Como elaborar uma política perfeita de frequência dos funcionários

Desde pequenos fomos ensinados a nunca nos atrasar e a estar sempre preparados. Alguns ainda conseguem ouvir os ecos dos pais ecoando em seus ouvidos – Você está pronto para a escola?!

Ainda assim, há muitos fatores que determinam o motivo pelo qual alguém se atrasa ou não comparece, especialmente no ambiente de trabalho. Doenças, deslocamento ou problemas pessoais são alguns dos principais fatores de atraso que todos nós enfrentamos de vez em quando.

Hoje em dia, muitos empregadores são bastante tolerantes até certo ponto, mas onde traçam os limites? Bem, a resposta está nas políticas de frequência dos funcionários.

Nos parágrafos seguintes, iremos:

• Revise os principais pontos de todas as políticas de frequência dos funcionários,
• Ofereça modelos de políticas gratuitos,
• Forneça exemplos de como preenchê-los,
• Dar dicas de profissionais sobre políticas de atendimento e
• Responda algumas das perguntas mais frequentes sobre as políticas de frequência dos funcionários.

O que é uma política de frequência?

Caso você nunca tenha ouvido falar de uma política de atendimento antes ou sua empresa simplesmente não a utilize, aqui está um detalhamento simples.

Uma política de atendimento representa um documento ou conjunto de documentos que estabelece diretrizes claras sobre o comparecimento dos funcionários em um negócio específico. Esses documentos garantem que todos os funcionários estejam cientes das regras e diretrizes relativas a assuntos como:

• Mudanças,
• Pausas para almoço,
• Atraso,
• Procedimentos (PTO, folhas, etc.), e
• Quaisquer ações disciplinares decorrentes da desobediência às regras.

Nem todas as políticas são iguais e cabe ao empregador personalizá-las de acordo com suas necessidades.

Nesse sentido, o número de condições e as informações exatas fornecidas nessas apólices ficam a critério do empregador.

O que é uma boa política de frequência?

Uma política de assiduidade universalmente “boa” não pode ser verdadeiramente elaborada, uma vez que não existe uma base única sobre a qual as regras possam ser definidas.

Em termos simples, as empresas são diferentes e os seus requisitos também. Portanto, uma boa política de atendimento é aquela que melhor se adapta a um negócio.

Aqui está um resumo de tudo em que sua política de atendimento deve ajudá-lo se você deseja criar a melhor política possível para o seu negócio.

Uma ótima política de atendimento ajuda a equilibrar suas necessidades e as dos funcionários

O turno das 9h às 17h tem sido um padrão na esfera empresarial já há algum tempo, e muitos não conseguem se imaginar trabalhando em outros turnos e reestruturando seus horários.

No entanto, com base no tipo de negócio e no trabalho que cada funcionário realiza, as mudanças podem perturbar o equilíbrio natural entre vida pessoal e profissional.

Por exemplo, trabalhar no turno da noite afeta o tempo pessoal da família do funcionário e atrapalha seu horário de sono. Portanto, uma boa política poderia incluir uma cláusula estabelecendo que cada funcionário não deve trabalhar mais do que X turnos noturnos por mês/semana, a fim de satisfazer as necessidades de todos.

Uma ótima política de frequência ajuda você a monitorar as horas de trabalho

Sistemas desatualizados de controle de horas de trabalho sempre apresentaram falhas em seu modo de funcionamento – as folhas de presença se perdiam ou alguém se esquecia de marcar o ponto de entrada/saída.

Hoje em dia, todo mundo usa um rastreador de tempo e não há necessidade de contratar mão de obra adicional para supervisionar o atendimento. Portanto, definir uma política para o uso de um rastreador de tempo seria benéfico tanto para os funcionários quanto para a empresa, pois minimizaria os erros e permitiria que todos se concentrassem em suas atribuições de trabalho.

Sistemas de controle de tempo, como o Clockify, automatizam o processo a ponto de o ponto de entrada/saída ser feito com um simples login e dois cliques – iniciando seu turno e encerrando o dia.

Uma ótima política de atendimento esclarece diretrizes que apoiam os direitos dos funcionários

Definir diretrizes claras ajudará todos a seguir as regras e a não atrapalhar o processo. No entanto, é importante saber onde traçar os limites. Em outras palavras, torne seus pontos políticos razoáveis .

