Atraso na folha de pagamento: o que significa?

Como proprietário de uma empresa, você precisa cuidar de despesas de vários tipos. E, ao lidar com diferentes despesas comerciais, você provavelmente já ouviu falar do termo “folha de pagamento em atraso” de seu contador – mas não tinha certeza do que significava.

Bem, se você compensar seus funcionários pelas horas trabalhadas após a data de vencimento dessa compensação, isso é atraso na folha de pagamento .

Para te ajudar a entender melhor o atraso na folha de pagamento, criamos um pequeno guia para explicar não só esse termo, mas também algumas outras expressões como “pagar adiantado” e “pagar à vista” — então fique ligado.

Nesta postagem do blog, também abordaremos os seguintes tópicos:

• O que significa atraso na folha de pagamento,
• A diferença entre folha de pagamento em atraso e pagamentos correntes e adiantados,
• Um exemplo de pagamento em atraso,
• As vantagens e desvantagens de pagar funcionários em atraso e
• Dúvidas mais frequentes sobre atrasos e atrasos na folha de pagamento.

Então vamos começar.

O que significa atraso na folha de pagamento?

Se você estiver executando a folha de pagamento da semana passada em vez da semana atual, isso será considerado folha de pagamento em atraso.

Em outras palavras, seus funcionários não são pagos no final do período de pagamento definido, ou seja, no final da semana de trabalho, mas terão que esperar alguns dias após o término do período de pagamento para receber o pagamento.

A maioria das empresas compensa os funcionários dessa maneira porque é mais fácil calcular os salários totais para o período de pagamento atual.

Além das horas trabalhadas, ao calcular o pagamento, o empregador também deve levar em consideração outros fatores, como:

• Todos os impostos que precisam ser pagos,
• Folga remunerada (PTO),
• Atestado médico,
• Pontas,
• Comissões, ou
• Ao longo do tempo.

Você também pode compensar seus funcionários de outras formas, então vamos ver as diferenças entre pagar em atraso, pagar à vista e pagar antecipadamente no parágrafo a seguir.

Folha de pagamento em atraso x atual x adiantado: quais são as diferenças?

Como já mencionamos, pagar em atraso significa que você, por exemplo, executa a folha de pagamento da semana passada em vez da semana atual.

Por outro lado, quando você paga seus funcionários no atual , você os paga no dia em que o período de pagamento definido termina.

Pagar em dia pode ser um pouco complicado para os empregadores porque eles precisam calcular o número estimado de horas que o funcionário trabalhará durante esse período de pagamento. Calcular o número estimado de horas trabalhadas significa que o empregador terá que adivinhar quantas horas o empregado irá trabalhar, o que pode diferir das horas efetivamente trabalhadas.

Por exemplo, se a semana de trabalho de um funcionário for de segunda a domingo e o fim do período de pagamento for na sexta-feira, para pagá-lo nesse mesmo dia, o empregador teria que calcular as horas antes (para sábado e domingo) e adivinhar quantas horas trabalhou lá será no final.

Pagar antecipadamente seria o oposto de pagar em atraso. Quando um empregador paga o funcionário adiantado, isso significa que o funcionário é pago antes do horário normal de pagamento.

Por exemplo, um funcionário pode receber algo chamado adiantamento de salário . Este termo refere-se à situação em que o empregador pode dar ao empregado uma porcentagem de seu salário antes do dia de pagamento normal.

Dessa forma, o funcionário recebe seu pagamento antes do término do período normal de pagamento.

Qual é um exemplo de pagamento em atraso?

Para explicar com mais detalhes o pagamento em atraso, vamos dar uma olhada no exemplo dessa forma de pagamento.

Digamos que John trabalha na cafeteria e trabalha no turno normal das 8h às 17h na segunda, terça, quarta e quinta-feira, mas decide tirar um dia de folga na sexta-feira.

Domingo seria o dia em que a semana de trabalho termina, então seu empregador geralmente calcula o salário de John no mesmo dia. Desta vez, seu empregador também inclui folga remunerada em seu cálculo (neste exemplo, a folga é sexta-feira).

Nesse caso, John não é pago imediatamente. Ele recebe cinco dias após o término da semana de trabalho anterior, ou seja, recebe o pagamento na sexta-feira seguinte. Em outras palavras, John é pago em atraso.

Se você está se perguntando por que John não foi pago imediatamente, explicaremos em breve.

Pagar em atraso é mais conveniente para o empregador de John, pois eles podem levar algum tempo para considerar fatores como folga remunerada antes de fazer o cálculo final do pagamento.

Quais são as vantagens de pagar funcionários em atraso?

Existem várias vantagens notáveis ​​em pagar funcionários em atraso, então vamos aprender mais sobre elas.

Vantagem nº 1: Pagar em atraso ajuda os empregadores a incluir todos os fatores

Pagar funcionários em atraso dá aos empregadores mais tempo para calcular todos os fatores, como horas extras, folga remunerada ou comissões, antes de emitir pagamentos.

