Cobrança retroativa: benefícios, desvantagens e dicas

Considere este cenário da vida real: uma loja de varejo encomenda um lote de 500 bolsas de grife de um fornecedor atacadista e especifica que as bolsas devem chegar até uma determinada data para uma promoção planejada.

No entanto, as malas chegam 3 dias depois da data de entrega acordada. Como resultado, o varejista perde a janela da promoção, resultando em uma perda de vendas no valor de US$ 1.000. Expressando decepção com o atraso, o varejista solicita ao atacadista que compense a perda de receita enviando uma fatura de US$ 1.000.

Por outras palavras, o retalhista está a utilizar cobranças retroativas como forma de recuperar a receita perdida do grossista.

Então, o que exatamente são cobranças atrasadas e como elas afetam seus negócios?

Nesta postagem do blog, examinaremos mais de perto o que são cobranças retroativas e como funcionam, com alguns exemplos do mundo real. Também destacaremos suas desvantagens e benefícios antes de listar 6 estratégias inteligentes para maximizar suas chances de sucesso com cobranças atrasadas.

O que é uma cobrança retroativa?

Cobranças retroativas são as faturas que uma parte (como um varejista ou um empreiteiro) envia a outra parte (como um fornecedor atacadista ou um subcontratado) se incorrerem em perdas como resultado de ações ou erros da segunda parte.

No entanto, para emitir cobranças retroativas, as duas partes devem ter um contrato juridicamente vinculativo que especifique quais situações atraem cobranças retroativas.

Em seu livro intitulado Construction Accounting Deskbook , os autores Louis P. Miramontes e Huge L. Rice definem cobranças retroativas no contexto da construção como:

“Faturamento de trabalho executado ou custos incorridos por uma parte que, de acordo com o contrato, deveriam ter sido executados ou incorridos pela parte a quem foi faturado. Os proprietários cobram taxas retroativas aos empreiteiros gerais, e os empreiteiros gerais cobram taxas retroativas aos subcontratados.

Embora normalmente observados na indústria da construção, as cobranças atrasadas também são comuns nos setores de varejo, manufatura e financeiro.

Por exemplo, uma empresa que contrata um desenvolvedor de software pode emitir cobranças retroativas se o desenvolvedor atrasar o projeto ou se o software apresentar defeitos.

Uma administradora de cartão de crédito pode emitir cobranças retroativas a um cliente se este não pagar suas dívidas em dia. No contexto de cartões de crédito, você também pode ter se deparado com o termo “estornos”.

Não culpamos você se você está se perguntando se estornos e cobranças retroativas são sinônimos. A seção a seguir lança luz sobre o assunto.

Cobranças retroativas e estornos: Qual a diferença?

Ao contrário das cobranças retroativas usadas em vários setores, os estornos são normalmente usados ​​na indústria de cartão de crédito. O processo de estorno visa proteger os consumidores contra cobranças fraudulentas, indesejadas ou incorretas no cartão de crédito, de acordo com a Federal Trade Commission.

Para entender mais sobre a diferença entre cobranças retroativas e estornos, entramos em contato com Francis Fabrizi, AATQB (Associação de Escritores Qualificados de Técnicos de Contabilidade) da Keirstone Limited.

Segundo Fabrizi, a distinção entre os termos gira em torno de quem emite as acusações e quem as liquida. Oposto a cobranças retroativas, onde a parte responsável (um comerciante, um fornecedor, um cliente ou um subcontratado) efetua o pagamento diretamente à parte que reivindica cobranças retroativas, os estornos geralmente são resolvidos pelos bancos somente após uma disputa resolvida sem sucesso:

“Os estornos são normalmente usados ​​para resolver disputas entre comerciantes e clientes quando o cliente já tentou resolver o problema diretamente com o comerciante e não teve sucesso.”

Fabrizi explica como os estornos normalmente funcionam com um exemplo. Digamos que um cliente compre um produto em uma loja com cartão de crédito e descubra que o produto está com defeito. Eles então pedem à loja o reembolso do valor, mas o comerciante se recusa a fazê-lo. O cliente agora registra uma reclamação junto ao seu banco, que emite um estorno ao cliente para reembolsar o valor.

Posteriormente, o banco recupera o valor do comerciante.

Da mesma forma, um cliente também pode contestar cobranças incorretas ou indesejadas emitidas pelo emissor do cartão de crédito. Nesse caso, o banco emissor (o banco que emitiu o cartão de crédito) reverte as cobranças temporariamente enquanto investiga o assunto.

