Os 11 itens mais importantes a serem incluídos ao redigir seu contrato de agência

Os contratos de sua agência são à prova de balas? Você está usando contratos?

Se sua agência usa contratos que não cobrem tudo o que eles precisam, ou pior, você não está usando nenhum contrato, você está colocando toda a sua agência em risco.

Um contrato de agência de marketing é mais do que um documento que você envia a um cliente e depois arquiva. Cada seção é crucial para cobrir o seu negócio caso algo dê errado. E um contrato mal escrito pode deixá-lo exposto a qualquer coisa, desde trabalho extra até uma ação judicial.

Vamos nos aprofundar em por que você deve usar contratos e os detalhes de um ótimo contrato de cliente.

Por que as agências sempre precisam de um contrato com os clientes

Não importa o quão bem você apresentou um novo cliente e o quão interessado ele está, você deve negociar um contrato que seja justo para ambas as partes antes do início do trabalho.

Deixar de ter um contrato hermético sem espaço para trabalho adicional é crucial para sua agência. Se o seu contrato tiver brechas e não for explícito com os serviços prestados, um cliente pode exigir legalmente um trabalho fora do seu escopo.

Obviamente, isso pode levar a uma perda de receita para sua agência. Quanto mais tempo você passar trabalhando em um projeto, menor será seu ROI.

O pior cenário é se você entrou em um contrato ruim e acabou em uma ação judicial com os clientes. Eles podem se arrastar por meses e anos, e ninguém quer esse tipo de nuvem negra pairando sobre sua empresa.

O melhor conselho ao se preparar para um novo cliente? Prepare-se para o pior, espere pelo melhor. A maneira mais fácil de estar sempre preparado sem gastar muito tempo redigindo contratos é ter um modelo editável. Embora o esboço do modelo seja o mesmo, você pode personalizá-lo para clientes individuais:

Alterar o modelo significa que você pode personalizar os termos do escopo e duração do trabalho e ainda ter sua agência coberta.

Ao entregar o contrato ao seu cliente, você saberá que, ao assinar, todas as expectativas, custos, escopos e cronogramas foram definidos claramente. Sem surpresas ou perda de receita e um acordo que deixa ambas as partes felizes.

11 Itens a incluir no seu contrato

A maior parte do seu contrato de marketing com um cliente se concentrará nas obrigações legais e no que está incluído em seu escopo. Embora a maioria dos modelos seja perfeitamente adequada para uso, você deve sempre consultar sua equipe jurídica se quiser verificar uma cláusula ou o texto do contrato.

Aqui estão 11 itens obrigatórios para qualquer contrato de cliente.

1. Nomes e endereços da agência e do cliente

Esta é a primeira parte do seu contrato e deve estar no topo, pois mostra claramente quem entrará no acordo:

Ele deve citar tanto o seu nome comercial legal quanto o do seu cliente (sem apelidos). Abaixo dos nomes comerciais, você precisa listar o endereço onde cada empresa está legalmente registrada. Isso é importante porque, se o relacionamento der errado, é mais fácil entrar em contato com eles caso precise tomar medidas legais. Verifique esses detalhes com seu cliente antes que alguém assine a linha pontilhada.

2. Descreva a duração do contrato

Quando seu cliente quer que você comece a trabalhar e quando o trabalho vai terminar?

É importante não apenas ter uma data de início e término, mas também a aparência da conclusão do trabalho. Você precisa definir claramente que o contrato terminará quando você concluir o trabalho. Não mais tarde. Uma vez concluído o trabalho, você deve entregar todo o trabalho em troca do pagamento final.

Escreva em seu contrato que os trabalhos finais serão liberados quando o pagamento final for recebido. Dessa forma, não há confusão de nenhum dos lados.

3. Torne seu escopo de trabalho à prova de balas

Seu escopo de trabalho é o único lugar que pode colocá-lo em todos os tipos de problemas se você não for cuidadoso.

Se você não especificar quantas revisões um cliente pode fazer em um projeto, ou não conseguir definir com precisão o que quer dizer com gerenciamento de site (por exemplo), não se surpreenda se sua agência acabar fazendo um monte de trabalho extra para um cliente… de graça.

O escopo deve ser destacado na primeira página e precisa ser mais detalhado do que isso:

Em vez disso, deve ser como seu próprio apêndice dentro do contrato. O objetivo principal é ser muito específico sobre quais serviços estão incluídos no preço que seu cliente paga.

No mínimo absoluto, você deseja identificar:

• O que você e seu cliente concordaram
• Os serviços que você estará prestando
• Quais são as entregas tangíveis para os serviços
• O que você precisa do cliente
• Quantas revisões você permitirá

Por exemplo, se você estiver projetando o site de um cliente e não limitar o número de revisões, poderá ficar preso por meses alterando paletas de cores e caixas de texto.

