Melhor software de gerenciamento de despesas para empresas de comércio eletrônico

Como um arqueólogo vasculhando o deserto, você finalmente desenterra aquele recibo do Google Ads de março passado, enterrado nas profundezas de sua caixa de entrada. "Só faltam seis", você diz a si mesmo, enquanto carrega o artefato perdido há muito tempo em seu software de contabilidade.

Todos conhecemos a dor de procurar recibos de várias plataformas de anúncios e tentar combiná-los com nossas despesas. Mas a maior parte dessa frustração e desperdício de tempo é evitável com o software de gerenciamento de despesas certo.

Muitas despesas comuns em empresas de comércio eletrônico não são realmente consideradas despesas pelos aplicativos de gerenciamento de despesas. Esses aplicativos geralmente se concentram em despesas gerais de negócios e viagens. Embora as empresas de comércio eletrônico também incorram nessas despesas, as despesas específicas do setor, como recibos de anúncios e pagamentos em várias plataformas, são mais difíceis de rastrear.

Isso torna difícil encontrar uma boa solução tudo-em-um que atenda às nuances do gerenciamento de despesas de comércio eletrônico. Para reduzir o trabalho manual que você dedica ao gerenciamento de despesas e liberar tempo valioso para trabalhar em seu negócio, você precisa considerar:

• Você obtém uma visão geral em tempo real de suas despesas?
• Automatizar a coleta de recibos economizaria tempo e esforço?
• Seu software tem a variedade de integrações que você precisa para prosperar?
• Você pode separar seus gastos por fornecedores específicos?

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Opções de software de gerenciamento de gastos no mercado atual

Há muitas opções quando se trata de encontrar um bom software de gerenciamento de despesas. Embora existam algumas plataformas com ótimos recursos adequados ao comércio eletrônico, elas não são criadas especificamente para atender às necessidades das empresas de comércio eletrônico. Vejamos alguns dos concorrentes.

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SAP Concordo

O SAP Concur visa agilizar os processos para oferecer economia de eficiência, com foco na eliminação da entrada manual de dados, recibos perdidos e reembolsos de IVA não reclamados. Como tal, talvez seja mais adequado para organizações maiores.

• Captura e envio de recibos por meio de um aplicativo nativo
• Regras de despesas automatizadas para consistência em toda a empresa
• Sincroniza com feeds de dados de bancos, cartões de crédito e algumas empresas de terceiros
• Processos automáticos de revisão de despesas
• Painel inteligente para rastrear despesas em relação aos orçamentos

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Brex

Embora o Brex não seja voltado apenas para marcas de comércio eletrônico, ele é voltado para empresas focadas em tecnologia, portanto, há sobreposição com o comércio eletrônico. Seu produto de gerenciamento de despesas direto já existe há algum tempo e recentemente lançou seu software de gerenciamento de gastos.

• Correspondência automática de recibos após os recibos serem enviados por e-mail ou texto
• Recurso de detecção de anomalias alimentado por IA
• Sincroniza dados de várias fontes para reconciliação automatizada de despesas
• Reembolsos de despesas globais em moedas locais
• Relatórios de gastos personalizados para ver onde as economias podem ser feitas

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Despesa Zoho

O Zoho Expense é o aplicativo de rastreamento de despesas de negócios do conjunto de ferramentas de negócios da Zoho, o que significa que ele se integra a outros aplicativos de gerenciamento financeiro da Zoho. É uma plataforma com preços muito razoáveis, adequada para lidar com todos os aspectos de gerenciamento de despesas e relatórios para PMEs.

• Digitalize recibos via iOS ou Android
• Relatórios de despesas automatizados
• Puxe feeds de cartão de crédito e automatize a reconciliação
• Processos de aprovação simplificados e automatizados
• Solicitações de compra integradas para maior controle sobre as despesas

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Despesar

Expensify é um aplicativo para acompanhar as despesas de negócios em movimento. A maior parte da funcionalidade de gerenciamento de despesas pode ser feita em seu telefone, enquanto uma série de integrações úteis ajudam a automatizar e agilizar os processos de upload e alocação de recibos.

• Leitor de recibos no aplicativo nativo
• Importação de cartão de crédito com mesclagem automática de recibos
• Fluxos de trabalho de aprovação personalizados para políticas de despesas
• Integra-se com Sage, QuickBooks, Xero e Oracle
• Integrações de recibos com Uber, Trainline, The Parking Spot e muito mais

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Livros rápidos

Um dos muitos recursos do software de contabilidade inteligente QuickBooks é sua ferramenta integrada de gerenciamento de despesas. Existem vantagens óbvias para as despesas serem tratadas através da sua plataforma de contabilidade. Seus recursos não foram desenvolvidos especificamente para comércio eletrônico, mas muitos deles se traduzem em negócios de comércio eletrônico.