Para saber mais sobre esse tópico, entramos em contato com Wendy Ha, fundadora, consultora principal e consultora da AgileCPA.

Wendy é Contadora Profissional Credenciada (CPA) e Contabilista Gerencial Certificada (CMA) com mais de 10 anos de experiência como líder em finanças e contabilidade.

Em sua opinião profissional, pagar funcionários em atraso permite mais tempo para calcular com precisão o pagamento variável (ou seja, comissões):

“Por exemplo, digamos que um vendedor de tecnologia fechou um negócio em 13 de janeiro e a pessoa geralmente tem direito a uma comissão de 10%. Se o pagamento for na semana seguinte, a equipe financeira pode demorar para calcular e obter todas as aprovações necessárias para liberar a comissão.”

Vantagem nº 2: Pagar em atraso reduz imprecisões

Se compararmos com o pagamento em dia, onde o empregador pode registrar as horas do funcionário enquanto ele ainda está trabalhando, o pagamento em atraso fornece tempo suficiente para rastrear e calcular as horas com mais precisão.

De acordo com Wendy, há certos casos em que os empregadores precisam pagar seus funcionários em atraso:

“Se os empregadores têm funcionários horistas e querem pagar por depósito direto, eles têm que pagar em atraso. Por exemplo, digamos que em uma empresa de varejo de roupas, é impossível pagar funcionários horistas em 14 de janeiro se a data de pagamento for no mesmo dia. A loja de varejo não saberia quantas horas eles trabalharam naquele dia. Além disso, a empresa não poderá depositar diretamente os fundos porque, normalmente, os valores finais da folha de pagamento devem ser enviados no dia anterior.”

Vantagem nº 3: Pagar em atraso ajuda as empresas com seu fluxo de caixa

As empresas geralmente pagam em atraso porque isso lhes dá tempo para serem mais flexíveis com seus fluxos de caixa. De acordo com o British Business Bank, “o fluxo de caixa é uma medida da quantidade de dinheiro que entra e sai do seu negócio em um determinado período de tempo”.

Novamente, vamos ver como Wendy explica essa vantagem:

“ Atrasar o pagamento pode ajudar o negócio com o fluxo de caixa. Como o serviço é prestado pelos funcionários, a empresa pode já receber o pagamento de seus clientes. Atrasar a folha de pagamento em 1 ou 2 semanas ajudará no fluxo de caixa, especialmente se a empresa tiver outras obrigações financeiras que precisam ser feitas.”

Quais são as desvantagens de pagar funcionários em atraso?

Quando se trata de pagar funcionários em atraso, também existem algumas desvantagens, então vamos vê-las.

Desvantagem nº 1: Pagar em atraso faz com que os funcionários esperem pelo pagamento

Quando você acaba de terminar uma semana difícil no trabalho, o que certamente pode levantar seu ânimo é poder acessar imediatamente aquele dinheiro suado. Pagar em atraso impede que os funcionários o façam, e é por isso que alguns funcionários podem achar que é uma opção de remuneração menos desejável.

Desvantagem nº 2: Pagar em atraso pode ser uma mudança difícil para funcionários que se acostumaram a receber em dia

Qualquer transição pode ser um pouco difícil para os funcionários, principalmente quando se trata de folha de pagamento. Se você decidir mudar para o pagamento em atraso, precisa estar ciente das possíveis consequências que isso pode ter para seus funcionários. Talvez seus funcionários tenham se acostumado com o sistema de pagamento atual e a transição de pagamento em dia para pagamento em atraso não é algo que eles previram.

Ficar uma ou duas semanas sem receber pode afetar as finanças de seus funcionários. Além disso, para manter um bom relacionamento com seus funcionários, mas também evitar dificuldades financeiras que eles possam enfrentar, você provavelmente terá que fornecer a eles algum tipo de pagamento de transição (este é um pagamento único na forma de adiantamento, por exemplo).

Dúvidas frequentes sobre atrasos e atrasos na folha de pagamento

Se você quiser saber mais sobre atrasos e atrasos na folha de pagamento, confira essas perguntas frequentes que separamos para você.

Atraso na folha de pagamento x atraso no pagamento: qual a diferença?

Como já mencionamos, o atraso na folha de pagamento refere-se à situação em que os funcionários são compensados ​​pelas horas trabalhadas no período de pagamento anterior, em vez do período de pagamento atual.

Mas, e quanto a ser pago em atraso ?

De acordo com a Forbes, ser pago em atraso significa “pagar por bens ou serviços depois que os termos forem cumpridos ou a data de vencimento tiver passado”. Por exemplo, se você está atrasado na conta de luz e sua casa já foi abastecida com eletricidade, isso significa que sua conta de luz está sendo paga em atraso.

O que significa atraso na contabilidade?

