Comunicação assíncrona: faça mais e evite o esgotamento

Quando um rival decola como um foguete e cresce mais rápido que você, você vai procurar respostas. Eles conseguiram mais financiamento ou ganharam uma conta indescritível? Você pode virar muitas pedras para encontrar grilos.

A resposta é muito mais simples. Eles dominaram a arte e a ciência da comunicação assíncrona. Ele ajuda as empresas a reduzir o tempo perdido e a fazer mais trabalho com mais rapidez.

A comunicação empresarial faz ou quebra todas as empresas. Muito pouco, e os projetos param e descarrilam. Mas demais , e você distrai sua equipe de fazer qualquer progresso real.

Dar à sua equipe a capacidade de trabalhar sem esperar uma resposta imediata desbloqueia um nível totalmente novo de desempenho.

Startups como GitLab e Asana enfrentam pesos pesados ​​usando comunicação assíncrona para trabalhar de forma mais inteligente.

Vamos nos aprofundar em seus benefícios, limitações e práticas recomendadas para melhorar a maneira como as equipes distribuídas trabalham.

• O que é comunicação assíncrona?
• Os limites da comunicação em tempo real
• Benefícios da comunicação assíncrona
• Fazendo assíncronas e sincronizadas funcionarem melhor
• Construindo uma estratégia de comunicação equilibrada
• Perguntas frequentes sobre comunicação assíncrona

O que é comunicação assíncrona?

A comunicação assíncrona é um método de troca de informações sem a expectativa de feedback em tempo real. Ele reduz vários pontos de verificação ao vivo, colocando maior ênfase na solicitação inicial.

Essa forma de comunicação reduz as atualizações de status face a face sem inibir a saída. Como resultado, tem sido uma bênção para os trabalhadores remotos que realizam um trabalho profundo em seu próprio ritmo.

Um exemplo de comunicação assíncrona inclui enviar um e-mail ao VP de Vendas para atualizar as projeções deste trimestre ou oferecer feedback sobre um documento compartilhado. Não há expectativa de que o destinatário responda instantaneamente. Em vez disso, eles podem ler e responder quando for ideal para eles.

À medida que as empresas adotam o trabalho remoto em muitos fusos horários, o interesse em assíncrono aumentou. A comunicação assíncrona aumenta a produtividade e o moral, por isso não é surpresa que as empresas de crescimento mais rápido a adotem.

A comunicação síncrona , também conhecida como comunicação em tempo real, envolve se envolver com um colega de equipe e esperar uma resposta imediata. Por exemplo, se você estiver em uma reunião e fizer uma pergunta a um membro da equipe e precisar de uma resposta agora. Síncrono não significa apenas cara a cara. Ele é encontrado em canais do Slack, videochamadas e reuniões semanais.

Na superfície, assíncrono e sincronismo soam como uma distinção simples.

Os e-mails geralmente não precisam de uma resposta imediata, mas as conversas pessoais precisam. Essas expectativas não são concretas. E com mais equipes trabalhando remotamente , essa linha está mais borrada do que nunca.

Por exemplo, bate-papo e mensagens instantâneas podem ser em tempo real e assíncronos. O mesmo para e-mail: pergunte a qualquer pessoa que tenha recebido uma mensagem tarde da noite de um gerente. É irresistível adiar uma resposta até o próximo dia útil.

O segredo não é a tecnologia, mas a cultura e as expectativas da sua empresa.

Infelizmente, muitas empresas não definem expectativas claras ou não dão orientação. E é aí que as pessoas ficam frustradas, os sinais são cruzados e a produtividade é interrompida.

De acordo com nossa pesquisa State of Business Communications , mais da metade das empresas enfrenta uma crise todos os meses ou mais devido a problemas de comunicação.

Mas, diferentemente de usar uma nova ferramenta de gerenciamento de projetos, a cultura da empresa é mais difícil de mudar.

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Os limites da comunicação em tempo real

Você provavelmente já está praticando a comunicação assíncrona de algumas maneiras. No entanto, o padrão é lidar com problemas e solicitações à medida que eles acontecem.

