8 O que fazer e o que não fazer no sistema de faturamento da agência

Você sabia que quase metade de todas as faturas são pagas com atraso? Os líderes empresariais também relatam que as práticas de pagamento dos clientes pioraram no último ano (Atradius). Muitos estão esperançosos de que isso mudará em breve. Até que isso aconteça, líderes de agências como você estão pensando em como garantir que serão pagos. Afinal, receber o pagamento em dia é importante, especialmente se você deseja expandir seu negócio. Ter um bom sistema de faturamento ao seu lado é fundamental para atingir esse objetivo.

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Essas oito coisas que devemos e não devemos fazer podem ajudá-lo a otimizar seu sistema de faturamento e tornar ainda mais fácil para seus clientes pagarem em dia.

#1. O que fazer: definir expectativas claras em relação ao pagamento

Não importa qual plataforma de faturamento você adote, você deve sempre ter políticas de pagamento claras. Certifique-se de analisar as expectativas do cliente em relação ao faturamento antes de começar a trabalhar. Se já faz algum tempo que você estabeleceu suas políticas de pagamento, não custa nada revisitá-las e fazer as alterações necessárias, agora que sua agência, base de clientes e receita recorrente mensal cresceram.

Alguns clientes podem querer faturamento mensal. Outros podem preferir que você fature aquele grande trabalho que está fazendo depois de finalizar tudo. Se você trabalha muito para um cliente, precisará de uma política clara sobre como cobrá-lo. Eles recebem uma conta ou uma conta para cada serviço, produto ou projeto em que você está trabalhando? À medida que você conquista mais clientes, você pode perceber que precisa criar diversas políticas de cobrança para diferentes tipos de contas e projetos.

Considere revisar suas condições de pagamento e políticas de atraso para determinar se você pode fazer alguma alteração que o ajude a receber o pagamento em dia. Se seus clientes sempre pagam com atraso, você pode oferecer-lhes opções de parcelamento dos pagamentos? O que acontece quando um cliente se atrasa? Ter políticas claras e comunicá-las aos clientes pode ajudar a agilizar o processo de cobrança.

#2. O que fazer: use um sistema de faturamento para automatizar o faturamento

Agora você tem suas políticas de faturamento definidas. É hora de colocá-los para funcionar com o sistema de faturamento escolhido.

O sistema deve ser capaz de ajudá-lo a automatizar algumas das partes mais tediosas do faturamento. Isto pode incluir a geração e envio de faturas para pagamentos recorrentes.

Um sistema de faturamento integrado a outro software que você usa pode agilizar esse processo. O software de faturamento também pode extrair dados de marketing ou vendas para gerar faturas.

Melhor ainda, a plataforma de cobrança certa deve facilitar o pagamento dentro do prazo para seus clientes. Eles podem ver suas faturas e pagá-las da maneira que desejam no mesmo painel.

#3. O que não fazer: tenha sistemas de cobrança separados para serviços diferentes

Consolidação é o nome do jogo quando se trata de seu sistema de faturamento. A plataforma de cobrança certa pode tornar mais simples para sua equipe de contabilidade pagar as contas da sua agência. A plataforma também pode reduzir o número de fornecedores que você paga. Isso significa uma fatura em um só lugar, e não dezenas de faturas em várias plataformas.

Isso também funciona para você e seus clientes na hora de faturá-los. Ter todas as suas contas em um local centralizado torna mais fácil para seus clientes encontrá-las e pagá-las. Um sistema de faturamento com uma plataforma de pagamento integrada torna ainda mais fácil para eles pagarem dentro do prazo.

Ter faturas separadas para cada serviço ou ter departamentos diferentes enviando suas próprias faturas significa mais trabalho para sua equipe. Também pode criar confusão por parte do cliente. Eles podem pensar que já pagaram uma conta, apenas para perceber que se tratava de um projeto ou serviço diferente.

Torne tudo mais simples para todos, reunindo tudo sob um único banner.