Como funcionam as cobranças retroativas?

Vamos ver como funcionam as cobranças retroativas na prática com um exemplo da indústria da construção.

Um empreiteiro (uma parte) celebra um acordo com um subempreiteiro (outra parte) para a fiação elétrica de um edifício.

Se o subcontratado não terminar o trabalho dentro do prazo acordado, isso resultará em atraso no projeto, pois as demais tarefas dependem da conclusão dos trabalhos elétricos. Estes atrasos podem traduzir-se em custos adicionais para o empreiteiro, que poderá necessitar de reter mão-de-obra por um período de tempo mais longo do que o originalmente planeado.

Nessa situação, o contratante pode cobrar esses custos adicionais de mão de obra como cobranças retroativas ao subcontratante.

Em geral, as cobranças atrasadas ajudam:

• Alocar custos de forma justa,
• Promover a responsabilização,  
• Facilitar a resolução de disputas e
• Aprimore o gerenciamento de projetos.

Ao responsabilizar as partes pelas suas ações, as cobranças retroativas promovem a transparência e a justiça financeira.

Agora, você pode estar se perguntando se as cobranças retroativas são um direito legal. A próxima seção enfoca os aspectos legais das cobranças retroativas.

As cobranças retroativas são um direito legal?

Como não existem leis específicas relacionadas a cobranças retroativas, elas normalmente são reguladas pelo contrato entre duas partes, tais como:

• O empreiteiro e o subempreiteiro,
• O varejista e atacadista,
• A administradora do cartão de crédito e os consumidores, ou
• O fabricante e distribuidor.

Contratos devidamente elaborados e mutuamente acordados são juridicamente vinculativos. Isto significa que se uma parte violar os termos do contrato, a outra parte tem o direito legal de tomar medidas, tais como solicitar cobranças retroativas ou iniciar processos judiciais.

No entanto, na indústria da construção, existem algumas leis, como a Lei do Prompt Pay, que afetam indiretamente as cobranças retroativas. A Lei de Pagamento Rápido garante que empreiteiros e subcontratados sejam pagos em dia.

Muitos estados (Colorado, Texas, Nova York, Illinois, Maryland e Carolina do Sul, para citar alguns) adotaram um modelo de fundo fiduciário em que o dinheiro que os proprietários pagam ao empreiteiro é mantido em custódia. O contratante só pode usar o fundo fiduciário para pagar aos subcontratados pelo trabalho executado.

Por outras palavras, o contratante não pode reter os fundos fiduciários como cobranças retroativas por qualquer trabalho deficiente executado pelo subcontratante noutro contrato.

É importante observar que a maioria das leis estaduais dos EUA concede aos empreiteiros ou subcontratados o direito de negar o pagamento quando outra parte não executa as tarefas acordadas. Por exemplo, se o subcontratado não fornecer os materiais corretos conforme acordado, resultando em defeitos na construção, o empreiteiro poderá emitir cobranças retroativas ao subcontratado.

Agora, você deve estar se perguntando quanto uma parte pode reivindicar como cobranças atrasadas.

De acordo com a National Law Review, a parte que solicita cobranças retroativas (no exemplo acima, o empreiteiro) só pode cobrar um valor igual ao que gastou para retificar o trabalho que foi feito incorretamente.

O que é um exemplo de cobrança retroativa?

Alguns dos motivos comuns para reivindicar cobranças retroativas incluem:

• Atrasos,
• Danos materiais,
• Materiais ou mão de obra defeituosos, e
• Falta de conformidade com os regulamentos de segurança e saúde no local de trabalho.

Discutiremos exemplos do mundo real para cada cenário para ajudá-lo a entender melhor como funcionam as cobranças retroativas.

Exemplo #1: Cobranças atrasadas por atrasos

Na seção acima, você viu como a falha na conclusão do trabalho no prazo pode resultar em cobranças atrasadas. Cobranças retroativas também podem ser incorridas se um fornecedor entregar mercadorias com atraso ou se um cliente não efetuar pagamentos pontuais pelos serviços ou mercadorias que adquiriu.

Além disso, as empresas de cartão de crédito também podem impor cobranças retroativas sempre que os titulares do cartão não efetuarem os pagamentos com cartão de crédito dentro do prazo. Esses encargos são a penalidade pelo não cumprimento do prazo de pagamento especificado no contrato.