A pandemia mudou drasticamente o futuro do trabalho, mas não necessariamente para melhor. Muitas equipes remotas citam que estão em reuniões intermináveis. O Work Trend Index da Microsoft revelou que 62% das chamadas e reuniões não são agendadas. Esta estatística é agregada de mais de 31.000 empresas.

A maioria dos funcionários passa 80% do dia em reuniões, no telefone e respondendo e-mails, segundo a HBR . Mas se sua equipe está sempre disponível, como eles podem se concentrar no trabalho profundo?

A verdade é que eles não podem.

Confiar na comunicação síncrona rouba o foco da sua equipe. Também está prejudicando seus negócios de várias maneiras:

• Recompensa a presença sobre a produtividade. Quando o tempo de resposta rápido é a expectativa, sua equipe prioriza estar presente em vez de fazer seu trabalho. Um estudo anônimo com 50.000 funcionários de escritório descobriu que a maioria das pessoas verifica seu e-mail ou aplicativo de bate-papo a cada seis minutos ou menos!
• Adiciona estresse desnecessário que impulsiona a rotatividade. Estar sempre disponível cria estresse antecipatório – um estado constante de ansiedade. Trabalhadores de alto estresse têm até três vezes mais chances de desistir.
• Silos de informações acionáveis. Quando o contexto de uma decisão só existe durante uma reunião ao vivo, ele se torna privilegiado. Em vez de saber onde procurar respostas, sua equipe distribuída faz as mesmas perguntas e não pode prosseguir em seu próprio ritmo.
• Limita o fluxo da sua equipe. 'Fluxo' é o estado de foco profundo que só vem de um longo período ininterrupto. Em um estudo de 10 anos, a McKinsey descobriu que os trabalhadores em fluxo são cinco vezes mais produtivos do que aqueles regularmente interrompidos.
• Aliena pessoas em diferentes fusos horários. A comunicação síncrona exige que todos estejam presentes ao mesmo tempo. Se sua equipe trabalha em fusos horários, isso significa que apenas alguns deles podem estar presentes. Também limita os membros da equipe de gerenciar seu próprio tempo.

Benefícios da comunicação assíncrona

Por outro lado, a comunicação assíncrona dá à sua equipe a liberdade de trabalhar em torno de seu cronograma ideal.

Uma cultura de comunicação assíncrona tem várias vantagens notáveis:

1. Reduz as interrupções para maior produtividade. Trabalhadores do conhecimento, como engenheiros, designers e escritores, precisam de ciclos de trabalho profundos e prolongados para obter o melhor desempenho.
2. Coloca os resultados acima da capacidade de resposta. Em vez de avaliar sua equipe quanto ao tempo de resposta, meça os resultados. Mesmo para tópicos complexos, um aplicativo como o Loom facilita a gravação de screencasts curtos.
3. Enfatiza o pensamento estratégico. O ritmo da comunicação assíncrona dá mais espaço para pensar profundamente sobre sua resposta. Isso significa menos conversas de ida e volta e melhor saída. As respostas podem ser mais racionais e pensadas do que desinformadas e ad hoc.
4. Estabelece expectativas claras. Não há mais como ficar sentado esperando por uma resposta ou ficar chateado quando um colega de equipe não responde a você imediatamente. Em vez disso, todos sabem quando esperar uma resposta e podem continuar com seu dia de trabalho até então.
5. Cultiva uma cultura de compartilhamento de conhecimento. As decisões das reuniões tornam-se atualizações de toda a empresa, em vez de estarem disponíveis apenas para os participantes. Esse aprimoramento acelera os pontos de verificação em vários projetos. Os modelos minimizam as suposições para capturar as conclusões das reuniões.
6. Equilibra o campo de jogo para funcionários remotos e internos. Você obterá informações mais abrangentes de funcionários remotos excluídos das vantagens de um escritório . Também reduz as chances de ideias não planejadas prosperarem no escritório.
7. Força você a planejar o trabalho de forma eficaz. Quando os membros da equipe estão disponíveis apenas em horários específicos, isso força você a planejar com mais antecedência. Alguns minutos extras antecipadamente economizam horas de reuniões mais tarde.

Fazendo a comunicação sincronizada e assíncrona funcionar melhor

Enquanto a comunicação síncrona é invasiva, a assíncrona dá à sua equipe o controle de quando responder.