#4. O que fazer: enviar lembretes e recibos automáticos

Seu sistema de faturamento também deve ser capaz de enviar lembretes e recibos automáticos. Os recibos ajudam sua equipe e o cliente a acompanhar o que já pagaram. Automatizá-los faz com que o recebimento chegue ao cliente com mais rapidez e libera o tempo da sua equipe.

Os lembretes automatizados são importantes num mundo onde quase metade de todas as faturas são pagas com atraso. Às vezes, tudo o que o cliente precisa é de um empurrãozinho – 21% dos clientes pagam uma fatura vencida após o primeiro lembrete (Moula). No entanto, se quase metade dos seus clientes estão pagando com atraso, o envio desses lembretes consome significativamente o tempo da sua equipe de contabilidade.

A automação do sistema de faturamento garante que suas faturas e lembretes sejam enviados dentro do prazo, para que você possa receber o pagamento mais cedo. Sua equipe terá mais tempo se não precisar enviar avisos de atraso para metade dos seus clientes.

#5. Não: esqueça os detalhes

O diabo muitas vezes está nos detalhes. Você pode se lembrar de adicionar as informações de faturamento do cliente à fatura, mas também não se esqueça de adicionar seus próprios dados. Seu sistema de faturamento deve tornar isso simples e fácil de fazer.

A plataforma certa pode ajudar oferecendo modelos. Ele pode até se conectar a outro software que você já usa em sua agência. Um exemplo é o seu CRM de vendas, ao qual a plataforma de cobrança pode recorrer para garantir que os dados do cliente estejam corretos.

Acertar os detalhes também é importante quando se trata de elaborar a conta. Uma plataforma que se conecta ao seu software de marketing e outras partes do seu pipeline pode adicionar os detalhes certos para as compras do cliente.

#6. Faça: Facilite o pagamento

A consolidação é uma forma de facilitar o pagamento de suas contas aos seus clientes. Garantir que seu sistema de faturamento se conecte à sua plataforma de pagamento é outra.

Dessa forma, os clientes só precisam entrar em um painel para ver e pagar suas contas. Se eles puderem pagar da maneira preferida com apenas alguns cliques, é mais provável que paguem mais cedo. Você pode até optar por oferecer pagamentos parciais ou descontos para pagamentos antecipados (FitSmallBusiness).

Isso significa menos pagamentos atrasados. Como bônus adicional, sua equipe gasta menos tempo rastreando faturas não pagas.

#7. Não faça: subestime o poder do design

Uma fatura elaborada profissionalmente pode ser impressionante para seus clientes. Também pode destacar detalhes importantes, como valor a pagar e data de vencimento. Quando esses detalhes se destacam, é mais provável que seus clientes paguem mais cedo.

O design também é importante porque representa a sua marca. Uma marca predominante é importante, mesmo no departamento de cobrança. Faz você parecer profissional e também ajuda os clientes a se lembrarem de você. Se você também está facilitando o pagamento das contas deles, é provável que eles pensem em como é fácil trabalhar com você.

#8. O que fazer: use um sistema de faturamento que permita fazer upsell

Outro benefício de usar um sistema de faturamento que se conecta com marketing, vendas e outras partes do seu pipeline é que ele pode ajudá-lo a vender mais. Ele permite que seus clientes adicionem mais produtos às suas cestas de forma rápida e fácil.

Seu sistema de faturamento pode até ajudá-lo a fazer recomendações ao cliente. Usando dados sobre o que outros clientes compraram, a plataforma pode sugerir soluções. Por sua vez, isso torna a venda cruzada e o upsell mais fáceis para a equipe de vendas da sua agência. Quando eles fecham o negócio, também é fácil para o departamento de faturamento adicionar novos itens de linha às faturas recorrentes.

Atualize como você é pago

Teste o que fazer e o que não fazer em seu sistema de faturamento e gaste menos tempo perseguindo clientes por faturas não pagas.

E se a plataforma de faturamento que você usa não oferecer as ferramentas necessárias, como faturamento consolidado ou automação? Pode ser hora de mudar.

A plataforma de cobrança certa ajudará você a receber o pagamento dentro do prazo. Por sua vez, você liberará mais recursos mais valiosos para poder se concentrar na expansão do seu negócio.