Como aumentar sua agência sem aumentar o número de funcionários

Não há como adoçar, crescer uma agência da maneira tradicional é estressante.

Você obtém mais clientes e precisa de mais funcionários. Você contrata mais funcionários e precisa de mais clientes. É um ciclo vicioso que resulta em muitas horas de pessoas sobrecarregadas (incluindo você) ou margens de lucro reduzidas.

O bom é que operamos em um mundo que permite que as empresas escalem sem aumentar seu número de funcionários. É a chamada economia “gig”.

Na economia gig, as empresas contratam freelancers, contratados e trabalhadores temporários em vez de funcionários em tempo integral. Acelera o processo de recrutamento e reduz o risco de grandes despesas gerais.

Além dessa tendência de trabalho temporário, outras forças estão em jogo. Há um aumento no trabalho remoto – 97% dos funcionários não querem trabalhar em um escritório em tempo integral e um enorme apetite por iniciar uma atividade paralela – 1 em cada 3 americanos já tem um. Em combinação, essas forças estão criando a tempestade perfeita para agências que buscam escalar sem aumentar o número de funcionários.

Um modelo de contratação de agência terceirizada é a maneira inteligente de acelerar o crescimento em 2021.

Os prós e contras de um modelo de agência terceirizada

Só porque as forças sociais criam um ambiente para isso, não significa que você deva fazê-lo, certo? Então, existe um caso de negócios genuíno para escolher um modelo de agência terceirizada ou a abordagem tradicional de “crescer com o número de funcionários” é a melhor maneira?

Vejamos os prós e contras:

Os prós da terceirização

Como mencionei na introdução, existem vários pontos positivos para a contratação de freelancers, contratados, trabalhadores temporários ou empresas de marca branca à medida que você escala sua agência. Aqui estão alguns desses prós:

• Menos risco. Um dos maiores golpes no modelo de negócios de agência tradicional é sua dependência do número de funcionários. Cada gerente de conta ou especialista de equipe só pode lidar com um determinado número de clientes. Em algum momento, você precisa contratar mais pessoas. Mas assim que você contrata novas pessoas, de repente você tem capacidade demais para sua lista de clientes. É quase impossível ter a proporção perfeita entre funcionários e clientes para qualquer período de tempo. Ao terceirizar tarefas para terceiros, você reduz o risco porque pode atribuir mais ou menos trabalho a eles, dependendo das necessidades de seus clientes – eles não estão na folha de pagamento em tempo integral.
• Custo mais baixo. Um efeito de fluxo do modelo de agência de alto número de funcionários é mais espaço de escritório, aumento de salários e vários outros custos associados ao gerenciamento de uma grande equipe. Os terceiros especializados geralmente têm seu próprio espaço de escritório e lidam com outras despesas comerciais. Sim, a taxa por hora pode ser maior do que se você contratasse um júnior, mas você será cobrado pela quantidade exata de horas necessárias para fornecer resultados ao cliente. O custo “verdadeiro” de contratar um funcionário é estimado em mais de US$ 4.000, e isso é apenas para colocá-lo em funcionamento.

O custo da contratação de um funcionário

• Acessar perícia. Na maioria das vezes, quando as agências contratam novas pessoas, elas as trazem como juniores. Pessoas com pouca ou nenhuma experiência podem ser treinadas e qualificadas para atender às demandas dos clientes, mas não custam muito dinheiro. Trabalhar com terceiros especializados reduz o custo e o tempo de treinamento de trabalhadores não qualificados e oferece acesso a mentes experientes. Claro, você precisará integrar novos contratados para que eles sejam congruentes com seus processos e expectativas, mas esse é um processo muito mais tranquilo do que ensiná-los a obter resultados para os clientes. Essencialmente, você obterá melhores resultados com menos treinamento e melhorará sua taxa de acertos ao encontrar os membros certos da equipe.
• Construído à escala. O modelo de terceirização permite que você aumente e diminua a escala de acordo com suas necessidades a qualquer momento. Se você perder um cliente, simplesmente pagará menos horas faturáveis ​​ao seu contratado que estava trabalhando nesse cliente. Se você conseguir um novo cliente, poderá atribuir mais horas a ele. Este é um processo muito mais fácil do que procurar talentos, conduzir um processo de entrevista, contratá-los, treiná-los e prepará-los para o trabalho do cliente. Isso pode levar meses, que é o tempo que você não tem se uma nova oportunidade de cliente estiver à sua porta. Não surpreendentemente, o treinamento de novos funcionários é classificado como um dos principais desafios para as agências de marketing:

Os principais problemas da agência digital

• Mais dedicado à causa. Pode parecer estranho sugerir que um terceiro é mais dedicado a alcançar os resultados do cliente do que alguém que você contrata internamente. Mas você precisa se lembrar de que freelancers, contratados e serviços de marca branca estão administrando seus próprios negócios. Eles têm uma maneira de pensar diferente de alguém que quer ser contratado por uma agência e receber um salário fixo. É um relacionamento mutuamente benéfico, se sua agência for bem-sucedida, o negócio dela também será.

