Como auditar, categorizar e escolher as melhores ferramentas de agência

Você já se sentiu sobrecarregado com o número de ferramentas que sua agência usa?

O profissional de marketing digital médio usa 12,4 ferramentas para apoiar a entrega de campanhas de marketing orientadas por dados.

E isso é apenas uma média... Alguns estão usando mais de 30 ferramentas para alcançar os mesmos resultados!

Para as agências, isso pode sair rapidamente do controle. Você não apenas tem seu próprio conjunto de ferramentas de escolha, mas precisa trabalhar com os aplicativos e softwares que seus clientes escolherem e juntá-los em uma estratégia coesa.

Claro, você não pode jogar o bebê fora com a água do banho. As ferramentas da agência são um mal necessário – elas trazem maior eficiência, melhores resultados para o cliente e processos escaláveis.

Como você encontra um meio termo? Como você monta um conjunto de ferramentas de agência que aproveita esses benefícios sem sobrecarregar o software?

Comece por se organizar

O primeiro passo para desmistificar a complexidade é reunir todas as suas entradas e organizá-las em uma estrutura digerível.

Quando se trata de ferramentas de software de agência, reserve um tempo para listar todos os aplicativos nos quais você, sua equipe e seus clientes confiam para realizar as coisas.

O processo de capturar uma lista de todas as suas ferramentas pode ser uma experiência reveladora por si só. Você ficará surpreso com quantos aplicativos você tem no mix.

Depois de obter sua lista principal, categorize-os em áreas de negócios e funções do cliente. Aqui estão algumas categorias abrangentes que você pode usar:

• Vendas e Marketing – Os aplicativos e ferramentas internos que você usa para expandir a agência e fechar negócios.
• Gerenciamento de Projetos e Comunicação – O software em que você confia para fazer as coisas e colaborar com colegas e clientes.
• Campanhas – As ferramentas que ajudam você a executar e gerenciar campanhas para clientes.
• Relatórios – O que você usa para criar e entregar atualizações de progresso aos clientes.
• Especialidade – Quaisquer ferramentas especializadas que sua agência precise, com base em sua área de especialização.

Ao categorizar as ferramentas que você está usando atualmente, você pode encontrar ineficiências ou lacunas em seu conjunto de ferramentas. Por exemplo, várias ferramentas podem estar fazendo a mesma coisa, permitindo que você elimine aquelas que você não precisa. Ou, você pode achar que está faltando alguma coisa.

Para ajudá-lo ainda mais nesse processo, vamos detalhar cada uma das categorias acima e analisar algumas ferramentas de agência de práticas recomendadas para cada uma.

Vendas e Marketing

Como você bem sabe, administrar uma agência é mais do que apenas entregar resultados ao cliente. A prospecção e geração de leads são fundamentais para o sucesso a longo prazo de uma empresa de serviços.

Pode haver alguma sobreposição nas ferramentas que você usa internamente para vendas e marketing com aquelas que você escolhe para entrega ao cliente, mas existem algumas sutilezas.

Aqui estão alguns exemplos das ferramentas que você precisará para comercializar sua agência e fechar negócios regularmente.

• Software de CRM e gerenciamento de leads – Há uma infinidade de aplicativos de rastreamento de vendas por aí que podem beneficiar o processo de vendas da sua agência. De CRMs completos que automatizam acompanhamentos por e-mail e rastreiam chamadas de vendas, como HubSpot ou Salesforce, a ferramentas que se concentram em um componente restrito do ecossistema de vendas, como io.

Reply.io

• Software de proposta – A maioria das agências inicia o processo de proposta com apresentações em PowerPoint, cadeias de e-mail não rastreadas e métodos de acompanhamento inconsistentes. Essa abordagem é boa nos primeiros dias, mas se você quiser dimensionar, precisará de um software robusto de criação e rastreamento de propostas, como o Proposify.

Propor

• Conjunto de ferramentas de marketing – Suas ferramentas serão diferentes dependendo da sua estratégia de marketing. Você provavelmente terá alguma forma de automação de e-mail, gerenciamento de sites, criação de documentos, design e ferramentas de gerenciamento de mídia social. Abordarei isso com mais detalhes nas seções de entrega ao cliente abaixo.

É fácil ficar preso na entrega do cliente e ter uma colcha de retalhos de ferramentas de vendas e marketing, mas não é escalável.

Gestão de Projetos e Comunicação

A vida de agência tem um número enorme de partes móveis. Talvez mais do que qualquer outro negócio, porque você está fazendo malabarismos com as necessidades e personalidades de vários clientes, funcionários, freelancers e fornecedores ao mesmo tempo.

Isso torna as ferramentas de comunicação e gerenciamento de projetos essenciais para garantir que tarefas importantes não passem despercebidas.

Aqui estão alguns exemplos das ferramentas que você pode precisar em seu arsenal:

• Gerenciamento de Documentos – Você criará e compartilhará todos os tipos de documentos com sua equipe e clientes que exigem armazenamento em nuvem, vários níveis de acesso e integração inteligente. É difícil ir além do Google Workspace para isso.