Por exemplo, se o horário de trabalho vai das 9h às 18h, dê aos seus funcionários um tempo razoável para fazer pausas para almoço em horários apropriados, por exemplo - 12h e 15h.

Além disso, se a presença física for necessária, um horário de trabalho flexível para os seus funcionários certamente beneficiaria a todos, uma vez que lhes daria tempo suficiente para chegar ao trabalho sem sacrificar muito do seu tempo pessoal antes ou depois dos turnos.

O que incluir em uma política de frequência?

Agora que você conhece a noção geral das políticas de atendimento e sua finalidade, listaremos e explicaremos alguns conjuntos gerais de políticas e pontos que toda empresa deve incluir em sua política de atendimento personalizada.

Políticas gerais

Conforme mencionado anteriormente, existem algumas políticas gerais que quase todas as empresas incluem em seu conjunto de políticas de frequência, e você também deveria.

Essas políticas geralmente se referem a:

• Horário de trabalho (diário e semanal) e
• Chegada/saída do trabalho (escritório ou remoto).

Algumas empresas incluem uma política geral para solicitação de folga, ou possuem uma política específica que se aprofunda nas condições e na forma de utilização das folgas acumuladas.

Atraso

Quase todas as empresas estabelecem claramente diretrizes específicas para atrasos em suas folhas de presença.

Em geral, atraso é definido como atraso para o trabalho, independentemente dos minutos ou segundos exatos. Ainda assim, é natural que as pessoas se atrasem devido a uma série de fatores, e é por isso que as empresas costumam oferecer um período de carência – geralmente é permitida uma janela de 15 a 20 minutos.

Novamente, o período de carência depende do tipo de trabalho que seus funcionários realizam. Se a tarefa em questão for delicada em termos de tempo, o atraso poderá não ser tolerado. É por isso que a maioria dos empregadores define diretrizes que afirmam claramente:

• O período de carência,
• Prazo para notificar seu supervisor e
• Ações disciplinares por atraso.

Folga remunerada (PTO) e ausências justificadas

Os funcionários devem ter direito ao PTO (remunerado ou não, dependendo de onde moram) e o número de dias utilizados geralmente depende do acordo que eles fizeram com o empregador, mas você provavelmente descobrirá que há um estado/país mínimo para o número de dias que você pode usar.

No entanto, existem certos regulamentos que devem ser seguidos para garantir que o negócio funcione bem durante as férias.

Além disso, essas disposições políticas devem incluir que os funcionários devem:

• Notifique seu supervisor com antecedência e
• Certifique-se de que a maioria dos colegas de trabalho não planeje as férias no mesmo período.

Além disso, cada empregador deve ter em conta circunstâncias imprevistas, tais como:

• Doenças,
• Parto,
• Acidentes e
• Várias situações de emergência.

Nesses casos, a política indicará definitivamente que você deve notificar seu superior no menor prazo e fornecer as informações e documentação necessárias para confirmar o motivo do absenteísmo.

Ausências injustificadas

Naturalmente, o empregador deve proteger-se em casos de atrasos ou absentismo injustificados.

Podemos diferenciar entre dois tipos de ausências injustificadas:

• Sem chamada, sem show cases, e
• Abandono do emprego.

Nenhuma ligação, nenhum comparecimento

Nenhuma chamada e não comparecimento praticamente fala por si - um funcionário deixa de comparecer ao local de trabalho ou de marcar ponto se o trabalho for realizado remotamente sem qualquer notificação prévia. O empregador deve definir uma política em tais casos – se nenhuma chamada e não comparência pode ser tolerada, quantas vezes isso pode acontecer e os critérios para determinar se a transgressão é um caso de não chamada e não comparência.

Em alguns casos de emergência, é possível que o funcionário não tenha conseguido avisar seu superior hierárquico e, portanto, possa sofrer ações disciplinares mesmo que o assunto em questão possa tê-lo dispensado. Portanto, é importante definir claramente os parâmetros do que é no call no show e listar os possíveis casos que podem se enquadrar nesta categoria.

Abandono de emprego

Uma transgressão mais grave é o abandono do emprego – não comparecer ao local de trabalho ou não comparecer remotamente durante vários dias sem qualquer notificação prévia. Novamente, cabe ao empregador definir quantos dias de ausência são considerados abandono do emprego.

