Como o analista financeiro Ben Cole usa Clockify para bloqueio de tempo

Muitas pessoas estão desesperadas para escapar de pagar seus impostos, quanto mais se apaixonar pelo setor financeiro.

No entanto, algumas mentes brilhantes têm um talento especial para analisar números e mergulhar em todas as finanças. Ben Cole, presidente da ERP Connect Consulting, é uma dessas pessoas.

Você pode se perguntar como chegamos a esse tópico e Ben em particular. Bem, ele mencionou recentemente o Clockify em uma de suas postagens nas redes sociais.

Por sua vez, isso nos deixou curiosos para descobrir o que ele faz para se organizar em meio às demoradas e intermináveis ​​listas de afazeres de seu setor. Especialmente considerando que ele deixou uma empresa enorme e bem estabelecida para lançar sua própria empresa.

Então, fizemos o que sempre fazemos - reunimos todos os nossos comos e porquês e nos sentamos com o próprio homem para fazer todas estas perguntas:

• Por que Ben escolheu se tornar seu próprio chefe,
• Como ele lida com sua carga de trabalho diária,
• O que é bloqueio de tempo para Ben em seu trabalho e
• Por que ele usa o Clockify há 2 anos.

Vamos pular direto!

Ben Cole: uma prévia da vida de um analista financeiro

Ben gosta de se descrever como um profissional financeiro muito, muito ocupado . E isso não é ele exagerando sobre sua carga de trabalho. Ao contrário, dirige uma empresa de sucesso com quase uma dezena de funcionários e precisa atender muitos clientes.

Em poucas palavras, Ben Cole é presidente da ERP Connect Consulting, onde ERP significa Enterprise Resource Planning . Esse é o jargão da indústria para dizer que eles criam software que:

• planos,
• Orçamentos, e
• Relatórios sobre os resultados financeiros de uma empresa.

Hoje, Ben trabalha e mora em Dallas, Texas. No entanto, ele teve uma carreira rica. Então, vamos dar uma olhada rápida no que precedeu seus esforços atuais.

Ben formou-se na Drake University com especialização dupla em Finanças e Sistemas de Informação. Desde então, ele está imerso no mundo financeiro.

“Comecei na área de ERP em 2016. Trabalhei em uma grande empresa de contabilidade pública por 5 anos, depois trabalhei para uma startup menor em Austin, Texas.”

Mas Ben não é o típico técnico financeiro que mal consegue equilibrar trabalho e vida pessoal. Na verdade, ele tem um relacionamento estável com sua futura esposa, com quem se casará em alguns meses.

Igualmente importante, ao contrário de seus empregos anteriores, ele agora decide os valores que deseja incutir em seu ambiente de trabalho. De acordo com Ben, os valores mais importantes da empresa incluem:

• Qualidade,
• Transparência, e
• Eficiência.

Mas, de qualquer forma, você pode se perguntar por que mais ele decidiu deixar o emprego em uma grande empresa, tornar-se seu próprio patrão e abrir um negócio próprio.

Vamos descobrir!

Por que Ben tornou-se autônomo

Ao contrário de alguns de seus colegas, Ben achava que poderia crescer muito mais rápido sozinho – em vez de fazer parte de uma empresa conhecida. E foi essa crença que o levou a um curso diferente.

“O que me levou principalmente a dar o salto foi o ambiente em que eu estava. Com todos os negócios do tipo corporativo, há todos os pesos e contrapesos; você tem que esperar sua vez de conseguir a promoção ou o aumento que deseja.

Em contraste, a empresa de Ben usa um modelo de remuneração direta. Simplificando, esse modelo significa que os funcionários são pagos com base no que produzem — ou seja, recebem sua remuneração dependendo do que trazem para a empresa. Mas, ainda mais notavelmente, Ben está confiante de que essa abordagem ajuda a desenvolver uma equipe para atingir todo o seu potencial e desenvolver habilidades duradouras - habilidades que garantirão as perspectivas de trabalho de todos:

“Se tudo der errado e [o negócio de uma empresa] não der certo, ainda tenho as habilidades e o conhecimento técnico para trabalhar em qualquer tipo de empresa em que trabalhei antes.”

Como Ben lida com sua carga de trabalho diária

A maioria das pessoas bem-sucedidas tem um sistema que as torna bem-sucedidas.

