Automação de processos: o setor educacional remodelado através do Laravel

Os processos desempenham um papel importante na definição da qualidade do trabalho em qualquer organização. Processos inteligentemente projetados e criados de forma inteligente geram eficiência e produtividade. A tecnologia, no entanto, atendeu a esse critério de maneira bastante satisfatória e não apenas facilita a vida, mas também oferece tempo suficiente para tarefas produtivas.

Enquanto a automação de processos vem criando um burburinho, prosperar para alcançar a máxima produtividade com os recursos disponíveis é um sonho de todo líder de organização. Com os institutos educacionais se tornando uma marca, seus esforços para fornecer qualidade tanto para os alunos quanto para os funcionários, impulsionando-os a utilizar os avanços tecnológicos, são inspiradores.

Isso não apenas garante sua imagem como uma organização de primeira linha, mas também constrói o futuro dos associados.

Automatizando um Instituto Educacional: Robôs são necessários?Com a evolução da automação e sua crescente demanda de mercado, a noção de que isso é possível apenas por meio de robótica ou integrações caras foi claramente desmascarada. Modelos de software robustos que facilitam a automação de processos diários para aliviar a carga de trabalho manual estão agora disponíveis a custos acessíveis. Resultados aprimorados, erros reduzidos, eficiência aprimorada, níveis de satisfação mais altos e custos de produção reduzidos são apenas algumas das recompensas que a automação de processos tem a oferecer ao sistema educacional.

Portanto, os robôs claramente não são o único caminho. Os setores em todos os domínios migraram para fluxos de trabalho automatizados, acelerando significativamente seus desempenhos.

O nível de sofisticação da automação pode, no entanto, variar dependendo da escala da tarefa a ser automatizada e do investimento que uma universidade ou faculdade pretende fazer. Pode ser um simples fluxo automatizado destinado a agilizar um processo com informações registradas digitalmente, ou pode ser uma automação robótica total, tratada de ponta a ponta por um software respaldado por regras e programas inteligentes de tomada de decisão. Com diferentes níveis de complexidade e experiência necessários para integrar, ambos contribuem para a melhoria das operações.

O Setor de Educação: Necessidade, Avaliação e Motivação para Automatizar

Apesar da pesquisa invadindo novas fronteiras a cada dia, as ineficiências administrativas ainda limitam as instituições de ensino e as universidades. Abraçar os aspectos da digitalização ainda está 'em andamento'. Processos mundanos como documentação, aprovações, registros, pagamentos de taxas, agendamento, compras e suporte de TI, mesmo digitalizados, ainda mantêm os recursos reservados.

Vamos tentar perceber o que poderia motivar o líder de uma instituição de ensino ou um VC a optar pela automação? Agilizar os processos legados para criar um ambiente rico e oportuno para o aprendizado avançado geralmente é o objetivo principal. Departamentos, funcionários e alunos equipados com software automatizado constroem uma imagem icônica da organização, oferecendo uma experiência integral ao aluno.

Identificando os gargalos: o que automatizar?Fluxo de trabalho ou automação de processos parece um caminho lucrativo, mas representa um desafio para as organizações padronizarem seus procedimentos legados. O setor de educação, por exemplo, está aqui há muito tempo, evoluindo com os tempos e abrigando uma magnitude desses processos legados.

As organizações precisam escolher fluxos de trabalho que qualifiquem determinados critérios para automação no setor educacional. Como fluxos de trabalho:

• Exigir documentação e papelada demorados
• Envolvendo canais de comunicação estendidos para aprovações e permissões
• Com tarefas repetitivas
• Envolvendo muitas pessoas
• Usado com mais frequência
• Exigindo atualizações regulares
• Com uma infinidade de campos de dados que exigem confidencialidade e segurança de dados

Todos esses processos precisam ser redescobertos, com uma visão para um melhor fluxo e envolvimento de pessoal selecionado para torná-los rápidos e simples. Mas, quais são esses gargalos críticos que tendem a impedir qualquer processo deve ser diagnosticado.

Longas filas de estudantes esperando para serem entretidos simplesmente para comprar/enviar formulários/taxas de admissão retratam nada além de um sistema deficiente. Compreender com precisão as etapas de limitação de taxa é importante para criar espaço para novas tecnologias sanarem e preencherem as lacunas.

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Frameworks prontos para integrar: Laravel como solução

Construir funções acessíveis e adaptáveis ​​é uma tarefa que requer muita exploração e experiência nas opções de software disponíveis. Com um prato de tech-stacks disponíveis, aproveitar aqueles que oferecem o máximo de benefícios e o mínimo de complicações se torna a escolha unânime dos desenvolvedores.

O aspecto modular do desenvolvimento de aplicativos Laravel permite que os desenvolvedores criem aplicativos complexos e responsivos necessários em faculdades ou universidades. Além disso, sua interface de linha de comando (CLI) Artisan pode ajudar a realizar essas tarefas complexas em minutos. Os desenvolvedores são capazes de criar várias estruturas de banco de dados para armazenamento de dados e migrar dados existentes de um lado para o outro perfeitamente através do Laravel. Isso implica ainda projetar novas tarefas com um processo de desenvolvimento cada vez mais simplificado.