Ações disciplinares

Em caso de violação e não adesão adequada a qualquer uma das políticas acima, o empregador é livre para exercer quaisquer ações disciplinares que se enquadrem nos critérios. A gravidade da transgressão geralmente determinará o tipo de ação disciplinar, tal como:

• Advertência ao primeiro infrator do supervisor direto,
• Aviso por escrito do gerente,
• Último aviso – reunião com o departamento de RH, e
• Terminação.

No entanto, todas as ações disciplinares devem ser claramente indicadas na política de frequência para que sejam válidas.

Exceções

Cabe ao empregador e à equipe jurídica propor as devidas exceções às ações disciplinares de acordo com a lei. Em muitos casos, um funcionário pode faltar ao trabalho e ser isento devido a exigências legais ou estaduais, tais como:

• Dever do júri,
• Dever militar,
• Lei de Licença Familiar e Médica - licença FMLA,
• Licença para votar,
• Licença de resposta a emergências, etc.

Modelo de política de frequência de funcionários

A seguir está um exemplo de política de frequência de funcionários que você pode baixar e usar para elaborar suas próprias diretrizes.

Para baixar a cópia da Política de Presença de Funcionários (MODELO GRATUITO), clique no link que leva a este formato, e você verá uma nova aba aparecendo com a seguinte pergunta:

Gostaria de fazer uma cópia do Modelo de Política de Presença de Funcionários?

Clique no botão Fazer uma cópia e isso permitirá que você copie e edite o modelo. Depois que a cópia for salva em seu Drive, você poderá editá-la e personalizá-la de acordo com suas necessidades.

️ Política de Presença de Funcionários (MODELO GRATUITO)

Como preencher o modelo de política de frequência?

A seguir, preencheremos o modelo para você ter uma ideia melhor de como deve ficar o produto final. Tenha em mente que as informações do exemplo são fictícias e não refletem as políticas reais de atendimento da empresa.

Um exemplo de parte introdutória da Política de Presença de Funcionários (Modelo)

Uma parte introdutória de uma política de frequência é importante para definir o tom do documento e garantir que seus funcionários saibam o que esperar. Aqui está um exemplo que você pode usar:

Comprometer-se e encontrar um meio-termo no WHMOF é a chave para garantir profissionalismo absoluto e alcançar nossos objetivos. Portanto, as políticas a seguir representam as expectativas de cada funcionário. É importante ressaltar que ao concordar e assinar este documento, você adere a todas as estipulações fornecidas e é obrigado a cumpri-las para evitar ações disciplinares.

Um exemplo de política de horário de trabalho

Aqui está um exemplo de política de horário de trabalho que você pode usar para sua empresa:

Um exemplo de política de atraso

A política de atrasos é o segmento mais importante a ser incluído na política de frequência dos funcionários. Veja como você pode criar o seu próprio:

Um exemplo de política de folga remunerada (PTO) e ausências justificadas

Se sua empresa oferece PTO, aqui está um exemplo de política que você pode usar para o seu negócio:

Um exemplo de política de ausências injustificadas

Veja a seguir um exemplo de política que você pode definir para ausências não justificadas:

Um exemplo de política de ações disciplinares

Naturalmente, o não cumprimento das orientações resultará em ações disciplinares. Aqui estão algumas das sanções que sua empresa pode usar ou personalizar:

Um exemplo de exceções

Exceções às regras são bastante comuns em qualquer documento legal. Algumas das exceções mais comuns nos EUA estão listadas abaixo:

Aceito, por este meio, os termos e condições das Políticas de Presença de Funcionários e confirmo que li e compreendi as ações disciplinares que poderiam ocorrer em caso de descumprimento das referidas Políticas.

Como você melhora uma política de frequência?

O modelo e os exemplos que fornecemos não são de forma alguma uma resposta definitiva para uma política de frequência perfeita, mas devem dar-lhe uma ideia geral sobre como criar a sua própria.

Mais uma vez, as próprias políticas dependem sempre das necessidades do negócio, razão pela qual nunca haverá uma política de atendimento universal.

No entanto, há algumas coisas a serem observadas ao elaborar seu próprio documento.

Dica nº 1: seja sempre específico

Certifique-se de que não haja margem de manobra da qual os funcionários possam aproveitar. Por exemplo, se a política estabelecer que atrasos serão sempre tolerados por até 15 minutos, os funcionários ficarão atentos e sempre iniciarão seu turno às 9h15 (se o turno começar às 9h).

