Ferramentas de comunicação empresarial: principais soluções para o sucesso da equipe

Quando simples e-mails, chamadas, chats e reuniões podem impulsionar seus negócios, ferramentas de comunicação excepcionais são essenciais.

Então, qual é a plataforma ideal para comunicações empresariais? A verdade é que não existe uma solução única para todos, mas existem algumas que chegam perto.

Desde complementos de IA até recursos assíncronos e recursos de fácil utilização remota, o mar de ferramentas de comunicação é vasto e lotado. É por isso que reunimos os melhores que atendem às demandas dos ambientes de trabalho distribuídos dinâmicos de hoje.

Essas ferramentas estão abrindo caminho e capacitando aqueles que as utilizam. Mas primeiro, vamos ver por que a comunicação empresarial é tão importante.

Por que as comunicações empresariais são importantes

A comunicação empresarial é o fluxo de informações dentro e fora de uma organização. A comunicação facilita a colaboração entre equipes, líderes e partes externas para atingir os objetivos da empresa.

A comunicação empresarial eficaz pode construir confiança, maximizar a produtividade e aumentar a retenção de funcionários nas equipes. Entretanto, as falhas na comunicação são muitas vezes responsáveis ​​pela perda de expectativas. Isso acontece nos dois sentidos.

De acordo com a McKinsey, a comunicação deficiente pode prejudicar significativamente o sucesso dos projetos empresariais. Uma pesquisa revelou que 44% dos executivos associaram as barreiras de comunicação da equipe a atrasos e falhas nos projetos, e 18% culparam a falta de comunicação pela perda de vendas, às vezes chegando a centenas de milhares de dólares. Esses insights destacam o papel crítico da comunicação eficaz no sucesso dos negócios e os altos custos associados às falhas de comunicação.

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O estado atual da comunicação empresarial

Para selecionar as ferramentas certas, vamos começar examinando como as equipes se comunicam. Com base em um estudo da Project.co, a comunicação da equipe atualmente é assim:

• 31% usam e-mail.
• 30% usam ferramentas de mensagens em equipe, como o Slack.
• 15% usam ferramentas de gerenciamento de projetos.
• 7% se comunicam por telefone.
• 7% se comunicam cara a cara.

Muitas empresas adotam permanentemente o trabalho remoto; no entanto, essa configuração introduz obstáculos adicionais à comunicação, incluindo perda de tempo, mensagens perdidas, esgotamento, arquivos perdidos, experiência ruim do cliente e desgaste do cliente.

Se você é proprietário de uma empresa e enfrenta desafios de gerenciamento de comunicação em um ambiente remoto, não está sozinho. Mais de 70% das empresas adotaram novas ferramentas no ano passado para ajudar a organizar, comunicar e gerenciar projetos.

Em 2024, as empresas estão a avançar no sentido da adoção de ferramentas de comunicação unificada que reduzem a incerteza, melhoram a tomada de decisões e apoiam totalmente as necessidades das equipas remotas. Essas ferramentas integram IA, comunicação assíncrona e diversos canais de negócios, oferecendo uma maneira confiável, eficaz e envolvente de aprimorar as comunicações da força de trabalho.

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Ferramentas de comunicação empresarial mais bem avaliadas

1) Nextiva

Nextiva é vencedor do prêmio Gartner e se destaca como uma plataforma de comunicação empresarial de ponta. Combinando chamadas de voz, mensagens de equipe, videoconferência, recursos de call center e ferramentas de gerenciamento de clientes de forma eficiente em uma plataforma fácil de usar, o Nextiva ajuda os proprietários de empresas a assumir o controle de seus canais de comunicação.

As empresas que fazem parceria com o Nextiva podem facilmente fornecer atendimento ao cliente personalizado e de classe mundial e comunicar-se perfeitamente com suas equipes, não importa onde elas estejam.

Como Nextiva melhora a comunicação empresarial

Ao simplificar vários canais em uma única plataforma, o Nextiva ajuda as empresas a economizar tempo, fornecer suporte personalizado ao cliente, tomar decisões mais rápidas e evitar falhas de comunicação dispendiosas. Nunca perca uma mensagem de cliente ou funcionário com o sistema de comunicação unificada do Nextiva.

