9 principais canais e exemplos de comunicação empresarial

Das salas de reuniões às salas de descanso, das sedes em arranha-céus aos escritórios domésticos, o consenso é claro: a boa comunicação é a base de um grande negócio.

Todos nós queremos melhorar o impacto das nossas mensagens, mas com tantos canais, tecnologias e preferências de equipe, qual é a chave para chegarmos lá juntos?

Tudo se resume a estes quatro fatores principais: compreender as nuances e as necessidades, usar a tecnologia com sabedoria, gerenciar como as equipes trabalham juntas e os fundamentos da psicologia humana. Os líderes precisam encontrar a combinação certa desses elementos para terem sucesso.

Vamos explorar nove dos melhores canais de comunicação digital que ajudarão a colocar sua empresa no caminho do sucesso.

O que é um canal de comunicação empresarial?

Canais de comunicação empresarial são formas de compartilhar informações e ideias com outras pessoas dentro de uma organização. Eles normalmente são categorizados como canais externos ou internos, dependendo do destinatário da sua mensagem.

Os canais externos destinam-se à comunicação com clientes, parceiros, clientes potenciais e clientes fora da sua empresa. Os canais internos facilitam a comunicação entre funcionários, lideranças e demais membros da equipe.

A comunicação é a chave para manter a produtividade, a cultura da empresa e o envolvimento dos funcionários.

Basta dar uma olhada nestes fatos:

• Mais de 95% dos trabalhadores concordam que a comunicação tem impacto na sua eficácia no local de trabalho.
• Mais de 80% dos trabalhadores dos EUA citam a comunicação entre os funcionários como o principal fator na construção de confiança entre uma empresa e seus funcionários.
• Quase 70% dos funcionários afirmam que a produtividade aumentaria com melhores processos de comunicação.

Mudanças nos métodos de comunicação

Os canais de comunicação empresarial se enquadram em duas categorias distintas: canais síncronos e assíncronos.

A comunicação síncrona é quando a troca de informações acontece em tempo real, onde todos devem estar presentes e focados no diálogo para obter uma compreensão compartilhada da tarefa em questão. Chamadas telefônicas e reuniões são exemplos de comunicação síncrona.

A comunicação assíncrona ocorre quando as informações são entregues preventivamente para que todos possam consumir e agir com base nas informações independentemente de conversas em tempo real. Email, vídeos gravados e postagens em blogs são exemplos de comunicação assíncrona.

A combinação desses métodos de comunicação alcança os melhores resultados.

Com o trabalho a partir de casa a aumentar para 58% da força de trabalho e os funcionários a passarem em média 20 horas por semana a utilizar ferramentas de colaboração, a comunicação eficaz é a principal prioridade para a produtividade.

Na pesquisa realizada pela Grammarly, um novo ecossistema de comunicação empresarial está tomando forma. Os funcionários estão se comunicando 18% mais por escrito e preferem usar canais de comunicação assíncronos.

Desafios da comunicação empresarial

Noutra tendência crescente, os líderes estão a reparar na ligação entre a má comunicação e o seu impacto nos seus resultados, causado pela diminuição da produtividade, pelo não cumprimento de prazos e pelo aumento dos custos.

Principais canais e exemplos de comunicação empresarial

Da velocidade das mensagens instantâneas à formalidade do e-mail e à eficiência das chamadas VoIP , explore abaixo os prós e os contras dos nossos canais mais essenciais.

1) Comunicação pessoal

A comunicação face a face promove a conexão e constrói confiança.

Essenciais para a formação de equipes e indispensáveis ​​para reuniões importantes, as interações presenciais permitem que as pessoas se comuniquem de diversas maneiras: ouvindo, comunicação verbal e comunicação não verbal.

Devido à natureza altamente envolvente das reuniões presenciais, as pessoas ficam mais atentas e livres das distrações habituais das chamadas telefônicas e de vídeo.

Reuniões no escritório, encontros e conferências são locais ideais para se reunir com seus funcionários e contatos, ajudando você a estabelecer conexões humanas em uma força de trabalho cada vez mais digital.

Prós da comunicação pessoal

• Relacionamentos fortes: As conexões pessoais são imbatíveis na construção de relacionamentos comerciais duradouros.
• Comunicação clara: Os mal-entendidos são reduzidos devido à adição de pistas não-verbais.
• Feedback imediato: Conversas cara a cara incentivam feedback rápido sobre tópicos de discussão.

