Melhores maneiras de se comunicar de forma eficaz no local de trabalho

Qualquer comunicação no local de trabalho deve ser clara, amigável e fácil de avaliar. Isso é verdade, não importa quem seja o público-alvo. A falta de comunicação eficaz pode afetar um negócio.

De fato, em uma pesquisa com 1.000 empresas de TI, mais de 1 em cada 4 projetos não conseguiram cumprir seus prazos. Por quê? Comunicação pobre. Isso pode acontecer em qualquer setor. Com o conhecimento certo, situações como essa são totalmente evitáveis.

Como criar uma comunicação eficaz no local de trabalho

A comunicação é importante para alcançar o sucesso em um ambiente de equipe. As conexões ajudam você a definir metas, coordenar esforços, criar novas ideias e muito mais. Em seguida, os trabalhadores concluem os projetos bem-sucedidos no prazo. Mais importante, os líderes ajustam suas metas conforme necessário.

A comunicação ineficaz pode agravar os problemas e criar atrasos. Quanto mais tempo o projeto demorar, maior será a comunicação de baixo impacto.

Se você gostaria de saber como se comunicar de forma mais eficaz no local de trabalho, as etapas a seguir são um ótimo ponto de partida.

Saiba com quem você está falando

Para se comunicar de forma eficaz, você deve primeiro considerar com quem está falando. Nem todos processam as informações da mesma maneira ou respondem bem aos canais de comunicação individuais. Escolher a melhor maneira de se comunicar é a parte mais importante de uma comunicação bem-sucedida no local de trabalho.

Por exemplo, aqueles que ocupam cargos mais altos dentro de uma empresa geralmente são os mais receptivos a críticas e feedback “negativo”. Em muitos casos, eles ignoram completamente os comentários positivos. Para essas pessoas, informações objetivas e baseadas em fatos concretos costumam ser as mais valiosas.

Mantenha sua mensagem clara

Depois de considerar o que o receptor pode responder, é fundamental saber o que você vai dizer. Manter as coisas claras e fáceis de entender ajuda o ouvinte a se concentrar exatamente no que precisa.

Mantenha-se receptivo e autoconsciente

Se você permanecer positivo e acessível, estará enviando o sinal de que pode se comunicar de forma eficaz. Os trabalhadores sentem que é possível conversar com você. Quando as pessoas desenvolvem uma reputação de serem inacessíveis, pode ser difícil mudar essa opinião.

Aceitar comentários

O feedback é um desafio para entregar. Pode ser rapidamente levado a sério. No entanto, se você deseja se comunicar de forma eficaz com sua equipe, isso deve ser aceito. Raramente a comunicação é clara, especialmente quando uma equipe está envolvida.

Ao aceitar feedback de qualquer tipo, é importante permanecer um ouvinte ativo. Você deve avaliar o que é dito objetivamente e, em seguida, apresentar uma resposta. Se houver muito a resolver, agradeça à outra pessoa por sua contribuição e retorne a ela assim que tiver uma resposta apropriada. Apressar-se para uma conclusão pode retardar os esforços de comunicação.

Diferentes tipos de comunicação no local de trabalho

Nem todo tipo de comunicação é apropriado para cada grupo e situação. A cultura e o histórico podem influenciar quais formas de comunicação são mais eficazes ou mais fáceis de usar para um determinado grupo.

No entanto, também é fundamental limitar os canais de comunicação utilizados por uma determinada equipe ou para um projeto. Se muitos canais estiverem em uso, isso pode aumentar significativamente o tempo que os membros da equipe levam para encontrar informações críticas.

Abaixo estão as seções dedicadas às quatro ferramentas mais comuns para se comunicar de forma eficaz em um ambiente de trabalho. Há também estatísticas e dicas para ajudá-lo a selecionar a melhor opção de comunicação para o seu local de trabalho.

Apresentações e reuniões em grupo

As reuniões podem ser ferramentas úteis para se comunicar de forma eficaz se você mantiver algumas regras em mente. Primeiro, suas sessões devem ter no máximo 15 minutos. Isso mantém todos na tarefa. Também evita que a reunião seja atrasada demais.

Quinze minutos devem ser bastante tempo para cobrir um tópico. Você pode responder às perguntas mais urgentes e atribuir tarefas. Para ajudar as coisas, inclua recursos visuais. Você pode fazer isso com um resumo com marcadores dos pontos abordados, bem como atribuições e datas críticas.

Além disso, apresentações curtas para grupos menores podem ajudar a prevenir a fadiga cognitiva ou social. Isso ajuda a promover uma comunicação eficaz durante todo o dia de trabalho.

Se possível, incorporar um elemento visual pode ajudar os trabalhadores a lembrar das informações.

Isso pode significar

• configurando uma apresentação de slides
• criando um gráfico ou lista
• incluindo um quadro de imagens.

Qualquer coisa que possa ajudar as outras pessoas a visualizar as informações que você está apresentando pode levar a uma reunião mais memorável.