• Organização automática e correspondência de recibos com transações
• Conecte seus feeds de banco e cartão de crédito
• Classificação instantânea de despesas na categoria fiscal correta
• Tire uma foto dos recibos e envie um e-mail para sua conta do QuickBooks
• Colaboração no aplicativo com seu contador

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Como lidar com o gerenciamento de despesas de comércio eletrônico

A melhor maneira de ficar por dentro de suas despesas com o mínimo de comprometimento de tempo é investir em uma plataforma ou aplicativo para acompanhar as despesas do negócio. O software certo para o seu negócio dependerá do tipo de despesas que você normalmente incorre.

Para a maioria das empresas de comércio eletrônico, isso incluirá:

• Agrupamento automático de despesas de forma útil ou lógica
• Reduzindo o tempo que leva para obter um recibo de uma caixa de entrada ou conta para onde precisa ser
• Automatização da captura e importação de recibos de plataformas e fornecedores usados ​​com frequência
• Reduzindo o tempo gasto no download e na alocação de recibos do Google Ads

O software e os aplicativos que apresentamos acima têm ótimos recursos e marcam algumas das caixas, mas nenhum deles é voltado exclusivamente para o comércio eletrônico. É por isso que temos que jogar nosso chapéu no ringue…

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Juni

Sabemos que é difícil encontrar uma solução completa para gerenciamento de despesas. É por isso que somos grandes fãs de software que ajuda você a integrar toda a gama de plataformas que você precisa para administrar seus negócios com sucesso. É também por isso que nossa plataforma é construída dessa maneira.

Cartas na mesa: Juni não é um software de gestão de despesas. Mas nosso objetivo é atender às necessidades financeiras das empresas de comércio eletrônico, o que significa que há uma sobreposição considerável.

Tudo o que fazemos é focado em atender às suas necessidades como proprietário de uma empresa de comércio eletrônico. Se a maioria de suas despesas for compra de mídia e transações on-line, a Juni fornecerá muitas coisas que você precisa do software de gerenciamento de gastos. Vamos dar uma olhada em alguns deles.

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Visão geral dos gastos em tempo real

Juni puxa todas as transações de seus feeds bancários, transações de cartão de crédito, gateways de pagamento, redes de anúncios e outras contas em um único painel. Isso significa que você pode facilmente acompanhar as despesas em um só lugar.

Você também pode anexar recibos às transações para deixar tudo pronto para seu contador ou equipe financeira.

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Vários cartões virtuais

Com a criação instantânea de cartões virtuais e quantos cartões você precisar, Juni ajuda você a gerenciar suas despesas no momento do gasto. Atribua um cartão aos seus gastos com o Google Ads, outro para o Facebook Ads e um terceiro para a Amazon. Acompanhe as assinaturas atribuindo um cartão ao Shopify, um diferente ao Klaviyo e um terceiro ao Yotpo.

Ou siga o exemplo do varejista de eletrônicos Boltshop e crie um cartão dedicado para cada fornecedor. Dessa forma, todas as despesas relacionadas a um determinado fornecedor são facilmente categorizadas. "Juni nos ajudou enormemente a obter um novo nível de controle sobre nossos negócios", diz o cofundador Max Bekink.

Divida seus gastos da maneira que for melhor para você, para que todas as despesas relacionadas sejam imediatamente agrupadas em um único cartão.

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Permissões e controles de grupo e usuário

Conceda facilmente a indivíduos ou grupos de funcionários permissão para usar cartões específicos, para que você possa controlar quem pode gastar em cada um deles.

Você também pode colocar limites em cartões específicos, criar fluxos de aprovação para gastos e adicionar notas para esclarecer despesas.

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Até 40 contas em várias moedas

Crie quantas contas IBAN precisar como uma forma extra de dividir as despesas no momento do gasto. Obtenha contas IBAN em GBP, EUR, USD e SEK* para que você possa gastar na moeda que faz mais sentido, ao mesmo tempo em que agrupa imediatamente todas as transações em cada moeda para um rastreamento simples de despesas. Crie até dez contas para cada moeda.

*Contas SEK atualmente disponíveis apenas para empresas sediadas na UE.

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Correspondência de recebimento automático do Google Ads

Talvez a maior perda de tempo para as empresas de comércio eletrônico quando se trata de gerenciamento de despesas sejam os recibos do Google Ads. Pesquisando nas caixas de entrada, clicando no painel do Google Ads, baixando faturas e recibos e atribuindo-os a transações com cartão. É um grande fardo administrativo se você tiver um grande número de transações para lidar. A integração com o Google Ads da Juni e a correspondência de recebimento automático economizam imediatamente uma grande parte desse tempo.

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