Contras da comunicação pessoal

• Custo: Os custos de viagens, acomodações, alimentação e entretenimento podem aumentar rapidamente.
• Uso de recursos: marcar um encontro pessoalmente consome mais tempo do que conectar-se virtualmente.
• Limitações geográficas: os encontros presenciais são inconvenientes para equipes e clientes globais.

2) Videoconferência

Quer seus funcionários trabalhem em casa ou interajam com clientes em todo o mundo, a videoconferência é um canal de comunicação que conecta equipes distribuídas.

Considere isso a segunda melhor opção depois da comunicação pessoal. Ele permite que os participantes captem sinais faciais, transmitam emoções humanas, façam contato visual e entendam a personalidade única de alguém.

Softwares populares de videoconferência incluem Zoom, Google Meet e Nextiva . Essas ferramentas de alto desempenho permitem que as equipes realizem videoconferências, compartilhem telas, conversem ao vivo com os participantes e muito mais.

Prós da videoconferência:

• Alcance global: conecte-se com clientes, parceiros, colegas e clientes em qualquer lugar do mundo.
• Economia de tempo e dinheiro: Reduza o número de recursos investidos em reuniões presenciais (por exemplo, jantares, hotéis e cafés).
• Gravar e transcrever: Grave ou transcreva facilmente sua reunião para referência futura.
• Sutilezas de comunicação: Evite mal-entendidos e construa relacionamento observando dicas sociais por meio de vídeo.

Contras da videoconferência:

• Requisitos de conectividade: Os participantes devem ter uma conexão forte com a Internet para reuniões confiáveis ​​e de alta qualidade.
• Menos pessoal: uma reunião virtual é menos pessoal do que uma reunião presencial.
• Fadiga da tela: uma sobrecarga de reuniões virtuais pode causar fadiga da tela. Os sintomas comuns incluem fadiga ocular, dores de cabeça e dificuldade de concentração.

3) Chamadas telefônicas

As ligações são formas de comunicação rápidas, diretas e imediatas. Eles são pessoais e práticos, o que os torna ideais para aqueles momentos em que você precisa de respostas.

Eles ajudam as equipes a ir direto ao assunto de uma conversa de e-mail e a evitar o incômodo de agendar reuniões virtuais, ao mesmo tempo que fornecem um elemento humano à conexão. É por isso que 67% dos trabalhadores móveis relatam aumento de produtividade e resolução de problemas através de uma simples chamada.

Como heróis anônimos da comunicação empresarial, as ligações são relativamente simples. Os participantes precisam de acesso a um telefone fixo clássico, telefone celular ou serviço VoIP.

Prós das ligações

• Toque pessoal: permite sutilezas como inflexões de voz e pausas.
• Rápido e prático: Ideal para comunicações urgentes ou dúvidas simples e que requerem a participação de uma pessoa específica.
• Acessibilidade: A maioria das pessoas já tem acesso a um telefone.
• Baixo custo: os sistemas telefônicos são econômicos, com o VoIP economizando até 60% para as empresas .

Contras de chamadas telefônicas

• Impessoal: dicas de comunicação não-verbal, como linguagem corporal e contato visual, não estão disponíveis.
• Sem recursos visuais: a falta de contexto visual pode levar a uma interpretação incorreta do tom ou da mensagem.

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4) Mensagens de texto

As mensagens de texto são formas de comunicação rápidas, eficientes e discretas. Eles são a escolha ideal para atualizações rápidas da equipe, perguntas simples e momentos “para sua informação” que não exigem uma resposta longa.

As empresas também estão a adoptar cada vez mais o SMS como um canal de comunicação fundamental para os seus clientes, graças à sua taxa de abertura excepcionalmente elevada de 98%. Essa alta taxa de engajamento torna o SMS uma escolha óbvia para muitas empresas, com 90% delas relatando campanhas de marketing de SMS bem-sucedidas.

Um aplicativo básico de mensagens de texto como WhatsApp, Facebook Messenger, aplicativos de mensagens padrão em telefones celulares ou um serviço baseado em VoIP como o Nextiva é tudo o que você precisa para começar com esta forma de comunicação.