Recursos notáveis

• Comunicação empresarial completa (telefone VoIP, mensagens em equipe, bate-papo por vídeo e muito mais)
• Gestão de relacionamento com o cliente
• Aplicativos para desktop e dispositivos móveis (iOS e Android)
• Automação do fluxo de trabalho de IA e análises avançadas
• Ferramentas de gerenciamento de mídia social e reputação
• Soluções de contact center e roteamento avançado de chamadas

Avaliação do cliente: 4,5 de 5 (2.908 avaliações G2)

2) Folga

A potência dos aplicativos de mensagens para equipes, o Slack frequentemente substitui o e-mail como principal canal de comunicação para equipes de negócios. Ele também agiliza a comunicação dos funcionários e o compartilhamento de arquivos, facilitando a distribuição de informações.

A interface amigável do Slack facilita o gerenciamento de várias conversas e o controle dos canais de comunicação, ajudando as equipes a se manterem organizadas e na mesma página.

Como o Slack melhora a comunicação empresarial

O Slack facilita a comunicação empresarial centralizando todas as mensagens, arquivos e ferramentas da equipe de negócios em uma plataforma de mensagens fácil de usar. O Slack substitui o e-mail para muitas empresas, oferecendo uma ferramenta que proporciona melhor organização, velocidade e segurança.

Em vez de cadeias de e-mail longas e desordenadas, a comunicação é organizada em canais fáceis de criar, pesquisar e ingressar. Cada canal facilita bate-papos em grupos de trabalho, envolvimento dos funcionários e colaboração em equipe.

Recursos notáveis

• Mensagens instantâneas empresariais com recursos de compartilhamento de arquivos
• Canais de conversa pesquisáveis
• Integração direta com aplicativos e ferramentas de produtividade populares
• Convites fáceis para membros externos da equipe ou convidados

Avaliação do cliente: 4,5 de 5 (32.191 avaliações G2)

3) Noção

Notion é um espaço de trabalho completo que reúne anotações, gerenciamento de projetos, bancos de dados, galerias de imagens e calendários em uma plataforma simples e intuitiva.

Comece do zero e personalize a plataforma de acordo com suas necessidades comerciais específicas ou utilize a biblioteca de modelos profissionais do Notion para um avanço sólido. Essa adaptabilidade torna o Notion uma escolha popular entre proprietários de pequenas empresas que desejam uma ferramenta econômica, mas feita sob medida, com uma ampla gama de aplicações.

Como o Notion melhora a comunicação empresarial

O Notion simplifica a comunicação empresarial, ajudando as equipes a se manterem organizadas em um espaço unificado. Suas ferramentas personalizáveis ​​para rastreamento de projetos e delegação de tarefas fornecem clareza e responsabilidade para equipes remotas, híbridas ou presenciais.

Recursos notáveis

• Aplicativo abrangente de anotações e documentação
• Gerenciamento de tarefas e bancos de dados totalmente personalizáveis
• Gerenciamento de projetos com visualizações de calendário e cronograma
• Ferramentas de compartilhamento e colaboração

Avaliação do cliente: 4,7 de 5 (5.031 avaliações G2)

4) Ásanas

Como líder no espaço de gerenciamento de projetos, a Asana é conhecida por sua interface de usuário elegante, conjunto abrangente de recursos de fluxo de trabalho e automação e recursos de gerenciamento de recursos.

Com a Asana, as equipes podem gerenciar facilmente todos os seus projetos, metas e responsabilidades entre departamentos e entregar um trabalho de alta qualidade. Com os recursos preditivos de IA chegando em breve, o gerenciamento de projetos com a Asana ficará ainda melhor.

Como a Asana melhora a comunicação empresarial

Os recursos de gerenciamento de projetos da Asana proporcionam às equipes, pequenas e grandes, visualizações completas de tarefas, cronogramas de projetos e atualizações. Sua interface simplificada garante que todos estejam alinhados nas tarefas e responsabilidades, reduzindo a necessidade de excesso de mensagens e minimizando falhas de comunicação.

