Como ser mais eficiente com suas tarefas

Eficiência é 10% de ser produtivo. Eu tropecei nesta frase enquanto pesquisava para esta postagem no blog. Vamos detalhar isso. Eficiência significa fazer tarefas rapidamente e fazê-las bem. Por outro lado, para ser produtivo, você precisa cuidar de suas tarefas significativas de forma consistente. Então, de certa forma, ser eficiente é uma parte vital da sua produtividade.

Agora, quando você não consegue concluir suas tarefas diárias em um ritmo mais rápido (sem comprometer a qualidade), provavelmente se sente frustrado. Mas, a boa notícia é que você pode aprender a ser mais eficiente com suas tarefas.

Neste artigo, você descobrirá:

• o que significa ser eficiente no trabalho,
• como se concentrar e fazer o trabalho,
• como ser mais eficiente e eficaz no trabalho.

O que significa ser eficiente no trabalho?

Você está familiarizado com aquelas cenas de filmes em que uma pessoa está digitando muito rápido, com um sorriso confiante no rosto? Essas cenas geralmente são seguidas por música de piano otimista. Quando penso em eficiência, vejo essa imagem em minha mente.

Quando se trata de eficiência no local de trabalho, envolve mais do que o cenário lúdico mencionado anteriormente. A eficiência no local de trabalho implica que os funcionários executem as tarefas certas de maneira adequada, sem desperdiçar muito tempo ou energia. Dessa forma, os trabalhadores ajudam seus clientes/clientes, fornecendo produtos/serviços de maior qualidade. Assim, os funcionários ajudam o seu negócio a crescer. Além disso, funcionários eficientes também são produtivos porque sabem gerenciar suas tarefas e concluí-las corretamente e no prazo.

Como você pode se concentrar e fazer o trabalho?

Vamos dar uma olhada no que você pode fazer para manter o foco e realizar o trabalho com facilidade, independentemente do seu cargo.

Trabalhe em sessões curtas seguidas de uma pausa rápida

De acordo com o estudo da Universidade de Illinois, “breves desvios de uma tarefa podem melhorar drasticamente a capacidade de se concentrar nessa tarefa por períodos prolongados”. Portanto, quando começar a trabalhar em uma tarefa, certifique-se de trabalhar em sessões curtas, de 20 a 30 minutos, e depois faça uma breve pausa de 5 minutos.

Você pode experimentar a Técnica Pomodoro, que consiste em sessões de trabalho de 25 minutos (Pomodoros). Após cada sessão, faça uma pausa de 5 minutos. Depois de terminar quatro sessões de trabalho, você pode fazer uma pausa mais longa, cerca de 30 minutos. Se você acredita que 25 minutos é muito pouco para suas tarefas, você pode organizar seu trabalho fazendo Pomodoros de 90 minutos.

Concentrar sua atenção em sua tarefa durante esses Pomodoros aumentará sua eficiência.

Siga seus ritmos circadianos

Um ritmo circadiano é um ciclo de 24 horas que recebeu o nome da frase latina “circa diem”, que significa “cerca de um dia”. Os ritmos circadianos regulam seus sistemas mentais e físicos. Além disso, sua capacidade de se concentrar depende do seu ritmo circadiano. Algumas pessoas estão mentalmente alertas pela manhã, enquanto outras prosperam durante a tarde ou à noite.

Para ser mais eficiente com suas tarefas diárias, você deve organizar seu dia de acordo com seus ritmos circadianos. Se você quiser aprender mais sobre seu ritmo circadiano, certifique-se de acompanhar seus níveis de foco por pelo menos duas semanas. Por exemplo, você pode anotar seus níveis de energia em uma escala de 1 a 10 ao longo do dia. Em seguida, agende suas tarefas mais importantes para os períodos de maior alerta. Deixe essas tarefas menos críticas para os períodos em que seus níveis de energia estão mais baixos.

