6 dicas de produtividade e gestão de tempo para empreendedores

Você conhece a maior característica dos empreendedores e empresários de sucesso ?

Eles guardam implacavelmente seu tempo e se concentram em seus objetivos enquanto realizam multitarefas e realizam tarefas .

Mas administrar uma empresa significa que você não pode escapar completamente das tarefas administrativas e repetitivas diárias . Acrescente a isso a enxurrada constante de ligações , atualizações de mídias sociais e notificações de smartphones , e alcançar o pico de produtividade pode parecer um sonho distante.

Mas não é impossível.

Neste artigo, compartilharemos técnicas práticas e viáveis ​​de gerenciamento de tempo para um empreendedor ocupado, para ajudá-lo a se concentrar nas tarefas de maior prioridade sem perder o controle das operações do dia a dia.

A importância das habilidades de gerenciamento de tempo para proprietários de pequenas e médias empresas

Como proprietário de uma pequena e média empresa (SMB), você desempenha muitas funções. Provavelmente você é o CEO, o diretor de marketing, o representante de atendimento ao cliente – a lista continua.

Não é nenhuma surpresa que o proprietário médio de uma startup trabalhe impressionantes 50-70 horas por semana .

Trabalhar muitas horas costuma fazer parte do empreendedorismo em estágio inicial , mas é importante reconhecer que você tem energia física e mental limitada. E o combate diário a incêndios pode parecer um trabalho, mas apenas drena sua energia e distrai você de suas tarefas estratégicas mais críticas.

Não é sustentável, resulta em esgotamento e arruína o equilíbrio entre vida pessoal e profissional .

É por isso que você deve priorizar suas demandas para poder dedicar seu tempo trabalhando “no” seu negócio, fornecendo orientação estratégica, criando melhores experiências para o cliente e encontrando maneiras impactantes de delegar, automatizar ou eliminar o restante das tarefas para garantir seu negócio. Funciona sem problemas.

Dicas práticas de gerenciamento de tempo para empreendedores ocupados

Você não pode melhorar o que não mede. Antes de aproveitar qualquer estratégia de gerenciamento de tempo , você deve auditar cuidadosamente suas rotinas diárias e descobrir onde está gastando seu tempo.

Você pode fazer isso usando aplicativos de controle de tempo ou simplesmente listando tudo o que você faz em uma planilha no final do dia . Os dados de uma semana devem ser suficientes para mostrar suas tendências e ajudá-lo a identificar áreas de melhoria.

Depois de obter esses insights, use as técnicas a seguir para otimizar sua produtividade.

1. Use a Matriz de Eisenhower para priorizar tarefas

A Matriz de Eisenhower é uma das ferramentas mais populares para priorizar tarefas e gerenciar o tempo de forma eficaz.

Veja como funciona.

Pegue todas as suas tarefas e organize-as em quatro quadrantes.

Urgente e Importante

Essas são as tarefas de negócios mais críticas que precisam de sua atenção imediata: um problema crítico do cliente, uma campanha de vendas por tempo limitado ou o prazo de um projeto. Priorize-os sobre todo o resto.

Importante, mas não urgente

Essas são tarefas importantes que geralmente contribuem para a saúde do seu negócio a longo prazo: reuniões anuais de planejamento, aprendizado de novas habilidades e investimento em software melhor. É melhor agendá-los para um horário apropriado, em vez de atrasá-los indefinidamente.

Urgente, mas não importante

Estas são tarefas administrativas operacionais e de baixa qualificação que são essenciais para suas operações diárias, mas que podem ser facilmente delegadas .

Não urgente e não importante

Eles matam o tempo, como navegar nas redes sociais , reuniões inúteis ou formalidades hierárquicas que você deve eliminar de sua vida.

Da próxima vez que você criar uma lista de tarefas no início do seu dia de trabalho , execute-a por meio desta matriz para garantir que você priorize as tarefas mais importantes e delegue, agende ou elimine o resto.