Espaço de trabalho do Google

• Gestão de Tarefas – A criação de projetos, criação de cronogramas e atribuição de tarefas é uma ocorrência cotidiana na relação agência-cliente. Uma ferramenta de gerenciamento de projetos como a Asana oferece visibilidade em toda a conta e a tranquilidade de saber que tudo está sendo feito no prazo.

Asana

• Comunicação – Sim, uma parte da comunicação entre as partes interessadas será feita por e-mail, mas evitar a sobrecarga da caixa de entrada com ferramentas como o Slack pode melhorar significativamente a produtividade da agência. Você também desejará um aplicativo de videoconferência, como o Zoom, para reuniões virtuais.

Folga

Embora esses aplicativos sejam o núcleo do que você precisa para gerenciamento de projetos e comunicação em sua agência, existem várias alternativas que alcançam um resultado semelhante.

Campanhas

A execução de campanhas para seus clientes precisa ser o mais suave e eficiente possível. Você não apenas deseja obter ótimos resultados, mas também precisa manter os clientes informados, cumprir prazos e outras expectativas ou entregas.

Cada campanha de marketing será diferente e as ferramentas que você usará dependerão de sua oferta principal para um cliente. No entanto, aqui estão algumas ferramentas gerais que você precisará para executar campanhas de marketing.

• Plataforma de Email Marketing – Praticamente todas as campanhas de marketing têm alguma forma de captura de email, acompanhamento ou sequência envolvida. E o ecossistema de software de email marketing é vasto. A ferramenta certa para você dependerá da complexidade das campanhas de seus clientes. No final das contas, um aplicativo como o Mailchimp pode ser suficiente ou, para plataformas de automação mais intensivas, confira o Ontraport.

Ontraport

• Landing Page Builder – As campanhas não são executadas sem landing pages, e você precisa ser capaz de criar rapidamente páginas bem projetadas que possam ser iteradas e testadas rapidamente. Se sua agência se concentra em captura de e-mail e campanhas de mídia social, o construtor de landing page do ShortStack é uma excelente ferramenta na qual você pode confiar.

ShortStack

• Ferramenta de design gráfico – Cada campanha que você lançar terá uma variedade de elementos que precisam ser projetados, como anúncios de banner, postagens de mídia social, gráficos da página de destino e muito mais. Muitas agências terão designers internos usando o Adobe Creative Suite, mas se você não tiver, o Canva é uma alternativa acessível e fácil de usar.

Canva

• Ferramentas de otimização de conversão – Embora seu software de email marketing e página de destino tenha alguns recursos para analisar e otimizar suas campanhas, você pode levar a otimização de conversão a um novo nível com análise de dados, teste A/B ou ferramentas de mapeamento de calor. Um exemplo é o VWO.

VWO

A maneira como você entrega e otimiza as campanhas para seus clientes determinará por quanto tempo eles permanecerão, por isso é fundamental ter o conjunto de ferramentas certo.

Comunicando

Várias das ferramentas que discuti até agora têm um elemento de relatório que você pode usar para retransmitir atualizações de progresso para seus clientes. No entanto, as análises que você obtém dessas plataformas são específicas para a finalidade da ferramenta.

Por exemplo, o ShortStack fornece uma página de destino detalhada e análises de e-mail para suas campanhas, o que pode ajudar a identificar os principais indicadores para resultados positivos e melhorar o desempenho das campanhas. Mas há uma série de outros pontos de dados e insights em que seus clientes podem se interessar, como engajamento de mídia social, melhorias de classificação de SEO ou taxas de conversão de PPC que compõem uma visão holística do seu trabalho em conjunto.

Ter uma ferramenta confiável onde você pode gerar relatórios de insights de dados significativos para os clientes pode economizar horas reunindo as coisas em uma planilha ou conjunto de slides.

Algumas ferramentas líderes no espaço de relatórios de agências incluem DashThis, AgencyAnalytics, Swydo e ReportGarden.

AgencyAnalytics

Relatórios consistentes que você pode replicar para todos os seus clientes em questão de minutos todos os meses melhorarão drasticamente sua taxa de retenção.

Juntando tudo

Este artigo se concentra nas ferramentas essenciais para qualquer agência de marketing. O outro software que você escolher dependerá das áreas em que você se especializa. Por exemplo, se você oferece exclusivamente serviços de SEO, uma poderosa ferramenta de análise de dados de SEO, como ahrefs ou SEMrush, precisará ser adicionada à lista. Ou, se você executar campanhas de anúncios escaláveis ​​no Facebook para clientes, o AdEspresso pode estar no seu cinto de ferramentas.

Um artigo sobre ferramentas de agência poderia durar para sempre… Existem milhares e milhares de aplicativos de marketing que ajudam as agências a trabalhar de forma mais eficaz e produtiva. No final, o mais importante para você é identificar como seu conjunto de ferramentas tirará o melhor proveito de sua equipe.

Você pode estar procurando algumas soluções completas ou integradores de relatórios que criem eficiência em seus processos. No entanto, menos nem sempre é melhor. Você não quer sacrificar a qualidade pela facilidade de uso se isso significar diminuir os resultados do cliente.

Procure encontrar o equilíbrio certo entre ferramentas especializadas, integradores e processos de comunicação em toda a agência que fazem com que sua equipe trabalhe em uníssono para fornecer resultados ao cliente.