Não seja essa agência. Faça seu escopo o mais detalhado possível e ocupe quantas páginas forem necessárias. Veja como este modelo é detalhado:

Um escopo de trabalho com entregas abertas pode se tornar seu inimigo assim que você começar a trabalhar. Um inimigo que sua agência não pode pagar.

4. Defina um cronograma de pagamento claro

Ninguém gosta de martelar um cliente por um pagamento atrasado ou uma fatura vencida. É frustrante e pode afetar o relacionamento com o cliente.

A melhor maneira de evitar isso é ter um cronograma de pagamento claro desde o momento em que você começa a trabalhar com os clientes. Esta parte do seu contrato deve descrever o valor total que você receberá, como eles farão o pagamento e se o pagamento for reembolsável:

Se você estiver cobrando do cliente com base em adiantamento, poderá definir as condições de pagamento como mensais. Mas se você estiver trabalhando com base em projetos, poderá optar por um plano de pagamento 50/50, no qual receberá metade do total do projeto antecipadamente (pense nisso como um depósito) e receba a outra metade assim que todo o trabalho for concluído. .

Ou você pode cobrar seu cliente em marcos. Se você está construindo um site, pode optar por cobrar do seu cliente quando um marco for concluído (página inicial, loja online, blog, etc.). Esta é uma ótima maneira de manter o dinheiro fluindo se o projeto demorar alguns meses para ser concluído.

5. Não seja um pushover com pagamentos atrasados

É estranho quando as pessoas te devem dinheiro. Mas no final das contas, negócio é negócio.

Deixe claro desde o momento em que você fechar um contrato com um cliente que, se ele pagar suas faturas com atraso, haverá uma multa. Se você enviou uma fatura para um cliente com um adiantamento mensal e ele a paga com dez dias de atraso, isso afeta o fluxo de caixa de sua agência. Não pense duas vezes antes de incluir uma taxa de atraso no seu contrato.

Uma taxa de pagamento atrasado pode ser um valor definido em dólares ou uma porcentagem da fatura:

É uma maneira gentil de incentivar os clientes a pagar em dia e, se eles se atrasarem uma vez, você pode usá-lo a seu critério e acenar com a taxa, se desejar. Mas se isso se tornar uma ocorrência regular, você deve aplicar a taxa.

6. Se um cliente quiser adicionar trabalho, anote suas condições

Comumente conhecido como “desvio de escopo”, isso acontece quando um cliente pede um pequeno trabalho extra aqui e um pequeno retoque ali. Não parece muito quando acontece pela primeira vez, mas antes que você perceba, o cliente faz com que você execute um trabalho fora do seu escopo gratuitamente.

Evite isso a todo custo. Seja honesto quando um cliente vier até você solicitando trabalho extra. Você pode concordar em aceitar o trabalho, mas deve fornecer uma nova cotação ao mesmo tempo.

Mencionar solicitações de trabalho adicionais em seu contrato é obrigatório. Coloque-o logo abaixo do seu escopo e escreva que todas as solicitações de trabalho adicionais fora do escopo serão cotadas em uma taxa e acordo separados.

7. Quando você quer terminar com seu cliente

Antes de enviar um e-mail de separação ou receber um telefonema desconfortável, examine os termos e condições do seu contrato para ver quanto tempo mais vocês precisam para continuar trabalhando juntos. Ou, se você for legalmente capaz de quebrar o acordo.

Escreva uma cláusula de rescisão no contrato que funcionará para ambas as partes, pois as condições para rescindir o contrato serão as mesmas para ambos:

Certifique-se de incluir:

• Quanto aviso você ou seu cliente deve dar
• O aviso deve ser feito por escrito, como um e-mail?
• Como você lidará com qualquer trabalho excelente com seu cliente?

8. Descreva o que acontecerá com uma quebra de contrato

Se você ou seu cliente não cumpriu sua parte no acordo, você está quebrando o contrato.

Nesta seção de seu contrato de agência, você deve ser firme e afirmar que uma quebra de contrato pode resultar em uma ruptura imediata, sem reembolso para seu cliente.

Pode parecer duro, mas se você fez um acordo com um cliente e ele está procurando outra agência pelas suas costas, isso pode ser uma violação maciça do contrato. Você precisa romper rapidamente e cortar os laços imediatamente.

Para evitar que isso aconteça, coloque uma cláusula de quebra de contrato em seu contrato que declare que seu cliente não pode trabalhar com outra agência que execute o mesmo trabalho que o seu enquanto o contrato estiver ativo. Ou, se o fizerem, devem rescindir seu contrato primeiro. Dessa forma, sua agência não fica de fora.

