Um guia para limpeza eficiente de dados

Os sistemas de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) são essenciais para manter e aprimorar as interações com o cliente. No entanto, o poder do seu sistema CRM é significativamente influenciado pela qualidade dos seus dados. É aqui que entra em jogo a importância da limpeza de dados, não apenas para organizar seu banco de dados de CRM, mas para preparar o caminho para melhores previsões de vendas, marketing direcionado e operações simplificadas.

Neste blog, vamos nos aprofundar em alguns princípios básicos da limpeza de dados, como o Operations Hub da HubSpot simplifica o processo muitas vezes assustador de limpeza de dados e por que essa prática é relevante para eliminar desperdícios em suas operações comerciais.

Por que limpeza de dados?

Imagine-se lançando uma campanha de marketing abrangente, na qual você vem trabalhando há semanas - criando estratégia, mapeando o orçamento, obtendo aprovações, reunindo todos os ativos, etc. O sistema de gerenciamento (CRM) está cheio de dados obsoletos, duplicados ou ausentes.

Este obstáculo que surge poderia ter sido facilmente evitado, causando atrasos adicionais no lançamento da campanha e criando uma tarefa administrativa que ninguém realizaria de bom grado durante este período crucial.

É aí que entra em ação a limpeza ou depuração de dados. Ao garantir a limpeza dos dados, você não está apenas organizando seu banco de dados de CRM, mas também abrindo caminho para melhores previsões de vendas, marketing direcionado e operações simplificadas.

A limpeza de dados , também conhecida como depuração de dados, é uma estratégia vital que mantém a higiene dos seus dados. Envolve identificar e retificar imprecisões, discrepâncias e erros em conjuntos de dados. Este processo garante que suas informações não sejam apenas precisas, mas também consistentes e confiáveis.

A limpeza de dados transforma e organiza fundamentalmente seu sistema CRM, removendo duplicatas, preenchendo dados ausentes e corrigindo erros. Ao fazer isso, melhora a integridade dos seus dados, levando a insights mais precisos, melhor tomada de decisões e, em última análise, resultados de negócios superiores.

Limpeza de dados tornada eficiente

O processo de limpeza de dados muitas vezes pode parecer assustador para os profissionais de operações, devido à sua natureza técnica e demorada. Normalmente envolve trabalhar e organizar várias planilhas e criar códigos meticulosos para identificar as áreas onde seus registros estão incompletos ou incorretos.

No entanto, com o HubSpot Operations Hub, esse processo é significativamente simplificado. Esta ferramenta permite que você controle seus dados, garantindo que estejam limpos, claros e bem organizados.

Com o Operations Hub, você pode automatizar vários aspectos do processo de limpeza de dados:

1. Ele pode ajudá-lo a desduplicar registros de contatos e empresas.
2. Corrija problemas de caso em seus registros de contato.
3. Automatizando a formatação em várias propriedades do HubSpot.
4. O recurso Data Quality Command Center ajuda a manter um banco de dados íntegro.
   
   

Examinaremos cada um desses aspectos um por um agora:

Desduplicar contatos e registros da empresa

A duplicação de dados dentro de um sistema CRM pode levar a custos significativos em termos de tempo e recursos. Isso não apenas prejudica a produtividade, forçando os membros da equipe a examinar dados redundantes ou incorretos, mas também pode impactar negativamente a experiência do cliente.

Imagine um cenário em que um representante de vendas entra em contato com um cliente a respeito de uma compra potencial, sem saber que o mesmo cliente já havia sido contatado por outro membro da equipe pelo mesmo motivo. Isso pode levar à insatisfação do cliente e prejudicar a reputação da empresa.

Os usuários do HubSpot CRM ganham uma vantagem significativa com sua ferramenta integrada de gerenciamento de duplicatas . Essa ferramenta agiliza o processo de identificação e mesclagem de contatos duplicados e registros da empresa, garantindo que seu banco de dados permaneça limpo e descomplicado.

A ferramenta de gerenciamento de duplicatas do HubSpot, disponível para usuários Professional ou Enterprise, compara registros com base em vários critérios, como nomes, endereços de e-mail e muito mais. Ele utiliza aprendizado de máquina para melhorar a identificação duplicada ao longo do tempo. Para acessar a ferramenta, acesse Contatos ou Empresas, clique em Ações e selecione Gerenciar duplicatas. A ferramenta exibe até 2.000 prováveis ​​duplicatas, recalculadas a cada poucas semanas.

