7 motivos para deixar as planilhas do Excel para gerenciamento de informações do produto

Desde seu lançamento em 1985, o Microsoft Excel tem sido a solução para as empresas gerenciarem e organizarem suas planilhas de produtos. Mas só porque algo foi feito de uma certa maneira por tanto tempo, não significa que deve continuar. Algumas tradições podem ser prejudiciais.

Os dados do produto são complexos e longos com vários recursos. Não inclui apenas os atributos do produto, mas muitos outros ativos digitais, como imagens e vídeos. Armazená-los em uma planilha pode levar a formatos errôneos. Existem alguns ativos digitais que você não pode armazenar em uma planilha. Mas isso não é tudo. As planilhas são impróprias para você quando se trata de gerenciar suas lojas de comércio eletrônico e informações de produtos por vários outros motivos.

Estou aqui para destacar os vários problemas que surgem com o uso de planilhas do Excel e por que é hora de migrar para soluções mais eficientes; a saber: PIM.

1. As planilhas são propensas a erros humanos

Os dados são um dos ativos mais fortes de uma empresa que dependem da tomada de decisões de qualidade e da criação de orientação. Mas e se os dados não forem completos ou precisos? Você adivinhou: decisões ruins que levarão o negócio na direção errada.

É relatado que 88% das planilhas têm erros nelas. Com cada pessoa dentro de uma organização fazendo alterações em um arquivo, as chances de contaminação aumentam. Pequenos e pequenos erros ao longo desse processo resultam em uma planilha que contém dados imprecisos e inconsistentes. Esses erros chegam às planilhas porque o Excel não tem como notificar os usuários quando eles inserem um atributo de produto que pode ser impreciso ou se ignoram uma célula por engano, como é possível nas soluções de gerenciamento de informações do produto. Além disso, como é muito difícil acompanhar os dados, os funcionários podem ficar preguiçosos e inserir atributos do produto sem verificar as entradas anteriores para garantir que não se repitam.

Se você está no setor de comércio eletrônico há tempo suficiente, entenderá o impacto que dados inconsistentes podem ter na satisfação do cliente. Simplesmente os afasta da sua marca. Então, qual é o sentido de gastar horas e horas de trabalho duro na manutenção de planilhas quando elas produzem resultados indesejáveis ​​e afastam as vendas?

Portanto, à medida que sua empresa cresce, é essencial deixar de lado as planilhas de produtos para sistemas de gerenciamento de dados que permitem acompanhar todas as informações relacionadas ao produto sem erros. Esses sistemas notificam imediatamente os usuários sobre quaisquer atributos de produtos ausentes e entradas duplicadas e garantem a consistência entre todos os canais.

2. Não permita a colaboração entre os membros da equipe

Uma das principais razões pelas quais as planilhas são tão suscetíveis a erros é que elas não permitem a colaboração entre os membros da equipe. Como a sincronização de planilhas não pode ser feita de forma que as alterações feitas nelas por mais de um funcionário ao mesmo tempo sejam incorporadas ao arquivo simultaneamente, elas ficam isoladas.

Cada arquivo do Excel é projetado para ser atualizado por uma instância do Excel por vez. Eles não têm a mesma arquitetura que bancos de dados corporativos ou sistemas de gerenciamento de informações de produtos projetados para oferecer suporte a vários usuários.

Apesar da existência de soluções de computação em nuvem, ainda é difícil compartilhar planilhas entre os membros da equipe e outros departamentos da organização. O Planilhas Google é uma das possíveis soluções em nuvem que permite o compartilhamento em tempo real, mas pode violar a política de segurança de uma empresa e causar uma violação ou perda de dados.

Isso é diferente de como as soluções de gerenciamento de informações do produto, como o Apimio, operam. Vários funcionários podem atualizar essas soluções em tempo real, sem se preocupar com alterações não salvas de diferentes fontes. O software PIM permite o trabalho colaborativo, levando a fluxos contínuos de informações em todos os departamentos e canais. Também economiza muito tempo. Isso é diferente das planilhas em que você precisa esperar que um funcionário termine de fazer suas alterações na planilha para passar para o próximo funcionário. E esse ciclo ineficiente continua infinitamente.

3. Nenhuma responsabilidade, pois as alterações não podem ser rastreadas

Agora, qualquer pessoa que tenha acesso a uma planilha de produto pode fazer alterações nela. Se você está dando acesso à planilha para 5 funcionários diferentes, não há como rastrear quem fez quais alterações nesses arquivos. Se houver um caso em que informações importantes sejam perdidas ou alteradas, você gastará uma quantidade considerável de tempo tentando descobrir quem foi o responsável por isso. Então você gastará mais tempo recuperando essas informações de alguma forma.

Isso é diferente de soluções automatizadas, como PIMs, que registram todas as alterações feitas no sistema. Você pode configurá-lo para rastrear alterações em itens, produtos e outras entidades. Com essas informações, é possível reconstruir todas as ações que aconteceram com as entidades configuradas. Isso é extremamente importante, pois ajuda a simplificar o processo de restauração de um sistema/dados em caso de perda ou algumas atividades maliciosas que ocorrem no sistema PIM.

4. Falta de segurança

Normalmente, as planilhas não são tão seguras e, portanto, correm maior risco de corrupção de dados ou má gestão de informações. Arquivos que contêm informações financeiras confidenciais podem não estar protegidos contra hackers. Você pode proteger com senha um arquivo de planilha de produto, no entanto, ainda pode não ser suficiente para as empresas usarem. Depois que alguém tem acesso aos dados da planilha, é impossível restringir o que eles fazem com eles.