Reuniões Presenciais

Muitos trabalhadores preferem críticas construtivas quando são apresentadas de forma objetiva. Eles ainda preferem 7% mais do que feedback positivo. No entanto, muitos gerentes evitam fazer críticas ou sugestões de melhoria porque acham o processo desconfortável.

Reuniões presenciais privadas podem ajudar a tornar útil a apresentação ou o recebimento de críticas. No entanto, os trabalhadores mais velhos estão mais abertos a conversas sobre como melhorar e preferem reuniões presenciais.

As conversas são uma ótima maneira de abordar tópicos difíceis. As conversas evitam conflitos. No entanto, nunca é uma má ideia acompanhar reuniões presenciais com um lembrete de texto ou e-mail. Revise os principais pontos e destaques de sua conversa para criar um registro.

Os trabalhadores que são novos em um campo, jovens ou que têm níveis mais baixos de confiança podem ter mais dificuldade com a comunicação do fato ao rosto. Eles preferem e-mail ou mensagem de texto.

Mensagens de texto ou mensagens de texto online

Usar mensagens de texto em um local de trabalho é um novo método de comunicação. No entanto, se você deseja melhorar a comunicação dentro de uma equipe, especialmente uma equipe composta por membros mais jovens, o texto pode ser o caminho a seguir.

As mensagens de texto vêm com resultados positivos. Primeiro, eles são visuais. Os métodos de comunicação visual são 25% mais eficazes do que a comunicação oral. Se você combinar as duas abordagens, digamos, com uma apresentação oral e um acompanhamento baseado em texto, você pode esperar um aumento de 55% na retenção em comparação com apenas a apresentação.

Os proprietários de smartphones também estão muito familiarizados com mensagens de texto. Esses dados dizem que 97% dos usuários de smartphones enviam mensagens de texto toda semana. Comparado a outras opções de comunicação do tipo chat, as mensagens de texto são familiares. 80% dos profissionais atuais usam mensagens de texto para negócios e 70% incentivariam esse comportamento.

Por mais que as mensagens de texto possam ser excelentes para fornecer um registro fácil de consultar, elas podem ser difíceis de interpretar para alguns. Isso pode facilitar o uso de aplicativos de bate-papo e texto no local de trabalho para permanecer na tarefa e direto ao ponto. Qualquer conversa carregada de emoção, como críticas ou feedback construtivo, ainda é melhor dada pessoalmente.

As mensagens de texto também são um dos meios preferidos para agendamento no local de trabalho ou compartilhamento de atualizações e boletins. Em um estudo realizado pela West Virginia State University, os participantes tinham quatro vezes mais chances de preferir mensagens de texto para atualizações positivas e avisos de reuniões.

E-mail e boletins informativos

O e-mail pode ser a maneira mais produtiva de enviar e receber comunicações no local de trabalho. O funcionário médio recebe mais de 100 e-mails relacionados ao trabalho por dia e está rapidamente caindo no esquecimento como uma ferramenta de comunicação preferida.

As gerações mais jovens que entram no mercado de trabalho hoje raramente enviam e-mails.

• Apenas 6% dos participantes da Geração Z em um estudo do Pew de 2012 enviaram algum e-mail.
• O e-mail não é a ferramenta de comunicação certa se você precisar comunicar informações importantes.

As caixas de entrada de hoje estão sobrecarregadas.

• Até 60,8% dos funcionários ignoraram conscientemente as comunicações no local de trabalho por e-mail.

• Quase 1 em cada 2 relatou que outra ferramenta de comunicação teria sido melhor.
• Os trabalhadores afirmam que o e-mail realmente reduz a comunicação.
• As mensagens de texto têm uma taxa de leitura de 97%.

Benefícios da comunicação eficaz no local de trabalho

As empresas que têm um alto nível de comunicação bem-sucedida obtêm retornos 47% maiores, de acordo com um estudo de 5 anos.

A comunicação bem-sucedida é definida como a capacidade de saber o que seus funcionários desejam. Além disso, significa que você sabe como se comunicar com sucesso no setor de negócios. Você planeja e faz metas que são consistentemente cumpridas.

Além disso, a comunicação bem-sucedida da equipe reduz o conflito e a rotatividade da empresa em 40 a 50%, dependendo do setor.

Conclusão – Sim, você pode se comunicar de forma eficaz

Esses fatos deixam claro. É fácil ver como as empresas incluídas neste estudo se comunicam de forma eficaz. Com um pouco de ajuda, você pode se comunicar de forma eficaz no local de trabalho. Encontre a ferramenta de inovação certa em seu setor.

Você pode transmitir sua mensagem rapidamente. Comunique-se de forma eficaz e sua mensagem será compreendida. A verdade é que a comunicação eficaz pode levar a mudança a se enraizar mais rapidamente. Isso leva a níveis mais altos de aceitação.

Lembre-se, você se comunica de forma eficaz quando faz críticas construtivas e se comunica abertamente. Por quê? Simplesmente. Os funcionários podem melhorar e receber feedback que lhes permita fazê-lo.