9. Quem será o dono do quê? Esclareça.

Você está criando o trabalho. Seu cliente paga por isso. Mas quem é o dono?

Os direitos autorais são uma cláusula importante a ser incluída em seus contratos de marketing, para que não haja confusão sobre quem possui o quê.

Mas os direitos autorais podem significar muito mais do que isso. Mesmo que você entregue o trabalho final ao seu cliente, pode haver processos específicos que sua agência usa para criar o trabalho (propriedade intelectual) e você pode decidir se deseja mantê-los ou entregá-los no preço do contrato.

Muitas agências “alugam” seu trabalho para seus clientes e, se o cliente não ler o contrato com atenção, pode nunca saber disso. Esta seção pode exigir alguma negociação com seu cliente, mas, a longo prazo, você ficará feliz por tê-la discutido minuciosamente.

10. Tenha uma cláusula de confidencialidade para proteger sua agência

Esta cláusula protege não apenas sua agência, mas também seu cliente. Deve indicar claramente tudo o que você não quer que seja falado em público sem o seu consentimento por escrito.

Itens comuns para colocar em uma cláusula de confidencialidade são:

• Tarifas da sua agência
• Os processos que você usa para criar produtos
• Quaisquer trocas de e-mail entre sua agência e seu cliente

Aqui está um exemplo:

Por outro lado, você não poderá legalmente discutir as operações de seu cliente, notícias ainda a serem divulgadas sobre a empresa ou e-mails. A cláusula é uma forma de ambas as partes mostrarem que vocês se protegem.

11. Inclua uma cláusula de indenização

Aqui está o cenário. Seu cliente sofre um impacto financeiro que é resultado direto do trabalho realizado por sua agência. Não é ótimo, mas acontece. Mas se você não incluiu uma cláusula de indenização em seu contrato, sua agência pode estar em apuros.

É a diferença entre você ter que indenizar seu cliente, ou se safar:

Portanto, não é de surpreender que uma cláusula de indenização seja complicada e deva ser examinada por uma equipe jurídica para garantir que sua agência esteja totalmente coberta.

Como entregar um contrato de agência matador para o seu cliente

Com a lista acima, o próximo passo é preparar o contrato.

Primeiro, o contrato precisa parecer legítimo. Nem um único cliente entregará $ 20.000 a uma agência de publicidade se você gastar cinco minutos digitando. Ele também precisa ter o logotipo da sua agência, estar formatado corretamente e sem erros de digitação se você quiser fechar negócios.

O PandaDoc é uma ferramenta fácil e gratuita que você pode usar para baixar uma capa de destaque para o seu contrato de agência de marketing:

Mas, além de fazer seu contrato parecer novo e brilhante, pense também no seu cliente ao escrever o projeto.

Se você for contratado para um trabalho de design de folheto de $ 100, provavelmente não será necessário enviar um documento de 100 páginas que seja invencível em qualquer tribunal. Isso não apenas pode ser intimidador para um cliente, mas também pode atrasar o processo de início do projeto, pois ele precisará revisar todas as 100 páginas na íntegra.

Por outro lado, se você for contratado para um projeto caro (por exemplo, reformulação do site), você desejará incluir tudo o que mencionamos acima e tornar o contrato o mais hermético possível.

Ajuda na redação do seu contrato

Como já mencionado, você deve sempre executar um modelo de contrato com um advogado antes de começar a usá-lo para assinar clientes. Mas se você não tiver orçamento para criar um contrato do zero, poderá usar um modelo online.

Ferramentas como o Docracy podem fornecer modelos fáceis onde você apenas preenche os espaços em branco:

O PandaDoc também fornece modelos gratuitos às agências de marketing. Além disso, os modelos estão repletos de dicas do PandaDoc para ajudá-lo a preencher o contrato corretamente se você ficar preso:

Sempre peça ajuda jurídica antes de usar um contrato

Contratos de agência podem ser complicados. Há muitas cláusulas a serem adicionadas para cobrir sua agência caso um negócio dê errado ou para impedi-lo de fazer trabalho extra por causa de uma brecha.

Dito isto, sempre consulte um advogado antes de usar um em um negócio. Dessa forma, eles podem apontar se há um detalhe importante que você esqueceu e se uma cláusula não foi escrita corretamente.

O dinheiro extra gasto em legal pode pagar por si mesmo no longo prazo.

Embora os contratos sejam uma parte importante de qualquer agência de sucesso, eles são apenas uma peça do quebra-cabeça quando se trata de conseguir novos clientes. Inscreva-se hoje para uma demonstração do Instapage Enterprise.