7 modelos de orçamento de eventos para planejar suas finanças

Eu já disse isso antes, e vou dizer de novo: eu odeio planilhas e odeio orçamentos. Eles são males necessários, como todos sabemos, então, quando é hora de fazer um orçamento, confio em modelos e aplicativos como Wally para ajudar a planejar minhas despesas.

Se você é um planejador de eventos que deseja simplificar seu processo de orçamento, precisa de um modelo de orçamento de evento. Os modelos são uma ótima opção para planejadores de eventos que não podem pagar por um software de orçamento elaborado e precisam de uma solução diferente.

Eu compilei uma lista de sete modelos de orçamento de eventos (uma mistura de planilhas do Excel e opções para impressão) que ajudarão você a planejar suas despesas para a maioria – se não todos – de seus eventos.

Se nenhum desses modelos for exatamente o que você está procurando, não tenha medo: eu completei as coisas com um guia rápido para criar seu próprio modelo de orçamento de evento.

Os modelos são listados em ordem alfabética.

Modelos do Excel

Esses modelos são melhores para planejadores de eventos que não apenas desejam planejar as despesas do evento, mas também desejam visualizar essas despesas usando ferramentas de planilha do Excel. Os modelos do Excel concedem aos usuários muito mais flexibilidade do que os orçamentos imprimíveis, tornando-os ideais para eventos complexos com várias partes móveis.

• Modelo Oficial do Microsoft Office 1
• Modelo Oficial do Microsoft Office 2
• Livro de exercícios de orçamento de eventos do Smartsheet e planilha de planejamento de conferências
• Modelo de Orçamento e Gráfico de Evento Tidyform

Modelos para impressão

Para os planejadores que preferem trabalhar no papel, esses modelos são exatamente o que você está procurando. Estes são os melhores para eventos menores sem muitas partes móveis e cobrem despesas básicas, como local, decoração e equipe.

• Planilha de orçamento do evento FreebieFindingMom
• Planejador de orçamento de evento de guia
• Modelos de Orçamento de Eventos para Impressão Template.net

Crie seu próprio modelo de orçamento de evento

Embora esses sete modelos cubram a maior parte do básico, eles não cobrem todas as bases. Se esses modelos listados não tiverem tudo o que você precisa, você poderá criar seu próprio modelo de orçamento de evento do zero no formato que preferir.

A Eventbrite tem um guia completo que orienta você em cada etapa da criação do orçamento do seu próprio evento. Resumi as etapas abaixo e descompactei ainda mais o processo, incluindo dicas adicionais sobre o que você deve procurar ao criar o orçamento do seu evento.

Passo 1: Determine o que você está orçando

Embora a maioria dos eventos tenha despesas semelhantes, como custos do local ou sistemas de registro de convidados, outros, como segurança de drones e outros recursos modernos, são exclusivos para cada evento. O benefício de criar seu próprio orçamento é a capacidade de organizar seus custos exclusivos da maneira que desejar.

Quais despesas você deve contabilizar ao criar seu modelo de orçamento de evento?

• Local e decoração
• Refeições
• Pessoal
• Marketing de Eventos
• Custos de viagem
• Equipamento áudio visual
• Entretenimento
• Taxas diversas

Etapa 2: identifique seus custos reais

Seu orçamento precisa de uma linha de base das despesas necessárias, como o local, que vêm antes de adicionar quaisquer comodidades extras. A linha de base consiste em categorias amplas, cada uma das quais é complementada com custos individuais.

Aqui estão alguns exemplos:

Local:

• Aluguel de quarto
• Depósito de segurança
• Estacionamento

A/V:

• Projetores
• Internet/Wi-Fi
• caixas de som
• Microfones
• Máquinas fotográficas

Refeições:

• Bartenders
• Servidores
• Comida
• Bebidas

Marketing:

• Software de marketing de mídia social
• Materiais de impressão e trabalho de design
• Software de gerenciamento de cadastro

Entretenimento:

• Músicos/DJ
• Taxas de palestrante
• Custos associados de alojamento e transporte

Diversos:

• Decoração do local
• Assentos
• Equipe adicional do evento
• Impostos e taxas

A Eventbrite recomenda codificar suas despesas por cores, rotular as despesas do local em vermelho, as despesas de marketing em azul, os custos de viagem em verde e assim por diante. Isso ajudará você a manter suas finanças organizadas e facilitará a localização do que você precisa.

Etapa 3: planeje sua receita projetada

Depois de calcular suas despesas, é hora de projetar sua receita.

A maioria dos softwares de gerenciamento de eventos pode rastrear as vendas de ingressos, enquanto outros rastreiam fontes adicionais de receita, como fornecedores, patrocinadores e receita de doações. Se este não for seu primeiro evento desse tipo, volte e faça referência aos totais e planilhas de receita anteriores para ajudar a criar sua estimativa.

Ao projetar sua receita, procure:

• Custo por participante versus custo por registro em dólares ganhos
• Tendências nos custos dos participantes e custo por inscrição em relação uns aos outros (eles aumentaram ou diminuíram?)
• Oportunidades de eventos, incluindo novas tecnologias que criam novos custos e também trazem novas receitas (exemplo: tecnologia RFID)
• Eventos semelhantes e sua rentabilidade

Etapa 4: planejar variáveis ​​desconhecidas

Em qualquer orçamento, você deseja criar um buffer para incidentes encontrados ao planejar seu evento. É melhor ultrapassar o orçamento e ficar com fundos em excesso do que ficar preso no vermelho antes de coletar qualquer receita.

Para obter dicas sobre como manter os custos dentro do orçamento estabelecido para criar esse buffer, confira este vídeo da Event Planning Blueprint TV:

Passo 5: Juntando tudo

Agora que você tem todas as informações de que precisa, é hora de organizar o orçamento do seu evento.

Para usuários do Excel, aqui está um tutorial rápido sobre como criar um orçamento de planilha simples no qual você pode conectar todos os seus dados:

Para aqueles que preferem caneta e papel, use um dos modelos acima como inspiração e adicione suas variáveis ​​e seções exclusivas e necessárias para criar um orçamento abrangente e totalmente personalizado.

Outros recursos de gerenciamento de eventos

Em vez de atender às suas necessidades, talvez esses modelos tenham feito você perceber que precisa de um sistema de software de orçamento para ajudar a planejar suas despesas. Confira o diretório de software de orçamento do Capterra e certifique-se de usar a poderosa ferramenta de filtragem para ajudá-lo a encontrar exatamente o que você precisa.

O blog de gerenciamento de eventos do Capterra está repleto de recursos e guias para ajudá-lo a realizar o evento perfeito. Aqui estão alguns para você começar:

• 3 Lições de gerenciamento de eventos de 'The Disaster Artist'
• 5 métricas que determinarão o ROI do seu evento
• Modelos de programa de eventos gratuitos ou acessíveis para eventos com orçamento limitado
• 4 aplicativos móveis de eventos para aumentar o envolvimento dos participantes