Cobranças retroativas também podem ser usadas por vendedores atacadistas e varejistas quando outra parte atrasa os pagamentos. Por exemplo, XYZ é um vendedor atacadista de condimentos. John administra uma loja de varejo e compra regularmente condimentos de XYZ, então a loja atacadista envia faturas para John mensalmente.

No entanto, em julho, a XYZ entregou os condimentos a John como de costume, mas perdeu o faturamento de alguns itens. Como resultado, o proprietário de XYZ adicionou esses itens como cobranças atrasadas à fatura enviada a John em agosto.

Exemplo #2: Cobranças atrasadas por danos materiais

Estas são as despesas incorridas por uma parte como resultado de danos materiais causados ​​por outra parte. Os encargos são normalmente faturados à parte responsável e são usados ​​para recuperar os custos de reparação dos danos.

Por exemplo, se um hóspede de hotel causar danos a um quarto de hotel, como móveis quebrados ou propriedade vandalizada, o hotel poderá emitir cobranças retroativas para recuperar o custo de reparos ou substituição de itens danificados.

Exemplo #3: Cobranças atrasadas por mão de obra inadequada

Uma das causas comuns de cobranças atrasadas é o mau acabamento.

Shea Connelly Development (SCD) contratou a Revive como subcontratada para dois projetos de construção, um em Park Place e outro em Glendale.

SCD alegou que o trabalho do Revive em Park Place não estava de acordo com os padrões, então eles demitiram o Revive desse projeto. A SCD disse que teve que contratar outro subcontratado para corrigir a má qualidade do trabalho da Revive no projeto Park Place. Como resultado, eles deduziriam o valor gasto para consertar o trabalho da Revive de qualquer pagamento devido à Revive.

Aqui está outro cenário do setor imobiliário. Digamos que o proprietário de um imóvel contratou uma administradora de imóveis para manter seu prédio. O contrato entre estas duas partes especifica certas responsabilidades e padrões de qualidade.

Após uma inspeção de rotina no prédio, o proprietário descobre que há problemas, como equipamentos de segurança quebrados e danos não reparados na parte externa do prédio.

O proprietário entra em contato com a administradora de imóveis para informá-los dos problemas e solicita que a empresa os retifique dentro de uma determinada data. Mas a empresa não consegue fazer isso, apesar dos lembretes.

O proprietário do imóvel corrige os problemas contratando outra empresa e calcula os custos de solução dos problemas. O proprietário então cobra essas despesas da administradora de imóveis como cobranças retroativas.

Exemplo #4: Cobranças atrasadas por questões de segurança

Digamos que um fornecedor de alimentos celebre um contrato com uma empresa de processamento de alimentos para fornecer determinados ingredientes alimentares da mais alta qualidade.

O fornecedor entrega os ingredientes e por se tratar do primeiro lote de ingredientes, a empresa de processamento de alimentos realiza uma minuciosa inspeção de qualidade. A empresa descobre que alguns ingredientes estão contaminados, o que pode causar riscos à saúde.

A empresa de processamento de alimentos emite cobranças retroativas para cobrir os custos de realização de verificações de qualidade e descarte de produtos contaminados.

Cobranças retroativas por questões de segurança também são comuns na indústria da construção.

A Multiplex Construction Europe Ltd, com sede em Londres, uma empreiteira, contratou a Bathgate Realizations Civil Engineering Limited, uma subcontratada para obras de concreto para um projeto de construção.

A Multiplex também contratou outro subcontratado, a BRM Construction, para projetar a plataforma de moldagem deslizante (equipamento de construção que despeja e molda concreto continuamente) que foi usada para o trabalho de concreto realizado pela Bathgate.

Posteriormente, a Multiplex rescindiu o seu contrato com a Bathgate, que havia falido, e contratou um novo subcontratado. Depois de inspecionar o trabalho realizado até agora, o novo subcontratado disse que tanto a plataforma de concreto quanto o trabalho de concreto estavam defeituosos e inseguros.

A Multiplex reivindicou o custo de substituição desses equipamentos inseguros e trabalhos de concreto como cobranças retroativas de mais de £ 12 milhões (aproximadamente US$ 14,6 milhões) da BRM e de Bathgate.

Vantagens de cobranças atrasadas

As cobranças retroativas podem ter muitas vantagens em determinadas situações – especialmente na construção e nas relações contratuais, onde os problemas precisam ser resolvidos prontamente. Aqui estão algumas das vantagens mais comuns do uso de cobranças atrasadas.

