5 melhores ferramentas de software para evitar a desordem de documentos do projeto de construção

Gerenciar documentos de projetos de construção pode ser um fardo administrativo se você não estiver usando as ferramentas certas.

Empreiteiros e construtoras, um aviso: se você acha que conseguir licenças e ter contratos e projetos aprovados é o fim de suas responsabilidades na documentação, pense novamente.

Ter seus documentos de projeto em desordem corrói sua eficiência operacional, discretamente. E isso é ruim para o seu negócio.

De acordo com um relatório do PlanGrid e do grupo de consultoria FMI, em 2018, a indústria da construção foi projetada para perder aproximadamente US $ 177 bilhões em custos trabalhistas devido ao tempo gasto em atividades como busca de dados do projeto (desenhos revisados, folhas de corte de material e outras informações) .

Para a construtora de médio porte, as perdas foram estimadas em mais de US$ 2 bilhões por ano.

Felizmente, existem soluções de software de gerenciamento de obras que oferecem funcionalidades especializadas para ajudar sua empresa a melhorar seus processos de gerenciamento de documentos. Reunimos este relatório de cinco ferramentas de gerenciamento de construção altamente avaliadas pelos usuários do Capterra.

Aqui estão os principais benefícios de usar software para gerenciar seus documentos de projeto de construção:

• Melhore a rastreabilidade: organize documentos relevantes em um local central para torná-los facilmente pesquisáveis.
• Melhore a precisão da documentação: Minimize os erros resultantes da entrada manual de dados.
• Evite problemas de conformidade: mantenha um repositório atualizado e pesquisável de contratos, licenças e certificações.
• Melhore a colaboração da equipe: permita que as equipes documentem e compartilhem informações relacionadas ao projeto mais rapidamente.

Para serem selecionadas para este relatório, as ferramentas precisavam ter classificações gerais acima da média (pelo menos 4,5 em 5) e oferecer funcionalidades relevantes de gerenciamento de documentos.

Leia mais sobre nossa metodologia de seleção aqui.

5 melhores ferramentas de software para gerenciar documentos de projetos de construção (apresentados em ordem alfabética)

1. Cedente

Classificação de facilidade de uso: 5,0/5 Avaliação do serviço ao cliente: 5,0/5 Avaliação geral: 5,0/5

O Assignar oferece recursos de gerenciamento de documentos que ajudam as empresas a armazenar e rastrear informações relacionadas à conformidade, como certificações e licenças, em um único local. A ferramenta envia alertas automáticos sobre certificações de conformidade que estão prestes a expirar ou já expiraram.

Quando você pode precisar: O custo de não cumprir os padrões da OSHA pode custar, no mínimo, US$ 5.000 por violação, e a OSHA não é o único órgão regulador que as empresas de construção devem cumprir. Em um setor com mudanças frequentes de regulamentação, acompanhar a evolução dos requisitos de conformidade é um desafio fundamental.

O Assignar pode ajudá-lo a manter um repositório centralizado de informações, como licenças, experiência e certificações de funcionários/subcontratados. A ferramenta também alerta sobre a expiração da certificação para ajudar a garantir que sua força de trabalho esteja em conformidade com as leis trabalhistas e os padrões de segurança.

Acompanhamento de conformidade no Atribuidor ( Fonte )

2. CoConstrução

Classificação de facilidade de uso: 4,5/5 Avaliação do serviço ao cliente: 5,0/5 Avaliação geral: 4,5/5

O CoConstruct foi desenvolvido para ajudá-lo a criar, rastrear e organizar os documentos necessários para gerenciar as finanças do projeto. Isso inclui não apenas os documentos financeiros óbvios, como o orçamento do projeto e as faturas, mas também as planilhas de horas, que são amplamente utilizadas em processos financeiros.

Quando você precisar: À medida que seu negócio de construção cresce, você eventualmente precisará de uma ferramenta de contabilidade específica do setor para centralizar e otimizar os processos e documentos financeiros do seu projeto. No entanto, neste momento, as necessidades contábeis de sua empresa podem ser simples o suficiente para serem atendidas por uma ferramenta que oferece modelos para criar, gerenciar e rastrear rapidamente documentos financeiros, como o CoConstruct.

O modelo de acompanhamento de orçamento da ferramenta ajuda os usuários a acompanhar e comparar as estimativas iniciais com os custos reais do projeto. Da mesma forma, seu modelo de quadro de horários permite que os usuários registrem o tempo que os funcionários gastam em tarefas, o que os ajuda a gerar relatórios de horas faturáveis ​​para serem enviados aos clientes.