Algumas equipes não podem confiar apenas na comunicação assíncrona. Por exemplo, quando as vendas ou o suporte ao cliente lidam com chamadas recebidas. Da mesma forma, há situações em que você precisa ouvir muitos pontos de vista e expressar uma decisão para um grupo.

As melhores equipes entendem que ambos os estilos de comunicação são essenciais para o pico de produtividade. E as pesquisas também comprovam isso.

Pesquisadores de Harvard observaram que as equipes que colaboravam em 'explosões' eram mais produtivas, melhores em apresentar ideias únicas e inovadoras e gastavam menos tempo resolvendo problemas complexos. Um exemplo dessa colaboração é ter momentos curtos de comunicação em tempo real seguidos por um intervalo prolongado.

Construindo uma estratégia de comunicação equilibrada

Uma estratégia de comunicação duradoura equilibra tempo de trabalho e colaboração.

Mas, desaprender seus hábitos de comunicação anteriores leva tempo e dedicação. Você não apenas precisa das ferramentas certas, mas também de expectativas claras e novos fluxos de trabalho. Isso é crucial para funcionários remotos, embora todos se beneficiem de uma comunicação equilibrada.

Veja como você pode passar de uma cultura de caos para uma mistura saudável de sincronização e assíncrona:

1) Faça um balanço da sua 'pilha' de comunicação

As empresas usam mais ferramentas de comunicação do que nunca, desde sistemas telefônicos virtuais até bate-papo e videoconferência . Mas, infelizmente, espalhar a comunicação por dezenas de canais leva à confusão.

Faça a transição para a comunicação assíncrona fazendo primeiro um balanço de todas as suas ferramentas de comunicação . Isso inclui:

• Telefone
• Bate-papo
• E-mail
• SMS/mensagens de texto
• Videoconferências
• Gerenciamento de Projetos
• Colaboração de documentos
• Compartilhamento de arquivos

Para cada um desses canais, anote como sua equipe normalmente os trata.

Eles usam o bate-papo principalmente para conversas em tempo real? Se não, quanto tempo eles esperam por uma resposta antes de seguir ou ficar frustrados?

Obtenha uma compreensão sólida das práticas atuais de comunicação de sua equipe para que você possa otimizá-las.

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2) Crie uma pirâmide de capacidade de resposta

Em seguida, mapeie como você deseja que sua equipe use cada um dos seus canais de comunicação.

Pense nisso como um plano de comunicação. Por exemplo, no mundo de TI, eles usam runbooks para lidar com situações como uma falha no servidor.

Para outros problemas, seu runbook descreve quando usar cada ferramenta, o tempo de resposta esperado e o estilo para usá-las. Esses três estilos são:

• Síncrono: São urgentes e devem acontecer pessoalmente ou usando uma ferramenta em tempo real (como chat ou videoconferência).
• Assíncrono: Estes não precisam de uma resposta imediata. No entanto, você definiu expectativas claras para o tempo de resposta. Cada um responde no seu tempo.
• Semi-assíncrono: Existem algumas situações em que você se sai melhor com uma combinação de ambos os estilos. Antes de colocar todos em uma reunião ao vivo, forneça o contexto por e-mail. Convide-os a participar da reunião com um conjunto específico de resultados desejados. Dessa forma, todos se atualizam e podem dar uma contribuição significativa. Depois, circule as decisões tomadas em uma recapitulação.

Ver todas as comunicações da sua empresa em um só lugar mostra como poucas conversas precisam acontecer em tempo real.

Aqueles que exigem uma abordagem em tempo real, como emergências, formação de equipe ou decisões complexas, devem representar apenas 10% do tempo de sua equipe.

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3) Desenvolva uma cultura de primeiro assíncrono

Agora é hora de preencher a lacuna de como você se envolve hoje para seu fluxo de trabalho ideal.

Onde você pode adicionar clareza ao tempo de resposta ou mudar hábitos para adotar a comunicação assíncrona?

Por exemplo, em vez de usar o chat como uma ferramenta síncrona, forneça mais contexto às mensagens para que elas possam responder sem a sua presença.

