Como começar a controlar o seu tempo

Incorporar o controle do tempo em sua rotina de trabalho pode ser um desafio, como é o caso de qualquer prática que ainda seja nova para você. Não importa se você deseja adicionar seu tempo de trabalho a um quadro de horários semanalmente ou controlar o tempo com um cronômetro diariamente, é muito fácil esquecer de fazê-lo. Pelo menos, a princípio.

Neste artigo, oferecemos 10 dicas que ajudarão você a começar a controlar o tempo regularmente e transformar essa atividade em um hábito.

1. Seja claro sobre o motivo pelo qual você acompanhará o tempo

A menos que você decida por que deseja rastrear o tempo com antecedência, será mais difícil adotar essa prática – então, pense primeiro nos seus motivos:

• Deseja controlar o tempo para faturar seus clientes com mais precisão?

O rastreamento de tempo pode ajudá-lo a faturar seus clientes com mais facilidade e precisão. Por exemplo, se você cobrar US$ 20 por hora de seus clientes e acompanhar 20 horas em um projeto específico, saberá imediatamente que precisa cobrar US$ 400 por seu trabalho nesse projeto.

• Quer controlar o tempo para analisar sua produtividade?

O rastreamento de tempo pode ajudá-lo a entender como você realmente gasta o tempo quando deveria estar trabalhando em um projeto. Por exemplo, talvez você pense apenas que passa 8 horas por dia focado no trabalho do seu projeto. Mas, seus resultados de tempo podem mostrar que você gasta 5 horas desse tempo em e-mails, reuniões ou simplesmente procrastinando em seu telefone.

• Quer controlar o tempo para avaliar sua lucratividade?

O rastreamento de tempo pode ajudá-lo a comparar o tempo que você gasta em um projeto com o dinheiro que você ganha com ele, para entender se seu tempo e esforço realmente compensam. Por exemplo, se você fatura US$ 400 por 20 horas de trabalho, mas gasta US$ 500 em equipamentos de trabalho e uso da Internet durante esse período, na verdade está gastando mais do que ganha e precisa aumentar sua taxa horária de acordo.

• Sua empresa exige que você acompanhe o tempo no trabalho?

Esta quarta razão está ligada à política da empresa, que tira o seu próprio desejo de controlar o tempo da equação. Mas, só porque você não decidiu controlar o tempo por conta própria, isso não significa que os benefícios listados acima não se aplicam a você. Você ainda poderá ajudar sua empresa a faturar com precisão os clientes, mas também melhorar os processos de negócios através da análise de relatórios de produtividade e lucratividade de sua equipe.

Depois de entender por que você quer ou precisa acompanhar o tempo, será muito mais fácil adotar essa prática.

2. Defina sua rotina de rastreamento de tempo

Para cultivar a prática de rastrear o tempo, você precisará decidir como seria uma rotina de rastreamento de tempo bem-sucedida para você – e qual abordagem você deve adotar para torná-la realidade.

Defina o básico de sua rotina de rastreamento de tempo

Primeiro, pense em quando você deseja controlar o tempo. Você fará isso enquanto trabalha ou quando terminar o trabalho? A resposta esclarecerá como você deve acompanhar o tempo:

• Quer controlar o tempo enquanto trabalha? Você precisará fazê-lo com um temporizador.
• Deseja adicionar tempo após o trabalho? Você precisará fazer isso manualmente, adicionando duração para seus projetos e tarefas.

O mesmo se aplica se você quiser construir sua rotina de controle de tempo selecionando primeiro o método:

• Você quer controlar o tempo com um temporizador? Você precisará fazer isso diariamente, tomando precauções que garantam que você se lembre de iniciar e parar o cronômetro ao iniciar e terminar o trabalho.
• Deseja adicionar tempo manualmente? Você poderá fazer isso depois de terminar uma tarefa, projeto, dia de trabalho ou semana de trabalho. Além disso, ao adicionar o tempo manualmente, você também poderá adicionar o tempo com antecedência. Esta pode ser uma adição adequada à sua rotina se você trabalha em um horário e se sente compelido a adicionar “8 horas, na segunda-feira, 4 de janeiro” ao seu software de rastreamento de tempo, assim que você estiver programado para trabalhar - mesmo que seja é uma semana de antecedência.