Acompanhamento do tempo gasto em projetos no CoConstruct ( Source )

3. Dashvot

Classificação de facilidade de uso: 5,0/5 Avaliação do serviço ao cliente: 4,5/5 Avaliação geral: 5,0/5

O Dashpivot é uma ferramenta de gerenciamento de projetos de construção que oferece recursos para captura e organização de dados do canteiro de obras. Seus formulários digitais suportam uploads de arquivos de fotos e vídeos para que as equipes no local possam coletar, fazer upload e manter dados relacionados ao projeto em um local central.

Quando você precisar: lidar manualmente com os dados do local de trabalho não é apenas demorado, mas também o torna mais suscetível a erros de coleta de dados.

Por exemplo, os operadores de campo que documentam os pedidos de mudança podem deixar de mencionar o conjunto exato ou completo de modificações solicitadas pelos clientes. De acordo com uma pesquisa realizada pela TrackVia, que entrevistou mais de 500 profissionais de construção e engenharia, 65% dos gerentes acreditam que processos manuais causam mudanças e ordens de serviço são perdidas pelo menos em parte do tempo.

Para capturar dados do canteiro de obras com mais precisão, você pode aproveitar uma ferramenta como o Dashpivot, que permite criar formulários/pesquisas digitais que servem como modelos padronizados para sua força de trabalho. Por exemplo, você pode criar um modelo de “pedido de alteração” para garantir que suas equipes de campo não deixem de fora nenhuma informação necessária ao registrar os pedidos de alteração.

Criando um formulário digital com Dashpivot ( Source )

4. Estimativa do Foguete

Classificação de facilidade de uso: 4,5/5 Avaliação do serviço ao cliente: 5,0/5 Avaliação geral: 5,0/5

O Estimate Rocket ajuda os empreiteiros a criar documentos importantes para o gerenciamento de projetos, como estimativas de custo do projeto e propostas de licitação. A ferramenta oferece modelos integrados que ajudam os empreiteiros a projetar documentos com aparência profissional e reduzir erros ao fazer cálculos de custos.

Quando você pode precisar: Independentemente do tipo de empreiteiro que você é, você inevitavelmente precisará criar e gerenciar documentos como propostas de licitação e estimativas de construção. Um relatório de estimativa de custos criado às pressas pode ter erros de cálculo, duplicação ou omissão de dados e outros erros de estimativa que podem fazer com que você perca um contrato.

O Estimate Rocket oferece modelos que podem ajudá-lo a calcular estimativas de custos, evitando erros de entrada de dados. Você pode adicionar a quantidade de material e dimensões necessárias e os custos de mão de obra e materiais são calculados automaticamente.

Criando um relatório de estimativa de custo com Estimate Rocket ( Source )

5. JobNimbus

Classificação de facilidade de uso: 4,5/5 Avaliação do serviço ao cliente: 4,5/5 Avaliação geral: 4,5/5

JobNimbus é uma solução de gerenciamento de construção que possibilita aos empreiteiros criar uma biblioteca centralizada de todos os documentos relacionados ao projeto (incluindo contratos legais e títulos). Recursos adicionais de gerenciamento de documentos incluem compartilhamento de arquivos e assinatura eletrônica.

Quando você precisar: Criar e manter registros atualizados de acordos contratuais é uma tarefa crítica para todas as empresas de construção.

É aqui que uma ferramenta como o JobNimbus pode ajudar. Com esta ferramenta, você pode criar um repositório central para rastrear todos os documentos compartilhados e recebidos de um determinado cliente, subcontratado ou fornecedor.

Você também pode obter assinaturas eletrônicas das partes interessadas para aprovar contratos, tornando o processo de gerenciamento de contratos mais rápido e completo.

Acompanhamento do status dos documentos do contrato no JobNimbus ( Fonte )

Conclusão e próximos passos

Embora as cinco ferramentas mencionadas acima sejam altamente avaliadas pelos usuários do Capterra, elas podem não atender necessariamente a todas as suas necessidades de negócios.

Para conferir mais soluções, visite nossa página de categoria de software de gerenciamento de construção. Lá, você pode aplicar filtros personalizados para selecionar produtos com base em parâmetros como o número de usuários suportados, modelos de preços e opções de implantação.

Metodologia

Para serem selecionados, os produtos precisavam atender aos seguintes critérios:

• Os produtos tinham que oferecer os seguintes recursos de gerenciamento de documentos:
  • Armazenamento e arquivamento de documentos em nuvem em um local central
  • Captura de documentos com a capacidade de digitalizar e fazer upload de documentos
  • Pesquisa de texto completo para que os usuários possam pesquisar e recuperar documentos
• Os produtos precisavam de no mínimo 20 avaliações de usuários no Capterra (publicadas nos últimos dois anos).
• Os produtos precisavam ter uma alta classificação de “probabilidade de recomendar” (uma classificação média recomendada de pelo menos 9 em 10 no Capterra).