Em vez de usar ferramentas separadas como Slack, Trello e Zoom, o Nextiva reúne todos com bate-papo e videoconferências em um só lugar.

Além de usar a plataforma certa, reunimos maneiras comprovadas de se comunicar de forma assíncrona:

• Delegue como se fosse de férias. Por exemplo, quais reuniões podem ser transformadas em um e-mail ou documento compartilhado? Peça à sua equipe para fazer o mesmo e faça uma lista de alternativas para cenários ao vivo. Existem caminhos específicos que as pessoas podem seguir na sua ausência?
• Comunicar excessivamente os planos do projeto. Evite imprecisão a todo custo. Cada mensagem deve definir expectativas, fornecer um cronograma claro e compartilhar links para recursos para reduzir as conversas de ida e volta. Antecipe as lacunas de conhecimento e resolva-as antes de atrasar um projeto.
• Peça um 'arredondamento' de todas as decisões tomadas. Faça disso uma prática de documentar e compartilhar os resultados das conversas. Armazene-os em um espaço de trabalho virtual que todos possam acessar. Atribua um proprietário a cada item da sua lista de tarefas.
• Defina 'horário de expediente' para disponibilidade ao vivo. Momentos de bloqueio de tempo no dia em que eles precisam estar disponíveis no bate-papo. Caso contrário, defina um tempo razoável para responder a cada canal e deixe-os assinar ou desativar as notificações.

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4) Saiba quando é melhor usar a comunicação síncrona

Com qualquer mudança de cultura, há uma chance de nem todos estarem a bordo.

Conversas em tempo real são essenciais para brainstorming, construção de relacionamento e lidar com assuntos delicados.

Embora seu objetivo seja minimizar a frequência deles, há quatro cenários em que a interação síncrona em tempo real é preferida:

• One-on-ones: conversas entre gerentes e seus subordinados ajudam os funcionários a se manterem no caminho certo. Em vez de uma discussão sem objetivo, entre nela com algumas perguntas diretas .
• Construindo rapport: Apesar dos benefícios da comunicação assíncrona, ela carece da influência de dicas verbais e não verbais e da celebração de conquistas.
• Início do projeto: siga um plano quando precisar manter todos na mesma página. Por exemplo, quando você está educando sua equipe de vendas antes de lançar um novo produto .
• Ao tomar decisões urgentes ou de alto risco: Quando a capacidade de resposta é vital, você precisará evitar falhas de comunicação. As conversas em tempo real podem garantir que todos estejam na mesma página. (Mas não se esqueça de documentar e compartilhar internamente conforme apropriado.)

Uma regra fácil de seguir é que reuniões em tempo real são necessárias para tópicos que dependem de uma resposta emocional. Caso contrário, crie autonomia no fluxo de trabalho de sua equipe.

5) Leve a comunicação assíncrona para seus clientes

A comunicação assíncrona melhora a experiência de seus funcionários. Mas você também pode usá-lo para fortalecer a experiência do cliente .

Os pontos de contato mais comuns com o cliente envolvem chamadas telefônicas e bate-papo ao vivo. Estes são síncronos e em tempo real e precisam de uma equipe de acordo com a demanda do cliente.

O Gartner descobriu que apenas 13% dos clientes podem resolver totalmente as preocupações por meio de autoatendimento. O resto? Eles chegam ao seu site e exigem contato ao vivo assistido. Essa ineficiência é cara – mais de US$ 8,01 por interação ao vivo em comparação com US$ 0,10.

Aqui estão algumas maneiras de fornecer práticas de trabalho assíncronas para os clientes.