Da mesma forma, Ben é um profissional financeiro ocupado e precisa conciliar várias tarefas e projetos todos os dias. Mas não há dois dias iguais.

“Honestamente, todo dia é um pouco diferente. Esta manhã eu acordei, fiz um treino rápido só para fazer o sangue fluir; e recebemos uma chamada interna para examinar algumas peças de desenvolvimento de nossos aplicativos.”

Mas o que acontece depois que ele tira toda essa recapitulação matinal e atividades energizantes do caminho?

“No final da tarde, recebi algumas ligações de clientes e outro projeto começando esta semana. Acho que o mais importante é acompanhar as mudanças e ser flexível para atender os itens de maior prioridade.”

Com tanto em seu prato, estávamos ansiosos para aprender sobre os obstáculos mais proeminentes de Ben em seu dia de trabalho.

“Acho que o maior obstáculo é o inesperado. Então, agora, tenho mais 6 ou 7 reuniões hoje. Mas você nunca sabe quando alguém vai ligar e precisar de alguma coisa.”

Além do fluxo interminável de solicitações recebidas, Ben ainda precisa se contentar com o recurso limitado que chamamos de tempo. Assim, ele torna essencial separar o que importa de todo o resto.

“O tempo é sempre o seu maior ativo. Você não está recebendo mais; e realmente ser capaz de priorizar esses itens e ver o que você precisa fazer agora versus o que pode esperar e realmente tentar não descarrilar.

Isso prepara o terreno para a próxima pergunta que enviamos a Ben. Você adivinhou: prioridades!

Os pensamentos de Ben sobre como definir prioridades

Para iniciá-lo na coisa indiscutivelmente mais importante em seu setor - e em qualquer outro setor, na verdade - falamos sobre diferenciar as prioridades das não prioritárias.

“Sou um cara com uma grande lista de tarefas. E, às vezes, as listas de tarefas podem ficar fora de controle. Minha lista de tarefas geralmente tem 20 ou 30 coisas.

Mas Ben tem uma solução para as demandas cada vez maiores de seu tempo.

“Eu sempre tento usar [um conceito] chamado 'top 3 de hoje'. Eu literalmente escrevo as 3 coisas que quero fazer hoje. No final do dia, eu olho [e me pergunto]: meu dia está sendo bem-sucedido? É bem-sucedido se eu fizer essas 3 coisas. Não sei o que está por vir [mas estou sempre] hiperfocando e priorizando os 3 primeiros.”

Ben diz que fica feliz quando realiza as tarefas mais importantes, criando um ciclo de feedback. Curiosamente, no entanto, ele prefere anotar seus itens críticos em um post-it físico.

“Sou um grande defensor de escrever em um pedaço de papel porque isso realmente força você a fazê-lo - seja o seu top 3 ou o seu top 5. Acho que é como estabelecer metas. Se você definir seus objetivos tão grandes que sabe que nunca poderá alcançá-los, eles não são realmente objetivos, certo?”

Ele acredita que os profissionais precisam ser realistas sobre seus objetivos, porque fazer algo sem chegar a lugar nenhum... Qual é o sentido disso mesmo?

Para o capítulo final da história de Ben, falamos sobre algumas técnicas de produtividade testadas pelo tempo e como o Clockify se encaixa.

Tempo de rastreamento: o divisor de águas na vida profissional de Ben

A vida de um especialista financeiro e presidente de uma empresa em crescimento pode ser desgastante. Vai saber!

Mas falando sério, Ben tem que programar tempo para o que é essencial e cuidar dos itens pequenos e menos importantes também. O dia inteiro, todos os dias. Para se manter produtivo o tempo todo, Ben precisa abordar sua carga de trabalho de maneira eficiente e eficaz. E ele também não afirma que conciliar suas ambições pessoais e profissionais seja um passeio no parque. É exatamente o oposto.

“'Eu diria que a maior coisa que se sobrepõe em ambos [ minha vida pessoal e profissional ] é que estou extremamente ocupado. Quer seja a tentar criar novos produtos ou angariar novos clientes, ou apenas a tentar manter a minha vida pessoal, já que tenho uma noiva e temos um gato e um cão; [e] adoro jogar golfe e esquiar.”

A cura para tanto estresse e bagunça? Juntamente com outras plataformas, Ben descobriu que o Clockify é uma ferramenta prática que o ajuda a chegar ao fim de seus dias sentindo que já realizou muito.