Todo desenvolvimento feito hoje deve ser capaz de se atualizar com as mudanças nas tendências e avanços no campo da educação. O Laravel facilita um aplicativo à prova de futuro com a capacidade de atualizar e atualizar com frequência. Todos os dados de sua universidade ou instituto podem estar funcionando nesses aplicativos em muito menos tempo. Outro recurso que atrai os desenvolvedores para essa estrutura enquanto se concentra na automação do processo é que ele permite o roteamento de dados conforme a conveniência e os módulos ajudam a facilitar integrações de terceiros para recursos adicionais.

Além disso, a experiência do usuário é aprimorada com sua capacidade de integrar diferentes serviços de e-mail. Sua API e drivers limpos e simples disponíveis para todos os provedores de serviços de e-mail ajudam a inserir SMS, bem como serviços de e-mail para funcionários e alunos, permitindo uma melhor conectividade dentro do campus.

Alivie os pontos problemáticos: designe fluxos de processo

O primeiro passo para uma transição sem problemas de um processo manual para um automatizado é definir o fluxo de forma complexa e precisa. Um fluxograma passo a passo do processo ajudará o desenvolvedor a alimentá-los na estrutura e fornecer uma versão automatizada do fluxo. Os pontos de dor geralmente são comuns para os processos que parecem estar acontecendo todos os dias.

Depois de estabelecer um fluxograma para essas etapas, você poderá identificar as áreas onde ocorrem atrasos. Ele também ajuda a limpar o tráfego por meio dessas etapas de limitação de taxa, além de ajudar o desenvolvedor a decidir qual modelo usar ao automatizá-lo.

Deixe-me ajudá-lo a entender como é um fluxo de processo designado ou específico. Eu coloquei algum entendimento por trás do que tornaria a vida mais fácil para um diretor de instituto/faculdade/universidade, estudantes, funcionários e, para mencionar o mínimo, o desenvolvedor e identifiquei oito áreas/departamentos que certamente precisavam ser automatizados.

Um esforço para construir um fluxo para isso esclarecerá o que eu quis dizer com a designação de etapas para o processo.

• Inscrições e inscrições em cursos

Todos nós sabemos bem como as admissões e inscrições em um curso envolvem uma série de etapas. Fotocópias demoradas, verificações, formulários longos, pagamentos e muito mais desenham uma imagem típica de longas filas fora das janelas de administração. Com este procedimento sendo semelhante em todas as geografias, vem como o melhor ajuste para automatizar.
E se os alunos pudessem ser admitidos de qualquer lugar, e o instituto pudesse apenas verificar e processar com um clique no final? Não apenas isso, os documentos e formulários acabam com segurança dentro de bancos de dados.
Bem, um mundo onde os esforços vão para facilitar a vida cotidiana, frameworks como Laravel e sua capacidade pronta para uso oferecem escopo.

• Presença e Folha de Pagamento - Administração e Finanças

O setor da educação é aquele em que os pagamentos de frequência e salários acontecem em maior escala. Com corpo docente, administração, alunos e vários funcionários, o número e a variedade exigem automação no setor educacional em todos os aspectos.

Vincular presenças, licenças e horas de trabalho a um software de folha de pagamento automatizado economizou as contas e a equipe financeira do trabalho muito repetitivo. Comparado com o local onde os arquivos aguardam liberação por dias seguidos, atrasando pagamentos de bolsas e contratos, uma folha de pagamento automatizada é uma solução tão necessária nas faculdades quanto qualquer outra solução de software.

• Agendamento

Um sistema automatizado para todas as provisões de infraestrutura em qualquer instituto pode economizar um tempo significativo no planejamento e alocação destas para várias atividades. Uma organização onde o corpo docente, diretores, alunos e funcionários podem reservar programas e seminários por conta própria, lhes dará flexibilidade para planejar seus currículos em tempo hábil.

• Documentação

Documentação longa e complicada e, em seguida, armazená-los com segurança ainda mantém recursos em muitas universidades antigas envolvidas em tarefas de classificação e recuperação. Embora muita pressão tenha sido aliviada por meio da digitalização, automatizar a documentação e salvá-la diretamente em bancos de dados vinculados a um ID de membro definitivamente melhorou muito o sistema. Classificar e recuperar agora é apenas um login e um clique de distância.

• Viagens e Compras

A criação de solicitações e aplicativos para viagens e compras precisa de contas e recursos administrativos totalmente separados para facilitar. O arquivo viaja dos chefes de departamento para o administrador e para as contas, mantendo a incerteza e as distrações em geral.
Os desenvolvedores utilizaram aplicativos de estruturas disponíveis e conseguiram automatizar tudo isso para aprovações/respostas fáceis e antecipadas. Melhorar a produtividade junto com a limpeza de back-logs permitiu um melhor planejamento e execução para esses fins

• O departamento de TI e seu papel

O levantamento de tíquetes para solicitações e reclamações de TI não é mais um processo frustrante. As ferramentas tornaram a automação possível por meio de um help desk automatizado. Uma grande quantidade de processos dentro das faculdades foi suavizada como resultado, com mais tempo para resolver problemas complicados, gerenciar bancos de dados e aumentar a escala do campus.