Abrace a divagação e a ociosidade

Sonhar acordado pode ser benéfico e torná-lo mais eficiente? Surpreendentemente, sim.

Em seu livro Bored and Brilliant: How Spacing Out Can Unlock Your Most Productive and Creative Self, Manoush Zomorodi fala sobre a importância de divagar:

“ Quando nossas mentes vagam, ativamos algo chamado de “modo padrão”, o lugar mental onde resolvemos problemas e geramos nossas melhores ideias, e nos envolvemos no que é conhecido como “planejamento autobiográfico”, que é como entendemos nosso mundo e nossas vidas e estabelecer metas futuras .”

Ela também aponta que quando nos distanciamos, é quando fazemos o pensamento original.

Então, deixe-se sonhar acordado por 10 ou 15 minutos enquanto faz uma tarefa repetitiva ou faz uma pausa. Dessa forma, você pensará em novas formas de lidar com seus problemas ou tarefas complexas, o que aumentará sua eficiência. Além disso, você estará mais focado no trabalho durante uma reunião ou ao lidar com uma tarefa desafiadora.

Além de divagar, ficar ocioso também pode ser valioso para você. Veja como o ensaísta e cartunista Tim Kreider explica os benefícios da ociosidade no livro de Cal Newport Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World:

” A ociosidade não é apenas umas férias, uma indulgência ou um vício; é tão indispensável para o cérebro quanto a vitamina D é para o corpo, e privados dela sofremos uma aflição mental tão desfigurante quanto o raquitismo...

Mas, e se você estiver muito ocupado e não conseguir perder tempo ocioso? Aqui está o que Cal Newport propõe neste livro.

” No final do dia de trabalho, encerre sua consideração de questões de trabalho até a manhã seguinte – sem checar e-mails após o jantar, sem repetições mentais de conversas e sem planejar como você lidará com um desafio futuro; encerre o trabalho pensando completamente .”

Newport acrescenta que um dos benefícios de desligar é que “o tempo de inatividade ajuda a recarregar a energia necessária para trabalhar profundamente”. E, como Newport define, o trabalho profundo é “o tipo de trabalho que otimiza seu desempenho”.

Como você pode ser mais eficiente e eficaz no trabalho?

Como já mencionado anteriormente, há uma diferença entre eficiência e eficácia. Quando você é eficiente, você finaliza suas tarefas de forma rápida e organizada. Por outro lado, quando você é eficaz, obtém os resultados desejados. Como você pode imaginar, quando se trata de suas tarefas de trabalho, você precisará se destacar em ambas as áreas. Vamos dar uma olhada nas dicas mais práticas para ser eficiente e eficaz no trabalho.

Direcione sua atenção para as tarefas mais importantes primeiro

No início de cada dia, pense nas tarefas mais importantes do dia. Além disso, tente ser realista e anote até três tarefas que você precisa terminar até o final do dia.

Ter um objetivo claro em mente e à sua frente o ajudará a permanecer no caminho certo e a melhorar sua eficiência e produtividade.

Experimente o método da matriz de Eisenhower

Uma das maneiras mais úteis de aprender a priorizar é tentar a técnica da matriz de Eisenhower. Este método de gerenciamento de tempo irá ajudá-lo a separar as tarefas importantes das não importantes.

O método da matriz de Eisenhower inclui quatro quadrantes de tempo:

1. tarefas importantes e urgentes,
2. tarefas importantes, mas não urgentes,
3. tarefas não importantes, mas urgentes,
4. tarefas não importantes e não urgentes.

Assim, as tarefas do primeiro quadrante são suas prioridades. Depois de terminá-los, enfrente os do segundo quadrante. Falando do terceiro quadrante, você deve delegar essas atribuições aos seus colegas. Finalmente, as tarefas do quarto quadrante devem ser eliminadas.

