Como atualizar suas comunicações comerciais com mensagens de áudio

As mensagens de voz são muitas vezes esquecidas como um método de comunicação empresarial, mesmo que tenham múltiplas vantagens: você pode se comunicar no seu próprio ritmo, de maneira expressiva, sem precisar estar no escritório.

As empresas podem criar rapidamente mensagens de áudio e enviá-las a grupos de clientes ou funcionários. É uma maneira útil de manter contato com sua equipe e se comunicar com seus clientes.

Veja como funcionam as mensagens de texto de áudio e como você pode enviar uma mensagem que envolva seu público no local.

Como funcionam as mensagens de texto de áudio

Uma mensagem de texto de áudio (também chamada de texto de voz) é uma mensagem de voz curta e gravada que você pode enviar para um ou vários destinatários.

Com as mensagens de texto de áudio, você pode enviar mensagens de voz gravadas e outros áudios para os telefones dos destinatários. As mensagens são enviadas como chamadas telefônicas e são deixadas como correios de voz automáticos se a chamada não for atendida.

Como enviar uma mensagem de voz

Para enviar uma gravação de voz em uma mensagem de texto usando seu telefone Android , siga este procedimento:

• Vá para 'Mensagens' e selecione seu destinatário.
• Clique e segure o ícone 'Gravação' (no canto inferior direito da tela) enquanto grava sua mensagem.
• Clique no ícone de seta (também no canto inferior direito) para enviar seu arquivo de áudio.

Se você estiver usando um telefone operado por IOS , este é o procedimento:

• Toque e segure o botão 'Gravar áudio' para gravar sua mensagem de áudio.
• Toque no botão 'Reproduzir mensagem' para ouvir sua mensagem antes de enviá-la.
• Toque no botão 'Enviar áudio' para enviar a mensagem ou no botão 'Excluir gravação de áudio' para excluí-la.

As mensagens de voz desaparecem antes de serem lidas?

O iPhone exclui automaticamente as mensagens de áudio dois minutos depois de ouvi-las, a menos que você clique em Manter. Para evitar que isso aconteça, vá para Configurações > Mensagens > Expirar (abaixo de Mensagens de áudio) e clique em 'Nunca'. As mensagens de áudio salvas são armazenadas no aplicativo Mensagens para iOS 12 e no aplicativo Memos de voz para versões anteriores.

Dicas de mensagens de texto de áudio

Criar uma mensagem de texto de áudio que envolva as pessoas e gere respostas não é tão difícil quanto você pensa. Tudo que você precisa fazer é seguir estas quatro regras simples:

1. Evite jargões

Jargão e termos técnicos que seu destinatário pode não entender apenas criarão confusão. Os destinatários devem entender rapidamente sobre o que é sua mensagem para que possam responder imediatamente.

2. Simplifique

Mantenha suas mensagens curtas e diretas. Como resultado, eles serão mais claros e fáceis de lembrar. Isso também ajuda a evitar que você fale rápido demais.

3. A prática leva à perfeição

Ao contrário do correio de voz, você pode gravar sua mensagem de texto de áudio quantas vezes precisar, portanto, reserve um tempo para acertar. Você pode contratar um dublador para gravar suas mensagens de voz se, por exemplo, desejar enviar mensagens comerciais em idiomas com os quais não está familiarizado.

4. Forneça os próximos passos claros

Ao final de sua mensagem, os destinatários devem saber exatamente o que você gostaria que eles fizessem em seguida. Uma chamada à ação clara é o que desencadeia as respostas do seu público, portanto, certifique-se de incluí-la em todas as comunicações.

Como enviar uma mensagem de voz com TextMagic

Usar o TextMagic para enviar mensagens de texto de áudio é simples e pode ser feito em poucos passos.

Outra vantagem das mensagens de texto de áudio é que elas podem ser agendadas. Você pode entrar em contato com várias pessoas ao mesmo tempo.

Text-to-Speech

Com as mensagens de conversão de texto em voz, você envia um texto que será processado por um programa de conversão de texto em voz e convertido em um arquivo de áudio. Dessa forma, você pode enviar mensagens de áudio urgentes mesmo nos momentos em que não pode fazer uma gravação.

• Selecione 'Compor' no menu principal.
• Selecione 'Texto para Fala'.

• Digite os destinatários na caixa de texto ou vá para contatos/listas que abrirão uma janela pop-up.
• Verifique os números ou listas para os quais deseja enviar o áudio e confirme clicando em 'Adicionar x contatos/listas'. Isso também o levará de volta à tela principal.
• Selecione o número do qual deseja enviar a mensagem.
• Digite seu texto na caixa de mensagem. Além disso, você pode personalizar as mensagens usando campos personalizados.
• Clique em 'Visualizar' para ouvir sua mensagem.

• Clique em 'Enviar' para entregar sua mensagem imediatamente, ou em 'Agendar mensagem' para enviá-la mais tarde, no horário de sua escolha.
• TextMagic fornece uma ferramenta de conversão de texto em fala gratuita: você pode enviar textos para conversão em arquivos de áudio. Se você deseja responder por áudio a mais de uma mensagem ao mesmo tempo, esta é a ferramenta que você deve usar.