Defina detalhes adicionais para sua rotina de rastreamento de tempo

Depois de decidir quando e como deseja controlar o tempo, você precisará atender aos detalhes:

Como você abordará o tempo de rastreamento com um cronômetro?

• Você vai parar o tempo quando fizer uma pequena pausa?
• Você acompanhará diferentes tarefas dentro de um projeto separadamente?

Se você estiver adicionando tempo manualmente, quando fará isso?

• Ao terminar cada atividade?
• No final do dia de trabalho?
• Ou, todas as sextas-feiras, talvez?

Quais dados você adicionará para categorização?

• Você definirá e adicionará projetos?
• Você definirá e adicionará tags e tarefas?
• Você adicionará uma combinação de projetos, tarefas e tags?

Depois de responder a essas perguntas, você terá uma visão mais clara do tipo de rotina de controle de tempo que deseja seguir.

3. Inicie a rotina de rastreamento de tempo em uma escala menor

Para começar a controlar o tempo ou praticar qualquer prática regularmente, você precisará de força de vontade .

De acordo com a pesquisa, a força de vontade se assemelha a um músculo – quanto mais você a usa ao longo do dia, mais fatigada ela fica. Mas, considerando que os músculos se fortalecem quanto mais você os usa ao longo do tempo , pesquisas adicionais indicam que você pode fortalecer sua força de vontade, quanto mais você se comprometer com seus hábitos.

Então, em vez de mergulhar da cabeça aos pés na prática de rastreamento de tempo desde o início, comece pequeno.

Em vez de rastrear o tempo de todos os projetos e pausas com um cronômetro, adicionar tarefas e tags a todas as entradas de tempo e gerar vários tipos de relatórios a cada semana, comece adicionando o tempo manualmente regularmente:

• No final de cada dia de trabalho, reserve 5 minutos para adicionar manualmente o tempo que você gastou em projetos específicos naquele dia (por exemplo, 3 horas para o “Projeto A” e 5 horas para o “Projeto B”).
• Por enquanto, não se preocupe em adicionar tarefas ou tags, gerar relatórios regularmente ou acompanhar o tempo de cada atividade individual com um cronômetro.

De acordo com um estudo de 2009 publicado no European Journal of Social Psychology, são necessários 66 em média para formar um novo hábito, sendo 18 dias o mínimo.

Portanto, seja paciente consigo mesmo, até começar a seguir sua rotina básica de controle de tempo regularmente, sem pensar muito.

4. Introduzir gradualmente novos aspectos de rastreamento de tempo

Quando você estiver acostumado a acompanhar o tempo em uma escala menor, é hora de expandir sua rotina. Por exemplo, uma vez que se torna uma norma adicionar tempo manualmente todos os dias sem falhas, você pode começar:

• adicionando tempo para pausas
• rastreando o tempo com um temporizador
• adicionar mais detalhes às suas entradas de tempo, como tarefas e tags

Além disso, analise os recursos extras do seu software de controle de tempo e decida quais outros elementos você gostaria de começar a implementar em sua rotina no futuro.

Trabalhe para se acostumar com cada recurso de cada vez, até incorporá-lo ao seu fluxo de trabalho naturalmente .

Se você é um gerente que deseja implementar uma rotina de controle de tempo em sua equipe, o mesmo conselho se aplica – não introduza todos os aspectos do controle de tempo de uma só vez e tenha paciência enquanto sua equipe se ajusta.

5. Defina um sistema de recompensas para motivar o controle do tempo

Chris Bailey, autor do livro de produtividade “The Productivity Project ” , sugere que você se premia com “pontos de hábito” toda vez que realizar com sucesso um bom hábito. Você pode implementar esse sistema de recompensas para se encorajar a seguir a prática do rastreamento de tempo também.

Digamos que você tenha a prática de rastrear o tempo do projeto com um cronômetro, rastrear o tempo de pausa separadamente e definir projetos, tarefas e tags regularmente - veja como você pode definir "pontos de hábito" para cada parte do processo:

• Iniciar um cronômetro quando você começa a trabalhar em um projeto: 5 pontos
• Adicionando uma descrição, projeto, tarefa e tag à entrada de tempo de execução: 5 pontos
• Parar o cronômetro cada vez que você faz uma pausa: 5 pontos
• Iniciar o cronômetro ao retomar o trabalho em um projeto: 5 pontos
• Iniciar um cronômetro em um novo projeto ou uma pausa, cada vez que você parar o cronômetro do projeto anterior: 5 pontos
• Parar o último cronômetro no final do dia: 5 pontos

No total, são 30 pontos por dia – você pode manter uma lista de verificação que usará todos os dias para avaliar seus resultados, seja em um caderno ou em uma planilha.