Atrasos na contabilidade podem ocorrer em vários casos, e o primeiro caso que mencionaremos é o caso de pagamento em atraso - por exemplo, quando sua empresa paga seu fornecedor em atraso.

Digamos que você tenha um restaurante e compre seus vegetais de um determinado fornecedor.

Embora você tenha estabelecido condições de pagamento com seu fornecedor - para pagá-las antes de 30 de janeiro - você não o fez. Recebeu os seus legumes, mas perdeu o prazo de pagamento, pelo que agora terá de pagar o seu fornecedor em atraso.

Em outras palavras, se você, como proprietário de uma empresa, está atrasado nos pagamentos que deve a seus fornecedores, isso é pagamento em atraso.

Às vezes, os fornecedores podem fazer você pagar uma taxa de atraso, portanto, lembre-se disso ao decidir se pagar em atraso é a melhor opção para o seu negócio.

Além de pagar fornecedores em atraso, outros casos de atraso na contabilidade podem ser agrupados em 3 tipos de atraso:

1. Anuidade em atraso — Como explica a Forbes, “se o pagamento da anuidade for feito no final de um período fixo, e não no início, é referido como uma anuidade em atraso”. Por exemplo, os pagamentos de hipotecas são considerados uma anuidade em atraso.
2. Chamadas em atraso - As chamadas em atraso ocorrem na situação em que existem poucos acionistas de uma empresa e um deles não paga o valor devido das ações em ordem de compra.
3. Dividendos em atraso — Quando uma empresa está com dividendos em atraso, significa que ela deixou de pagar o dividendo até a data de vencimento para os acionistas preferencialistas, ou seja, para aqueles acionistas que têm prioridade em relação aos acionistas ordinários sobre os lucros da empresa.

Como reduzir os riscos de cobrança em atraso?

Além de pagar os funcionários em atraso, também existe algo chamado cobrança em atraso.

Quando você cobra em atraso, você cobra seu cliente ou cliente depois de fornecer serviços ou mercadorias.

Para ajudá-lo a reduzir os riscos de cobrança em atraso, como o risco de falta de pagamento, ou mesmo prevenir alguns riscos, listamos algumas dicas úteis.

Dica nº 1: Use um software de faturamento para acompanhar suas faturas

A utilização de um software de faturação ajuda a reduzir os riscos de faturação em atraso, pois permite-lhe manter o controlo de todas as suas faturas num único local.

Na verdade, o software de faturamento certo oferece uma visão geral detalhada de suas faturas pagas e vencidas.

No Clockify, por exemplo, você pode marcar faturas como Enviadas ou Não enviadas e, se a data de vencimento de uma fatura enviada passar, a fatura receberá automaticamente o status Vencido .

Você também pode usar o e-mail de lembrete como uma nota amigável da fatura que está vencida.

Todas essas opções podem simplificar o rastreamento dos pagamentos de seus clientes e reduzir os riscos que às vezes surgem com pagamentos em atraso.

Dica nº 2: faça verificações de crédito em clientes em potencial

Para evitar lidar com clientes não confiáveis, você pode realizar verificações de crédito para avaliar se eles podem pagar consistentemente no prazo.

Um empregador pode verificar o histórico de crédito de alguém observando seu relatório de crédito - os relatórios de crédito listam seu:

• Histórico de pagamentos de contas,
• Empréstimos,
• Dívida atual, e
• Outras informações financeiras.

Dessa forma, você reduz a possibilidade de receber pagamentos atrasados ​​ou faltantes e colocar em risco as finanças do seu negócio.

Conclusão: Antes de pagar em atraso, avalie se este sistema funciona para você

Como você pode ver, pagar os funcionários alguns dias após o término do período de pagamento é uma prática útil para os empregadores porque eles têm mais tempo para calcular as horas trabalhadas de seus funcionários com mais precisão.

Os funcionários, por outro lado, nem sempre são a favor desse sistema de pagamento. Às vezes, eles precisam de algum tempo para se ajustar ao pagamento mais tarde do que o normal, especialmente se estiverem acostumados a um cronograma de pagamento diferente.

Ainda assim, se você decidir pagar seus funcionários em atraso, precisa estar ciente das vantagens e desvantagens que esse método de pagamento pode trazer. Dessa forma, você pode decidir se pagar em atraso é a melhor solução para o seu negócio ou se deve optar por outra opção.

Por fim, independentemente de como você decidir pagar seus funcionários, tente escolher o sistema de pagamento mais conveniente para todas as partes envolvidas.

️ Você já pagou seus funcionários em atraso antes? Você já deve ter encontrado o sistema de pagamento certo que é melhor para o seu negócio para compensar os funcionários pelas horas trabalhadas. Informe-nos em [email protected] para que possamos experimentar seu sistema na próxima vez. E, se você gostou desta postagem no blog, compartilhe-a com alguém que você acha que pode estar interessado em lê-la.