Para personalizar comparações, vá até o topo da tabela, selecione propriedades e revise possíveis duplicatas. Para mesclar, clique em Revisar, compare propriedades, selecione o registro a ser mantido e clique em Mesclar. Para usuários do Operations Hub, o processo é automatizado, com opções como mesclagem com base na data de contratação ou na data de criação.

Após a mesclagem, o registro primário retém os dados e o registro secundário é mesclado neles. Os registros mesclados não podem ser desmembrados. Revise e limpe regularmente as duplicatas para eficiência do banco de dados. O processo inicial pode levar algum tempo, mas a auditoria regular melhora a escalabilidade.

Corrija problemas de caso em seus registros de contato

Para manter o marketing e o alcance de vendas personalizados, mas escaláveis, a limpeza dos dados de CRM é essencial. A resolução de problemas de caso torna mais fácil para sua equipe navegar pelo CRM, ao mesmo tempo que garante que, quando os tokens de personalização são usados, os clientes recebam nomes escritos corretamente. No HubSpot, os usuários superadministradores podem resolver problemas de casos em registros de contato para melhorar a capacidade de pesquisa e garantir a consistência nos tokens de personalização usados ​​em e-mails ou conteúdo.

Para resolver problemas de formatação no HubSpot:

1. Navegue até Contatos no menu suspenso.
2. Clique em Ações e selecione Corrigir problemas de formatação.
3. Visualize e aceite/rejeite recomendações para problemas de formatação na ferramenta Formatação de contatos.
   
   

E se você tiver uma assinatura do Operations Hub Professional ou Enterprise, poderá ignorar a tediosa tarefa de agir manualmente de acordo com cada recomendação, automatizando a resolução de problemas de caso em registros de contato por meio de regras de formatação personalizadas.

Acessando a seção Automação no canto superior direito, você pode navegar até a guia Regras no painel direito e selecionar regras de formatação específicas, como Colocar nome em maiúscula, para ativar a automação. Isso garante que os registros com o problema de formatação identificado, como nome em letras minúsculas, sejam corrigidos automaticamente ao entrar no CRM.

Para personalizar as preferências de automação, marque a caixa de seleção para ativar ou desativar regras específicas com base em seus requisitos. A aba Alterações nos registros permite aos usuários revisar e filtrar todos os registros atualizados pelas regras automatizadas, proporcionando transparência e controle sobre os processos automatizados. Após configurar essas regras, os usuários podem salvar suas configurações para automação contínua.

Seja na implantação de e-mails de marketing direcionados ou sequências de vendas, esses tokens facilitam interações personalizadas que abordam os pontos problemáticos, as necessidades e os desafios do cliente em grande escala, garantindo que cada interação do lead permaneça relevante e personalizada.

Automatizando a formatação nas propriedades do HubSpot

A automação da qualidade dos dados no HubSpot garante a limpeza automática e fácil de dados sujos, liberando a equipe de operações para se concentrar em iniciativas de crescimento. A automação envolve ações de fluxo de trabalho que formatam valores de propriedades, como letras maiúsculas, correção de propriedades de data e atualização de números de telefone.

A automação de qualidade de dados no HubSpot agiliza a correção de problemas de formatação em registros de contato por meio de um processo sistemático:

1. Avaliação: Identifico discrepâncias de formatação nos dados de contato.

2. Regras de padronização: defina regras para formatação consistente.

3. Automação HubSpot: Use fluxos de trabalho HubSpot ou ferramentas de terceiros integradas ao HubSpot para automação.

4. Gatilhos: defina gatilhos com base em eventos como criação de novos contatos ou atualizações de campo.

5. Ações de limpeza de dados: implemente ações de pesquisa e substituição, formatação de data e hora e expressões regulares para corrigir problemas de formatação.

6. Etapas de validação: inclua etapas de validação para garantir a conformidade com as regras de padronização.

7. Registros e relatórios: implemente registros para rastrear alterações feitas durante o processo de automação.

8. Testes: realize testes completos em um subconjunto de dados antes de implantar a automação em escala.

9. Execução agendada: configure a execução agendada ou em tempo real para manter a formatação de dados consistente.

10. Monitoramento e Manutenção: Monitore e ajuste regularmente o processo de automação para se adaptar às mudanças nos padrões de dados.

Seguindo esse processo, as organizações podem garantir que os registros de contato sejam formatados de forma consistente, levando a uma melhor qualidade dos dados e a operações de marketing e vendas mais eficazes.

Este recurso mostra o impacto imediato da automação da qualidade dos dados na manutenção de um banco de dados mais limpo, melhorando a eficiência e reduzindo os desafios relacionados aos dados.