Portanto, informe o número de vezes que um funcionário pode chegar atrasado em um período de uma semana/mês.

Dica nº 2: seja justo e imparcial

Ninguém quer tolerar condições de trabalho adversas. Ainda assim, é compreensível que você tenha políticas rígidas que estejam intimamente ligadas à prosperidade do negócio. Portanto, faça concessões e garanta o conteúdo de todos.

Por exemplo, se for crucial que todos os funcionários estejam no local o mais tardar às 9h e nenhum atraso for permitido, compense dando-lhes um longo intervalo para almoço ou dias extras de férias.

Dica nº 3: certifique-se de que todos entendam as políticas

Não é ridículo afirmar que a maioria de nós, incluindo empregados e empregadores, deixa de ler os documentos e simplesmente os assina. Além disso, o jargão jurídico pode ser difícil para alguns e exigir explicações adicionais.

Portanto, certifique-se de que você ou seu departamento de RH repassem os pontos da política de frequência dos funcionários com todos os funcionários, para que todos possam estar envolvidos e se concentrar em suas tarefas.

Dica nº 4: recompense a conformidade

Certamente haverá funcionários que seguiram todas as políticas, diretrizes e regras do livro. Portanto, seria injusto não recompensá-los pelo seu trabalho árduo e dedicação.

Além disso, as recompensas obtidas com um registro de frequência perfeito podem servir de motivação para outros funcionários e também ajudar a melhorar sua produtividade.

Perguntas frequentes sobre políticas de frequência de funcionários

Se alguns dos termos mencionados anteriormente forem um pouco confusos, a seção FAQ deve esclarecer tudo.

O que é uma política de frequência padrão?

Em termos simples, uma política de assiduidade padrão representa um conjunto de documentos que regulam a conduta dos colaboradores no que diz respeito à assiduidade. A apólice, conforme detalhada acima, geralmente inclui detalhes sobre:

• Turnos de trabalho,
• Atraso,
• PTO, e
• Outros assuntos relacionados ao atendimento.

O que é uma política de frequência razoável?

Uma política de frequência razoável é aquela que se adapta tanto aos empregados como ao empregador. Em outras palavras, os funcionários têm margem de manobra suficiente para equilibrar suas vidas pessoais e profissionais, enquanto os empregadores conseguem ver um atendimento e resultados perfeitos.

O que é uma política contínua de frequência de 6 meses?

Um período contínuo de 6 meses é normalmente definido como o período dos 6 meses anteriores que serve de base para o cálculo de uma determinada ocorrência – neste caso, a assiduidade.

Geralmente, as empresas e negócios que operam nesta base também utilizam um sistema de ponto de atendimento para recompensar o bom comparecimento e “punir” o atraso. Após 6 meses, no entanto, todos os pontos de atendimento e dados são apagados e os funcionários podem começar do zero.

O que é uma política de frequência sem culpa?

Um sistema de frequência sem culpa é algo com o qual todos estamos familiarizados desde os primeiros tempos de escola. Um sistema de pontos atribui pontos por atraso e absenteísmo e, se você coletar um número suficiente deles, ocorrerá uma ação disciplinar.

O que é um registro de presença?

Um registro de presença é usado para coletar e salvar as informações de presença de cada funcionário para compilar um quadro completo do desempenho do referido funcionário.

Esses documentos geralmente incluem:

• Registros de entrada/saída de relógio,
• Total de horas trabalhadas em um mês/ano,
• Pausas feitas em um mês/ano,
• Dias de licença médica gozados em um mês/ano, e
• Licença usada em um mês/ano.

Conclusão: Boas políticas de assiduidade ajudam a alcançar objetivos profissionais

Como o título sugere, melhorar seu sistema geral de frequência e atualizar suas políticas será um grande avanço.

Não só afetaria a eficiência e garantiria que todos os funcionários estariam presentes durante todo o período dos seus turnos, mas também aumentaria a produtividade ao recompensar o comparecimento perfeito.

No geral, a precisão e as diretrizes claras ajudarão todos a entrar na mesma página.

️ Sua empresa utiliza políticas de atendimento? Deixe-nos saber em [email protected] e poderemos incluir sua opinião neste ou em um de nossos artigos futuros. Além disso, compartilhe esta postagem com alguém que precisa de um rastreador de tempo para melhorar o sistema de presença de seus funcionários.