• Simplifique sua navegação e documentos de ajuda. Muitos sites têm navegação desordenada que dificulta a obtenção de ajuda. Além disso, os documentos de ajuda devem ser super fáceis de consumir, evitando jargões e complexidades. Ouça as conversas recebidas do call center para ter uma ideia do palavreado e do nível de habilidade.
• Otimize os recursos de autoatendimento para pesquisa. A pesquisa é o primeiro ponto de contato para as pessoas, portanto, é melhor produzir uma documentação extensa que os mecanismos de pesquisa mostrem aos usuários. Certifique-se de que os documentos de suporte estejam acessíveis, use perguntas frequentes, inclua vídeos e imagens. Audite o desempenho do seu site para que as páginas sejam carregadas em menos de dois segundos.
• Ofereça soluções automatizadas para os clientes. Soluções como chatbots e IVRs podem ajudar você a desviar o volume de ajuda ao vivo e ajudar as pessoas. As soluções de contact center atuais atendem às necessidades crescentes dos clientes atuais e conservam seus recursos.
• Implante mensagens proativas para drivers de chamada conhecidos. Quando você sabe que um problema afeta muitos clientes, envie mensagens simples sobre ele. Isso inclui atualizar seu site, adicionar uma mensagem ao seu sistema telefônico e revisar artigos de suporte. No entanto, um e-mail em massa pode assustar mais clientes do que ajudar, então escolha com sabedoria.

A comunicação assíncrona começa com você

Nem todos adotarão instantaneamente o novo estilo de comunicação empresarial até que você o faça.

Em vez disso, concentre-se no progresso – não na perfeição. Encontre pequenas maneiras de introduzir mais comunicação assíncrona nos fluxos de trabalho de sua equipe todos os dias.

Resista ao desejo de uma reunião diária. Em vez disso, escreva seus pensamentos, pontos de dados em um documento compartilhado e peça feedback.

Suas ações importam. Estudos sugerem que os líderes da empresa causam efeitos significativos em sua equipe. Se você enviar mensagens a qualquer hora, espere respostas instantâneas e não respeite os limites, sua equipe também não.

Dominar a comunicação da equipe requer a mentalidade certa

Há muitas pessoas por aí que adorariam dizer a você que a comunicação assíncrona é o futuro do trabalho. Mas, na realidade, é apenas mais um estilo de trabalho à sua disposição. Cabe a você decidir quando e como usá-lo melhor.

Uma plataforma de comunicações unificadas rica em recursos alivia a incerteza da comunicação síncrona. Com os conselhos mencionados acima, você pode usá-lo ao máximo.

Você contratou sua equipe para fazer o trabalho deles, não para enviar e-mails em tempo integral, tagarelas e participantes de reuniões. Use a comunicação assíncrona para dar a eles o tempo e o espaço de que precisam para fazer seu melhor trabalho.

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Perguntas frequentes sobre comunicação assíncrona

Qual é a diferença entre comunicação assíncrona e síncrona?

A principal diferença entre a comunicação assíncrona e sincronizada é a velocidade de interação. O Synchronous acontece em tempo real, mas requer mais "overhead" para expressar ideias e expectativas. Por outro lado, o Assíncrono transmite ideias completas sem interação ao vivo.

Quais são exemplos de comunicação assíncrona?

Exemplos de comunicação assíncrona incluem materiais de referência, vídeos gravados e colaboração de documentos. Se as pessoas contribuem em seu próprio ritmo sem impactar os outros, isso é comunicação assíncrona. Por outro lado, funções como videoconferência, bate-papo ao vivo e e-mails de ida e volta usam comunicação síncrona.

Quais ferramentas fornecem comunicação assíncrona?

A comunicação assíncrona é um processo ou mentalidade que pode ser facilitada com software. Ao antecipar requisitos e contexto em sua comunicação inicial, você estará adotando princípios de comunicação assíncrona.

As seguintes ferramentas fornecem comunicação assíncrona:

• Asana
• documentos Google
• Tear
• Nextiva
• CloudApp
• Dropbox
• Confluência

Dentro das ferramentas de comunicação acima, apoie-se em recursos que não exigem interação ao vivo.

Quais são as desvantagens da comunicação assíncrona?

Existem algumas desvantagens da comunicação assíncrona que você deve conhecer.

1. Desconhecimento — Async pode não ser familiar para muitos acostumados a bate-papo em tempo real e engajamento de seus colegas e superiores.
2. Gerenciamento de Mudanças — Assíncrono requer mais esforço colocado na solicitação inicial. Essa mudança significa mais coleta de dados antecipadamente.
3. Velocidade — Como existem menos interações ao vivo, há menos oportunidades para calibrar e obter feedback em tempo real.

Para combater essas desvantagens, as empresas precisam combinar ferramentas assíncronas com uma solução de comunicação unificada .