As 5 maiores razões pelas quais sua agência digital deve adotar a automação

Não é segredo que a automação pode oferecer um valor incrível no dia a dia das agências. Mas, com as tarefas diárias e os prazos iminentes atrapalhando, reconhecemos como pode ser difícil equilibrar sua carga de trabalho e, além disso, seria ainda mais árduo tentar implementar a automação.

De fato, em uma pesquisa recente da Marketing Land, 72% das agências entrevistadas expressaram sentimentos neutros em relação à automação. Implementar qualquer sistema leva tempo e energia, mas é um investimento que vale o esforço. Implementar a automação estrategicamente pode ser a diferença entre permanecer estagnado e facilitar ainda mais a capacidade de dimensionamento de sua equipe.

5 maneiras pelas quais a automação pode ajudar sua agência a superar a concorrência

1. Mantenha-se competitivo em um setor em constante mudança

As agências não estão apenas competindo com outras agências por negócios - elas também estão competindo com seus clientes. A Pesquisa de Agências Digitais de 2019 diz que quase 50% das agências dizem que o comportamento do cliente é sua maior preocupação este ano, pois recusam a ajuda da agência e mudam internamente enquanto obtêm suas próprias plataformas de automação:

Anteriormente, as agências dependiam de sua experiência estratégica e criativa, mas conforme as empresas se movem em direção a um cenário mais orientado por dados, elas devem encontrar novas maneiras de agregar valor:

Além disso, 39,9% das empresas identificaram “acompanhar a automação” como um dos principais desafios. Independentemente disso, essas mesmas empresas percebem que os serviços de automação são uma necessidade para se manterem competitivos em seu cenário.

2. Evite desperdiçar horas de trabalho administrativo toda semana

A intenção da tecnologia no local de trabalho sempre foi aumentar a eficiência e diminuir o trabalho desnecessário. O white paper da Accelo, por exemplo, afirma que mais de um quarto do seu dia é gasto em comunicações por meio de plataformas como Slack e Zoom, além de colaborar por e-mails.

Embora isso seja necessário para qualquer empresa crescer, a forma como você se comunica e colabora pode se tornar uma grande perda de tempo. Ao alavancar a automação, você pode simplificar as responsabilidades administrativas diárias (por exemplo, elaborar e-mails, agendar e atualizar planilhas):

É por isso que a automação está se tornando vital para as agências – economiza tempo gasto em tarefas domésticas, melhora o envolvimento dos funcionários ao cultivar a visibilidade do trabalho e aumenta a produtividade. Em vez disso, gaste esse tempo desenvolvendo sua estratégia de negócios, orientando colegas e concentrando-se no trabalho faturável do cliente que gera receita para sua agência.

3. Aproveite um sistema interno para criar novas vendas e relacionamentos duradouros

Como você pode perceber, gerar novas vendas para agências é incrivelmente diferente de outros negócios. Por exemplo, as agências não estão vendendo produtos tangíveis ou um serviço repetível; você está vendendo uma solução única e uma experiência criada especificamente para cada cliente, adaptada às suas necessidades e expectativas a cada momento.

No centro de um processo de vendas bem-sucedido está um sistema de CRM equipado com funcionalidade automatizada que permite a integração em toda a empresa para que diferentes funções (como vendas, marketing, sucesso do cliente e mais) possam visualizar os mesmos dados e a mesma jornada do usuário ou do cliente.

Essa acessibilidade ajuda sua equipe a se manter organizada internamente, manter informações cruciais relacionadas ao cliente em um só lugar e permitir que você colabore com sua equipe para garantir que nunca perca uma tarefa importante do projeto. Ao estabelecer um sistema abrangente e integrado, ele ajuda sua equipe a gerenciar facilmente cada relacionamento com o cliente, desde o discurso inicial de vendas até a entrega do projeto.

4. Torne cada projeto verdadeiramente colaborativo

Todos nós já ficamos frustrados quando um membro da equipe está fora do escritório e você não sabe o que ele enviou para (ou recebeu de) um cliente. Você precisa esperar que eles retornem ou pedir timidamente ao cliente que encaminhe a mensagem para você.

Depois, há os atrasos regulares que enfrentamos quando um cliente envia um e-mail ao gerente de contas com uma resposta a uma pergunta importante, e toda a empresa precisa esperar pela manhã para verificar seus e-mails para manter o projeto em andamento.

A automação lhe dá o poder de tornar a colaboração um esforço de equipe. A colaboração bem-sucedida requer comunicação constante entre sua agência, bem como clientes e parceiros, mas ter a necessidade de embaralhar e-mails e tarefas anteriores é ineficiente. O projeto não precisa parar ou exigir muito esforço manual e tempo para atualizar os novos membros no projeto do cliente.

As integrações automatizadas que sincronizam bidirecionalmente com seus e-mails, calendários e módulos de tarefas como G Suite ou Office365 para o seu CRM garantem que sua equipe nunca perca uma correspondência crítica e torne o processo colaborativo o mais tranquilo possível.

E para páginas de destino pós-clique, a colaboração é mais fácil com o Instapage Collaboration porque as partes interessadas do projeto podem responder a comentários e resolver comentários em uma única interface. Chega de procurar comentários em conversas, e-mails ou ferramentas de gerenciamento de projetos do Slack. Além disso, com cada interação enviada na página, e-mails automáticos são enviados ao membro apropriado da equipe para que eles respondam de acordo com o tópico de comentários:

5. Use a automação para aumentar os resultados da sua agência

Uma grande vantagem ao lidar com a automação é que ela diminui o trabalho manual com tarefas administrativas e trabalho adicional ocupado. Isso libera muito tempo que você pode dedicar à busca de novos clientes e continuar alimentando as relações existentes com os clientes.

Mas sem automação e recursos como rastreamento de tempo automatizado, você pode estar perdendo oportunidades faturáveis. Por exemplo, você pode não calcular quantas horas gasta em e-mails, reuniões e falta de precisão do quadro de horários. Se isso soa familiar, tome nota, porque os estudos mostram que a agência média perde $ 110.000 anualmente em receita devido ao controle de tempo ruim.

Mas e a sua agência? Por exemplo, sua equipe de 15 pessoas fatura em média US$ 150 por hora. Se você capturasse a receita vazada de reuniões, e-mails e esquecimento, adicionaria US$ 1,7 milhão anualmente:

Se você não está acompanhando de perto as horas faturáveis, não sabe honestamente quais projetos, clientes ou trabalhos são lucrativos. Sem um controle de tempo eficaz, você perde oportunidades faturáveis. O poder da automação permite que você capture e registre todas essas horas, garantindo que todo o seu tempo seja documentado.

Automação que sua agência mal pode esperar

É um investimento que requer você e sua equipe no começo. O processo envolve pesquisar as ferramentas certas que atendem às suas necessidades e implementá-las no fluxo de trabalho diário. A longo prazo, seu tempo é menos gasto em trabalho administrativo, permitindo que você se concentre em tarefas geradoras de receita para os clientes.

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Sobre o autor
Geoff McQueen é CEO e cofundador da Accelo, uma plataforma de nuvem para administrar pequenas e médias empresas de serviços profissionais. Com sede no Vale do Silício, fundada na Austrália e com mais de US$ 11 milhões em financiamento de capital de risco até o momento, a Accelo simplifica as operações e dobra a lucratividade de milhares de empresas em mais de 40 países. Finalmente, Geoff é marido e pai e divide seu tempo entre os três escritórios da Accelo em San Francisco, Denver, e Wollongong, Austrália.