Fique por dentro da prevenção de fraudes nos negócios, observando essas 6 bandeiras vermelhas
Publicados: 2022-05-07A fraude comercial pode custar à sua empresa mais de US$ 350.000. Nenhuma empresa pode pagar por isso, e é por isso que você precisa ficar atento a esses sinais de alerta.
NOTA: Este artigo destina-se a informar nossos leitores sobre preocupações relacionadas a negócios nos Estados Unidos. Não se destina de forma alguma a fornecer aconselhamento jurídico ou a endossar um curso de ação específico. Para aconselhamento sobre sua situação específica, consulte seu advogado.
Em "Ocean's Eleven", quase uma dúzia de vigaristas combinam sua inteligência, habilidades acrobáticas e carros legais para roubar um cassino de maneira extravagante. O dono do cassino só desvenda o intrincado esquema logo depois que os anti-heróis fugiram com milhões.
A boa notícia para a maioria dos líderes empresariais, no entanto, é que, se sua empresa for roubada, as evidências serão muito mais fáceis de descobrir usando seu software de contabilidade e mantendo-se atento a alguns sinais de alerta.
A prevenção de fraudes nos negócios é realmente tão importante?
O desfalque de negócios é um grande problema.
A Hiscox, fornecedora global de seguros especializados, entrevistou 200 profissionais de contabilidade e finanças dos EUA que trabalharam em uma empresa onde ocorreu desfalque para seu Estudo de Desvio Hiscox de 2018. Esse estudo descobriu que o caso médio de peculato durou mais de dois anos e custou às empresas envolvidas uma média de mais de US$ 350.000, mas que mais de 50% das empresas finalmente recuperaram menos de um terço do que foi levado.
Não estamos falando de alguns blocos de notas adesivas e marcadores permanentes. A Association of Certified Fraud Examiners descobriu que 22% dos casos de fraude causaram perdas superiores a US$ 1 milhão. O desfalque pode assumir a forma de tudo, desde desvios de potes de gorjetas até fraudes complexas na folha de pagamento. E esses números refletem casos conhecidos , sem contabilizar situações em que o desfalque nunca foi descoberto.
As técnicas de desfalque mais comuns, de acordo com um estudo da Hiscox
A fraude comercial pode ser especialmente devastadora para pequenas empresas, para as quais os problemas de fluxo de caixa são a principal causa de fechamento de negócios. E quanto menor o negócio, mais devastadora a fraude pode ser.
Um caso de peculato de US$ 100.000 pode levar a litígios desagradáveis para uma grande corporação, mas pode ser incapacitante para uma loja familiar. Os líderes de pequenas empresas geralmente têm menos experiência em administrar uma empresa do que os líderes de empresas de médio e grande porte, e os funcionários de pequenas empresas têm menos supervisão e mais autonomia nas funções de negócios.
As pequenas empresas também perdem quase o dobro (US$ 200.000) no caso médio de desfalque do que as empresas de médio e grande porte (US$ 104.000), de acordo com a Association of Certified Fraud Examiners.
6 bandeiras vermelhas de fraude comercial a serem observadas
Independentemente do tamanho da sua empresa, você precisa ter um plano para evitar fraudes nos negócios. Os profissionais de contabilidade e finanças que responderam à pesquisa da Hiscox descobriram que, além de dinheiro, a fraude com a qual suas empresas lidavam custava funcionários, clientes, parceiros de negócios e reputação, feridas que acabariam derrubando empresas de qualquer tamanho.
Mas chega de desgraça e tristeza. Vejamos algumas estratégias que você pode usar para detectar a fraude antes que ela destrua sua empresa.
1. Os fundos da empresa estão sendo transferidos de/para países com os quais você não faz negócios
Por que é motivo de preocupação: os fraudadores podem transferir dinheiro da empresa para o exterior para lavá-lo e depois devolvê-lo a uma conta bancária pessoal com um rastro confuso.
Exemplo: você percebe um crédito em sua conta do Canadá, mesmo que não tenha clientes ou clientes de lá.
O que você deve fazer sobre isso: Revise seus livros pelo menos uma vez por mês. Se o dinheiro estiver indo ou vindo de uma fonte/destino com o qual você não está familiarizado, investigue, mesmo que um funcionário lhe diga que é legítimo.
2. Os funcionários estão pagando os fornecedores ou outros funcionários com dinheiro
Por que é motivo de preocupação: os pagamentos em dinheiro não deixam rastros de papel, permitindo que os fraudadores encobrem atividades fraudulentas.
Exemplo: Um de seus supervisores insiste em pagar um fornecedor de suprimentos (que por acaso é um de seus antigos colegas de escola) em dinheiro porque é assim que o fornecedor prefere ser pago.
O que você deve fazer sobre isso: Insista para que todos os negócios da empresa sejam conduzidos usando cheques ou cartões de débito/crédito da empresa (exceto pelos menores incidentes, como dar gorjeta a um entregador de pizza). Se você ouvir que um funcionário está fazendo transações em dinheiro para fins comerciais, investigue.
3. Você identifica negócios vagos que não têm um propósito claro
Por que é motivo de preocupação: funcionários fraudadores podem estabelecer acordos falsos com cúmplices externos para fazer a fraude parecer um negócio legítimo da empresa.
Exemplo: um de seus gerentes organiza um trabalho nebuloso de “consultoria” para seu cunhado que paga um adiantamento de US$ 1.000 por mês.
O que você deve fazer sobre isso: Exija que todos os funcionários forneçam um caso de negócios claro e válido para todos e quaisquer negócios e verifique regularmente se esses negócios ainda estão fornecendo valor comercial.