Como esse método ajuda você a ter uma visão mais clara do seu dia de trabalho, a técnica da matriz de Eisenhower também pode melhorar seu gerenciamento de tempo. Assim, você será mais eficiente e produtivo com suas tarefas.

Dedique algum tempo para um trabalho profundo

O trabalho profundo mencionado anteriormente desempenha um papel crucial quando se trata de tarefas exigentes ou essenciais para o seu cargo. Quando você precisar fazer essas tarefas, precisará estar focado e evitar distrações a qualquer custo.

Por exemplo, como sou um escritor de conteúdo, meu trabalho profundo consiste em escrever blogs. Para poder entrar em um estado de espírito de trabalho profundo, prefiro ouvir música clássica ou trilhas sonoras de filmes. Esses gêneros musicais me ajudam a ser produtivo e terminar de escrever o blog.

Agora, se você luta para manter sua atenção e entrar no trabalho profundo, Newport sugere o seguinte ritual de trabalho profundo:

• Escolha onde você vai trabalhar e por quanto tempo. Você precisará encontrar um local tranquilo para seus períodos de trabalho intenso. Além disso, se possível, dedique uma parte específica do seu escritório (em casa) apenas para trabalhos profundos. Por exemplo, uma sala de conferências, uma biblioteca silenciosa ou uma poltrona confortável, se você estiver trabalhando em casa. Antes de começar a trabalhar, pense em quanto tempo você precisa ficar na zona para poder concluir a tarefa.
• Decida como você vai trabalhar. Defina metas específicas para o seu período de trabalho profundo. Por exemplo, se você está escrevendo um artigo, você pode regular o número de palavras ou o número de subtítulos que você precisa terminar durante um período de trabalho profundo. Além disso, você também pode ativar um bloqueador de sites assim que começar a trabalhar, para evitar se distrair com mídias sociais ou notícias.
• Escolha como você apoiará seu trabalho. Seu ritual de trabalho profundo também deve abranger todos os elementos essenciais que você precisará durante o trabalho. Por exemplo, uma xícara de café ou um lanche para o caso de ficar com fome. Além disso, escolha a iluminação adequada e uma cadeira confortável.

Estas são apenas algumas ideias para tornar seu ritual de trabalho profundo mais confortável e eficaz. Você sempre pode modificar o ritual para que seja mais adequado para você e suas tarefas.

Evite multitarefa

Quando você está fazendo duas tarefas ao mesmo tempo, na verdade você está mudando seu foco entre essas tarefas. Isso é chamado de alternância de contexto e, como você pula de uma tarefa para outra rapidamente, parece que você está executando duas tarefas simultaneamente.

Mas, multitarefa não é tão eficaz quanto parece ser. Quando você direciona sua atenção para uma tarefa e depois rapidamente para outra, seu cérebro precisa de mais tempo e energia para carregar e recarregar o contexto.

É por isso que você deve evitar multitarefa. Em vez disso, concentrar-se em uma tarefa de cada vez o tornará mais eficiente.

No entanto, quando você estiver sobrecarregado de trabalho e não tiver outra opção a não ser multitarefa, siga nossas dicas sobre como alternar entre projetos e tarefas sem perder a produtividade.

Analise suas tarefas maiores em menores

Sejamos sinceros: sabendo que você tem que fazer uma tarefa complexa que requer muito tempo e energia, você não ficará motivado para começar a trabalhar nela. Então, em vez de ter uma tarefa maior para o dia inteiro, divida-a em tarefas menores.

Por exemplo, você precisa fazer uma ilustração para o post do blog. Ao analisar essa tarefa em partes menores, você obterá atribuições como:

1. fazer o primeiro rascunho,
2. entre em contato com um redator de conteúdo para discutir o primeiro rascunho,
3. fazer as alterações, se necessário,
4. adicione um logotipo ou qualquer detalhe semelhante e
5. anexe uma ilustração à ferramenta de gerenciamento de projetos.

Depois de terminar a primeira tarefa, você se sentirá motivado a continuar. Assim, concluir uma tarefa maior será mais fácil de gerenciar.

