8 estratégias de gerenciamento de tempo para um trabalho mais produtivo

Este artigo é uma postagem convidada de Freya Laskowski , especialista em finanças pessoais e fundadora da CollectingCents .

Se você procurar “procrastinadores famosos” no Google, descobrirá que Leonardo da Vinci tinha um talento aparente para mais do que arte: distrair-se facilmente e deixar projetos inacabados.

Basta perguntar à Mona Lisa quanto tempo ele levou para acabar com ela. (Dica: a resposta é 16 anos!)

Se um dos indivíduos mais respeitados do mundo também fosse mestre em procrastinar, você está longe de ser uma causa perdida.

Então, se você está lutando para lavar a roupa ou se seu maior projeto de trabalho está previsto para ser entregue em uma semana, aqui estão oito estratégias de gerenciamento de tempo que certamente farão você girar.

Índice

1. Priorize tarefas urgentes e de alto valor
2. Defina miniprazos
3. Acompanhe o tempo que você gasta trabalhando em tarefas
4. Implementar técnicas de produtividade
5. Trabalhe nos momentos mais produtivos
6. Limite as distrações
7. Delegue e terceirize o máximo possível
8. Reserve tempo para diferentes tipos de trabalho

1. Priorize tarefas urgentes e de alto valor

Às vezes, nos enganamos pensando que fomos produtivos por causa da quantidade de coisas que marcamos em nossas listas de tarefas. Mas, na realidade, a quantidade de tarefas concluídas não significa nada – é na qualidade que devemos nos concentrar.

A qualidade de suas tarefas pode ser determinada de duas maneiras: quão urgentes elas são e quão alto valor elas são.

Se você quer ser produtivo e aprender a administrar bem o seu tempo, sempre priorize as tarefas que precisam ser realizadas o mais rápido (sensíveis ao tempo) ou aquelas que permitirão que você faça mais progresso (de alto valor).

Por exemplo, a preparação para uma reunião que você terá no dia seguinte deve ocorrer antes de verificar seu e-mail. Se você possui uma pequena empresa, o foco nos clientes que já possui deve vir antes dos esforços de geração de leads.

Outro bom exemplo – se você é consultor, preparar-se para uma próxima consulta e pesquisar a empresa que você está consultando é mais importante do que gerar visibilidade para sua empresa.

Outro benefício de eliminar primeiro as tarefas de maior prioridade é que você aliviará o estresse no processo. Pense bem: quais tarefas te causam mais ansiedade e são mais difíceis de terminar? Normalmente, a resposta é um (ou mais) destes tipos de projetos.

Ao lidar com isso primeiro, você poderá passar o dia com a tranquilidade de saber que já concluiu as tarefas difíceis.

Mas, na realidade, as tarefas urgentes ou impactantes não precisam ser tão desafiadoras como costumamos imaginar. O gerenciamento do tempo não envolve apenas priorizar sua lista de tarefas, mas também descobrir como torná-la menos assustadora.

2. Estabeleça miniprazos

A maioria (se não todas) das suas tarefas tem um prazo. E se não for um prazo oficial, é um prazo que você mesmo estabeleceu.

Por exemplo, você pode querer ter 100 novos leads prontos para divulgação até sexta-feira, limpar sua caixa de entrada até as 16h e finalizar cinco ligações de vendas no dia.

Para garantir que você conclua essas tarefas dentro do prazo, faça-as aos poucos ao longo das semanas e meses.

No exemplo de geração de leads, você poderia adicionar 20 leads todos os dias durante toda a semana para atingir sua meta até sexta-feira. Para limpar sua caixa de entrada até as 16h, você pode verificar seu e-mail por 10 minutos a cada 3-4 horas. Para as ligações de vendas, você pode definir o tempo de cada chamada em um intervalo de tempo específico em seu calendário . Todos esses pequenos prazos acabarão por ajudá-lo a atingir seu objetivo.

Esses são exemplos de miniprazos que podem ser definidos para um longo período ou até mesmo algumas vezes em um único dia.

Isso economiza tempo e energia em tarefas que de outra forma seriam desgastantes. E o que é ainda melhor: ao transformar os mini prazos em um hábito, você também estará quebrando o hábito de procrastinar.