Vantagem nº 1: cobranças retroativas podem ajudar na recuperação de custos

De acordo com Tom Zauli, vice-presidente sênior e gerente geral da SOFTRAX, o principal benefício das cobranças retroativas é que elas ajudam a empresa a recuperar receitas que, de outra forma, poderiam escapar:

“O principal benefício das cobranças retroativas é que o processo permite que uma empresa recupere receitas que de outra forma seriam perdidas.”

Cobranças retroativas podem fornecer um nível de proteção caso um subcontratado ou fornecedor não cumpra suas obrigações. Esses encargos são uma forma de recuperar custos que podem chegar a milhões no caso de projetos complexos.

Para aumentar suas chances de recuperar cobranças atrasadas, certifique-se de sempre faturar outras partes com rapidez e precisão.

Vantagem nº 2: cobranças retroativas promovem responsabilidade e responsabilidade

As cobranças retroativas podem ajudar a promover a responsabilização, desencorajando quebras de contrato e dissuadindo trabalhos abaixo da média. Isso incentiva todas as partes envolvidas — sejam fornecedores, subcontratados, emissores de cartão de crédito ou clientes — a agir de forma responsável para evitar cobranças retroativas.

Por exemplo, um fabricante de alimentos celebra um contrato com um varejista para fornecer produtos alimentícios dentro do prazo. Graças à inclusão da cláusula de cobranças atrasadas, o fabricante sabe que se não fornecer produtos de boa qualidade ou não entregá-los no prazo, sofrerá cobranças atrasadas.

Como resultado, o fabricante toma cuidado extra para evitar atrasos ou problemas de qualidade.

Da mesma forma, o retalhista compreende a necessidade de monitorizar diligentemente a qualidade dos produtos e controlar as despesas, se houver, para resolver atrasos ou produtos defeituosos. Esta vigilância garante que eles possam legitimamente solicitar cobranças retroativas caso a outra parte não cumpra as suas obrigações.

Vantagem nº 3: cobranças retroativas podem resultar em melhor gerenciamento de projetos

Ao rastrear e documentar cobranças retroativas, os proprietários do projeto e contadores podem obter insights sobre o total de contas a receber e a pagar. Contas a receber refere-se ao dinheiro que os clientes devem a uma empresa e contas a pagar é o dinheiro que uma empresa deve a seus fornecedores ou credores.

Os proprietários do projeto também podem observar as áreas onde os custos estão aumentando devido a erros ou omissões por parte de fornecedores ou subcontratados. Eles podem então abordar essas áreas para otimizar o gerenciamento de custos do projeto.

Vantagem nº 4: cobranças retroativas podem ajudar a evitar disputas

De acordo com Tom Zauli, as cobranças retroativas podem desempenhar um papel vital na prevenção das causas comuns de disputas no mundo dos negócios:

• Trabalho de má qualidade,
• Abandono do projeto,
• Atividades fraudulentas e
• Questões relacionadas ao pagamento.

Citando o exemplo da indústria da construção, Tom explica que os encargos atrasados ​​impedem os subcontratados de fazer qualquer coisa que não seja o melhor trabalho:

“Como medida dissuasora, uma cobrança retroativa precisaria ser incluída no contrato do subcontratado, de preferência com o subcontratado reconhecendo o potencial de cobrança retroativa. O que isso pode acontecer é que a cláusula de cobrança retroativa mantém o subcontratado pontual no cumprimento de um prazo agressivo, porque eles percebem que qualquer atraso de sua parte resultaria em uma cobrança retroativa.”

Tom também destaca a importância da “comunicação clara e oportuna” para resolver o assunto que exigiu cobranças atrasadas.

Fora isso, devemos enfatizar a importância da documentação como ferramenta para a resolução de disputas – ambas as partes precisam redigir os termos do contrato de forma clara e documentar meticulosamente qualquer trabalho deficiente.

Por exemplo, se uma parte puder documentar minuciosamente o trabalho deficiente da parte responsável, poderá justificar os fundamentos para a imposição de tais taxas.

Se houver uma disputa legal relacionada às cobranças atrasadas, a documentação precisa e abrangente pode ajudar ambas as partes a fundamentar suas reivindicações.

Vantagem nº 5: cobranças retroativas ajudam a corrigir problemas de qualidade

Como vimos acima, cobranças atrasadas podem atuar como impedimentos para trabalhos de baixa qualidade.