Transmissão de voz

A transmissão de voz permite que você carregue um arquivo de áudio de até 90 segundos. Você pode então enviá-lo como uma mensagem de voz para os destinatários.

• Selecione 'Compor' no menu principal.
• Selecione 'Transmissão de voz'.

• Digite os destinatários na caixa de texto ou vá para contatos/listas que abrirão uma janela pop-up.
• Verifique os números ou listas para os quais deseja enviar o áudio e confirme clicando em 'Adicionar x contatos/listas'. Isso também o levará de volta à tela principal.
• Selecione o número de telefone do qual deseja enviar a mensagem.
• Clique em 'Selecionar áudio' e um novo pop-up aparecerá, onde você poderá selecionar 'Carregar novo áudio' para obter um arquivo do seu computador ou se você já tiver arquivos de áudio em sua conta TextMagic, eles aparecerão abaixo e você pode simplesmente verifique os que deseja enviar.

• Quando terminar, clique em 'Usar Gravação', que o levará de volta à janela principal.
• Clique em 'Enviar' ou 'Agendar mensagem'.

As mensagens de texto de áudio beneficiam as empresas

As mensagens de texto de áudio oferecem às empresas uma série de benefícios. Pode ser usado para melhorar a comunicação com funcionários e clientes e também como ferramenta de marketing.

Fale com sua equipe

Membros da equipe ocupados em movimento podem não ter tempo para parar e digitar um texto. Ser capaz de gravar e enviar uma mensagem rapidamente, em vez de ligar, economiza tempo — para a equipe em campo e no escritório. Da mesma forma, os membros da equipe que não têm tempo para ler um texto ou e-mail podem ouvir uma mensagem. Não há necessidade de olhar para a tela do telefone.

Como as mensagens de texto de áudio são entregues como uma chamada telefônica, elas são úteis sempre que você precisar que os funcionários ouçam uma mensagem imediatamente.

Por exemplo, a varejista de roupas Bob's Stores decidiu fechar suas 35 lojas durante o furacão Sandy e precisava enviar um alerta. Usando transmissão de voz, eles conseguiram alertar mais de 200 funcionários em questão de minutos.

As mensagens de voz também permitem que você se comunique mais pessoalmente com os membros da equipe em outros fusos horários.

Para equipes remotas, a comunicação apenas por texto e mensagens instantâneas pode ser impessoal. As mensagens de texto de áudio podem adicionar um toque mais humano quando você não pode estar online ao mesmo tempo.

Conecte-se com os clientes

As mensagens de texto de áudio podem melhorar sua comunicação com os clientes; por exemplo, você pode enviar mensagens de voz com atualizações sobre o andamento do projeto, lembretes de compromissos ou confirmações de reservas.

O envio de uma transmissão de voz ou mensagem de texto para fala aumenta a probabilidade de seus clientes receberem alertas e lembretes. Consequentemente, isso pode tornar seu serviço mais fácil para os clientes usarem.

Além de ajudar seus clientes a se lembrarem de seus compromissos, isso também evita lucros perdidos devido a reservas perdidas.

Por exemplo, os dentistas perdem uma média de US$ 31.500 por ano em consultas perdidas. Por isso, a RevenueWell usa transmissão de voz para enviar 80.000 lembretes personalizados de compromissos por mês.

Uma mensagem de texto de áudio pode dar às interações de rotina com o cliente um toque mais pessoal do que um e-mail ou uma mensagem de texto. Também mostra aos clientes que você fornece um nível extra de atendimento.

Converta mais leads

As mensagens de texto de áudio são a maneira mais envolvente de enviar comunicações de marketing para seus leads e contatos. Você pode contatá-los em qualquer fuso horário com mensagens agendadas.

Ao criar e personalizar arquivos de áudio em cada estágio da interação com um lead, a mensagem de texto de áudio permite contatos de acompanhamento mais consistentes.

Se você puder responder a um lead dentro de um minuto após receber sua solicitação de informações, é muito mais provável que você consiga uma venda. Apesar disso, apenas 7% das empresas respondem em cinco minutos. As mensagens de texto de áudio automatizadas permitem uma resposta quase instantânea aos leads. Graças a isso, sua equipe de vendas pode obter mais conversões de leads existentes.

Além de responder mais rapidamente, as mensagens de texto de áudio também garantem que seus agentes ao vivo possam passar mais tempo conversando com leads qualificados e menos tempo esperando que os leads atendam o telefone.

Pronto para começar com mensagens de áudio?

As mensagens de texto de áudio funcionam muito mais rápido do que digitar e são mais práticas para qualquer empresa, especialmente empresas internacionais onde os funcionários se comunicam em mais de um idioma. Não há erros de digitação, economiza tempo e uma mensagem pode ser aberta no momento mais conveniente para o destinatário.