3. Acompanhe o tempo que você gasta trabalhando nas tarefas

Saber quanto tempo você gasta em tarefas é benéfico por vários motivos, incluindo:

• Ter uma ideia melhor de quanto trabalho você pode realizar por hora (e quanto cobrar por seus serviços)
• Encontrar novas maneiras de reduzir distrações e se tornar mais rápido
• Planejando seu dia com uma ideia realista do que você pode fazer
• Saber quanto tempo você precisará gastar em tarefas específicas

Todos nós já tivemos dias em que nossa lista de tarefas parecia realista e até mesmo facilmente alcançável. Mas, no meio do dia, percebemos que subestimamos severamente o tempo que levaria para concluir tudo.

Felizmente, isso pode ser facilmente evitado monitorando o tempo gasto em tarefas.

O que você costumava pensar que não demoraria muito, mas acabou consumindo muito tempo? Para mim, isso foi delinear e pesquisar postagens de blog.

Eu costumava delinear e começar a escrever no mesmo dia. Mas depois de perceber quanto tempo levei para preparar minhas postagens, comecei a separar o esboço e a tarefa de pesquisa da redação propriamente dita. Separar essas tarefas me ajudou a economizar cerca de uma hora por postagem nos meus dias de escrita.

Ou digamos que você gasta mais tempo do que gostaria respondendo e-mails . Após essa descoberta, você poderia investir em uma resposta automática de e-mail gratuita – algo que você não teria feito se não controlasse o tempo.

Esta dica pode ser a mais simples de todas e é fácil de começar a implementar.

Existem muitas ferramentas gratuitas de rastreamento de tempo - como Toggl e Clockify - que permitem criar “tarefas” separadas e registrar o tempo nelas individualmente. Isso é extremamente útil para ver como você aloca suas horas ao longo do dia.

4. Implemente técnicas de produtividade

Graças à ciência e à abundância de pesquisas, existe todo um oceano de técnicas de produtividade à nossa disposição. E tenho certeza que você já ouviu falar de pelo menos alguns deles.

Aqui estão cinco que você pode começar a usar agora mesmo:

Técnica Pomodoro

Talvez a mais conhecida nesta lista, a Técnica Pomodoro envolve definir um cronômetro - geralmente para 25 minutos - e depois redefini-lo para cinco quando tocar.

Durante os primeiros 25 minutos, você trabalha em uma única tarefa, tentando progredir o máximo possível. Então, quando o cronômetro tocar, você terá um intervalo de cinco a dez minutos antes de iniciar a próxima sessão de 25 minutos.

Repita o processo até que a tarefa seja concluída. No entanto, se a sua tarefa exigir várias sessões de Pomodoro, é aconselhável que você comece a fazer intervalos de 15 a 20 minutos após a quarta.

Trabalho Profundo

“Trabalho profundo” é mais um estado mental do que um hack de produtividade. Quando você está em um estado de trabalho profundo, concentra 100% de sua energia em uma única tarefa por um período prolongado (digamos, de uma a três horas), enquanto elimina todas as distrações.

Pessoalmente, o trabalho profundo é meu hack favorito porque me permite fazer um progresso significativo no que parece ser apenas uma hora (mas é duas ou três vezes mais longo).

Um professor de ciência da computação da Universidade de Georgetown chamado Cal Newport cunhou o termo pela primeira vez. Ele até escreveu um livro inteiro sobre isso.

Para aproveitar ao máximo suas sessões de trabalho profundo, aqui estão algumas coisas que você pode fazer:

• Limpe seu ambiente de qualquer desordem
• Escolha sua tarefa antes de definir o cronômetro
• Elimine todas as distrações possíveis (como seu celular)

Finalmente, para entrar em um estado de trabalho profundo – também chamado de “estado de fluxo” – considere fazer o seguinte:

• Beba uma xícara de café (ou cafeína)
• Assista a algo motivador ou inspirador
• Ouça músicas que te animam
• Meditar
• Tome um banho frio

Princípio de Pareto

Criado pelo economista italiano Vilfredo Pareto, o Princípio de Pareto é o conceito de que 20% das ações são responsáveis ​​por 80% do resultado. Essa ideia foi aplicada a diversos campos, desde vendas até aprendizado de idiomas.