Outros tipos de software de coleta de dados, portanto, podem ser uma opção mais viável. Por exemplo, o Apimio possui proteções internas que protegem a integridade dos dados. Somente o fabricante tem autonomia para fazer alterações nos dados do produto. Você pode alocar diferentes tarefas para diferentes funcionários no portal, restringindo o acesso. Em uma planilha, isso é impossível, pois você não pode restringir o acesso de determinadas células.

Da mesma forma, um usuário pode classificar uma coluna de informações e, sem saber, fazer com que informações relacionadas, como nome e sobrenome, fiquem fora de sincronia. Por outro lado, um banco de dados manterá todas as partes de um registro unificadas, garantindo assim uma melhor integridade dos dados.

Os sistemas PIM são ideais para vendas omnicanal. Portanto, no processo de distribuição de dados em vários canais de vendas, a integridade dos dados está intacta, sem corrupção ou perda de informações.

5. Não apoie a tomada de decisões em tempo real

As planilhas são incapazes de apoiar a tomada de decisões em tempo real devido a dados desatualizados e imprecisos. É demorado reunir as informações mais atualizadas de vários usuários e resumir as informações.

As planilhas fornecem dados brutos de uma só vez. Assim, é um desafio interpretar quais dados são essenciais e quais não são. Talvez a única opção em uma planilha seja pressionar o botão “classificar”, que nem sempre ajuda a encontrar o que você está procurando. Com outros sistemas existentes, é possível priorizar os dados por meio de ferramentas de visualização. Essas ferramentas podem destacar os aspectos críticos de um conjunto de dados ou resultados, ao contrário das planilhas.

As planilhas de produtos não são projetadas para manter dados históricos. Muitas vezes, durante a ação de reduzir seu tamanho para mantê-los mais gerenciáveis, alguém pode excluir dados históricos por engano. Mesmo que você mantenha versões diferentes, é muito difícil para os tomadores de decisão comparar arquivos e identificar tendências em seus dados.

Os sistemas de gerenciamento de informações do produto são construídos para acomodar a análise de dados. Com todas as informações armazenadas em um só lugar, as organizações podem ler as tendências do consumidor e tomar decisões de negócios de qualidade. O software de painel certo fornecerá a estrutura de gráficos a partir da qual você poderá criar, ao mesmo tempo em que oferece muitas oportunidades de personalização.

As planilhas também são normalmente sem contexto. É difícil correlacionar diferentes conjuntos de dados no Excel para ver como eles se relacionam. Os painéis, por outro lado, podem ter diferentes camadas de informações e combinar várias fontes de forma transparente. Você começa com uma visão de alto nível de suas métricas e adiciona detalhamentos para mostrar os dados que direcionam esses números com um único clique.

6. Inadequado para Gerenciamento de Ativos Digitais (DAM)

Você já tentou armazenar uma imagem em uma planilha? Faz você cerrar os punhos de frustração porque é quase impossível. PDFs, vídeos, imagens e outros conteúdos digitais são essenciais para empresas de comércio eletrônico, pois dão vida aos seus produtos. Os atributos básicos do produto não envolvem os compradores.

Os ativos digitais são frequentemente publicados, em diferentes departamentos com diferentes funcionários. Ter um local central que armazena todos esses dados com o restante das informações do produto garante que seja facilmente acessível e disponível para qualquer membro da organização, para que eles possam enviá-los a todos os canais de vendas a qualquer momento.

O PIM possui recursos ilimitados de DAM para manter todos os arquivos e conteúdo multimídia seguros e atualizados. Você pode gerenciar imagens, vídeos, gráficos e arquivos em um só lugar, vinculados diretamente aos seus produtos. Ter as informações do produto e os ativos digitais em um repositório central permite que as equipes de marketing enviem facilmente o conteúdo em relação aos produtos, conforme necessário. Também permite a criação de conteúdo mais adequado, pois nenhum arquivo é perdido. As equipes não precisam gastar tempo extra tentando localizá-los.

Com ferramentas de gerenciamento de informações de produtos como o Apimio, publicar seus ativos digitais no canal certo, na hora certa e no formato certo é automático. Você não precisa se preocupar em otimizá-los para a frente do usuário, pois o sistema faz isso por você.

Outra leitura: Entenda a diferença fundamental entre os sistemas DAM e PIM

7. Sem backup automático de dados

O Excel não possui nenhum recurso de backup automático de dados. Então, quando você começar a colocar os dados do produto em suas planilhas do Excel, é melhor se preparar para preparar manualmente um backup para ele também. Além disso, se houver uma instância em que você esqueceu de fazer um backup, esses dados foram para fora da janela, sem serem encontrados em lugar nenhum. A perda de dados é um risco enorme para qualquer negócio. Isso resulta em dados de produtos incompletos na frente pública e em análises de dados imprecisas no futuro. Isso ocorre porque grandes blocos de dados não são refletidos nas planilhas.

No entanto, todo PIM tem um recurso de backup automático de dados que faz backups de banco de dados com frequência, automaticamente e os armazena em diferentes locais virtuais. Os usuários não precisam se preocupar com a perda de dados, pois tudo estará seguro e protegido. Você pode acessá-lo a qualquer momento, em qualquer local que julgar conveniente. Pense no tempo e no esforço que sua equipe economizará quando você fizer backup de dados automaticamente. Nenhum trabalho manual é necessário. Adoramos ouvi-lo!

Para concluir

Com sistemas PIM robustos, as empresas devem parar de depender de planilhas Excel desatualizadas que criam dados de produtos imprecisos e inconsistentes. Ferramentas como o Apimio estão agora no mercado para ajudar as empresas de comércio eletrônico a otimizar suas operações, acessar dados de produtos da mais alta qualidade com segurança e integridade de dados garantidas.