O Centro de Comando de Qualidade de Dados

O Data Quality Command Center da HubSpot serve como um hub centralizado para gerenciamento proativo da integridade dos dados em seu CRM. Acessível apenas a usuários com permissões de superadministrador, este centro de comando, localizado no menu suspenso Relatórios em Gerenciamento de dados, oferece um painel completo que fornece insights e ferramentas para resolver problemas relacionados a dados.

Este hub centralizado, encontrado no menu suspenso Relatórios em Gerenciamento de dados, está disponível exclusivamente para usuários com permissões de superadministrador. Ele serve como um painel abrangente, oferecendo uma variedade de insights e ferramentas para enfrentar com eficácia quaisquer desafios relacionados a dados que possam surgir. Os principais recursos do Data Quality Command Center incluem:

1. Propriedades: Fornece informações valiosas sobre o número total de propriedades associadas a contatos e empresas, juntamente com relatórios diários de tendências destacando quaisquer problemas relacionados a propriedades. Ele também identifica propriedades que não possuem dados, não são utilizadas ou possuem duplicatas, permitindo que os usuários investiguem e acessem facilmente informações detalhadas clicando em "Ver todos os insights de propriedades".

2. Registros: Compila informações abrangentes sobre o número total de registros de contatos e empresas, acompanhados de relatórios diários de tendências que sinalizam quaisquer problemas relacionados aos registros. Ele identifica especificamente registros que apresentam problemas de formatação ou duplicatas. Os usuários podem resolver esses problemas de maneira conveniente clicando no problema específico, o que os direcionará para as ferramentas relevantes, como a Formatação de Contatos ou a ferramenta de gerenciamento de duplicatas.

3. Sincronização de dados: fornece informações detalhadas sobre o número total de aplicativos de sincronização de dados conectados, com relatórios diários de tendências destacando quaisquer problemas de sincronização de dados. Ele também identifica aplicativos que apresentam falhas de sincronização ou nenhuma sincronização ativa. Os usuários podem explorar insights adicionais clicando em "Ver todos os insights do aplicativo Data Sync".

O Data Quality Command Center capacita os usuários a tomar medidas proativas no gerenciamento da integridade dos dados, identificando e resolvendo vários problemas, incluindo propriedades não utilizadas, problemas de formatação, duplicatas e erros de sincronização de dados. Tudo isso pode ser feito por meio de uma interface centralizada e fácil de usar, garantindo um gerenciamento eficiente dos dados.

Minimizando Desperdícios

A limpeza de dados desempenha um papel crucial na otimização das operações comerciais, minimizando o desperdício e aumentando a eficiência. Garante que os dados mantidos no CRM sejam precisos, atualizados e relevantes, o que leva à tomada de decisões informadas e estratégicas. Um conjunto de dados limpo reduz erros causados ​​por informações imprecisas, minimizando assim o desperdício na forma de tempo e recursos gastos na correção dessas imprecisões. Além disso, optimiza a produtividade das pessoas porque os funcionários já não precisam de gastar tempo desnecessário a classificar dados desordenados e enganadores; em vez disso, eles podem se concentrar na execução de tarefas que agregam valor ao negócio.

Os processos são simplificados quando os dados são limpos e confiáveis. As decisões podem ser tomadas com rapidez e confiança, reduzindo atrasos e gargalos. A automação da limpeza de dados também desempenha um papel importante aqui, pois permite o gerenciamento contínuo e proativo da integridade dos dados, reduzindo ainda mais as chances de erro.

Em termos de tecnologia, a limpeza de dados reduz a carga nos sistemas CRM. Ao eliminar dados duplicados e irrelevantes, o CRM opera de forma mais eficiente e proporciona melhores resultados em termos de relatórios e análises. Também melhora a eficácia das integrações com outros sistemas, garantindo a sincronização precisa dos dados e eliminando o risco de erros ou falhas do sistema devido a dados de baixa qualidade. No geral, ao manter um banco de dados limpo e de alta qualidade, as empresas podem otimizar as operações, minimizar o desperdício e maximizar o valor do seu investimento em CRM.

A limpeza e organização completa dos dados dos sistemas CRM, facilitada pelos recursos de automação do HubSpot, resulta em um cenário de interação com o cliente simplificado e eficiente. Este processo erradica o desperdício, eliminando dados redundantes e inconsistências de formatação, aumentando assim a eficácia da tecnologia e dos processos em vigor. A otimização da qualidade dos dados impulsiona as operações comerciais, pois garante que cada informação utilizada seja precisa, relevante e benéfica, levando a um direcionamento preciso, interações personalizadas com o cliente e, em última análise, melhor desempenho comercial.