Veja por que a regra 80/20 é um divisor de águas para a produtividade

Há apenas tantas horas em um dia. Por mais que desejemos, ainda são apenas 24 horas. Então, o nome do jogo é aproveitar ao máximo essas 24 horas.

Se você está procurando dicas de produtividade, está no lugar certo. Temos 36 deles.

Mas hoje, estamos mergulhando fundo no princípio de Pareto, também conhecido como regra 80/20. Vamos dar uma olhada em como funciona e por que é um divisor de águas para a produtividade.

O que é o princípio de Pareto?

Quem diabos é Pareto, e por que eu deveria me importar com seus princípios? Vamos explicar.

Vilfredo Pareto foi um economista italiano que viveu na virada do século XX. Ele observou que havia uma distribuição desigual da riqueza em seu país e, portanto, decidiu criar uma fórmula para descrevê-la.

Essa fórmula acabou sendo o princípio de Pareto, e descrevia como 80% da riqueza do país estava nas mãos de 20% da população. Pareto os chamou de “poucos vitais” e os outros 80% de “muitos triviais”.

Exemplos do princípio de Pareto

Hoje, o princípio de Pareto, ou a regra 80/20, é mais amplamente aplicado para descrever como 80% dos resultados vêm de 20% das causas.

Deixando de lado a teoria, aqui estão alguns exemplos do mundo real do princípio de Pareto:

• 80% da receita de uma empresa vem de 20% de seus clientes
• 80% das reclamações vêm de 20% dos clientes
• 80% do tráfego de um site vem de 20% de suas páginas
• 80% do financiamento vem de 20% dos investidores
• 80% das vendas vêm de 20% dos representantes de vendas
• 80% dos leads vêm de 20% das campanhas de marketing

Em termos de produtividade, o princípio de Pareto afirma que 80% de seus resultados vêm de 20% de seus esforços.

Em outras palavras, você está gastando 80% do seu tempo em coisas que não significam tanto. Se você quiser fazer mais, você precisa ter certeza de que está priorizando as coisas mais importantes primeiro.

A maneira mais fácil de entender o poder da regra 80/20 é com uma lista de tarefas. A típica lista de tarefas é muito mais longa do que é razoavelmente possível. Se você tem uma tonelada de itens lá, pode ficar tentado a riscar os itens mais fáceis primeiro. O que é mais satisfatório do que checar as coisas?

Mas, se você se concentrar em um ou dois itens mais importantes, você será realmente mais produtivo em geral. Esse é o princípio de Pareto em ação. Trata-se de priorizar as tarefas mais impactantes.

TL; DR: De certa forma, o princípio de Pareto ajuda você a fazer mais, enquanto na verdade faz menos.

Se você está pensando “Inscreva-me!”, continue lendo.

Colocando o princípio em prática

A maneira mais fácil de começar a ser mais produtivo instantaneamente é aplicar o princípio de Pareto à sua lista de tarefas diárias. Todas as manhãs, revise sua lista de tarefas e identifique de uma a três tarefas que gerarão o maior impacto. Trabalhe neles primeiro. Uma vez feito isso, qualquer outra coisa é crédito extra!

Aqui estão mais quatro maneiras pelas quais a regra 80/20 pode tornar você e seus colegas mais produtivos.

1. Concentre-se em seus melhores clientes

Se 20% de seus clientes geram 80% das receitas de sua empresa, esse é um grupo ao qual vale a pena prestar atenção especial. Faça o seu melhor para entendê-los.

Use pesquisas para identificar seus pontos problemáticos, suas motivações e o que eles amam ou odeiam em seus produtos ou serviços. Concentre-se em corrigir as reclamações desses clientes, em vez de ficar correndo tentando resolver os problemas dos 80% inferiores.

2. Simplifique sua carga de trabalho

Para dar um impulso extra à sua produtividade, dê uma olhada nas tarefas que estavam ocupando 80% do seu tempo, mas contribuindo apenas para 20% dos seus resultados. Qualquer um deles pode ser terceirizado? Se você gerencia uma equipe, considere quais tarefas podem ser descarregadas por meio de software ou automação ou enviadas para outro departamento ou recurso. Isso libera tempo e energia preciosos que podem ser reinvestidos em seus “poucos vitais”.

• Dica de produtividade: bloqueie seu tempo. Provavelmente, você não pode ignorar completamente tudo em sua lista de tarefas. Portanto, bloqueie 80% do tempo em seu calendário para os 20% principais das tarefas e reserve 20% do seu tempo para as coisas menos importantes.

3. Dê amor extra aos seus melhores desempenhos

Identifique os 20% de sua equipe que geram 80% do desempenho de seu departamento. Como você pode dar a esses membros da equipe algum TLC para mantê-los motivados e contribuir para os 80% superiores?

Encontre maneiras de fornecer treinamento ou orientação extra, realizar um concurso de vendas ou oferecer vantagens adicionais.

4. Resolva problemas de produtividade

Quais são os problemas de produtividade que assolam sua equipe? Crie uma lista. Em seguida, categorize cada problema e priorize-os em termos de maior impacto. É provável que muitos desses problemas caiam na mesma categoria.

Encontre um software de produtividade ou um novo método de trabalho para ajudar a resolvê-los — eliminando assim 80% de seus problemas com 20% do esforço.

• Dica de produtividade: acompanhe seu trabalho. No final do dia de trabalho ou da semana, dê uma olhada em como seu princípio de Pareto valeu a pena. Você conseguiu fazer as coisas mais importantes? Você se sente mais produtivo? Espero que a resposta para ambas seja sim!

Uma ressalva sobre a regra 80/20

Como com qualquer coisa, há algumas ressalvas a serem consideradas com o princípio de Pareto. Só porque seus 20% principais de clientes geram 80% de sua receita, isso não significa que você deva ignorar completamente seus outros 80% de clientes.

O mesmo vale para itens em sua lista pessoal de tarefas. Lavar a roupa pode não ser tão importante quanto encontrar uma nova babá, mas é algo que você precisará priorizar eventualmente.

Então, seja esperto sobre o princípio de Pareto. Não seja imprudente com isso.

Usado corretamente, é uma ferramenta poderosa que pode torná-lo mais produtivo, menos estressado e muito mais feliz no trabalho e na vida pessoal. E embora não se aplique a tudo, nos lugares onde se aplica, pode ser extremamente eficaz.

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