4. Os funcionários estão fazendo negócios com fornecedores que não foram aprovados pelos canais adequados
Por que é motivo de preocupação: Os funcionários desviantes podem contornar os pontos de verificação normais para estabelecer acordos fraudulentos com fornecedores fraudulentos passando por cima das cabeças da administração.
Exemplo: você chega na segunda-feira de manhã para ouvir de um de seus funcionários que eles estabeleceram um novo contrato de compra com um fornecedor de peças do qual você nunca ouviu falar. O negócio parece bom demais para ser verdade.
O que você deve fazer a respeito: Institua uma política para todos os negócios que exijam a aprovação de vários gerentes.
5. Seus livros não são equilibrados
Por que é motivo de preocupação: livros equilibrados são o pulso saudável de qualquer negócio. Se você tem dinheiro entrando ou saindo que você não consegue contabilizar, isso significa que alguém em sua empresa está tramando algo ou sua contabilidade está descuidada. Nenhuma das duas situações é boa.
Exemplo: você verifica seus livros no final do mês para descobrir que faltam US$ 1.500 sem explicação.
O que você deve fazer sobre isso: Verifique seu software de contabilidade todos os dias para garantir que tudo esteja contabilizado. O software irá alertá-lo quando algo não bater.
6. Despesas comerciais e pessoais não estão sendo separadas
Por que é motivo de preocupação: usar um cartão corporativo para pagar despesas pessoais é um grande não-não, mesmo que o funcionário pague a empresa. Isso turva as águas e torna mais difícil detectar o desfalque quando isso acontece.
Exemplo: Você tem uma funcionária que fica “acidentalmente” colocando gasolina em seu veículo pessoal no cartão de crédito da empresa, mesmo que ela pague em dinheiro.
O que você deve fazer a respeito: Aplique uma política rígida que permita apenas despesas comerciais legítimas nos cartões de crédito da sua empresa. Isso também evitará que você tenha que vasculhar as despesas na hora do imposto. Alguns softwares de relatórios de despesas permitem até mesmo a digitalização de recibos.
Retrato de um fraudador
Embora os sinais a seguir possam ter muitas explicações diferentes e inocentes, as pesquisas da Hiscox e da ACFE descobriram que os desfalques geralmente:
- Viva um estilo de vida luxuoso claramente além de suas possibilidades (por exemplo, aparecer de repente para trabalhar em um novo carro de luxo).
- Mostrar comportamento imprudente (por exemplo, jogo excessivo, acumulando multas por excesso de velocidade, uso excessivo de PTO).
- Fique descontente no trabalho se sentir que foi tratado injustamente.
- Mostrar problemas de controle (por exemplo, falta de vontade de compartilhar suas funções com assistentes ou substitutos temporários).
- Sofrem de dificuldades financeiras.
Nenhum desses comportamentos é motivo para acusar um funcionário de peculato, mas – quando combinados com as bandeiras vermelhas descritas acima – vale a pena ficar de olho como parte de um quadro maior.
Embora possa parecer razoável suspeitar mais de funcionários mais novos que ainda não provaram seu valor, os fraudadores – em média – estão na empresa há oito anos.
Isso porque esses funcionários geralmente tiveram tempo para se familiarizar com o funcionamento de uma empresa, sofreram um descaso real ou percebido que os motiva a tentar cobrar indenizações ou até mesmo recrutar cúmplices para ajudá-los a cometer fraudes (o número médio de pessoas envolvidas em um determinado esquema é três).
O que fazer ao identificar fraudes comerciais
A prevenção de fraudes ou desvios significativos em sua empresa começa com a contratação das pessoas certas, tratando-as de maneira justa e conhecendo os sinais a serem observados.
Mas o que você faz se detectar sinais óbvios de fraude e precisar agir? A Hiscox recomenda:
| O que fazer | O que não fazer |
|---|---|
| Monte uma equipe de investigação composta por gerentes e recrute ajuda externa, se necessário. Mantenha notas detalhadas ao longo da investigação. | Não salte para acusações. Mesmo que haja apenas uma pequena chance de que alguém seja realmente inocente, siga o devido processo. Uma acusação falsa pode causar danos irreparáveis na relação entre o funcionário e sua empresa, e sua empresa pode ser processada. |
| Revise os registros em seu software de contabilidade para obter evidências. | Não entreviste possíveis cúmplices juntos e não entreviste funcionários suspeitos sozinho. Tenha um representante de RH disponível para todas as entrevistas e registre notas claras do que foi perguntado e do que foi dito. |
| Assim que tiver provas suficientes de peculato, contenha o dano restringindo o acesso do funcionário fraudulento às finanças da empresa. | Não revele suas suspeitas antes de ter evidências sólidas. Reúna o máximo de evidências que puder antes de tornar sua investigação conhecida. Um suspeito de apropriação indébita pode deletar e-mails ou limpar registros financeiros se descobrir que você está no encalço deles. |
| Identifique a fonte da violação que permitiu o desfalque e corrija-a. Se você ainda não possui uma linha direta de denúncia de fraude (telefone e/ou e-mail), agora é a hora de criar uma. O estudo da Association of Certified Fraud Examiners descobriu que 40% dos casos de fraude são descobertos por denunciantes, seguidos por auditorias internas (15%) e revisão gerencial (13%). | Não tente fazer justiça com as próprias mãos. Dê total cooperação à aplicação da lei para ajudá-los a fazer seu trabalho e, se estiver preocupado com a exposição negativa, converse com seu advogado sobre como proceder. |
| Elogie e proteja o denunciante, se você foi avisado por um funcionário. |
A prevenção de fraudes nos negócios é apenas uma peça do quebra-cabeça da contabilidade das pequenas empresas. Para ficar por dentro de uma ampla variedade de tópicos de contabilidade empresarial - desde quando é hora de atualizar seu software de contabilidade até como arquivar seus impostos - siga nosso blog de contabilidade e finanças.