6 hacks de produtividade de analistas de inteligência de negócios para melhorar o fluxo de trabalho

Quer ser um analista de business intelligence mais produtivo?

Você ainda está lendo, então a resposta é clara: Sim.

Existem duas maneiras de você fazer isso:

Você pode ser pego no que eu chamo de “moedor do Google”, procurando inutilmente por dicas acionáveis ​​enquanto desce a toca do coelho do País das Maravilhas que é o conteúdo online. Este não é o melhor uso do seu tempo, no entanto.

Alternativamente, você pode realmente ser produtivo... e leia este artigo, onde estou apresentando seis maneiras simples de melhorar sua produtividade esta semana.

1. Crie tabelas de fatos para Excel

Ryan Farley, CEO da LawnStarter, diz que os analistas de inteligência de negócios de sua empresa têm uma maneira interessante de reduzir o tempo que passam no Excel:

“ Algo que eu diria que é mais uma prática recomendada – mas certamente economiza muito tempo e esforço – é investir tempo para criar o que chamamos de 'tabelas de fatos'. Essas tabelas de fatos podem ser conjuntos de dados criados usando sua ferramenta de BI, visualizações SQL ou tabelas SQL. Mas a premissa básica é que 80% do seu trabalho em BI virá de 20% das mesmas fontes de dados. Exemplos para nós da LawnStarter são nosso tráfego na web por meio de inscrição, nossos clientes ativos mensais e nossa segmentação de clientes. Usamos tanto essas coisas que fazia sentido criar fontes de dados que qualquer pessoa pudesse conectar diretamente, para que eles não precisassem disputar dados brutos e, segundo, para garantir que todos analisassem, digamos, usuários ativos mensais , tem a garantia de estar olhando para usuários ativos mensais. Além disso, isso permite que pessoas menos experientes tenham confiança em seus resultados.”

A sugestão de Farley é um ótimo exemplo de externalizar sua memória criando listas de informações facilmente utilizáveis, que é outra ótima maneira de ser produtivo.

2. Externalize sua memória com listas

Para ser mais produtivo, você precisa liberar o máximo possível de sua energia mental. Uma ótima maneira de fazer isso é externalizar sua própria memória.

Em vez de fazer com que seus lobos frontais façam o trabalho de lembrar, coloque todas as suas tarefas em uma lista de tarefas. Isso liberará seu cérebro para se concentrar no que precisa ser feito no momento, em vez de em todas as coisas que precisam ser feitas naquele dia.

Em seu livro “The Organized Mind”, Daniel Levitin explica como as listas de tarefas são facilitadoras da produtividade: seus lobos frontais. Então você pode dar um passo para trás e olhar para sua lista do ponto de vista de um observador e não se deixar levar pelo que há de mais recente e mais alto em sua cabeça.”

Ao externalizar sua memória em um bloco de papel ou um documento do Word, você está liberando seu cérebro para dar uma olhada crítica e imparcial no problema em questão.

Além disso, não se esqueça de priorizar.

3. Escolha um sistema organizacional e cumpra-o

Se as listas de tarefas são pedaços pequenos de memória externa do tamanho de kilobytes, os sistemas organizacionais são como plataformas de software inteiras para o seu cérebro. Se você não tem um sistema organizacional, definitivamente arranje um.

Levitin recomenda escolher um sistema que já existe. Portanto, se você estiver com problemas para organizar seus arquivos, mantenha-o simples e use a ordem alfabética. Ou você pode escolher um sistema organizacional existente e bem-sucedido, como os “Recursos Críticos” que o Gartner usa para estruturar seus Quadrantes Mágicos (conteúdo completo disponível para clientes do Gartner).

Se você é um superdotado, sempre pode criar um sistema um pouco diferente, como Thomas Jefferson, que catalogou toda a sua biblioteca em três categorias: história, filosofia e artes plásticas. (Na linguagem do século 18, a ciência – computadores incluídos – teria sido incluída na “filosofia”.)

Ele teve a ideia de seu herói, Francis Bacon.

Se você tem um sistema organizacional (suponho que a maioria de vocês tem), mantenha-o e torne-o a espinha dorsal de tudo o que você faz no trabalho. O cérebro é projetado para organizar as coisas em categorias, portanto, manter suas coisas organizadas mantém seu mundo exterior em uma forma que seu cérebro gosta e pode digerir facilmente.