Esses encargos também fornecem um mecanismo para resolver e corrigir problemas ou deficiências de qualidade em:

• Mão de obra,
• Materiais, ou
• Cumprimento dos requisitos contratuais.

Isso pode ajudar a garantir que o projeto atenda à qualidade e aos padrões desejados. Ao utilizar cobranças retroativas como uma ferramenta para impedir trabalhos de baixa qualidade, os gerentes de projeto podem minimizar o custo da qualidade (o custo total que uma empresa incorre para garantir a qualidade de seus produtos ou serviços).

Desvantagens das cobranças retroativas

As cobranças retroativas apresentam várias desvantagens que podem afetar ambas as partes envolvidas no contrato. Aqui estão algumas das desvantagens mais comuns das cobranças retroativas.

Desvantagem nº 1: Cobranças atrasadas podem levar a disputas

Como você deve se lembrar da seção anterior sobre benefícios, destacamos como as cobranças retroativas podem ajudar na resolução de disputas. Pode parecer contraditório mencionar que também podem ser fonte de disputas.

No entanto, a precisão de ambas as afirmações depende de:

• A clareza dos termos contratuais relativos a cobranças retroativas,
• Quão completa é a documentação em relação a cobranças atrasadas e
• A forma como as cobranças retroativas são implementadas.

No setor financeiro, são comuns disputas relacionadas a cobranças (ou estornos) de cartão de crédito, com a taxa de estorno sendo de 0,60%. Isso significa que 6 em cada 1.000 transações com cartão de crédito são contestadas.

Segundo Fabrizi, dado que as cobranças retroativas podem gerar disputas judiciais e afetar as relações comerciais, elas só devem ser utilizadas como último recurso, após tentar outros meios de resolução ou prevenção de disputas:

“É importante notar que as acusações retroativas podem criar uma relação negativa e contraditória entre as partes, levando à desconfiança e ao ressentimento. Também podem estar sujeitos a disputas e desafios legais, especialmente se não forem apoiados por provas ou documentação suficientes, ou se violarem os termos do contrato ou as leis e regulamentos aplicáveis.”

Como você pode ver, uma documentação meticulosa é a chave para evitar tais disputas.

Desvantagem nº 2: cobranças atrasadas podem ser difíceis de recuperar

Existem muitos motivos pelos quais as cobranças retroativas podem ser difíceis de recuperar, como:

• Atraso na cobrança de cobranças atrasadas: Quando as cobranças atrasadas não são enviadas no ciclo de faturamento atual, o destinatário pode acabar sendo surpreendido de forma desagradável. Este último, neste caso, pode não se lembrar dos motivos das cobranças atrasadas ou não estar preparado para pagá-las.
• Documentação insuficiente : A falta de documentação (ou documentos mal conservados) pode tornar difícil para a parte que reivindica as cobranças atrasadas provar sua reivindicação. Isto é particularmente importante se o destinatário entrar com uma ação judicial contestando as cobranças retroativas. Geralmente, o ônus de provar que a outra parte deve cobranças retroativas recai sobre o requerente (aquele que reivindica as cobranças retroativas de outra parte).
• Falta de comunicação: Se o destinatário das cobranças atrasadas só souber das cobranças quando receber a fatura, a probabilidade de conseguir pagar o valor imediatamente é baixa.

Além disso, como as cobranças retroativas são frequentemente contestadas, a recuperação pode ser um processo complicado e muitas vezes envolver longas batalhas legais.

Desvantagem nº 3: Cobranças atrasadas podem ser mal utilizadas

A possibilidade de utilização indevida de cobranças retroativas é elevada, especialmente quando os termos do contrato são vagos ou mal redigidos.

Uma parte pode abusar de cobranças retroativas inflacionando custos, alegando má qualidade do trabalho sem provas ou acrescentando cobranças adicionais que não faziam parte do acordo original.

Aqui está outra maneira de usar indevidamente cobranças atrasadas. Alguns empreiteiros contratam os mesmos subcontratados para vários contratos. Esses empreiteiros acrescentam cláusulas ilegais no contrato de que, se o subcontratado realizar um trabalho deficiente em um contrato, serão aplicados encargos retroativos a todos os outros contratos.

Isto significa que se o subcontratado realizar um trabalho deficiente no projeto atual, o contratante poderá cobrar encargos retroativos para todos os outros projetos que o subcontratado realizar para o contratante.