Recursos notáveis

• Ferramenta abrangente de gerenciamento de projetos
• Visualizações de projeto personalizáveis ​​(por exemplo, quadros Kanban) e permissões
• Integrações de aplicativos populares (por exemplo, integração com quadro branco Miro)
• Modelos e painéis de projeto

Avaliação do cliente: 4,3 de 5 (9.550 avaliações G2)

5) Zoho Um

Muitas vezes referido como sistema operacional empresarial, o Zoho One integra aplicativos de vendas, marketing, suporte, contabilidade, operações e recursos humanos em uma plataforma.

Com mais de 55 aplicativos para escolher, os proprietários de empresas podem personalizar totalmente a plataforma de acordo com suas necessidades específicas. Zoho visa eliminar barreiras entre departamentos e aumentar a eficiência operacional.

Como o Zoho One melhora a comunicação empresarial

Zoho One combina comunicação, gerenciamento de projetos, CRM, finanças e ferramentas integradas de recursos humanos em uma plataforma, permitindo melhor coordenação e fluxo de informações entre departamentos de negócios.

Recursos notáveis

• Plataforma completa que oferece mais de 55 ferramentas de CRM, vendas e marketing
• Recursos de colaboração e funcionalidade de produtividade
• Ferramentas de gestão financeira e de RH
• Ferramenta personalizável e escalável

Avaliação do cliente: 4,4 de 5 (19.129 avaliações G2)

6) Tear

O Loom permite que as equipes gravem e compartilhem facilmente vídeos interativos com colegas de equipe e clientes. Esta ferramenta exclusiva ajuda as equipes a resolver problemas, fornecer feedback e aumentar a produtividade.

A natureza assíncrona do compartilhamento de vídeo e o toque humano melhoram o foco, a clareza e a conexão nas equipes distribuídas.

Como o Loom melhora a comunicação empresarial

O Loom fornece ferramentas fáceis de usar para gravação de tela e vídeo, proporcionando uma maneira pessoal e envolvente de compartilhar informações e feedback, especialmente para equipes remotas.

O Loom pode ser usado para gravar webinars, responder mensagens com feedback detalhado em vídeo e distribuir informações recorrentes por toda a empresa.

Recursos notáveis

• Gravação e compartilhamento de vídeo em tela dupla fácil de usar
• Recursos de transcrição e legenda oculta
• Reações e insights interativos do visualizador
• Integração direta com ferramentas de produtividade populares

Avaliação do cliente: 4,7 de 5 (1.827 avaliações G2)

Selecionando a melhor ferramenta de comunicação para o seu negócio

️ É baseado em nuvem e tem uma configuração rápida

Uma ferramenta baseada em nuvem permite fácil acesso de qualquer lugar, tornando-a ideal para empresas distribuídas e globais comunicarem e compartilharem arquivos por meio de armazenamento em nuvem.

A escolha de uma ferramenta que exija configuração mínima e se integre à infraestrutura existente evita o tempo de inatividade e permite que sua equipe comece rapidamente.

️ Oferece uma combinação de funções de comunicação assíncronas e em tempo real

A plataforma de comunicação de sua escolha deve apresentar uma combinação de recursos de comunicação assíncronos (por exemplo, e-mail e mensagens em equipe) e em tempo real (por exemplo, ferramentas de videoconferência e aplicativos de mensagens instantâneas). Essa combinação atende a diferentes estilos de trabalho e necessidades de projeto, ao mesmo tempo que garante flexibilidade na forma como sua equipe se comunica, especialmente em modelos de trabalho híbridos.

A comunicação assíncrona visa minimizar distrações e notificações, permitindo que o destinatário trabalhe sem interrupções.

Com a popularidade das reuniões virtuais , as equipes desejam formatos de trabalho mais assíncronos. Um estudo de 2023 descobriu que 42% dos trabalhadores do conhecimento queriam mais deste estilo de trabalho, enquanto apenas 14% desejavam menos. Outras vantagens significativas do trabalho assíncrono incluem a capacidade de minimizar o esgotamento, aumentar a confiança da equipe e aumentar a produtividade.

