporte prioritário ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana, por uma taxa anual de cerca de 20% do custo da licença.
O suporte também pode incluir opções de consultoria, que combinam você com um representante de conta para se reunir regularmente para analisar as metas e como obter o máximo valor do software. O HubSpot, um sistema de marketing, oferece quatro opções diferentes de consultoria que variam de US$ 400 a US$ 1.600 por mês.
Opções de consultoria da HubSpot ( Fonte )
Dependendo dos serviços de suporte que eles oferecem, seu fornecedor pode assumir alguns encargos administrativos significativos que você não pode lidar (por exemplo, alguns fornecedores de software de folha de pagamento podem lidar com as necessidades de folha de pagamento de sua empresa para você).
Pese o custo de concluir essas tarefas internamente em relação à terceirização para um fornecedor de software.
Dicas finais para economizar em software
O preço do software nunca é tão simples quanto parece no site de um fornecedor. Os custos ocultos são excessivos e, a menos que você os leve em conta, você se verá ultrapassando seu orçamento de software.
Compreender todos os elementos que compõem o verdadeiro custo do software de negócios o ajudará a preparar e manter os custos sob controle.
Essas dicas finais podem reduzir ainda mais seu preço geral:
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Observação: os fornecedores de software mencionados neste artigo foram selecionados apenas para ilustrar vários modelos de preços de software e não se destinam a endossos ou recomendações. Essas estratégias de preços não são exclusivas dessas empresas e são oferecidas por vários outros fornecedores de software.
Informações sobre a pesquisa de tendências de compra de software para pequenas empresas de 2019 do Capterra
A Capterra realizou esta pesquisa de setembro a outubro de 2019 entre 129 líderes de pequenas e médias empresas sediadas nos EUA. As empresas foram selecionadas por tamanho para aquelas com 2 a 249 funcionários e receita anual em toda a empresa de menos de US$ 100 milhões. Eles foram obrigados a comprar pelo menos um software por US$ 5.000 ou mais, nos últimos doze meses. Os entrevistados também precisavam ser pelo menos gerentes de escritório, influenciando as decisões de compra de software em suas organizações.