Em alguns casos, cobranças retroativas são usadas como forma de retaliação. Se uma parte estiver insatisfeita com o desempenho ou as ações de outra parte, poderá recorrer à emissão de acusações retroativas como medida punitiva, mesmo que as acusações não sejam justificadas.

Desvantagem nº 4: cobranças retroativas podem ser fatais

Se a parte que recebe as cobranças atrasadas se recusar a efetuar o pagamento, quem emite essas cobranças poderá ter que acabar cobrindo esses custos.

Por exemplo, se um fornecedor se recusar a reembolsar encargos a um retalhista por atraso na entrega de mercadorias, este último terá de suportar esses custos.

Mesmo quando os fornecedores ou subcontratados concordam em pagar as cobranças atrasadas, aqueles que as reivindicam perdem tempo e dinheiro na busca pelo pagamento. Processos demorados de resolução de disputas podem gerar dificuldades financeiras para a parte que busca cobranças retroativas, afetando os cronogramas e orçamentos dos projetos.

Podemos consultar os dados de um estudo da Arcadis para ter uma ideia dos custos e prazos.

O estudo concluiu que, embora o valor das disputas na indústria da construção tenha atingido uma média de 54,26 milhões de dólares em 2020, estas disputas demoraram 13,4 meses a serem resolvidas.

Dicas sobre como ter sucesso com cobranças atrasadas

Quer você seja proprietário de uma empresa, gerente de projeto ou um fornecedor que deseja emitir cobranças retroativas para outra parte, você pode maximizar as chances de recuperação com essas dicas.

Dica nº 1: elabore um contrato infalível

A maioria das disputas sobre cobranças atrasadas surge de contratos mal elaborados ou da falta de compreensão do que o contrato implica.

Portanto, o primeiro passo para recuperar cobranças retroativas é redigir um contrato infalível que defina claramente:

• Escopo do trabalho,
• Padrões de qualidade esperados,
• Cronogramas e
• Termos de pagamento.

Mais importante ainda, descreva as condições sob as quais podem ser aplicadas cobranças atrasadas (tais como materiais de baixa qualidade ou falta de limpeza do local de trabalho), o processo para a sua emissão e os custos associados.

Dica nº 2: garanta uma comunicação contínua

Ao manter um fluxo constante de comunicação, você pode evitar mal-entendidos e melhorar o relacionamento com seus fornecedores/subcontratados. A comunicação contínua também pode aumentar as chances de recuperação de cobranças atrasadas, se houver.

Agende reuniões regulares do projeto com fornecedores, subcontratados ou outros terceiros, conforme o caso, para revisar o progresso, abordar preocupações e discutir questões que possam potencialmente levar a cobranças atrasadas.

A comunicação aberta também ajudará a evitar surpresas desagradáveis ​​no caso de envio de uma fatura com cobrança atrasada, segundo Tom Zauli.

“Uma empresa deve ter uma comunicação aberta e proativa com o cliente/parte afetada durante todas as partes do processo de cobrança retroativa, incluindo o motivo da cobrança. A comunicação ajudará a definir expectativas, evitando que o problema se agrave e mantendo intacto o relacionamento com o cliente.”

Dica nº 3: realize verificações de qualidade regulares

Inspeções periódicas de qualidade podem ajudar a garantir que o trabalho esteja sendo executado de acordo com os padrões especificados.

Além disso, caso encontre alguma deficiência, você pode criar relatórios formais de deficiência e compartilhá-los com o responsável. Se a parte responsável não corrigir as deficiências dentro do prazo especificado, você poderá usar os relatórios como base para reivindicações de cobrança retroativa.

Dica nº 4: documente tudo

Mantenha registros meticulosos de todas as atividades relacionadas ao projeto, como andamento do trabalho, pedidos de alteração e resultados de sua inspeção de qualidade.

Tire fotografias para documentar o status do trabalho em vários estágios, especialmente se houver preocupações sobre a qualidade ou conformidade do trabalho.

Esta documentação é importante para apoiar quaisquer cobranças atrasadas.

Acima de tudo, não se esqueça de documentar a comunicação que você teve com seus subcontratados ou fornecedores, incluindo acordos verbais que podem não ser lembrados com precisão posteriormente.

Dica nº 5: adote uma abordagem gradual para reivindicar cobranças atrasadas

Embora não existam leis específicas que regulem cobranças retroativas, é importante saber quais etapas seguir ao reivindicar cobranças retroativas. Isso pode melhorar suas chances de recuperação em caso de disputa.