Prós de mensagens de texto

• Velocidade, eficiência e acessibilidade: a entrega de mensagens acontece em tempo real, melhora a colaboração com as equipes e cria conexões com os clientes. Além do mais, quase todo mundo tem acesso a um celular com aplicativo de mensagens de texto.
• Minimamente perturbador: Chamadas telefônicas e reuniões virtuais costumam atrapalhar o fluxo de trabalho de uma pessoa. As mensagens de texto atrapalham minimamente sua programação.
• Capacidades de manutenção de registros: Ao contrário das chamadas telefônicas, as mensagens de texto permitem salvar um arquivo detalhado de sua conversa.

Contras das mensagens de texto

• Carece de nuances: é fácil interpretar mal o tom, o significado e as abreviações modernas das mensagens de texto.
• Comunicação informal: Pode não ser adequada para todas as mensagens empresariais, especialmente para comunicações de alto risco.
• Pode parecer intrusivo: Muitas mensagens de texto em determinados horários do dia podem parecer intrusivas para alguns.

5) Vídeo gravado

As reuniões virtuais muitas vezes carecem do tempo e da profundidade necessários para transmitir sua mensagem de maneira adequada; um vídeo gravado pode ajudar a preencher as lacunas.

Gravar um vídeo, com ou sem recursos visuais, permite comunicar todos os pontos que você precisa abordar, ao mesmo tempo que permite ao destinatário manter a gravação para referência de longo prazo.

O vídeo já foi um meio complexo de produzir e editar, mas agora, graças às plataformas revolucionárias de edição e hospedagem como YouTube, Vidyard e Loom, você pode produzir e compartilhar vídeos rapidamente em segundos.

Prós do vídeo gravado

• Conveniência: Grave sua mensagem uma vez e compartilhe-a com quantos destinatários desejar. Os destinatários podem assistir ao vídeo de acordo com sua própria programação.
• Reutilização: produza um vídeo e envie-o ou edite-o várias vezes, se necessário. É ideal para fins educacionais.
• Personalização: Personalize a gravação para incluir referências exclusivas para o telespectador, aumentando a confiança e aumentando a eficácia da sua mensagem.

Contras do vídeo gravado

• Falta interação: o vídeo carece do envolvimento bidirecional e da autenticidade necessários para formar relacionamentos fortes.
• Leva tempo: Gravações mais complexas podem exigir mais tempo para produzir, filmar e editar.
• Requer habilidades de edição: Esteja você usando seu telefone celular ou produzindo um vídeo sofisticado, podem ser necessárias habilidades de edição para obter o corte final perfeito.

6) Bate-papo em equipe

As plataformas de bate-papo em equipe substituíram o e-mail como principal método de comunicação para muitas equipes, com 65% das empresas da Fortune 100 contando com esses aplicativos como parte de sua pilha de tecnologia de comunicação empresarial.

Menos formais que o e-mail, as plataformas de mensagens de equipe nutrem uma atmosfera de equipe on-line, promovem uma cultura empresarial em rápida evolução e aumentam os recursos de colaboração.

Ferramentas líderes como Microsoft Teams, Slack e Nextiva são centros digitais para equipes que precisam de um local para conversar, compartilhar informações e arquivos e manter o negócio funcionando rapidamente.

Prós do bate-papo em equipe

• Comunicação instantânea: assim como as mensagens de texto, o bate-papo em equipe facilita respostas rápidas a comunicações e solicitações.
• Colaboração aprimorada: compartilhe facilmente arquivos, comentários e ideias em tempo real.
• Mobilidade: com aplicativos para desktop e dispositivos móveis, as ferramentas modernas de bate-papo em equipe podem ser acessadas em qualquer lugar e a qualquer hora.

Contras do bate-papo em equipe

• Comunicação informal: Ao contrário do e-mail, o chat em equipe é visto como um canal de comunicação menos formal e pode parecer menos profissional.
• Notificações que distraem: um fluxo constante de notificações pode inibir a produtividade diária.
• Mensagens perdidas: Em equipes maiores, as mensagens perdidas são uma possibilidade devido ao grande número de notificações diárias.

7) E-mail

O e-mail é o carro-chefe digital confiável da comunicação empresarial, com os funcionários recebendo uma média de 74 e-mails por dia e enviando 26 e-mails por dia.

Os canais escritos são ideais para enviar mensagens detalhadas, comunicar-se com contatos formais e manter registros claros de conversas relacionadas a negócios.