• Fluxo de trabalho de comunicação

A comunicação é a chave que abre oportunidades. Para aqueles que procuram juntar estudos de interesse e construir combinações de vários cursos, muita coisa em suas mentes precisa de explicação satisfatória. Imagine que eles pulam para um site de faculdade/instituto e violam! Eles são atendidos com um chat-bot programado pronto para tirar todas as dúvidas.
Agora é isso que vai bater na cabeça, que com tanta presteza disponível no site, deve haver muito a oferecer no campus. Os desenvolvedores exploraram o Laravel para facilitar a comunicação na página da faculdade ou universidade.

• O HRMS

Outro instrumento vital para facilitar o gerenciamento dentro de qualquer faculdade ou universidade equipada com um intercâmbio interno de informações é um HRMS (Human Resource Management System). Um sistema de gerenciamento automatizado equipado com recursos para permitir diferentes canais de comunicação e coordenação em diferentes departamentos poderia manter todos conectados com mais facilidade.

Frameworks como o Laravel oferecem tais atributos para fácil instalação e comunicação. A gestão de funcionários e alunos torna-se muito eficiente através de tais integrações.

Possíveis Modelos de Negócios – Capacite sua força-tarefa

Pode haver diferentes possibilidades para uma universidade ou faculdade avançar com a automação de processos.

Uma onde a universidade já está digitalizada com dados e informações salvos em arquivos e pastas separados em servidores locais. Eles precisarão principalmente integrar a automação nos processos com a migração de todos os dados existentes para novos bancos de dados e as novas entradas direcionadas para esses bancos de dados recém-criados.

Uma opção também pode ser automatizar um processo por vez. Enquanto você dá tempo para a equipe, a gerência e os alunos se equiparem, você também pode avaliar quais problemas estão sendo enfrentados com a maneira como você designou um fluxo de processo. Os processos desta forma, chegam a ser refinados.

A automatização de fluxos de processos pode atrair novos tráfegos para o instituto. O instituto pode querer se preparar e estar pronto com arranjos de infraestrutura, tanto no campus quanto online. O crescimento com automação no setor de educação será geral. Envolver a equipe em atividades mais novas e produtivas, como aumentar a largura de banda em todos os parâmetros, pode se tornar algo comum na faculdade ou universidade.

Um plano simultâneo para equipar e capacitar todos os funcionários e alunos com os novos processos automatizados deve estar em vigor.

Para as novas e futuras universidades, a automação deve ser integrada desde o início. Uma equipe ou parceiro de desenvolvimento sólido deve estar no local e o instituto deve estar pronto com seus fluxos de processo para eles.

Tanto o site quanto os servidores devem estar equipados para lidar com admissões, registros, consultas, solicitações automatizadas e podem até mesmo executar cursos online se a universidade desejar ter o ensino a distância como uma disposição.

Para os institutos de ensino, universidades e faculdades onde muito ainda está no papel e pessoalmente, passar do papel para o portal precisará começar com a digitalização de documentos e dados anteriores. As versões automatizadas serão executadas em paralelo. Tudo pode ser colocado em novos servidores e alimentado em bancos de dados.

Qualquer que seja a zona ou nível em que um instituto educacional se encaixe, uma boa equipe de desenvolvimento com experiência e habilidade nas tecnologias mais recentes pode automatizá-lo e executá-lo rapidamente. Frameworks abrangentes como o Laravel são um pacote completo e ajudam a atingir esses objetivos com conforto e capacidade.

Escolha o provedor de tecnologia certoO foco principal de qualquer organização educacional tem e sempre será fornecer o melhor da educação e das oportunidades para seus alunos. Se esse setor não adotar e integrar os avanços da tecnologia em suas operações principais, ensinar tudo isso em nível acadêmico parece fútil.

Torna-se responsabilidade do chefe da universidade ou instituto envolver uma equipe eficiente e dedicada apenas para tais desenvolvimentos. As capacidades do parceiro de desenvolvimento devem estar claramente alinhadas com a visão e alinhar-se com os parâmetros de progresso do instituto.

As equipes de desenvolvimento envolvidas na criação de soluções online para várias organizações e negócios geralmente se concentram apenas na criação de portais simples baseados na web. Mas uma equipe apoiada por desenvolvedores com fortes habilidades técnicas poderá oferecer mais do que você pede. Escolha uma equipe dinâmica e entusiasmada que desafie os sistemas tradicionais e opte por frameworks e ferramentas que evoluem todos os dias, como o Laravel.

Conclusão - Uma Abordagem Futurista

Os institutos educacionais criam a força de trabalho do futuro. Adotar novas tecnologias promissoras os torna modelos, estabelecendo uma tendência à frente. Os processos automatizados fornecem o poder e o escopo com mais largura de banda para agregar valor às suas organizações, apresentando-se como uma marca melhor para o mundo experimentar. Como proprietário ou chefe de um instituto, por que você comprometeria as conquistas e o valor agregado quando pode colher benefícios com processos automatizados.

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