Menos risco, custos mais baixos, melhores resultados para o cliente e escalabilidade... parece bom demais para ser verdade, certo? Bem, talvez seja – vamos dar uma olhada no outro lado.

Os contras da terceirização

A terceirização não é tudo rosas e borboletas. Afinal, se é tão bom, por que mais de 41% das agências ainda usam o modelo tradicional de aumentar o número de funcionários internamente?

Aqui estão algumas desvantagens de terceirizar o trabalho do cliente que você deve considerar:

• Controle de qualidade. Talvez a maior preocupação das agências que terceirizam o trabalho para terceiros seja garantir o controle de qualidade. Enquanto você estiver trabalhando com especialistas, todos eles terão seu próprio estilo e nuances que podem não corresponder às suas expectativas de qualidade em algumas áreas. É essencial que você documente seus padrões e expectativas para que possa integrar novos fornecedores terceirizados de uma maneira que mantenha a qualidade do trabalho entregue aos clientes. Uma ferramenta como o Confluence pode te ajudar nesse processo:

Confluence para documentação de processo

• Alinhando prioridades. Naturalmente, bons empreiteiros terão um livro cheio de trabalho. Se você puder preencher esse livro 100% do tempo, ótimo. Mas um dos principais benefícios da terceirização é que você pode escalar para cima e para baixo com base em suas necessidades. Se você trouxer um novo cliente, não pode garantir que seus melhores empreiteiros estarão disponíveis. A prioridade deles é sustentar o próprio negócio, não estar disponível para sustentar o seu.
• Comunicação com clientes. A comunicação regular com os clientes é essencial para um envolvimento bem-sucedido. Se você tiver vários terceiros trabalhando em uma conta, isso pode complicar o processo de comunicação e resultar em solicitações perdidas ou mensagens incongruentes. Eu recomendo usar a Asana para rastrear todas as tarefas do cliente e a comunicação da equipe:

Asana para gerenciamento de projetos

• Consistência da marca. A comunicação não é a única coisa que é colocada em risco com várias partes contribuindo para um cliente. Você estará compartilhando documentos, trocando e-mails e se comunicando por outros canais com toda a equipe. Isso pode diminuir potencialmente a consistência de sua marca aos olhos do cliente se terceiros usarem suas próprias contas para realizar trabalho e comunicação.

Como você pode ver, terceirizar o trabalho do cliente tem algumas desvantagens potenciais. No entanto, você pode minimizar esses riscos documentando rigorosos controles de qualidade, processos, diretrizes de comunicação e procedimentos de integração de novos contratados.

Introdução à terceirização de agências

Se você comprou o conceito de terceirização, pode estar se perguntando, por onde começar?

Bem, você pode literalmente terceirizar tudo. Mas isso não significa que você deve.

Eu recomendo fortemente manter a liderança, estratégia e gerenciamento de contas internamente. Isso permite que você defina regras e estabeleça padrões para sua agência. A equipe de liderança cria os padrões e os gerentes de contas mantêm esses padrões sendo a cola entre seus contratados e clientes.

Além disso, você pode terceirizar qualquer número de especialidades. SEO, compra de mídia, criação de conteúdo, gerenciamento de campanhas, gerenciamento de mídia social, desenvolvimento de sites, administração e muito mais. Existem empreiteiros especializados, freelancers e serviços de marca branca com experiência em todas essas áreas.

Por exemplo, o ShortStack executa campanhas e concursos de marketing personalizados para seus clientes. Eles são especialistas neste espaço e o serviço de nicho perfeito para confiar se você estiver executando campanhas regulares para clientes.

Também existem sites como o UpWork, onde você pode encontrar freelancers em todas as disciplinas diferentes, ou agências de marketing de marca branca que lidam com seu número de funcionários e se encaixam em sua marca.

O melhor da terceirização é que você pode testá-la sem correr muito risco. Mergulhe o dedo do pé e veja como fica. Você pode se surpreender com as oportunidades que ele abre para sua agência.