7 melhores práticas para melhores relatórios de BI

Os relatórios de BI são um dos aspectos mais cruciais de qualquer implementação de BI. Se configurados incorretamente, esses relatórios podem causar confusão e até, em alguns casos, enganar seus próprios usuários finais. Em outras palavras, o sistema pode não fazer sentido para as pessoas que mais precisam dele.

Por outro lado, relatórios e painéis de BI bem projetados podem ajudá-lo a obter insights críticos rapidamente e descobrir padrões ocultos em seus dados.

Aqui estão sete coisas para se ter em mente ao projetar relatórios de BI para sua organização, a fim de maximizar o retorno de seus relatórios.

1. Identifique os requisitos de relatórios

O primeiro passo é fazer uma lista exaustiva de todas as partes interessadas, tomadores de decisão e usuários finais para seus relatórios. Isso lhe dará uma ideia clara sobre o público-alvo de suas entregas.

Agende entrevistas (por meio de reuniões presenciais, telefone ou Skype) com as partes interessadas relevantes para reunir todos os requisitos de relatórios deles. Essas reuniões devem incluir todos os executivos, gerentes e analistas de dados que realmente examinarão seus relatórios de BI regularmente.

Você pode não ser capaz de se reunir com todas as partes interessadas ao mesmo tempo. Nesses casos, evite se contentar com especificações escritas ou e-mails. Em vez disso, agende uma série de reuniões presenciais e acompanhamentos com cada grupo de usuários para identificar completamente todos os requisitos. Isso ajudará você a descobrir requisitos conflitantes ou até mesmo contraditórios e resolvê-los antecipadamente, economizando muito tempo no caminho.

2. Identifique os KPIs e métricas para cada relatório de BI

Em seguida, crie uma lista de KPIs e métricas que você deseja exibir em cada entrega de BI.

Agende entrevistas com stakeholders relevantes para descobrir o que eles querem ver em seus relatórios.

A maioria das empresas já tem um processo de relatório em vigor. É só que os usuários não estão satisfeitos com isso, seja porque não fornece as informações necessárias, ou porque é um sistema propenso a erros de pastas de trabalho do Excel sendo preparadas manualmente ou usando scripts ad hoc.

A chave é analisar seus sistemas de relatórios atuais para ter uma ideia do que eles estão rastreando no momento e identificar áreas de melhoria. Evite perguntar diretamente o que eles querem ver em seus relatórios. Isso só vai confundir os usuários finais.

Em caso de dúvidas, retorne às partes interessadas para discutir possíveis próximos passos. Levará de duas a três iterações, mas no final seus usuários terão uma boa ideia do que esperar em seus relatórios de BI.

3. Escolha a visualização certa para cada métrica

Um dos erros mais comuns que as pessoas cometem ao apresentar informações visualmente é usar o gráfico ou visualização errado. Ele não apenas transmite a mensagem errada, mas, em alguns casos, pode até levar à confusão.

Aqui estão dois gráficos que mostram as mesmas informações. Qual você acha que é mais intuitivo?

Escolha uma visualização que suporte os dados subjacentes

No primeiro gráfico, o visualizador provavelmente perderá tempo indo e voltando entre a legenda do gráfico e as fatias de pizza.

Por outro lado, o segundo gráfico facilita a identificação da tendência de vendas, mesmo sem olhar para os números reais.

Para cada métrica, é essencial escolher uma visualização que dê suporte à mensagem subjacente em seus dados.

Abaixo está um fluxograma para ajudá-lo a decidir qual visualização usar para apresentar seus KPIs e métricas, dependendo do tipo de informação que eles contêm.

Encontre o gráfico certo para seus dados (Fonte)

4. Disponha os elementos do relatório em seus relatórios de BI

Depois de descobrir quais (métricas) exibir em seus relatórios e como (qual visualização), é hora de organizá-las de maneira fácil de entender para projetar seu modelo de relatório.

Sabemos por vários estudos de rastreamento ocular que, quando humanos leem páginas da web, nossos olhos começam no canto superior esquerdo da página. À medida que lemos o conteúdo da página, nossos olhos se movem da esquerda para a direita, formando padrões em forma de F ou Z.

A chave é aproveitar esse padrão de leitura natural a nosso favor para apresentar informações de maneira intuitiva. Exiba as informações mais importantes e urgentes no canto superior esquerdo de seus relatórios. As informações de baixa prioridade e mudança lenta devem ser exibidas na metade inferior do seu relatório.

Exibir informações importantes e urgentes no canto superior esquerdo dos relatórios

Aqui está um exemplo de um painel de BI mal projetado:

Um painel de BI mal projetado

Os dois principais gráficos (“Top 10 Customers by YTD Revenue” e “Número de usuários por faixa etária”) não mudam com frequência.