Na indústria da construção, a National Law Review recomenda que aquele que reivindica cobranças atrasadas deve primeiro fornecer uma notificação por escrito de trabalho deficiente ao fornecedor ou subcontratado. O aviso deve descrever detalhadamente todas as questões relacionadas aos serviços ou materiais.

Este processo também pode funcionar em outras indústrias e contextos.

Se o contrato definir um período de tempo para a parte responsável corrigir essas deficiências, certifique-se de dar-lhes a oportunidade de fazê-lo.

Se a parte responsável não tomar medidas apesar do seu aviso, certifique-se de informá-los por escrito sobre quais medidas corretivas você tomará para resolver o trabalho deficiente.

Ao fornecer à parte responsável a oportunidade de estar presente quando você realizar o trabalho de retificação, certifique-se de documentar o processo de remediação. Por exemplo, você pode tirar fotos ou gravar vídeos dos trabalhos de reparo realizados.

Assim que a retificação for concluída, forneça todas as faturas, estimativas de custos e outros documentos relevantes à parte responsável.

Dica nº 6: rastreie e fature cobranças retroativas imediatamente

A falha em faturar prontamente as cobranças retroativas pode fazer com que a parte responsável se esqueça das dívidas pendentes. Tom Zauli enfatiza a importância de um faturamento rápido e preciso para maximizar as chances de recuperação de cobranças atrasadas:

“Encorajo todas as empresas a garantir que todo o faturamento seja feito corretamente e dentro do prazo, com automação e controles adequados no processo de faturamento.”

Uma maneira de garantir que as faturas sejam precisas e rápidas é usar ferramentas de controle de tempo e faturamento, como o Clockify.

Clockify permite criar projetos para cada contrato ou subcontrato onde podem ser aplicadas cobranças retroativas. Isso ajuda a controlar o tempo e as despesas com precisão.

Você pode adicionar entradas de tempo (para trabalho faturável e não faturável) sempre que realizar trabalho relacionado a um projeto ou tarefa específica no Clockify. As entradas de tempo podem incluir horas gastas resolvendo deficiências, retrabalho ou quaisquer outras atividades relacionadas a cobranças atrasadas.

Além de monitorar o tempo, com o Clockify você também pode registrar as despesas de cada projeto em que trabalha. Para cada despesa, você pode incluir notas detalhadas descrevendo o trabalho realizado, o motivo da cobrança retroativa e quaisquer informações de suporte relevantes, como recibos. As despesas podem incluir custos de materiais, custos de subcontratados ou quaisquer outras despesas diretamente vinculadas à questão da cobrança retroativa.

Esta documentação é crucial para comprovar as cobranças atrasadas.

Posteriormente, você poderá apresentar todas as despesas em uma fatura.

Além disso, você pode gerar relatórios personalizados relacionados a cada projeto ou subcontrato. Esses relatórios podem servir como um registro abrangente do tempo e das despesas incorridas — facilitando a apresentação de um caso claro de cobranças atrasadas.

Conclusão: Documentação e rastreamento de custos são as chaves para o sucesso da cobrança retroativa

As cobranças retroativas podem ser uma ótima maneira para as empresas controlarem suas finanças e garantirem que todos sejam responsabilizados. Você pode usar cobranças retroativas para evitar ou resolver disputas e aprimorar o gerenciamento de projetos.

No entanto, a ressalva é que devem ser utilizados de forma responsável, tendo em conta as obrigações contratuais e as leis aplicáveis.

Em última análise, a eficácia das cobranças retroativas depende da elaboração de contratos claros, de documentação meticulosa e do acompanhamento de custos.

Seguindo as dicas listadas acima, você pode melhorar seu sucesso com cobranças atrasadas.

Ainda assim, encorajamos você a procurar aconselhamento jurídico antes de implementar cobranças retroativas em sua estratégia de negócios.

️ Você tem alguma dica para melhorar as chances de recuperação de cobranças nas costas? Talvez você tenha enfrentado desafios únicos ao faturar cobranças retroativas. Convidamos você a compartilhar essas dicas e experiências conosco em [email protected] e faremos todos os esforços para destacá-las em nosso próximo artigo. Se você achou este artigo esclarecedor, considere clicar no botão de compartilhamento e espalhar o conhecimento para outras pessoas.