Mas quando se trata de produtividade e gestão do tempo, o Princípio de Pareto fornece uma estrutura para identificar as tarefas que mais merecem a sua atenção imediata.

Existem seis etapas principais para usar essa ideia para gerenciamento de tempo:

• Liste os problemas que você está enfrentando ou as tarefas que precisa realizar
• Descubra a causa do problema (por que você demora tanto para concluir? Por que você precisa fazer isso?)
• Dê a cada problema uma pontuação de 1 a 10 (10 sendo importante, 1 sendo menos importante)
• Coloque tarefas/problemas com as mesmas causas em grupos
• Some a pontuação de cada grupo
• Comece a trabalhar no grupo com a pontuação mais alta

Aplicativos de produtividade

Embora isso não seja necessariamente uma técnica, inúmeros aplicativos de produtividade de alta qualidade utilizam os métodos acima (e outros baseados na ciência).

Se você é fã da Técnica Pomodoro, pode usar o Pomo Done . Ele ainda se conecta a outras ferramentas de gerenciamento de projetos como Trello, Wunderlist, Todoist, Asana, Slack e muito mais.

Ou, se você estiver procurando uma lista de tarefas digital, o Smart Tasks tem uma interface suave e visualmente atraente que permite criar, codificar por cores e concluir tarefas.

5. Trabalhe nos horários mais produtivos

Se você já sabe em quais horários do dia você é mais produtivo, faria sentido realizar suas tarefas mais exigentes nesse momento.

Mas e se você ainda não conhece esses horários?

Bem, se você está monitorando o tempo, como falamos na dica nº 3, isso não deve ser um problema por muito tempo.

Anote quando você sentiu que o tempo estava passando. Isso ajuda você a descobrir seus períodos mais produtivos e as oportunidades perfeitas para sessões de trabalho profundas.

Outra coisa que você pode fazer é comparar a rapidez com que você realiza a mesma tarefa em diferentes horários do dia. Por exemplo, se você normalmente trabalha em tarefas de SEO à tarde, tente fazê-lo pela manhã nos próximos dias. Existe alguma diferença?

6. Limite as distrações

As distrações são provavelmente os maiores obstáculos à produtividade. Provavelmente, você está pegando o telefone, mudando de guia, verificando seu e-mail e olhando para o relógio mais vezes do que imagina.

Na realidade, as distrações são inevitáveis ​​e estão sempre ao nosso redor. E leva tempo para quebrar o hábito de ceder a eles. No entanto, se você se preparou para o sucesso, é possível eliminá-los apenas para tarefas urgentes e de alto valor.

Aqui estão algumas dicas para criar um ambiente de trabalho ideal e sem distrações:

• Coloque seu telefone no modo Não perturbe e em algum lugar fora de alcance
• Vire ou tire seu relógio
• Configure bloqueadores de pop-up ou extensões úteis do Chrome em seu laptop
• Diga a outras pessoas em sua casa ou que possam tentar entrar em contato com você que você estará indisponível por um determinado período de tempo
  

7. Delegue e terceirize tanto quanto possível

Quer você trabalhe remotamente ou tenha um trabalho de escritório das nove às cinco, provavelmente terá uma quantidade pouco atraente de tarefas administrativas, como verificar e-mails, agendar reuniões e atender chamadas telefônicas.

Essas tarefas ocupam mais tempo do que imaginamos e acredite em mim quando digo que você se agradecerá por delegar ou terceirizar as que puder.

As tarefas terceirizadas não precisam ser apenas para fins administrativos – elas podem ser qualquer coisa não relacionada à sua posição principal.

Ao investir em Grammarly , por exemplo, você pode gastar menos tempo revisando e editando, ao mesmo tempo que parece mais profissional ao se comunicar online.

Você pode agendar reuniões com bastante antecedência usando um software como o CalendarHero . CalendarHero permite que os funcionários automatizem o agendamento, bloqueiem horários em seus calendários, definam lembretes para reuniões e reduzam a coordenação de idas e vindas de e-mail. Isso economiza seu tempo, ajudando você a reservar tempo para o que é importante.

As opções são ilimitadas e você pode encontrá-las gratuitamente ou por um preço alto. Mas seja qual for o investimento, certamente valerá a pena.