De qualquer forma, aqui está uma prévia da postagem no LinkedIn que despertou nosso interesse em entrevistar Ben.

Sem surpresa, ficamos curiosos sobre como Ben encontrou o Clockify e os benefícios que sua equipe obteve ao usar nosso aplicativo de bloqueio de tempo nos últimos 2 anos.

Como Ben conheceu o Clockify

Ben está prosperando no setor financeiro há quase uma década, usando muitas ferramentas poderosas para melhorar os fluxos de trabalho ao longo do caminho. Mas ele diz que tem vergonha de mencionar sua plataforma preferida para rastrear o tempo antes de se decidir pelo Clockify. Alerta de spoiler - era o Excel.

“Começamos a usar o Clockify provavelmente 3 meses depois que comecei meu negócio. E um dos meus colegas me apresentou a ferramenta. Ele tinha um protótipo de integração do Clockify com o Business Central.”

Acima de tudo, a integração útil (entre Clockify e Business Central) levou Ben a perceber que Clockify poderia ser um divisor de águas em seu trabalho.

Por que Ben acha que o Clockify economiza muito tempo

Ben sente que adotou o Clockify rapidamente porque era uma equipe de uma pessoa na época. Mas ele acredita que também é muito fácil para qualquer grande força de trabalho adotar a ferramenta - contanto que você inicie o processo de integração mais cedo ou mais tarde.

“Meu grande objetivo é implementar as ferramentas antes que você precise delas, porque é muito mais fácil integrar outras pessoas. Se você tem 10 funcionários trabalhando no Excel e tenta fazer com que eles acessem o Clockify – ainda é possível e provavelmente não muito difícil – mas é muito mais fácil [fazer isso de antemão].”

Com mais de 80 integrações, o Clockify funciona perfeitamente com um conjunto diversificado de aplicativos. Ben diz que está muito feliz com a forma como a integração com o Business Central economiza horas toda semana.

“Funciona perfeitamente e provavelmente me economiza 4 horas por semana agora. [Com o tamanho atual de nossa equipe], provavelmente levaria um dia inteiro [para fazer manualmente]. Sei que levaria 4 horas porque costumava levar 2 quando era só eu fazendo no Excel. E nós fizemos 10 Xed desde então.”

Além de economizar muito tempo para Ben, o Clockify facilita a criação de faturas dentro da plataforma e o envio aos clientes.

“Eu não poderia imaginar nossa organização sem Clockify, já que pega todas as entradas de tempo e as coloca diretamente em uma fatura no meu sistema financeiro. Então, basta clicar em um botão e enviar todas as minhas faturas por e-mail aos meus clientes.”

Recursos do Clockify que Ben mais gosta

Com dezenas de recursos úteis para indivíduos e empresas, o Clockify pode melhorar facilmente os processos no trabalho. Do tempo de rastreamento aos relatórios e exportação de dados, o Clockify permite que você gerencie seu tempo com mais eficiência.

Então, vamos ver quais recursos Ben considera mais úteis quando se trata de trabalhar com clientes e membros da equipe.

Recurso nº 1: bloqueio de tempo + integração de calendário

Ben diz que o bloqueio de calendário é um toque agradável para sua agenda lotada.

“Tenho uma reunião que posso marcar como administrativa e, em seguida, a próxima reunião que posso ter é uma reunião de cliente faturável. Então, [é útil poder] usar isso e no final do dia – vá para o Clockify e literalmente clique em cada evento do calendário.”

Além disso, o recurso de exibição de calendário permite que a equipe de Ben trabalhe de forma transparente e obtenha uma imagem nítida de suas tarefas, atividades e eventos. Além disso, Clockify permite que sua empresa seja paga com mais rapidez e facilidade - sem atrito envolvido.

“Basicamente, faça a transição para uma entrada de tempo faturável do cliente ou uma entrada administrativa - e o Clockify rastreia quanto tempo todos estão trabalhando. Portanto, o calendário é absolutamente a coisa número 1 que eu uso.”

No entanto, o layout visualmente atraente das atividades não é a única coisa que Ben adora no Clockify. Ele também usa o calendário como um planejador de bloqueio de tempo e uma potência de produtividade.

Curiosamente, Ben armazena rapidamente os próximos eventos ou tarefas criando blocos de 30 minutos em seu calendário. Ele usa descrições simples como cliente X, Y, Z. E isso faz maravilhas para ele!