Quando você ganhar o máximo de pontos, certifique-se de “lucrar” com esses pontos – as recompensas são importantes para cultivar hábitos, pois representam um motivador extrínseco destinado a ajudá-lo a seguir em frente com sua rotina.

Por exemplo, a cada dia, ao marcar todos os itens e marcar 30 pontos, você pode assistir a um episódio de seu programa de TV favorito ou tomar um banho perfumado ao sair do trabalho.

6. Associe o rastreamento de tempo a uma prática que você já possui

Se você já tem uma rotina de trabalho estabelecida, pode associar o rastreamento de tempo a um hábito de trabalho existente – e até mesmo usar seu rastreador de tempo para rastrear o tempo que leva para realizar o referido hábito.

Por exemplo, se você costuma responder e-mails pela primeira vez quando começa a trabalhar às 9h e, pela segunda vez, às 16h30, antes de terminar o trabalho do dia, combine essa prática com o controle de tempo .

Se você acompanha o tempo enquanto trabalha, inicie o cronômetro antes de abrir seu primeiro e-mail, às 9h, e pare o cronômetro quando responder ao último e-mail do dia às 17h. O mesmo se aplica ao rastreamento manual de horas – basta adicionar seu tempo de trabalho assim que terminar o trabalho de e-mail no final do dia de trabalho.

Se você deseja começar a usar um software de rastreamento de tempo, seria perfeito se você pudesse emparelhá-lo com outro software que você usa - o software de rastreamento de tempo geralmente oferece integrações com aplicativos populares que as pessoas já usam regularmente, então isso deve não seja um problema.

Por exemplo, se você usa o Trello para gerenciar seus projetos e acompanhar o progresso que você faz com as tarefas, você pode procurar extensões de controle de tempo que adicionarão um botão de controle de tempo em seus cartões do Trello.

Digamos que você já tenha o hábito de mover seus cartões do Trello pelas colunas chamadas “A fazer”, “Em andamento” e “Concluído”, como uma indicação do seu progresso nas tarefas.

Quando você move um cartão da coluna "A fazer" para a coluna "Em andamento", basta emparelhar essa atividade com a atividade de clicar no botão de controle de tempo.

Da mesma forma, ao ter um botão de controle de tempo em seus cartões, você também tornará mais fácil lembrar de parar o cronômetro ao mover o cartão da coluna "Em andamento" para a coluna "Concluído".

7. Marque os dias em que você realizou com sucesso sua rotina de rastreamento de tempo

Durante os primeiros meses em que você ainda está construindo sua prática de controle de tempo, tenha um calendário onde você acompanhará seus esforços. Este conselho decorre da técnica popular de produtividade e gerenciamento de tempo chamada “O Método Seinfeld” que você deve implementar da seguinte forma:

• Pendure um calendário em seu local de trabalho.
• Não importa o que sua rotina de controle de tempo envolva, todos os dias, quando você a executar conforme prescrito, coloque um “X” para esse dia.
• Se você acompanhar o tempo todos os dias, o número de dias com “X” aumentará.
• Em breve, você construirá uma cadeia de dias marcada com um “X”, que mostrará seu compromisso com o controle do tempo e o motivará a evitar perder um dia e, assim, “quebrar a cadeia”.

Claro, se você perder um dia, não se preocupe.

De acordo com James Clear, erros individuais em sua rotina de construção de hábitos não significam muito, se você voltar aos trilhos o mais rápido possível. Portanto, se você esqueceu de marcar o tempo com um cronômetro por um dia, não significa que todo o seu compromisso anterior com a prática foi em vão.

Primeiro, você sempre pode adicionar seu tempo perdido manualmente.

E segundo, você sempre pode fazer um esforço melhor para realizar sua rotina de rastreamento de tempo conforme esperado amanhã.