Zak Cocos, vice-presidente de crescimento da LawnStarter, tem um ótimo exemplo de criação de um sistema organizado para maior produtividade:

“Um problema com o qual estávamos nos deparando era com várias fontes de verdade definidas pelas próprias consultas SQL de todos que respondiam a perguntas semelhantes. Para resolver isso e nos tornarmos mais produtivos respondendo perguntas com dados, criamos um git repo com consultas de 'fontes de verdade' (que às vezes até definem views ou tabelas de resumo). Isso nos deu alguns benefícios: 1. Ter todas essas consultas em um só lugar nos deixa muito mais confiantes nos dados e análises que produzimos.2. Nossas consultas agora são controladas por versão, para que você possa ver seu histórico e progresso ao longo do tempo.3. Como as consultas são públicas, há uma discussão maior e atenção aos detalhes sobre sua precisão. Essa simples mudança tornou nosso BI mais preciso, eficaz e produtivo!”

4. Volte para a natureza

De acordo com um estudo da Universidade de Michigan, você pode melhorar sua produtividade em até 20%, apenas dando um passeio no parque.

Por qualquer motivo, fazer a coisa de Thoreau por alguns minutos pode melhorar sua memória e atenção. Os participantes do estudo fizeram uma caminhada de 20 minutos por um arboreto e descobriram que seu desempenho mental melhorou. Uma caminhada semelhante em ambiente urbano não teve esse efeito.

Quão poderoso é o efeito da natureza na mente? O suficiente para que os sujeitos de teste que olharam para uma foto da natureza por dez minutos tivessem um desempenho melhor do que os sujeitos que deram outro passeio urbano. Uma pausa de 10 minutos com um livro de mesa de café de, digamos, Parques Nacionais, que você pode obter em uma biblioteca, pode valer mais do que navegar em uma rua movimentada da cidade.

Agora você é 20% mais produtivo.

5. Entre no modo devaneio

Com isso, não quero dizer “planeje suas próximas férias”. “Dreaming” aqui se refere ao que Marcus Raichle chama de “modo padrão”. É um estado em que as ideias podem entrar e sair de sua cabeça, e “nenhum pensamento único está exigindo uma resposta”.

O modo padrão é o oposto da atenção consciente. Toda vez que sua mente vagueia, ela entra no modo padrão.

Então, como o modo padrão torna você mais produtivo? Ele permite que você identifique conexões que não existem de outra forma. O modo padrão “é marcado pelo fluxo de conexões entre ideias e pensamentos díspares e uma relativa falta de barreiras entre sentidos e conceitos”, segundo Levitin.

Considere organizar alguns períodos do seu dia em blocos que lhe permitam sonhar acordado assim. Faça o que for preciso para chegar a esse estado, especialmente quando estiver tentando encontrar a resposta para um problema particularmente difícil. Eu costumo sair da minha mesa para fazer isso. Seja qual for o motivo, mudar onde estou me ajuda a mudar minha forma de pensar. A propensão do modo padrão para criar conexões pode fornecer uma solução de um lugar que você nem considerou.

6. Bloqueie períodos de 52 minutos

Aparentemente, o número mágico da produtividade é 52… e 17.

Em um estudo do Grupo Draugiem, esses são os intervalos de trabalho e descanso utilizados pelo grupo de pessoas mais produtivo em um estudo de produtividade no local de trabalho. As pessoas que fazem períodos de 52 minutos de trabalho, seguidos de pausas de 17 minutos, são aparentemente mais produtivas.

Levitin concorda: “Tarefas difíceis se beneficiam de um período sustentado de concentração de cinquenta minutos ou mais, devido à quantidade de tempo que seu cérebro leva para se estabelecer e manter um estado de foco”.

Se você deseja entrar nesse estado de devaneio, considere experimentar pedaços de 50 minutos de trabalho. Isso permitirá que você tenha tempo suficiente para entrar no modo padrão e maximizar ainda mais sua produtividade.

Hacks de produtividade que você usou como analista de inteligência de negócios?

Tem algum grande hack de produtividade? Se assim for, eu adoraria ouvir sobre eles! Quanto mais você compartilhar, mais outros leitores se beneficiarão de maneiras de fazer mais em menos tempo.

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