Por outro lado, as tabelas que mudam com frequência, como “Inscrições por mês” e “Métricas diárias”, foram colocadas na parte inferior.

Como resultado, a cada dia que um usuário final examinar esse relatório, ele terá que percorrer os dois principais gráficos, que na maioria das vezes parecem iguais, antes de acessar as informações que mudam regularmente.

5. Destaque as informações principais

Os relatórios de BI estão repletos de informações e podem rapidamente se tornar visualmente distrativos. Guie os usuários do software para os números e tendências corretos, usando dicas visuais.

Usar as cores certas é uma maneira poderosa de destacar informações críticas em seus relatórios e painéis de BI.

Por exemplo, quando você olha para o painel a seguir, para onde seus olhos vão?

Use cores para atrair os olhos do usuário do relatório para as principais informações

Talvez você tenha visto o gráfico de pizza no canto inferior direito ou o gráfico de linhas na região superior esquerda, por causa de suas cores. É exatamente isso que este gráfico deve inspirá-lo a fazer. Com isso dito, evite usar muitas cores, pois pode levar a ruídos visuais.

Também é importante lembrar que algumas cores são mais atraentes do que o resto. Portanto, se isso diferencia um gráfico ou visualização em particular, de acordo com os Princípios da Gestalt, prestamos mais atenção a esse componente de relatório e tentamos descobrir por que é diferente.

Por exemplo, os dois gráficos abaixo mostram as mesmas informações:

Usando cores para destacar informações em um gráfico ou tabela

No entanto, as cores adicionais no primeiro gráfico não fornecem nenhuma informação adicional. Pelo contrário, eles nos fazem pensar “O verde significa que algo bom aconteceu em outubro?”

No segundo gráfico, o uso de uma única cor nos diz que todas as barras medem a mesma métrica (ou seja, vendas). Também nos ajuda a ver tendências de vendas e fazer comparações.

Portanto, a chave é usar cores estrategicamente para destacar as principais informações em seus relatórios de BI e subjugar as sem importância/não urgentes.

6. Agrupe KPIs e métricas relacionados

Como os relatórios de BI são usados ​​para obter insights e agir, é importante que eles ajudem os usuários finais a estabelecer conexões rapidamente nos dados.

Uma das maneiras mais eficazes de fazer isso é agrupar informações relacionadas e colocá-las juntas. Observe o painel abaixo:

Agrupe informações relacionadas para mostrar as conexões

No painel acima, a cor e a posição dos gráficos permitem que você entenda e compare rapidamente as informações relacionadas:

1. A primeira linha contém informações sobre métricas gerais, como receita, lucros, participação de mercado
2. A segunda linha mostra as métricas de vendas sobre produtos individuais
3. A terceira linha apresenta informações de vendas regionais

Da mesma forma, se você colocar informações relacionadas distantes, isso pode causar confusão e dificultar a visualização da conexão pelos usuários.

7. Faça uma assinatura nos modelos

Quando estiver satisfeito com os modelos, volte para as partes interessadas e obtenha sua aprovação, pois são eles que usarão seus relatórios regularmente.

Certifique-se de que eles entendam as informações apresentadas em seus relatórios e também como usá-los. Por exemplo, se seus relatórios tiverem recursos interativos, como listas suspensas, arquivadores e detalhamentos, certifique-se de que os usuários finais saibam como usá-los para obter as informações de que precisam.

Este é um processo iterativo que pode levar semanas ou até meses, pois as partes interessadas podem não ter certeza do que desejam ver em seus relatórios ou como desejam que seja apresentado. É aconselhável limitar o número de reuniões de revisão de relatórios e comunicá-lo antecipadamente. Por exemplo, normalmente temos até três iterações de revisão de relatórios com nossos clientes, durante um período de um a dois meses.

Mais importante ainda, obtenha uma assinatura formal e escrita para seus modelos para que você possa começar a construir os relatórios reais. Isso o ajudará a evitar iterações desnecessárias que têm o potencial de atrasar seu projeto. Caso contrário, você continuará recebendo solicitações de mudança ao longo de sua implementação.

Embrulhando-o

Relatórios de BI bem projetados facilitam para os usuários finais obterem as informações de que precisam para fazer um trabalho melhor, seja monitorando operações diárias, executando análises ad hoc para investigar problemas ou explorando dados para novas oportunidades de crescimento.

A chave é entender seu público-alvo – quem eles são, quais problemas enfrentam, quais informações desejam e como as usarão. Depois de descobrir isso, apresente as informações de uma maneira que permita que os usuários finais obtenham insights rapidamente e tomem decisões.