Embora a segurança do e-mail tenha melhorado muito, não é aconselhável enviar informações comerciais confidenciais por e-mail.

As evidências contra o email podem ser esmagadoras: 80% das organizações globais sofreram um aumento nos ataques de phishing por email e 92% das organizações foram vítimas destas armadilhas em 2022.

Ferramentas clássicas como Gmail, Outlook e Yahoo Mail são plataformas gigantes de e-mail que oferecem recursos seguros e confiáveis ​​para empresas de todos os tamanhos.

Prós do e-mail

• Acessível: o e-mail funciona em vários dispositivos comuns, tornando-o uma forma de comunicação flexível e conveniente.
• Amplamente utilizado: o e-mail é uma forma de comunicação empresarial digital universalmente aceita e quase todo mundo se sente confortável com ele.
• Profissional: O e-mail é visto como um meio de comunicação formal e profissional adequado para todos os tipos de correspondência comercial.

Contras do e-mail

• Inseguro: os trabalhadores podem facilmente ser vítimas de ataques de phishing e outros golpes de e-mail que podem comprometer informações comerciais confidenciais.
• Indesejado: as caixas de entrada comerciais costumam ficar sobrecarregadas com e-mails de spam.
• Não seguro: sem a criptografia adequada, os e-mails ficam vulneráveis ​​à interceptação não autorizada e colocam em risco informações comerciais confidenciais.

8) Redes sociais

A mídia social é um importante canal de comunicação que permite às empresas iniciar e promover novos relacionamentos online.

Esteja você criando conexões com novos clientes, interagindo com clientes em potencial nos comentários ou tendo conversas mais longas por meio de mensagens diretas, as conversas nas redes sociais são outra maneira de as empresas construirem confiança, comunicarem os valores da marca e interagirem com o público.

Para muitas empresas, plataformas de mídia social como LinkedIn, X, Facebook, Instagram e TikTok permitem que elas se conectem com um novo tipo de cliente. Além do mais, a natureza casual dos canais acrescenta um componente autêntico e exclusivo das plataformas.

Prós das mídias sociais

• Engajamento direto: contorne as barreiras de conexão entrando em contato diretamente com seu cliente-alvo ou cliente por meio de sua página de mídia social.
• Construção de marca e autoridade: crie conteúdo e conversas que consolidem sua autoridade e comuniquem a história de sua marca a um público amplo.
• Alcance global: interaja com clientes e clientes existentes e potenciais em todo o mundo.

Contras das mídias sociais

• Sujeito à reação pública: Conversas negativas nos comentários podem sair pela culatra e criar um pesadelo de relações públicas.
• Uso intensivo de recursos: a mídia social requer um fluxo constante de conteúdo para crescer e manter a visibilidade junto ao seu público.
• Baixa visibilidade: algoritmos confusos de mídia social podem impedir que seu conteúdo alcance o público certo.

9) Blogues

Um blog é uma maneira única de explorar tópicos relacionados a negócios, mostrar conhecimentos e construir uma comunidade entre seus clientes, clientes ou funcionários mais fiéis.

Você pode começar a blogar selecionando primeiro um nicho relacionado ao seu negócio. Escreva conteúdo que irá intrigar seu público-alvo, resolver seus maiores desafios ou incutir um maior senso de comunidade.

Exemplos de blogs que as empresas podem explorar incluem blogs de empresas e blogs de equipes internas.

Profissionais de blogs

• Liderança inovadora: Poucos canais de comunicação constroem autoridade tanto quanto o conteúdo extenso de um blog.
• Visibilidade online: um blog público com uma estratégia de SEO eficaz aumentará a atratividade do seu site para plataformas de pesquisa como o Google.
• Geração de leads: blogs voltados para valor e com apelos à ação persuasivos podem ser ferramentas eficazes para a estratégia de geração de leads do seu negócio.

Contras dos blogs

• Uso intensivo de recursos: blogs consistentes requerem conteúdo semanal de formato longo, cuja produção é cara e demorada.
• Resultados lentos: ver os resultados do seu conteúdo de alta qualidade pode levar semanas, senão meses.
• Volume de conteúdo: o crescimento de um blog requer produção de conteúdo consistente semana após semana.