2. Evite distrações usando a Técnica Pomodoro

Não podemos nos desconectar completamente das mídias sociais , dos e-mails ou das interações no local de trabalho. Mas podemos organizar essas distrações para garantir que não afetem a nossa produtividade.

É aqui que a Técnica Pomodoro é tão eficaz.

A Técnica Pomodoro é uma estratégia de gerenciamento de tempo que divide o trabalho em intervalos específicos separados por pequenos intervalos.

Consiste no seguinte:

• Intervalos: Cada período de trabalho é chamado de Pomodoro e normalmente dura 25 minutos.
• Pausas: pausas curtas (geralmente 5 minutos) seguem cada pomodoro.
• Séries: Depois de quatro Pomodoros, há um intervalo mais longo de 20 a 30 minutos.

Use os intervalos para relaxar, navegar nas redes sociais ou fazer qualquer coisa que normalmente o distraia do trabalho. Mas permaneça totalmente focado durante o período de trabalho.

Não existem regras rígidas e rápidas aqui. Você pode alterar a duração dos intervalos e pausas de acordo com o que funciona melhor para você.

3. Libere tempo usando automação

Automatizar processos de negócios e fluxos de trabalho é uma das melhores maneiras de liberar tempo e ser mais produtivo. É aqui que uma ferramenta de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) como o Act! pode ser um tipo poderoso de software de gerenciamento de tempo para o seu negócio.

Você pode usar um CRM para automatizar seus fluxos de trabalho de marketing por e-mail, geração de leads e gerenciamento de clientes . Em vez de inserir manualmente as informações do cliente em diferentes planilhas e passar horas todos os dias procurando os dados certos, use o Act! para organizar tudo em um painel de informações do cliente.

Ele fornece informações detalhadas e garante que você gaste mais tempo tomando decisões de negócios com base nas percepções dos clientes, em vez de gerenciar planilhas.

4. Minimize reuniões com comunicação assíncrona

As reuniões causam mais de US$ 37 bilhões em perdas de produtividade todos os anos.

O que é pior? 55% dos profissionais acham que a maioria das reuniões poderia ter ocorrido por e-mail.

A solução simples? Use ferramentas de comunicação assíncrona, como e-mail, gravações de tela, mensagens de voz e ferramentas de gerenciamento de projetos , para colaborar de forma mais eficaz e economizar tempo . Agende reuniões apenas quando não houver opção melhor.

5. Crie uma fonte de conhecimento para sua equipe

Você é proprietário de uma empresa e, naturalmente, sabe mais sobre sua empresa e como deseja que seus funcionários a administrem para você.

Por que não transformar essas informações em uma fonte de conhecimento com gravações de vídeo, artigos, guias e procedimentos operacionais padrão (POPs) que seus funcionários possam usar sempre que precisarem de orientação? Isso pode economizar milhares de horas ao longo do tempo e reduzir a dependência da sua equipe de você.

6. Aprenda a dizer não (frequentemente)

Dizer não a qualquer coisa que não esteja alinhada com seus objetivos ou visão é um superpoder que todo empresário precisa.

Steve Jobs ficou famoso por fazer isso na Apple. Mas também funciona para pequenas empresas porque sua equipe, investidores ou parceiros de negócios às vezes podem tentar empurrá-lo para tarefas que não valem seu tempo.

Aprenda a dizer não com mais frequência do que sim e você será muito mais produtivo do que seus concorrentes.

Crie hábitos e rotinas diárias para fazer mais

Em última análise, a sua produtividade como empreendedor se resume à criação de rotinas diárias produtivas que impulsionam o seu dia.

Ter uma rotina significa menos incertezas, distrações e surpresas. Como resultado, você consegue se concentrar em metas de longo prazo e passar mais tempo trabalhando “no” seu negócio.

Claro, você ainda precisará se aprofundar nas questões operacionais de vez em quando.

Mas é aí que priorizar , delegar e, o mais importante, automatizar suas tarefas o ajudará no gerenciamento eficaz do tempo .

Para começar a automatizar tarefas e liberar seu tempo, dê o Act! um teste gratuito de 14 dias .