Além disso, as empresas que se destacam no trabalho assíncrono podem utilizar dados relacionados para aumentar a sua eficiência orientada pela IA.

️ Resolve necessidades práticas de negócios

Considere a natureza prática de cada ferramenta e concentre-se em seus recursos essenciais, pois estão relacionados às necessidades específicas de sua equipe, em vez de se distrair com recursos adicionais. Claro, a nova funcionalidade de IA pode parecer inovadora e interessante, mas vale a pena mudar se os recursos que você mais usa não possuem a funcionalidade necessária?

Esteja você gerenciando projetos, fazendo brainstorming de ideias ou conduzindo reuniões on-line, cada ferramenta deve aprimorar essas tarefas, e não complicá-las.

️ Integra-se com aplicativos existentes

Se você tem uma empresa estabelecida, provavelmente já possui algumas ferramentas de comunicação de equipe das quais não deseja se desfazer. Certifique-se de que qualquer nova plataforma ofereça integrações fáceis com os aplicativos e ferramentas que sua empresa já utiliza.

Basta verificar no site de análise de software ponto a ponto G2: as integrações reduzem significativamente o tempo gasto no malabarismo com ferramentas separadas e aumentam a produtividade. Nextiva integra-se facilmente com ferramentas populares como Zoho, Salesforce, HubSpot, Zendesk, Microsoft Outlook, Google Workspace, Microsoft Teams e Oracle Sales Cloud.

️ Oferece aplicativos para celular e desktop

Hoje em dia, muitas equipes podem trabalhar em qualquer lugar. A escolha de ferramentas que sejam tão móveis quanto a sua equipe aumentará a produtividade de uma forma que pareça adequada para os membros da equipe. Os aplicativos móveis e de desktop garantem que eles possam permanecer conectados e produtivos em casa, na cafeteria ou no local de trabalho. Preencher as lacunas entre a casa, o escritório e os espaços de trabalho em trânsito é mais importante do que nunca.

️ Possui planos de preços flexíveis

As ferramentas certas oferecem opções de preços que podem acompanhar o seu negócio. Procure planos de preços flexíveis que forneçam recursos básicos nas camadas inferiores e, ao mesmo tempo, forneçam funcionalidades mais avançadas para equipes grandes. À medida que sua empresa cresce, evite o incômodo de mudar para outra nova ferramenta. Selecione um que possa se adaptar e atender às suas necessidades em evolução desde o início.

Melhore a produtividade e trabalhe mais rápido com Nextiva

No ano passado, as exigências dos clientes e do mercado aumentaram, e o que esperamos de uma plataforma de comunicações está muito além do que imaginávamos há uma década.

As ferramentas de comunicação são a base para turbinar o trabalho em equipe e aumentar a produtividade dos negócios.

As ferramentas certas podem proporcionar clareza, melhorar a tomada de decisões e apoiar totalmente o novo modelo híbrido de trabalho remoto. Olhando para o futuro, a IA deverá desempenhar um papel ainda maior na revolução das comunicações externas e internas, oferecendo formas mais inteligentes, mais intuitivas e cada vez mais automatizadas de ligação e colaboração.

Cada uma das ferramentas discutidas – Nextiva, Slack, Notion, Asana, Zoho One e Loom – traz recursos exclusivos para a mesa. Essas plataformas estão na vanguarda do aprimoramento das comunicações empresariais e só se tornarão mais eficientes, preditivas e personalizadas à medida que a IA avançar.

À medida que você explora as melhores possibilidades para sua estratégia de comunicação empresarial, é importante escolher as ferramentas certas. Nextiva se destaca como uma plataforma unificada baseada em nuvem que atende às necessidades de comunicação de pequenas empresas e se adapta à medida que sua equipe cresce. Descubra como o Nextiva pode transformar a comunicação do seu negócio.

Perguntas frequentes sobre ferramentas de comunicação