8. Crie um ambiente de trabalho que o incentive a controlar o tempo

A melhor precaução que o ajudará a controlar o tempo é estabelecer um ambiente que o encoraje a praticar a prática, desde o início do seu dia de trabalho.

Primeiro, você pode definir o site do seu software de rastreamento de tempo como a página de inicialização , ou seja, aquela que aparece pela primeira vez quando você inicia o navegador. Se você trabalha no Google Chrome, basta seguir várias etapas para ativar isso:

• clique nos três pontos na parte superior da página do navegador Chrome para obter mais opções
• selecione "Configurações"
• em "Na inicialização", selecione "Abrir uma página específica ou conjunto de páginas"
• clique em “Adicionar uma nova página” e digite https://clockify.me/

Agora, cada vez que você abrir seu navegador, você será solicitado a considerar o controle do tempo em um projeto, tarefa ou até mesmo algumas atividades diárias.

Como outra solução, você também pode instalar seu aplicativo de rastreamento de tempo em todos os dispositivos, para que tenha o ícone do aplicativo em seu desktop e/ou celular sempre que abrir seus dispositivos. A mera presença do aplicativo ao lado de suas pastas e arquivos de trabalho pode servir como um lembrete adicional de que você deve controlar o tempo.

9. Encontre um parceiro de responsabilidade

Uma pesquisa da Sociedade Americana de Treinamento e Desenvolvimento mostra que as pessoas têm 65% mais chances de atingir uma meta se se comprometerem com outra pessoa sobre isso. Além disso, a mesma pesquisa mostra que as pessoas têm 95% mais chances de ter sucesso em uma meta se realizarem reuniões regulares sobre isso com seus parceiros de responsabilidade.

Como você provavelmente imaginaria, você pode implementar essa prática de responsabilidade em qualquer coisa que faça, incluindo o controle de tempo:

• Se você é um funcionário, pode tomar a iniciativa e encontrar um parceiro de responsabilidade entre seus colegas.
• Se você for um gerente responsável pelas pessoas que devem controlar o tempo, você mesmo pode atribuir esses parceiros.

De qualquer forma, os parceiros de prestação de contas podem realizar reuniões regulares de 10 minutos no final da semana, para avaliar se cumpriram suas rotinas de controle de tempo prescritas e até discutir algumas ideias de melhoria.

10. Se você estiver na gestão, dê um exemplo pessoal para o controle do tempo

Se você é um gerente que está tentando incorporar o controle de tempo na rotina de trabalho de sua equipe, a melhor maneira de incentivá-los a cultivar essa prática é dar um exemplo pessoal para eles. Afinal, a menos que o gerente esteja disposto a fazer um esforço para controlar o tempo de trabalho, é realista esperar que o hábito continue com a equipe?

Primeiro, pense na rotina de controle de tempo que você deseja estabelecer. Explique suas expectativas para sua equipe e anuncie que você também acompanhará o tempo da mesma maneira - e permaneça fiel à sua palavra:

• Você quer que sua equipe acompanhe o tempo, não apenas em projetos, mas também em tarefas relacionadas a projetos? Certifique-se também de distinguir em quais tarefas relacionadas ao projeto você está trabalhando ao rastrear o tempo.
• Você deseja que a equipe adicione tags às entradas de tempo que você já faturou ao cliente, para marcá-las como tal em seu arquivo de rastreamento de tempo? Certifique-se de sempre adicionar a etiqueta “faturada” às suas próprias entradas de tempo.

Ao acompanhar o tempo junto com sua equipe, você os deixará mais à vontade para adotar a prática por conta própria.

Empacotando

Como é o caso de qualquer prática que você queira incorporar à sua rotina regular, cultivar o hábito de acompanhar o tempo exigirá um pouco de paciência. Depois de entender por que você está monitorando o tempo em primeiro lugar e que tipo de rotina você deseja cultivar, comece com o básico e introduza elementos adicionais de controle de tempo gradualmente. Estabeleça um ambiente de trabalho que o encoraje a controlar o tempo e não se esqueça de acompanhar seu progresso, recompensar seus sucessos e garantir que você seja responsável pela prática. Os gerentes também são aconselhados a liderar pelo exemplo e acompanhar o tempo junto com suas equipes. Como resultado de todos os esforços e iniciativas listados, é provável que o controle do tempo se estabeleça como um elemento regular e natural em sua rotina de trabalho.