Além do mais, Ben usa a visualização do calendário como um segundo cérebro, pois permite que ele e sua equipe acompanhem quantas coisas diferentes forem necessárias.

“Em um dia louco, vai ser difícil lembrar de 15 reuniões diferentes que você teve. Em vez disso, eles já estão no meu calendário. Eu apenas clico neles.

No geral, Ben está satisfeito com o Clockify porque economiza dezenas de horas para ele e sua empresa todos os meses.

Recurso nº 2: Marcação de entrada/saída

Clockify permite que a equipe de Ben evite fazer uma das coisas mais cansativas - cronometrar o tempo. Então, pedimos a ele que nos desse sua opinião sobre isso em um cenário da vida real.

“Para quem trabalha no serviço profissional, o que menos gosta é entrar no tempo sempre que possível. A última coisa que você quer fazer é gastar 15 minutos digitando todo o seu tempo manualmente. Portanto, o Clockify torna muito fácil simplificar isso, tanto do meu lado quanto do lado do usuário.”

Com esse recurso, Ben pode rastrear facilmente a presença dos funcionários e obter relatórios de entrada e saída. Mas o mais importante, sua equipe pode cronometrar seu tempo de forma conveniente em qualquer dispositivo, seja online ou offline.

Recurso nº 3: lembretes automáticos

Em vez de perseguir os membros de sua equipe para fazer registros de tempo, Ben pode fazer outras coisas mais importantes. Como? Bem, Clockify faz o trabalho para ele e envia lembretes automáticos para os membros da equipe.

“Clockify tem ótimos recursos para lembrar as pessoas de enviar seu tempo. Então, eu não tenho que acompanhar ninguém. O Clockify faz isso para mim, e tenho visto retornos muito bons em termos de rapidez com que as pessoas estão gastando seu tempo.”

Para definir lembretes como Ben faz todos os dias, tudo o que você precisa fazer é escolher o seu:

• Horário de trabalho e dias de trabalho, e
• A hora após a qual você deseja que o Clockify envie um lembrete.

É isso!

Recurso nº 4: relatórios

Outro recurso interessante sobre o qual Ben fala alegremente são os relatórios do Clockify. Essa adição ajuda sua equipe a gerenciar projetos e saber o que todos estão fazendo ultimamente.

Além de evitar perda de tempo, o exclusivo recurso de relatório Clockify permite que Ben veja onde e como sua equipe gasta o tempo, obtendo um resumo completo das horas rastreadas - e até mesmo das horas faturáveis ​​- em relatórios organizados. Tudo o que sua equipe precisa fazer é registrar o tempo usando um rastreador em tempo real ou marcando manualmente as horas no quadro de horários.

Ben explica como os relatórios permitem que ele permaneça no topo da enorme carga de trabalho de sua empresa.

“Se alguém não tem nenhuma hora [marcada] na segunda-feira, posso ver isso; isso me ajuda, do ponto de vista do gerenciamento de projetos, a dizer 'você não é mais tão utilizado'.

Na manhã de terça-feira, Ben pode dar uma olhada em um relatório de segunda-feira para verificar quem trabalhou em quê e por quanto tempo. Se ele perceber que alguns funcionários estão com baixo desempenho em algumas tarefas, ele pode mudar de marcha e atribuir itens diferentes.

Conclusão: Use ferramentas para hiperfocar nas tarefas mais importantes

Foi uma explosão entrevistar Ben! E se você olhar de perto, verá alguns temas e pequenas lições que ele compartilhou de sua rica experiência.

Então, aqui estão alguns tópicos que você provavelmente pode usar em sua vida e trabalho:

• Saia de uma empresa se achar que ela impede seu crescimento,
• Aperfeiçoe suas habilidades rapidamente para preparar suas perspectivas de trabalho para o futuro,
• Estabelecer valores para orientar o comportamento e o desempenho dos funcionários,
• Acompanhe o tempo que os funcionários gastam em tarefas para obter os maiores benefícios,
• Confie em ferramentas em vez de depender de pessoas para se lembrar das coisas e
• Automatize fluxos de trabalho para obter sucesso a longo prazo.

De qualquer forma, estamos contentes que o Clockify tenha ajudado Ben e sua equipe a disparar sua produtividade.

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