Escolhendo o melhor método de comunicação

Ao selecionar uma ou mais ferramentas de comunicação, considere alguns fatores antes de fazer sua escolha. Pergunte a si mesmo:

• Quanto você e o destinatário confiam no canal de comunicação?
• Qual é o impacto pretendido da sua mensagem?
• Existem preocupações com privacidade e segurança?
• Com que rapidez você gostaria que fosse entregue?

Anote seus objetivos, mas considere também como a combinação escolhida de meio e mensagem pode impactar seu destinatário. Você receberá a resposta que espera? Isso afetará seu relacionamento comercial de forma positiva ou negativa?

Fazer um balanço desses pontos-chave facilita a tomada de decisões na hora de moldar a comunicação da sua empresa.

Confiança e familiaridade

Considere o quão familiarizado você e seu destinatário estão com o canal escolhido. Um meio comum que você usa com frequência pode aumentar a confiança e levar a uma comunicação mais eficaz no futuro.

Impacto da mensagem

Cada plataforma tem seus pontos fortes e limitações ao transmitir tom de voz, urgência, clareza, profissionalismo e autoridade. O tom da sua mensagem corresponde ao canal que você selecionou?

Reserve tópicos delicados para comunicação por e-mail ou cara a cara e forneça atualizações rápidas por meio de mensagens instantâneas.

Privacidade e segurança

Quão confidenciais são as informações que você está compartilhando? Plataformas que oferecem criptografia, autenticação de dois fatores e proteção rigorosa de dados são cruciais para comunicações confidenciais.

Isto é particularmente importante para empresas que lidam com dados pessoais sensíveis, propriedade intelectual ou detalhes financeiros.

Velocidade e escalabilidade

A velocidade de entrega às vezes pode fazer ou quebrar um negócio. Ter acesso a canais que incentivam o imediatismo e a capacidade de resposta é essencial em determinados casos de negócios.

É o mesmo para escalabilidade. As pequenas empresas podem funcionar bem usando apenas e-mail no início. À medida que crescem, plataformas mais sofisticadas podem fazer mais sentido para as suas necessidades complexas.

Para equipes globais que trabalham em vários fusos horários, uma plataforma que priorize ferramentas de comunicação assíncronas pode funcionar melhor.

Melhores práticas para comunicação empresarial

Com um número crescente de empresas a adoptar as possibilidades do trabalho remoto global, as melhores práticas modernas de comunicação estão em constante mudança.

Aqui estão três práticas recomendadas que empresas presenciais, híbridas e remotas podem adotar para gerenciar sua comunicação e, simultaneamente, aumentar sua produtividade:

• Distribua sua mensagem por vários canais: Ter diferentes tipos de canais de comunicação aumenta o impacto de sua mensagem, atende mais às diversas necessidades de comunicação de sua equipe e alinha sua mensagem e seu destinatário com o canal certo.
• Use uma única plataforma de comunicação empresarial : A escolha de uma plataforma de comunicação empresarial completa elimina o estresse de gerenciar as demandas de segurança e privacidade de múltiplas plataformas. Aumente o envolvimento e a produtividade tendo todas as comunicações empresariais em um hub central.
• Opte pela comunicação assíncrona para eficiência : Ferramentas de comunicação assíncrona (e-mail, vídeo gravado, chat de equipe, chatbot, etc.) permitem que os membros da equipe ou clientes consumam e respondam às mensagens em seu próprio ritmo, tornando o trabalho mais agradável.

A melhor solução para agilizar suas comunicações

Selecionar os melhores canais de comunicação para o seu negócio tem menos a ver com escolher a ferramenta mais brilhante e mais com determinar o mix de canais ideal para suas necessidades específicas.

Os canais de comunicação e ferramentas de gerenciamento de projetos certos variam de empresa para empresa. Alguns pontos-chave a serem considerados incluem requisitos de privacidade e segurança e a velocidade de entrega.

Selecionar muitas ferramentas também não é o ideal.

É por isso que uma plataforma multifuncional como o Nextiva é uma ótima opção para gerenciar a comunicação do seu negócio. Com uma variedade de canais em uma plataforma centralizada, Nextiva simplifica a tarefa de gerenciar o grande número de conversas do seu negócio.

À medida que as taxas de esgotamento aumentam e o bem-estar corporativo é priorizado, as ferramentas de comunicação assíncronas são agora essenciais. Permitir que os membros da equipe consumam informações e respondam às mensagens em seu próprio ritmo reduz as distrações e aumenta a produtividade – uma vantagem para todos!

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