Além disso, você também pode usar o Clockify para dividir seu projeto em tarefas menores. Esse tipo de trabalho com tarefas é útil porque você pode organizar seu projeto como uma lista de tarefas. Em seguida, marque as tarefas como concluídas assim que as terminar. Além disso, ter esse cronograma pode ajudá-lo a rastrear projetos e tarefas para seus clientes também.

Limite o tempo que você gasta em e-mails

Conforme declarado no relatório The Anatomy of Work Index, da Asana, responder a e-mails e mensagens constantes é o principal motivo pelo qual os funcionários trabalham até tarde. É provável que, sempre que vir ou ouvir uma notificação por e-mail, sinta vontade de verificá-la. Mas, recuperar o foco depois nem sempre será fácil.

A menos que seu trabalho exija que você seja ativo e responda às mensagens o mais rápido possível, tente limitar o tempo gasto em e-mails. Por exemplo, você pode verificar seus e-mails no início e no final do dia de trabalho.

Além dessa opção, tente ser mais específico ao escrever e-mails. Ao fazer isso, a comunicação com seus colegas ou parceiros será mais precisa, evitando e-mails de ida e volta. Portanto, você ficará menos distraído com e-mails, o que o ajudará a ser mais eficiente e produtivo.

Automatize tarefas recorrentes

Tarefas recorrentes são aquelas que ocorrem regularmente, por exemplo, todos os dias, uma vez por semana ou uma vez por mês. Essas podem ser atividades como responder a e-mails e participar de reuniões.

Para economizar tempo gasto em tarefas recorrentes, você deve monitorá-las usando um aplicativo de rastreamento de tarefas. Assim, você saberá exatamente quantas horas por dia dedica a tarefas recorrentes. Assim, você poderá automatizar algumas dessas tarefas.

Por exemplo, você pode usar o Clockify para criar modelos para seus projetos. Isso é bastante prático se você e sua equipe costumam lidar com projetos que exigem o mesmo conjunto de tarefas. Depois de criar um modelo, você pode usá-lo para qualquer projeto semelhante no futuro.

Falando em gerenciamento de e-mail, você deve começar a categorizar suas mensagens usando marcadores. Rótulos são algum tipo de pasta na sua caixa de entrada. Por exemplo, você pode adicionar o marcador “Importante” para acessar facilmente esta pasta a qualquer momento, ignorando outras mensagens. Depois de cuidar da sua caixa de entrada, você poderá se concentrar apenas no trabalho e aumentar sua eficiência e produtividade.

Pense na sua saúde e na necessidade de recarregar

Quando estiver com fome ou com sono, você não conseguirá pensar direito e ser produtivo. Portanto, nunca subestime a importância de uma boa noite de sono ou de tomar café da manhã.

Na verdade, existem tipos específicos de alimentos que são extremamente bons para o seu cérebro e, portanto, sua produtividade. Este é um superalimento, e já temos um blog dedicado a lanches superalimentos que podem aumentar a produtividade.

Além de comer e dormir, certifique-se de se exercitar regularmente. Mesmo que você não seja fã disso, você pode pelo menos conversar um pouco todos os dias depois do trabalho. Você logo perceberá como essa rotina o ajuda a recarregar e relaxar do trabalho.

Conclusão

Ser eficiente com as tarefas significa completá-las corretamente e prontamente. Para fazer isso, você precisará direcionar sua atenção apenas para suas tarefas e evitar distrações.

Como você faz isso? Trabalhando em sessões curtas ou seguindo seus ritmos circadianos. Certifique-se de que seu cérebro também precisa de algum tempo de inatividade, então fique à vontade para divagar. Esta atividade certamente aumentará sua eficiência.

Além disso, se você quiser trabalhar em suas habilidades de eficiência e produtividade, este artigo cobriu algumas dicas úteis que você pode tentar.